Dirigir una pequeña empresa exige mucho tiempo, energía, creatividad y talento. Saber dónde estás financieramente es un componente crítico. Ya sea que seas un freelancer, un contratista independiente o tengas un negocio paralelo, probablemente tengas una buena idea de cómo es el flujo de ingresos de tu negocio.

Sin embargo, a dónde va el dinero a menudo es un poco más confuso. Y cómo esos gastos de negocios encajan en su imagen de impuestos puede ser aún más misterioso. El seguimiento adecuado de los gastos de su negocio es muy importante en el momento de la declaración de impuestos, especialmente si desea aprovechar al máximo sus declaraciones de impuestos.

Eche un vistazo a la siguiente guía de deducciones del Anexo C, y es posible que se esté perdiendo algunas deducciones fiscales clave para autónomos y propietarios de pequeñas empresas.

Consejo profesional: Para localizar y realizar un seguimiento de los gastos de su negocio con facilidad, puede utilizar el Impuesto de conservación. Escanearán todas tus compras comerciales pasadas en busca de cancelaciones disponibles y luego monitorearán todas las compras futuras. En el momento de los impuestos, se encargarán de presentar sus impuestos por usted.

Publicidad

Los gastos de todas las formas de publicidad se pueden colocar en la línea 8 de la Parte II (Gastos) del Anexo C. Esto incluye esencialmente todo lo que hizo para ganar nuevos negocios o aumentar las ventas a clientes anteriores que no se pueden clasificar en otra categoría.

Algunos ejemplos de gastos de publicidad deducibles de impuestos incluyen:

1. Listas de correo electrónico compradas para ventas a través de marketing por correo directo
2. Gastos de fabricación de artículos promocionales, como bolígrafos, calculadoras, calendarios y bloc de notas
3. Costos de impresión de pancartas y tarjetas de visita
4. Costos de publicidad en línea o sitios web

Vehículos & Maquinaria

A menudo se requiere el uso de varios vehículos y maquinaria para dirigir un negocio. Asegúrese de vigilar cuánto gasta en estas áreas durante todo el año para poder hacer deducciones más adelante:

• Automóviles y camiones. La línea 9 se puede usar para deducir los gastos reales de operación de su automóvil o camión (como gas y petróleo, reparaciones, licencia, registro, seguro y neumáticos) o la tarifa de millaje estándar, que para el año fiscal 2020 es de 57.5 centavos por milla. Para un vehículo determinado, puede reclamar los gastos reales o la tarifa de kilometraje estándar si tomó la tarifa de kilometraje estándar el primer año en que el automóvil entró en servicio. Tenga en cuenta que, si el vehículo es para uso personal y comercial, solo puede deducir las millas que se condujeron con fines comerciales. El IRS considera que los gastos de viaje entre su hogar y su lugar de trabajo son millas personales. Debe mantener un registro de millas escrito para documentar las millas de negocios recorridas durante el año. No puede utilizar la tarifa de kilometraje estándar si utiliza su vehículo de alquiler (por ejemplo, para un servicio de viaje compartido), solo puede asumir los gastos reales. Lo mismo se aplica si está utilizando cinco o más automóviles a la vez. Ya sea que tome gastos reales o la deducción de millas, aún puede deducir las tarifas de estacionamiento y los peajes.
• Alquiler o Arrendamiento de Vehículos, Maquinaria y Equipo. Si alquiló algún equipo o vehículo, puede deducir el costo en la línea 20. Si alquiló un automóvil por 30 días o más con fines comerciales, consulte la sección sobre arrendamiento de un automóvil en la Publicación 463 para obtener orientación. Esta es también un área en la que es posible que desee involucrar a un contador.

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Salarios, comisiones, & Tarifas

Si dirige una pequeña empresa, es posible que tenga que contratar a personas para diversas tareas. Algunos de ellos pueden ser empleados regulares a tiempo completo; otros pueden ser trabajadores contratados o consultores. Lo bueno es que puedes reclamar el dinero que gastas pagando a estas personas:

