No importa su industria, la importancia del sitio web de su organización no se puede exagerar. Es la cara pública de la compañía, siempre está abierta y tiene el potencial de convertir a los visitantes casuales en clientes leales.

Con esto en mente, cuando llegue el momento de rediseñar o construir un nuevo sitio web, a quién decidas dirigir el esfuerzo es una de las decisiones más críticas que tomarás. Pero, ¿cómo se inicia el proceso? Para muchos, el primer paso es crear una solicitud de propuesta (o RFP).

Este artículo lo guiará a través de cómo escribir una propuesta de rediseño de sitios web que:

• Proporcione información clave a las agencias que les permitirá crear propuestas mejores y más precisas
• Priorice su lista de deseos de funciones para alinearla con sus objetivos
• Atraiga a una agencia con la que disfrutará trabajando
• Le ayudará a evitar sorpresas
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También hemos incluido una plantilla de RFP para sitios web gratuita y personalizable .Descarga de documentos que describe toda la información que necesitará.

Como agencia interactiva, hemos visto muchas RFP a lo largo de los años, y no todas son iguales. Al pensar seriamente y considerar la información que incluye en la propuesta de rediseño del sitio web, terminará ahorrándose una cantidad sustancial de tiempo después de responder a las preguntas de las agencias.

Relacionado: No todos los proyectos de sitios web requieren que los clientes llenen un documento de solicitud de propuesta. Si su proyecto de sitio web es más pequeño en alcance o presupuesto, simplemente complete este cuestionario y comience una conversación.

Al incluir información sobre sus objetivos, requisitos de características, presupuesto y plazos de una manera organizada, se presentará como un cliente con conocimiento y respeto de cómo una agencia puede ayudarlo a alcanzarlos – en otras palabras, ¡un cliente con el que las mejores agencias querrán trabajar! Si bien muchas agencias confían en las RFP para generar nuevos negocios, responder a ellas lleva mucho tiempo, asume que tiene todas las respuestas incluso antes de comenzar y fomenta juegos innecesarios entre las partes.

Dicho esto, en lugar de una lista exhaustiva de requisitos y tácticas, la solicitud de propuestas de su sitio web debe usarse para crear una oportunidad para que las agencias lo ayuden a resolver un problema. Hemos tenido muchas conversaciones con clientes en las que piden tácticas que probablemente no sean la mejor manera de lograr sus objetivos.

Las tendencias digitales cambian rápidamente; es casi imposible estar al tanto de cada nuevo desarrollo. Los clientes ganan manteniéndose abiertos y dispuestos a aprovechar las nuevas técnicas. Después de todo, está contratando una agencia por su experiencia, limitándola solo a las soluciones que ya ha ideado, excluye la inmensidad de su creatividad y experiencia.

Relacionado: Nuestra Lista de Verificación Definitiva de Rediseño de sitios web de 14 pasos puede ayudarlo a prepararse para el rediseño de su sitio web y evitar obstáculos y obstáculos comunes en el camino.

Si está abierto a todas las posibilidades, la RFP debería enmarcarse como el inicio de una conversación. Construir un sitio web exitoso requiere química personal (después de todo, pasará los próximos meses trabajando estrechamente con estas personas), por lo que basar esta decisión únicamente en un solo documento de propuesta que se le envió por correo electrónico probablemente no sea la mejor manera de lograr sus objetivos.

Cómo escribir una propuesta de rediseño de sitio web

Primero, cubramos el nivel básico de información que cada propuesta de propuesta debe incluir.

