Introducción

El propósito de la Declaración de alcance del proyecto es proporcionar una comprensión básica del alcance de un proyecto para incluir el alcance y los entregables del proyecto, el trabajo necesario para completar los entregables y garantizar una comprensión común del alcance del proyecto entre todas las partes interesadas. La plantilla de Declaración de Alcance del proyecto define lo siguiente:

• Propósito y justificación del Proyecto
• Descripción del alcance
• Requisitos de proyecto de alto nivel
• Límites del proyecto
• Estrategia del proyecto
• Entregables del proyecto
• Criterios de aceptación
• Restricciones del proyecto
• Suposiciones del proyecto
• Estimaciones de costos
• Análisis de Costo-Beneficio

como documento de referencia para definir el alcance del Proyecto de Base de Datos de Gestión de Carteras de Consultoría (PMD) de Acme, los entregables del proyecto, el trabajo que se necesita para lograr los entregables y garantizar un entendimiento común del alcance del proyecto entre todas las partes interesadas. Todo el trabajo del proyecto debe realizarse en el marco de la declaración de alcance del proyecto y apoyar directamente los entregables del proyecto. Cualquier cambio en la declaración de alcance debe ser examinado a través del Proceso de Gestión de Cambios del Proyecto aprobado antes de la implementación. La fecha de finalización de este proyecto es el 31 de diciembre de 20xx.

Propósito y justificación del proyecto

Es importante que las partes interesadas del proyecto comprendan el propósito y la justificación de un proyecto. Los proyectos se conciben para apoyar varias metas y objetivos de negocio y estos deben comunicarse para garantizar la comprensión de cómo el proyecto mejorará el negocio. Esta plantilla también ayuda a las partes interesadas a comprender las inversiones que se están realizando y cómo esto se traduce en un mejor rendimiento empresarial.

El Proyecto PMD ha sido aprobado para planificar, diseñar, construir e implementar una nueva herramienta de seguimiento para que los profesionales de Consultoría de Acme puedan administrar todos los programas actuales y futuros de su cartera. El propósito de este proyecto es centralizar los programas de Acme en una plataforma de gestión común para mejorar la gestión, la asignación de recursos y la priorización de sus diversos programas. Como una pequeña empresa, Acme Consulting ha tenido el desafío histórico de contar con recursos limitados para administrar sus diversos programas para clientes. Como resultado, algunos programas han experimentado retrasos, excedido sus presupuestos o no han cumplido adecuadamente con sus entregables. Al implementar el Proyecto PMD, Acme Consulting puede aprovechar mejor sus recursos limitados al establecer prioridades de programas, asignar recursos de una manera más eficiente y proporcionar una supervisión de gestión proactiva para ayudar a identificar y mitigar los riesgos antes de que afecten negativamente a los programas. Se espera que la implementación exitosa de este proyecto reduzca los sobrecostos de Acme Consulting y los retrasos en el calendario en un 30%.

Descripción del alcance

La descripción del alcance debe incluir todas las características conocidas del producto o servicio del proyecto. Es importante tener en cuenta que a medida que el proyecto avanza en su ciclo de vida, esta descripción del alcance se definirá más. Es posible que no se conozcan todos los detalles al inicio del proyecto y que esto se desarrolle progresivamente a medida que el proyecto avanza. Esta sección de la plantilla de declaración de alcance del proyecto es clave, ya que sirve como referencia primaria para la planificación y ejecución del proyecto más adelante en el ciclo de vida. Esta sección debe contener descripciones de lo que se incluye en el producto o servicio, así como el resultado deseado del proyecto.

El alcance del Proyecto PMD es planificar, diseñar, construir e implementar una herramienta de Base de datos de Acceso en la que se administrarán todos los programas de Consultoría de Acme. Se otorgarán varios accesos y permisos al personal apropiado para actualizar, administrar y ver los programas. Cada programa incorporará un panel virtual con métricas clave para proporcionar una metodología consistente sobre la cual medir el estado y el estado del programa. Los paneles del programa contendrán horarios, datos de presupuesto, recursos asignados, riesgos e hitos para cada programa. El alcance de este proyecto incluye la recopilación, planificación, diseño, desarrollo e implementación de todos los requisitos de la herramienta PMD.

Requisitos de alto nivel

Esta sección debe describir las capacidades que se deben cumplir para completar con éxito el proyecto. Dependiendo del tamaño del proyecto, puede haber muchos o muy pocos requisitos. Sin embargo, durante la creación de la declaración de alcance, es importante capturar, al menos, los requisitos de alto nivel, ya que es posible que aún no se conozcan muchos requisitos detallados.