• Salarios. Puede deducir todo el dinero que pagó a los empleados como salario utilizando la línea 26. Sin embargo, no puede deducir el dinero que se pagó a sí mismo o cualquier dinero deducido en otro lugar de su declaración. También debe restar cualquier cantidad que haya recibido como crédito del Crédito de Oportunidad de Trabajo, el Crédito de Zona de Empoderamiento y Renovación de Empleo Comunitario, el Crédito de Empleo Indio o el Crédito por Costos de Inicio de Planes de Pensiones para Empleadores Pequeños. Asegúrese de que cualquier persona cuyos salarios estén incluidos en esta línea reciba un W-2 de usted también.
• Contratistas independientes. Los pagos a contratistas, trabajadores independientes u otras personas de pequeñas empresas se pueden realizar en la línea 11. Debe enviar el Formulario 1099-NEC a aquellos a quienes paga 6 600 o más. Antes de 2020, habría reportado esos pagos en el Formulario 1099-MISC. Se deben enviar copias del 1099-NEC y del Formulario 1096 (Resumen Anual y Transmisión de Declaraciones de Información de los Estados Unidos) al IRS.
• Servicios Legales, Contables o Profesionales. Si utilizó los servicios de un abogado, contador, contador público, preparador de impuestos, médico u otro profesional, sus honorarios se pueden deducir en la línea 17. Esto se refiere a las empresas que proporcionaron un servicio (como Quickbooks, que podría manejar su contabilidad mensual o la nómina de Quickbooks, que hace la nómina de su negocio), así como a las empresas que producen un producto físico (como un nuevo manual para empleados). Si tiene un contador, los honorarios que cobraron por la preparación de impuestos se pueden dividir, y los de la preparación de su Anexo C se pueden deducir aquí. El costo de preparar el resto de su declaración personal no es deducible.
• Comisiones y Honorarios. La línea 10 es una especie de categoría general para cualquier dinero que haya pagado a otras empresas o personas por servicios. Un ejemplo podría ser las comisiones que pagó a los vendedores.

Depreciación & Deducción de gastos de la sección 179

La línea 13 es el lugar para ingresar la depreciación. La «depreciación» se refiere a deducir el costo de una gran compra en porciones a lo largo de su vida útil, en lugar de una suma global en un solo año. Debe comenzar a depreciar el costo del artículo en el año en que lo compró o en el año en que comenzó a usarlo.

El Aviso del IRS 2015-82 aumentó de 5 500 a 2 2,500 la cantidad de puerto seguro para gastar, en lugar de depreciar, los bienes tangibles. Puede seguir depreciando artículos durante su vida útil si así lo desea, pero puede gastar artículos de hasta 2 2,500 sin que esto afecte el límite anual de la Sección 179 para el límite de gastos.

La Deducción de Gastos de la Sección 179 le permite deducir el valor total de la mayoría de los artículos tangibles en un solo año en lugar de distribuirlo. Si está depreciando algún artículo, consulte la Publicación 946 para obtener más información.

Programas de Beneficios para Empleados

Dado que trabaja por cuenta propia, puede deducir sus propias primas de seguro médico, dental o de cuidado a largo plazo en la línea 16 del Anexo 1 adjunto a su Formulario 1040. Esto también puede incluir primas para su cónyuge e hijos (menores de 27 años al final del año, incluso si no son dependientes). El beneficio neto de su negocio debe ser igual o mayor que las primas. Esta deducción en su declaración de impuestos personal se llama «Seguro de Salud para Trabajadores por cuenta propia».»

También puede deducir las primas que pagó por los empleados en la línea 14 de su Anexo C. Esto incluye cosas como seguro de salud, seguro de vida grupal a término, seguro de accidentes o programas de asistencia para el cuidado de niños.

Las contribuciones que hizo en nombre de sus empleados a los planes de pensión o jubilación se pueden deducir en la línea 19. Estos pueden incluir planes SEP, SARSEP, SIMPLE o 401k. Vea la Publicación 560 del IRS para más información sobre estos planes. Hay un crédito comercial disponible para establecer un plan de jubilación para empleados. Vea el Formulario 8881, con sus instrucciones, para obtener información adicional. El crédito está limitado a 5 500 por año durante un máximo de tres años.

El cumplimiento de las regulaciones del Departamento de Trabajo puede convertirse en parte de su vida empresarial si establece planes de beneficios. Por lo tanto, al menos podría considerar el uso de un tercero para asegurarse de que está coloreando dentro de las líneas regulatorias. Normalmente, presentaría el Formulario 5550 ante el Departamento de Trabajo.

Seguro (Que no sea de Salud)

Puede deducir el costo de cualquier seguro que tenga estrictamente para proteger el negocio (como el seguro de responsabilidad civil general o el seguro de errores y omisiones) en la línea 15. Si tienes una oficina en casa y pagas un seguro de inquilinos o un seguro de vivienda, no lo deduzcas aquí, sino que lo deduzcas como parte de la deducción de tu oficina en casa.

