En algunas oficinas, las computadoras se comparten entre dos o más empleados o trabajadores temporales. Eso suena como una receta para el desastre, pero Windows 10 tiene excelentes herramientas para permitir que varias personas compartan una sola PC sin permitirles leer, editar o eliminar los archivos y carpetas de cada uno; usar o eliminar las aplicaciones de cada uno; o hacer personalizaciones en todo el sistema.

Estas herramientas también pueden ser de gran ayuda para las personas que trabajan desde casa y necesitan compartir su PC con un miembro de la familia algunas veces. Le permiten configurar e iniciar sesión con diferentes perfiles de usuario para que cada usuario solo tenga acceso a sus propios archivos y carpetas, aplicaciones y preferencias. En esta pieza, te mostraré qué hacer.

Este artículo se ha actualizado para la actualización de Windows 10 de octubre de 2020 (versión 20H2). Si tiene una versión anterior de Windows 10, algunas cosas pueden ser ligeramente diferentes.

Configurar cuentas para compartir una PC con Windows 10

Windows 10 facilita que varias personas compartan la misma PC. Para hacerlo, crea cuentas separadas para cada persona que usará la computadora. Cada persona obtiene su propio almacenamiento, aplicaciones, escritorios, configuraciones, etc.

Una persona, el administrador del PC, configura y administra todas las cuentas, incluida una variedad de configuraciones del sistema a las que solo el administrador puede acceder. La cuenta de administrador se establece cuando Windows se instala o utiliza por primera vez en el equipo. (También puede actualizar otras cuentas de usuario al estado de administrador, como cubriré más adelante en la historia.)

Si eres administrador, configurar una cuenta de usuario es fácil. Primero necesitarás la dirección de correo electrónico de la persona para la que quieres crear una cuenta. Idealmente, esta debería ser la información de inicio de sesión de su cuenta de Microsoft (como una @outlook.com o @hotmail.com dirección o una dirección de correo electrónico corporativa de una organización que usa Outlook) para que puedan usar toda la configuración de Windows existente, obtener acceso a su almacenamiento en OneDrive y descargar e instalar aplicaciones desde Microsoft Store. Cualquiera puede registrarse para obtener una cuenta de Microsoft de forma gratuita.

Por ahora, asumiremos que la persona que desea agregar tiene una cuenta de Microsoft. Más adelante, te mostraré cómo configurar una cuenta si no la tienen y no quieren registrarse, pero ten en cuenta que no puedes establecer restricciones para los miembros de la familia a menos que inicien sesión con una cuenta de Microsoft. Las cuentas para niños solo pueden usar una @outlook.com o @hotmail.com dominio.

Para agregar un usuario, haga clic en el botón Inicio, seleccione Configuración y, a continuación, elija Cuentas. En la pantalla Cuentas, seleccione Familia & otros usuarios en el menú de la izquierda. Para configurar una cuenta para un compañero de trabajo, vaya a la sección» Otros usuarios » y haga clic en Agregar a otra persona a este PC. Para configurar cuentas para miembros de la familia que te permitan establecer límites de edad, restricciones de juegos y aplicaciones, etc. En su lugar, elija Agregar un miembro de la familia en la sección «Su familia».

En la pantalla que aparece, introduzca la dirección de correo electrónico de la persona para la que desea crear una cuenta de usuario, haga clic en Aceptar y, a continuación, Finalizar. El nombre del usuario ahora aparece en la página de cuentas»Family & otros usuarios».

También aparece cuando hace clic en el icono que representa al usuario actual de la PC, a mitad de camino hacia abajo en el lado izquierdo del menú Inicio cuando hace clic en el botón Inicio.

Si eres el propietario de la cuenta nueva, hay dos formas de empezar a usarlo. Puede hacer clic en el icono que representa la cuenta del usuario actual de la PC, a mitad de camino hacia abajo en el lado izquierdo del menú Inicio. Que muestra todas las cuentas en el PC. Haz clic en el nombre de tu cuenta e inicia sesión en tu cuenta con la contraseña de tu cuenta de Microsoft. O puede reiniciar el PC: La pantalla de inicio de sesión de Windows ahora tendrá dos cuentas: la suya y la del administrador. Puede hacer clic en el nombre de su cuenta e iniciar sesión con la contraseña de su cuenta de Microsoft.