La herramienta PMD ha sido aprobada para satisfacer una necesidad empresarial de consultoría Acme. Para satisfacer esta necesidad de negocio, hay varios requisitos que deben cumplirse como parte de la ejecución exitosa de este proyecto. Se han identificado los siguientes requisitos de alto nivel para el proyecto PMD:

• Plataforma de base de datos con acceso concedido a todos los empleados
• Accesible desde la oficina o de forma remota
• Herramienta de plantilla de programa para garantizar que todos los paneles del programa sean coherentes
• Capacidad de mantener la herramienta internamente sin soporte contractual

Límites

Los límites del proyecto son una parte importante de la declaración de alcance, ya que identifican lo que debe incluirse en el proyecto y lo que no debe incluirse. Sin límites específicos como parte de la declaración de alcance del proyecto, es posible introducir el desplazamiento del alcance, ya que las partes interesadas pueden asumir que ciertos elementos se incluirán en el proyecto que no se indican claramente.

El Proyecto PMD incluye todo el trabajo asociado con la planificación, el diseño, la construcción y la implementación de la Herramienta PMD para Acme consulting. Esto incluye la recopilación de requisitos, la recopilación de información de todos los departamentos, el diseño conceptual y técnico y el trabajo de codificación, la configuración del servidor, las pruebas, la solución de problemas y la implementación de la herramienta PMD en toda la organización. Esto también incluye manuales de capacitación y materiales asociados con el manejo de la herramienta. No se incluyen en el alcance de este proyecto: el mantenimiento continuo del sistema, la implementación de productos de bases de datos comerciales, el servicio de asistencia a los usuarios y/o el apoyo a los servicios, ni las actualizaciones de hardware y software.

Estrategia

Esta sección de la declaración de alcance del proyecto debe describir la estrategia que el equipo del proyecto utilizará para ejecutar el proyecto. Dependiendo del tamaño y la complejidad del proyecto, la estrategia puede diferir significativamente. A medida que aumenta el número de partes interesadas, los entregables y la complejidad, la estrategia puede volverse más difícil de planificar. La estrategia a veces se conoce como el enfoque que el equipo tomará para completar el proyecto.

Para la estrategia del Proyecto PMD, el equipo del proyecto aprovechará la experiencia de varios desarrolladores de bases de datos del grupo de Tecnología de la Información (TI) de Acme Consulting. Estos expertos estarán en soporte de matrices como parte del equipo del proyecto. Ayudarán al gerente de proyecto y a otros miembros del equipo en el diseño conceptual y técnico, la codificación, la configuración del servidor, las pruebas y la solución de problemas, y la implementación. El director del proyecto se asegurará de que los expertos en TI incorporen todas las aportaciones de las partes interesadas y los requisitos reunidos.

Entregables

Los entregables del proyecto son los productos o productos que el proyecto pretende producir. Los entregables también pueden incluir varios informes o documentación. Esta sección debe describir los entregables del proyecto, que pueden ser en términos generales y no un alto nivel de detalle. Durante el ciclo de vida del proyecto se pueden agregar más detalles a medida que se determina.

Hay varios entregables que se producirán como resultado de la finalización exitosa del proyecto PMD. Si no se cumplen todos los siguientes entregables, el proyecto no se considerará exitoso. El Director del Proyecto es responsable de asegurar la finalización de estos entregables.

1. Entregable 1-Una herramienta de Base de Datos de Gestión de Programas comprobada y operativa libre de errores y que cumple con las especificaciones descritas en la Descripción del Alcance del Proyecto.
2. Entregable 2: Una herramienta de plantilla de programa probada y operativa (como parte del PMD) que permite a los usuarios ingresar datos y métricas del programa de manera consistente.
3. Entregable 3: Un manual de usuario completo y exhaustivo que proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo usar la herramienta PMD para usuarios de todos los niveles de permisos.
4. Entregable 4: Una guía completa y exhaustiva de solución de problemas que proporciona pasos correctivos a los usuarios de todos los niveles de permisos para todos los problemas anticipados.

Criterios de aceptación

Los criterios de aceptación son los criterios que deben cumplirse para que el proyecto se considere completo y aceptado por la dirección. Esta sección de la plantilla de declaración de alcance del proyecto es importante, ya que establece las expectativas de lo que constituirá y no constituirá la aceptación del proyecto. Sin una definición clara de lo que se aceptará, puede haber incertidumbre en todo el equipo del proyecto y las partes interesadas. Los criterios de aceptación pueden ser tanto cualitativos como cuantitativos.

Se han establecido criterios de aceptación para el Proyecto PMD a fin de garantizar una investigación exhaustiva y la finalización exitosa del proyecto. Los criterios de aceptación son tanto cualitativos como cuantitativos. Se deben cumplir todos los criterios de aceptación para lograr el éxito de este proyecto:

1. Cumplir con todos los entregables dentro de las tolerancias de tiempo y presupuesto programadas.
2. Reduzca los retrasos de programación en al menos un 30%.
3. Reduzca los sobrecostos presupuestarios en al menos un 30%.
4. Mejorar la capacidad de asignación de recursos de Acme Consulting.
5. Lograr una mejora general del rendimiento en las métricas del programa.