1. Introducción/Resumen: En un solo párrafo, detalle por qué está emitiendo esta solicitud de propuestas y qué está buscando. ¿Es un rediseño o una actualización? Los proveedores leerán este párrafo para asegurarse de que lo que está buscando coincida con sus habilidades.
2. Contexto: Danos la vista de 10,000 pies que nos permitirá ver cómo este proyecto encaja en los flujos de trabajo y objetivos de toda la organización. Por qué quieres asumir este proyecto es probablemente tan importante como lo que quieres hacer.
3. Objetivos priorizados: ¿En qué objetivos de negocio desea que influya este sitio web? Para ser claros, el objetivo de un sitio web NO es «Crear un sitio web dinámico e intuitivo que atraiga y emocione a nuestros usuarios».»Cualquier agencia de diseño que haga su debida diligencia creará un sitio web que sea intuitivo y atractivo. Un objetivo tampoco es lo que quieres que haga el sitio web (la funcionalidad del sitio viene más adelante). En su lugar, concéntrese en los resultados deseados de este proyecto. Estos deben ser objetivos INTELIGENTES, como:
   • Aumentar los leads de clientes generados por el sitio web de 1,500/mes a 2,500/mes para el 30 de junio de 2017
   • Aumentar las visitas al sitio en un 50% (1,000/mes a 1,500 por mes) para el lanzamiento de nuestro nuevo producto para el 30 de septiembre de 2018
   • Equipo del Proyecto: Incluya los nombres y títulos de todas las personas que participarán en este proyecto; específicamente, cuya aprobación se necesitará en cada paso. Esto ayuda a la agencia a redactar un plan de comunicación apropiado para el proyecto que facilitará el trabajo de todos.
   • Usuarios: ¿A quién intentas llegar con tu sitio web? Incluya no solo su información demográfica, sino también sus problemas que visitar su sitio web puede resolver potencialmente. Por lo general, las agencias convertirán a estos usuarios en personas de usuario, que se utilizarán para elaborar una estrategia de contenido y experiencias web personalizadas.
   • Proceso deseado: Si hay pasos específicos que desea tomar o siente que puede omitir, siéntase libre de decirlo. Por ejemplo, si recientemente ha realizado un estudio de investigación en profundidad de usuarios que se puede entregar al nuevo equipo, informe a las agencias para que no supongan que necesitarán comenzar de cero con encuestas y entrevistas de usuarios para hacer sus recomendaciones estratégicas.
   • Cronograma de RFP: Use esta sección para informar a las agencias cuándo necesitan enviarle sus respuestas. Incluya cuándo recibirán una respuesta si son finalistas y el momento de las reuniones de seguimiento (más sobre eso más adelante). Por último, haz saber a todos cuándo esperas tomar una decisión.
   • Cronología del proyecto: Informe a todos al principio cuándo desea que el proyecto esté completo y si hay algo que esté impulsando esa fecha, como el lanzamiento de un producto o un evento.
   • Presupuesto: Muchos clientes dudan en proporcionar un presupuesto desde el principio. Sin embargo, compartir esta información desde el principio ayudará a las agencias a proporcionar recomendaciones mucho mejores y ahorrará tiempo a todos. Las agencias que están muy por encima de su precio pueden disculparse educadamente, mientras que los proveedores que encajan bien tienen libertad para sugerir formas creativas de lograr más de sus objetivos. Si no conoce su presupuesto, probablemente no esté listo para enviar una propuesta de rediseño de sitio web. Además, si tiene un calendario de pagos o limitaciones del año fiscal, este sería un buen momento para revelarlas.
   • Información del sitio web existente: Todo el mundo sabe que tu sitio web actual no es perfecto (por eso estás escribiendo una propuesta de rediseño del sitio web). Pero usa esta sección para explicar qué elementos están funcionando y cuáles son tus mayores puntos débiles.
   • Requisitos de funcionalidad: Detalla toda la funcionalidad que necesitarás para tu nuevo sitio web, siendo lo más específico posible. Esta lista puede incluir lo que el sitio web debe hacer, así como los tipos de contenido clave. Algunos ejemplos de funcionalidad podrían incluir:
     • Diseño adaptable
     • Capacidad de editar páginas clave a través de un sistema de gestión de contenido
     • Calendario de eventos con sistema de registro
     • Mostrar contenido personalizado basado en el historial de navegación web del usuario
     • Mapa interactivo de ubicaciones de oficinas
   • Integraciones/Requisitos tecnológicos: Enumere y detalle cualquier funcionalidad que sea esencial para que este proyecto sea un éxito. ¿El sitio necesita ser construido en un CMS específico como WordPress o Drupal? ¿Por qué? ¿Hay un sistema de terceros como Salesforce o Blackbaud que deba integrarse en su sitio? ¿Cómo los usas? ¿Está alojando el sitio, o necesita alojamiento externo?
   • Requisitos de la propuesta: Ahora que has descubierto tu alma, aquí es donde puedes preguntar a tus posibles proveedores todo lo que necesitas saber para tomar una decisión informada. Cuanto más específicas sean las preguntas de rediseño de su sitio web, más fácil será para usted comparar las respuestas de los proveedores cuando comience a recibir respuestas.