La cuenta tendrá su propio almacenamiento independiente en OneDrive. Los archivos y carpetas locales de cada usuario no serán accesibles para el otro. Verá las aplicaciones de Windows que ha instalado, pero no las de nadie más, y viceversa. Dado que se trata de una cuenta de Microsoft, los archivos y la configuración se sincronizarán con todos los demás dispositivos conectados a tu cuenta.

Crear una nueva cuenta de usuario sin usar una cuenta de Microsoft

Crear una PC compartida si la otra persona no tiene o no quiere una cuenta de Microsoft requiere un poco más de trabajo.

Para hacerlo, vaya a la Configuración de > Cuentas > Familia & otros usuarios > Añadir a alguien más a esta PC. (Esta es la misma selección que harás si agregas un miembro de la familia sin una cuenta de Microsoft, pero recuerda que no podrás usar los controles parentales.)

En la pantalla que aparece, haga clic en No tengo la información de inicio de sesión de esta persona. Luego, en la parte inferior de la siguiente pantalla, haz clic en Agregar un usuario sin una cuenta de Microsoft.

Ahora puede agregar un nombre de usuario y una contraseña. El nombre de la cuenta de la persona ahora se mostrará de la misma manera que si hubiera creado una con una cuenta de Microsoft.

Cuando creas una cuenta para alguien de esta manera, se llama una cuenta local. A diferencia de una cuenta de Microsoft, no sincroniza la configuración entre dispositivos y no da acceso a OneDrive. Además, cuando alguien tiene una cuenta local, no podrá descargar ni instalar ninguna aplicación de la tienda Microsoft. Tampoco podrán instalar aplicaciones de escritorio por su cuenta: cuando intenten instalarlas, se les solicitará la contraseña de la cuenta del administrador. Por lo tanto, un administrador tendrá que estar cerca para escribir la contraseña y poder instalar aplicaciones de escritorio.

Cambiar entre cuentas

Una vez configurada su cuenta, es fácil cambiar de la cuenta que se ejecuta actualmente en el equipo a la suya propia. Si alguien más está usando Windows 10 en la máquina y desea usarlo, puede hacer clic en el botón Inicio, hacer clic en el icono que representa la cuenta del usuario actual a mitad de camino en el lado izquierdo del menú Inicio, luego hacer clic en la cuenta a la que desea cambiar y escribir la contraseña.

Por supuesto, también puede iniciar sesión desde la pantalla de bloqueo, que muestra todas las cuentas de usuario en la máquina.

Una cosa a tener en cuenta cuando varias personas usan un PC con cuentas separadas: Incluso cuando alguien no está usando el PC, siguen iniciando sesión en la cuenta a menos que cierren sesión o se reinicie el PC. Por lo tanto, varias personas pueden iniciar sesión en cuentas, a pesar de que solo una persona está utilizando activamente el PC. (Esto no significa que los usuarios tengan acceso a las cuentas de los demás. Solo puede haber una cuenta activa a la vez; un usuario individual aún tendrá que volver a ingresar la contraseña para ver su cuenta.)

Para ver qué usuarios han iniciado sesión actualmente, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, haga clic en el icono que representa la cuenta del usuario actual a mitad de camino en el lado izquierdo del menú Inicio para ver todas las cuentas de la máquina. Mira debajo de cada cuenta. Las palabras «Iniciado sesión» aparecerán en las cuentas correspondientes.

¿Qué significa que alguien inicie sesión en su cuenta, incluso si no están utilizando actualmente? Cuando alguien inicia sesión, Windows 10 guarda el estado de la cuenta de usuario de esa persona: qué aplicaciones estaba ejecutando, los archivos en los que estaba trabajando, etc. De esa manera, cuando vuelvan a usar su cuenta, todo estará en su lugar y no tendrán que perder tiempo lanzando aplicaciones, abriendo archivos, etc.