Restricciones

Las restricciones del proyecto son limitaciones a las que se enfrenta el proyecto debido a la financiación, la programación/el tiempo, la tecnología o los recursos. Las limitaciones también pueden ser físicas (es decir, espacio o instalaciones inadecuados). Las limitaciones deben planificarse cuidadosamente y comunicarse a todas las partes interesadas, ya que pueden requerir un elevado nivel de urgencia o flexibilidad para trabajar y completar con éxito el proyecto. Esta sección de la plantilla de declaración de alcance del proyecto describe las restricciones del proyecto para garantizar que todas las partes interesadas comprendan las limitaciones dentro de las cuales se debe completar el proyecto.

Se han identificado varias limitaciones para el proyecto PMD. Es imperativo que se tengan en cuenta estas limitaciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Todas las partes interesadas deben ser conscientes de estas limitaciones, ya que deben planificarse cuidadosamente para evitar cualquier impacto adverso en el calendario, el costo o el alcance del proyecto. Se han identificado las siguientes restricciones para el proyecto PMD:

1. Los expertos en TI solo trabajarán el 50% de las horas facturables en este proyecto.
2. El gerente de proyectos solo trabajará el 75% de las horas facturables en este proyecto.
3. El proyecto debe completarse antes del cierre de operaciones el 31 de diciembre de 20xx.
4. El proyecto debe completarse dentro de la tolerancia del presupuesto.
5. La herramienta PMD debe ajustarse a las suites de hardware/software existentes, ya que no se autorizará la compra de hardware/software nuevo.

Suposiciones

Las suposiciones del proyecto son factores que afectan al proyecto que creemos que son ciertos pero que no hemos verificado que sean ciertos. Es importante documentar nuestros supuestos porque hay un nivel de incertidumbre asociado con ellos que introduce riesgos en un proyecto. Esta sección de la plantilla describe los supuestos para el proyecto para que todas las partes interesadas estén al tanto y para que puedan analizarse en el futuro con el fin de mitigar el riesgo.

Se han identificado varios supuestos para el proyecto PMD. Todas las partes interesadas deben tener en cuenta estas suposiciones, ya que introducen cierto nivel de riesgo para el proyecto hasta que se confirme que son ciertas. Durante el ciclo de planificación del proyecto, se debe hacer todo lo posible para identificar y mitigar cualquier riesgo asociado con los siguientes supuestos:

1. IT group es capaz de producir manuales y guías profesionales y de calidad en su imprenta.
2. Los expertos en TI que trabajan solo el 50% de sus horas facturables en este proyecto son suficientes para completar el proyecto antes del 31 de diciembre de 20xx.
3. El Gerente de proyecto que trabaja solo el 75% de las horas facturables en este proyecto es adecuado para completar el proyecto antes del 31 de diciembre de 20xx.
4. El proyecto PMD cuenta con el apoyo total de la alta dirección en todos los departamentos de Acme Consulting.

Estimación de costos

La estimación de costos del proyecto es la base para presupuestar el proyecto. Representa una estimación de los fondos que se necesitarán para completar con éxito el proyecto. Si bien es posible que no se conozcan exactamente todos los costos hasta más adelante en el ciclo de vida del proyecto, es extremadamente importante desarrollar una estimación lo más precisa posible. Esta sección debe proporcionar una estimación del costo del proyecto con todos los detalles conocidos para que haya un entendimiento común entre todas las partes interesadas.

Los costos estimados de este proyecto se incluyen en el cuadro que figura a continuación. A medida que el proyecto avance y se conozcan los costos adicionales, esta estimación de costos se perfeccionará y comunicará a todos los interesados en el proyecto.

Análisis de Costo-Beneficio

El proyecto de análisis de costo-beneficio es una medida de los costes del proyecto frente a sus beneficios para determinar un curso de acción más beneficioso para una organización en términos de costo. Los proyectos se llevan a cabo para proporcionar algún beneficio a una organización suponiendo que el proyecto se complete con éxito. Si un proyecto no proporciona ningún beneficio, no se aprobará. Sin embargo, debe haber una forma cuantitativa de medir el beneficio proporcionado por el proyecto. Esta parte de la plantilla de declaración de alcance del proyecto proporciona este análisis cuantitativo y garantiza que todas las partes interesadas entiendan por qué se ha aprobado el proyecto, así como los beneficios.

Se ha realizado un análisis de costo-beneficio para el proyecto PMD. La finalización con éxito de este proyecto proporcionará importantes beneficios a Acme Consulting. Es imperativo que todas las partes interesadas comprendan estos beneficios, así como la importancia de la finalización exitosa de este proyecto. El cuadro que figura a continuación muestra un beneficio neto de 35.000 dólares más de un año después de la finalización con éxito del proyecto PMD. Este es un beneficio total de 2 242,000 si no se realiza ningún proyecto y continúan los retrasos en el calendario, los sobrecostos y la mala asignación de recursos.