Su propuesta de evento es ante todo un reflejo de su cliente. Debido a que la planificación de un evento requiere personalizarlo para satisfacer las necesidades y el presupuesto de su cliente, su propuesta debe reflejar un evento que sea personal y único. Puede usar una plantilla como guía general para comenzar a escribir su propuesta de evento, pero luego personalícela e incluya los servicios individuales proporcionados para cada cliente.

Una nota Antes de comenzar

El primer paso es reunirse con su posible cliente para discutir lo que tienen en mente para este evento, cuál es el propósito, el número de invitados y lo que esperan lograr. Además de la fecha, la hora y el lugar deseado, anote cualquier idea sobre el tema, el catering, la estética general, los colores o el ambiente discutidos durante esta reunión.

Introducción a la Propuesta de Evento

Cada propuesta debe escribirse pensando en el cliente. La planificación de eventos es un negocio de servicios, y ese servicio, el toque personal y el enfoque creativo son lo que hacen que un evento sea exitoso y memorable, dos características que contribuyen en gran medida a generar nuevos clientes para su negocio. Las propuestas deben estar bien escritas e investigadas a fondo, proporcionando los detalles necesarios para que el cliente pueda imaginar lo que tiene en mente.

1. Preséntate a ti mismo y al proyecto. Comience con una breve introducción a usted y a su negocio de planificación de eventos. Incluya detalles específicos, como cuánto tiempo ha estado en el negocio y su experiencia profesional. Algunos planificadores ponen esta sección al final, al igual que la biografía de un autor de un libro en una sobrecubierta o contraportada.
2. Escribe una descripción atractiva del evento. Resuma el evento real, incluidos los detalles discutidos durante sus reuniones, como el objetivo del evento, el marco de tiempo general, el número de invitados y los posibles lugares. Si no eres un escritor experto, busca o contrata a alguien experto en palabras para darle a esta sección el mayor atractivo posible.
3. Enumere todos los servicios proporcionados. Esta sección es particularmente importante. El cliente necesita saber específicamente qué servicios proporcionará para este evento. Una lista de verificación con viñetas muestra claramente los diferentes servicios que se incluyen. Este enfoque funciona bien para funciones más pequeñas, como despedidas de soltera o cenas de celebración, y es fácil para el cliente ver lo que hará y los proveedores que usará. Para eventos más grandes con múltiples funciones, como una hora de cóctel o un almuerzo, es posible que desee crear secciones para cada aspecto del evento y luego enumerar los servicios específicos proporcionados para cada uno.
4. Muestra tu trabajo anterior. Si ha planeado eventos similares en el pasado, incluya fotos de estos eventos para mostrar su trabajo. Las representaciones visuales pueden ayudar al cliente a ver lo que puede hacer, y son una gran garantía para usted de que su estilo coincide con su visión. Tener cosas con las que comparar realmente puede ayudar a agilizar el evento una vez que llegue el momento de comenzar el camino.
5. Incorpore información monetaria en todo momento. Si bien el cliente puede estar leyendo su propuesta y tomando todos los detalles e imágenes del evento que imagina, esta mentalidad generalmente cambia de marcha cuando se trata de la sección que habla de dinero. No desea que el proceso se detenga abruptamente, así que evite cambios repentinos en el lenguaje o el tono de todos los negocios y hechos. Titule una sección «Costos propuestos» y continúe guiando al cliente a través de los aspectos de este evento articulando cuidadosamente los costos, mientras salpica los precios a lo largo de la propuesta. Ayude a su cliente a ver su propuesta como una serie de pasos, cada uno con diferentes servicios y costos relacionados. Proporcione un resumen detallado que enumera el precio de cada artículo y su propósito para que el cliente pueda visualizar el evento y comprender el costo relacionado.

Una última Palabra

La última pieza de su propuesta es un gracias por su consideración. Proporcione información de contacto, incluido su sitio web, dirección de correo electrónico y número de teléfono, para que los posibles clientes puedan ponerse en contacto con usted con cualquier pregunta o, mejor aún, para contratarlo para el trabajo.