Esto es útil, pero también puede ser problemático, ya que puede provocar la pérdida de trabajo. Cuando un PC se reinicia o se apaga, todos los usuarios en él se desconectan automáticamente. Supongamos que alguien ha iniciado sesión en su cuenta y aún no ha guardado el trabajo: si el equipo se cambia a otra cuenta y la persona que usa esa segunda cuenta reinicia o apaga el sistema, la primera persona perderá su trabajo no guardado.

¿El resultado? Siempre es una buena idea cerrar sesión en tu cuenta antes de permitir que otra persona use la misma computadora. Solo toma un momento: Haz clic en el nombre de tu cuenta en la parte superior del menú Inicio y, a continuación, haz clic en Cerrar sesión.

Administrar cuentas

Si desea que otro usuario tenga acceso de administrador, es fácil de hacer. Seleccione Configuración > Cuentas >Familia & otros usuarios, haga clic en la cuenta a la que desea otorgar derechos de administrador, haga clic en Cambiar tipo de cuenta y, a continuación, haga clic en Tipo de cuenta. Elija Administrador y haga clic en Aceptar. Con eso basta. Siempre puede volver a cambiarla a una cuenta de usuario estándar más adelante utilizando este mismo método.

También es fácil eliminar cuentas, siempre y cuando seas el administrador. Seleccione Configuración > Cuentas >Familia & otros usuarios, haga clic en la cuenta que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar. Aparece una pantalla que le advierte de que, al eliminar la cuenta, también elimina todos los datos asociados a ella, que incluyen archivos, configuración de escritorio, aplicaciones, música, etc. Además, tenga en cuenta que solo puede eliminar una cuenta si la persona ha cerrado sesión en Windows 10.

Una vez que lo tenga a mano, descubrirá que esta es una forma sencilla y útil de compartir una PC con Windows 10 entre varias personas.

Consejo de bonificación: Activa la cuenta oculta de administrador de Windows 10

Tengo un consejo más para ti: cómo activar algo que es una especie de cuenta de superadministrador oculta en Windows 10.

Como expliqué anteriormente, la cuenta que crea al instalar Windows es la cuenta de administrador del PC: le da control sobre cómo funciona Windows 10 en el PC, qué otras cuentas se pueden crear,etc. Pero Windows 10 también configura una cuenta de administrador oculta durante la instalación.

Esta cuenta oculta tiene una ventaja sobre una cuenta de administrador normal: cuando la usa, no recibirá ninguna solicitud de Control de Cuentas de Usuario (UAC). Eso hace que sea mucho más fácil solucionar problemas y personalizar Windows, porque no te molestarán constantemente esos molestos avisos de UAC.

Algunas personas se refieren a esta cuenta de administrador oculta como una cuenta elevada, y una cuenta normal como una cuenta no elevada.

Es fácil activar y usar la cuenta de administrador oculta:

1. Asegúrese de que está utilizando su cuenta de administrador normal.
2. Haga clic en el botón Inicio, desplácese hacia abajo a través de sus aplicaciones y haga clic en Sistema Windows.
3. Haga clic con el botón secundario en Símbolo del sistema en el menú desplegable que aparece y, a continuación, haga clic en Más y seleccione Ejecutar como administrador. Se inicia el símbolo del sistema. Busque en la barra de título del símbolo del sistema: se leerá » Administrador: Símbolo del sistema.»
4. En el símbolo del sistema, escriba net user administrator /active:yes y presione Enter

Que activa la cuenta de administrador oculta. Aparecerá en la pantalla de inicio de sesión de Windows 10 y en la pantalla del menú Inicio, simplemente haga clic en él para usarlo como lo haría con cualquier otra cuenta.

Si desea deshabilitar la cuenta oculta, siga los pasos del 1 al 3 y, en el símbolo del sistema, escriba net user administrator / active:no y presione Entrar.

Este artículo se publicó originalmente en marzo de 2016 y se actualizó más recientemente en enero de 2021.