OK, ahora que ha completado el esquema de RFP de rediseño de su sitio web, está listo para enviarlo a todos sus amigos de la agencia, ¿verdad? Maaaaybe

Pongamos esto en marcha hasta 11

Si realmente quieres impresionar a los destinatarios de las propuestas de propuestas del sitio web y mostrar que estás organizado, aquí hay información de crédito adicional que puedes incluir que ayudará a tus respuestas

1. Conjunto competitivo: Enumere los tres competidores que más frecuentemente le quitan negocios. Las agencias pueden comparar su posicionamiento y ver cómo abordan obstáculos similares para informar cómo su nuevo sitio web puede sobresalir.
2. Comparables: En esta sección, enumera cualquier sitio web que pueda inspirar formas innovadoras de que otras empresas que no están en tu industria logren problemas similares. Por ejemplo, si trabajas para una organización sin fines de lucro cuyo objetivo es aumentar las donaciones en línea, podrías enumerar sitios de comercio electrónico o publicación que hacen un gran trabajo al usar diferentes contenidos y flujos de usuarios para mejorar las tasas de conversiones.
3. Guía de estilo: Si su empresa tiene una guía de estilo web establecida, inclúyala aquí para poner parámetros en el proceso de diseño.
4. Materiales de marketing: Incluya cualquier impresión, video u otro material que planee seguir utilizando para garantizar que el sitio web tenga un aspecto uniforme. Cualquier nota sobre qué tácticas están funcionando o con un rendimiento insuficiente también sería útil.

Esto es solo el Comienzo

Como puede que me hayas escuchado decir anteriormente, una propuesta de rediseño de sitios web debe ser el comienzo de una conversación que se sumerge en los objetivos, los usuarios y los mensajes de tu empresa. Si empiezas con una plantilla (incluso la nuestra), no tengas miedo de editarla para que se ajuste mejor a tus necesidades. Esto lo pondrá a usted y a las agencias con las que se ponga en contacto en un punto de partida mucho mejor.

Haga su investigación y envíe su solicitud de propuestas de sitio web a las agencias con servicios y muestras de trabajo que se ajusten a sus necesidades.

Usa las respuestas que recibas para seleccionar un grupo de finalistas que puedes traer y conocer en persona. Necesitas seleccionar una agencia que se ajuste a tu personalidad, y eso no es posible juzgarlo solo a través del correo electrónico.

Si sigues estos consejos, estarás bien encaminado hacia un gran sitio web nuevo. A lo largo del proceso, aprenderá mucho sobre sus usuarios, su negocio y su estrategia digital, ¡debería ser divertido!

Ahora, para la parte que ha estado esperando our nuestra plantilla de RFP de rediseño de sitio web está vinculada a continuación. Siéntase libre de personalizarlo para que se ajuste a sus necesidades y no olvide enviarnos una copia cuando haya terminado. ¡Estamos emocionados de hablar sobre su próximo proyecto!