Intereses pagados

¿Tiene una propiedad para uso comercial que está garantizada por una hipoteca? Si es así, el interés hipotecario anotado en el Formulario 1098 que recibió es deducible en la línea 16a. Si utilizó el dinero de un préstamo garantizado por una hipoteca de vivienda para uso comercial, también puede deducir una parte de ese interés aquí. Debe consultar la Publicación 535 del IRS, «Gastos de Negocios», Capítulo 4, para obtener ayuda para calcular la asignación de intereses que se puede deducir aquí. Recuerde también que si alguien más ayudó a pagar el préstamo, debe dividir la deducción con ellos.

Los intereses pagados por otros préstamos comerciales, así como por tarjetas de crédito para pequeñas empresas, se pueden deducir a través de la línea 16b.

Gastos de propiedad

Los costos de mantenimiento de la propiedad donde se encuentra su negocio se pueden sumar a lo largo del año. Afortunadamente, puede deducir estos costos:

• Alquiler o Arrendamiento de Otra Propiedad Comercial. Este es bastante sencillo. En la línea 20b, puede deducir cualquier cantidad que haya pagado en el alquiler o arrendamiento de espacio de oficina, espacio de almacén u otros bienes raíces. El alquiler de vehículos, maquinaria o equipo se realiza en la línea 20a. Sin embargo, consulte la Publicación 463 del IRS si alquiló un vehículo por más de 30 días. Es posible que tenga que restar un «monto de inclusión» de su deducción para contabilizar la depreciación.
• Reparaciones y mantenimiento. La línea 21 cubre todos los costos incurridos en la reparación o mantenimiento de su maquinaria, propiedad o edificios que en realidad no aumentan su valor. Si agrega valor, o está restaurando algo inutilizable a un estado utilizable, o está reemplazando algo, no puede deducir esos costos aquí. Estos gastos deben ser capitalizados y depreciados. La reparación incluiría gastos como pagar a un fontanero para que arregle el baño en su tienda de delicatessen, no pagar a un fontanero para que instale un lavabo adicional en el baño.
• Utilidades. La línea 25 cubre todos los pagos de servicios públicos que realiza su empresa (aparte de los que pueden incluirse en su alquiler o arrendamiento), como electricidad o gas. El servicio telefónico también se considera una utilidad. Si toma la deducción de oficina en casa, puede incluir el servicio telefónico aquí o allá, pero no en ambos. Pero tenga cuidado, la primera línea fija a la casa no es deducible, aunque los costos de larga distancia para fines comerciales en esa línea sí lo son.

Los gastos de oficina

Los gastos incurridos por la compra de suministros de oficina, como franqueo, papel, sobres y bolígrafos, se pueden reclamar en la línea 18. Otros suministros diversos que consume la empresa pueden reclamarse en la línea 22. Ejemplos de esto podrían ser papel higiénico, artículos de limpieza, café para empleados y clientes, pequeñas herramientas de mano o botiquines de primeros auxilios.

Aquí también se pueden deducir artículos como manuales técnicos o equipos pequeños que deberán reemplazarse cada dos años. Esta línea es una especie de cajón de sastre, y por lo tanto, debe hacer un esfuerzo para asegurarse de que nada excesivamente caro termine en esta categoría.

Impuestos& Licencias

En la línea 23, ingrese los impuestos sobre las ventas que ha pagado como vendedor de bienes o servicios. Sin embargo, si cobró estos impuestos directamente del comprador, esos montos deben incluirse en los ingresos brutos de la línea 1.

Otras deducciones que caen aquí incluyen:

1. Licencias o cargos regulatorios (es posible que las licencias de bebidas alcohólicas deban amortizarse debido al costo y la duración)
2. Impuesto Federal de Desempleo
3. Impuestos de Seguro Social y Medicare pagados por sus empleados
4. Impuestos sobre bienes raíces y bienes personales sobre sus activos comerciales
5. No puede deducir los impuestos federales sobre la renta aquí, aunque puede deducir la mitad de su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia en la línea 14 del Anexo 1. Tampoco puede deducir impuestos sobre bienes raíces o regalos o impuestos de evaluación por mejoras a su propiedad. En general, los impuestos de evaluación se suman a su base en la propiedad y no son deducibles. Tenga en cuenta que los impuestos sobre las ventas que paga por artículos para su uso en su negocio deben incluirse en el costo de esos artículos.

Viajes, Comidas, & Entretenimiento

• Viajes de negocios. Si va en un viaje de negocios, su hotel, boleto de avión, tarifas de taxi, estacionamiento y propinas para el botones son deducibles utilizando la línea 24a. Debe conservar sus recibos de todos estos artículos, ya que esta es una área que el IRS audita con frecuencia. Los gastos de viaje que sean «extravagantes o lujosos» no se permitirán. En cuanto a viajar fuera de América del Norte para una convención de negocios u otra reunión, es deducible si la convención está directamente relacionada con su negocio y hay una buena razón para que se celebre fuera del continente. Se puede encontrar información más detallada sobre esto en la Publicación 463 del IRS, «Gastos de Viaje, Regalos y Automóvil.»
• Comidas de Negocios. Dado que, presumiblemente, necesitaría comer en cualquier caso, puede deducir solo el 50% del costo de las comidas consumidas con fines comerciales en la línea 24b. Esto incluye comidas con sus clientes. Las comidas «lujosas o extravagantes» no son deducibles, aunque el IRS no especifica exactamente qué tan grande puede ser el filete. Usted o un empleado debe estar presente en la comida, no puede enviar a un cliente a cenar y facturarlo a su habitación y deducir el costo. La documentación es importante. Debe llevar un registro de la fecha, el lugar, los asistentes, el propósito comercial y el costo.

Otros gastos

La línea 27 es el verdadero objetivo. En la segunda página del Anexo C, puede enumerar » otros gastos.»Todavía tienes que ponerlos en categorías, pero puedes poner artículos aquí si no estás seguro de que encajen en una de las líneas proporcionadas. Por ejemplo, puede enumerar los gastos de envío aquí, ya que no hay un elemento de línea separado para eso (aunque podría incluirlo en «gastos de oficina»). Su teléfono celular o gastos de Internet también se pueden enumerar aquí.

De todos modos, debe asegurarse de que los gastos que enumere sean razonables y necesarios para su negocio. Si realmente no puede incluir algunos gastos en ninguna otra categoría, el IRS le da un lugar para crear algunos propios.

Última palabra

Hay varias otras cosas que debe tener en cuenta al preparar su declaración:

• ¿Qué se incluye en «otros ingresos» en la línea 6? La línea de » otros ingresos «corresponde a ingresos que podrían considerarse ingresos» no relacionados con ventas». Esto incluye deudas incobrables que canceló en años anteriores pero que recuperó este año, el dinero del premio que ganó su negocio, cualquier interés pagado a usted (como en cuentas vencidas) o cualquier reembolso de impuestos o crédito fiscal relacionado con el uso de combustibles renovables. Este es también el lugar para registrar la depreciación recuperada de los equipos listados (como las computadoras), cuyo uso comercial cayó por debajo del 50%.
• Si pagó algún impuesto sobre las ventas de artículos que compró para el negocio, el impuesto sobre las ventas se considera parte del costo del artículo. Por lo tanto, lo deduces dondequiera que estés deduciendo el costo del artículo. El impuesto sobre las ventas de los artículos comprados no se trata por separado y se ingresa en la línea de licencias «Taxes &.»
• Usted, como propietario de la empresa, recibe un trato diferente al de los demás empleados (incluso si trabaja por cuenta propia). Si bien hay líneas dedicadas en el Anexo C para los salarios, el seguro médico y los planes de jubilación de sus empleados, sus propios costos en estas categorías no están incluidos. Su costo de atención médica se puede deducir en el Anexo 1. Del mismo modo, su Pensión para Trabajadores por Cuenta propia o las contribuciones al plan SIMPLE se deducen en el Anexo 1, línea 15. Para obtener información sobre deducciones y límites, consulte la Publicación 560 del IRS, » Planes de Jubilación para Pequeñas Empresas.»
• La mejor manera de asegurarse de que obtiene su deducción de kilometraje es llevar un registro. Debe anotar la lectura del odómetro al principio y al final del viaje, así como la fecha y lo que estaba haciendo. Los agentes del IRS se impresionan fácilmente si tienes páginas y páginas de estas cosas. Hay varias aplicaciones, como MileIQ, para rastrear el kilometraje que usan el GPS de su teléfono. Algunas de las aplicaciones son gratuitas, mientras que otras ofrecen planes premium con funciones adicionales.

Si tiene en cuenta estas cosas y realiza un seguimiento cuidadoso de sus gastos necesarios, estará en buena forma para aprovechar realmente sus deducciones.