Instale QuickBooks en la Configuración Multiusuario para instalar automáticamente el Administrador de servidor de base de datos

Lo primero es instalar QuickBooks desktop eligiendo la opción Instalación personalizada y de red. En una red, puede tener una computadora que aloje QuickBooks. También se conoce como el ordenador servidor. El resto de las computadoras pueden acceder a los archivos de la empresa, pero no los alojan. Estas computadoras son sus estaciones de trabajo.

Puede optar por ejecutar QuickBooks desde el ordenador host y las estaciones de trabajo o utilizar solo las estaciones de trabajo. En el momento de realizar una instalación personalizada y de red, verá la opción de elegir si puede usar QuickBooks desktop en el equipo host o no. Una vez que se completa la instalación de QuickBooks, instala automáticamente el Administrador del servidor de bases de datos de QuickBooks.

Establecer permisos para los archivos de QuickBooks a los que se accede a través de la red

La carpeta que contiene los archivos de la empresa en el equipo host debe tener permiso para compartirlos en la red. Garantiza que las estaciones de trabajo puedan trabajar en los archivos de la empresa sin problemas.

Además, el administrador del servidor de bases de datos de QuickBooks crea un nuevo usuario de Windows para cada una de sus versiones. Compruebe los usuarios e identifique el perfil de usuario creado por el Administrador del servidor de base de datos. Está en el formato QBDataServiceUserxx, donde xx representa el año de su producto QuickBooks.

Establecer permisos de firewall

Su firewall y antivirus pueden impedir que el Administrador del servidor de bases de datos de QuickBooks se ejecute sin problemas. Para evitar esto, debe otorgar permisos al Administrador del servidor de base de datos para que pueda ejecutarse en su equipo servidor.

Escanear Carpetas

sería mejor si se escanean todas las carpetas antes de compartir los archivos. Siga estos pasos para escanear las carpetas:

• En el equipo servidor, que aloja los archivos de QuickBooks, abra el menú Inicio de Windows.
• En la barra de búsqueda, escriba «Base de datos».’De los resultados que aparecen, elija Administrador de servidor de base de datos de QuickBooks. Alternativamente, puede abrir el Administrador del servidor de base de datos haciendo clic en el Menú Inicio y luego seleccionar Programas. A continuación, elija QuickBooks y seleccione Administrador del servidor de bases de datos de QuickBooks.
• Verá un puñado de pestañas en la parte superior de esta ventana, elija la que dice «Escanear carpetas».’
• Haga clic en ‘Examinar’ y seleccione las ubicaciones para los archivos de su empresa. Haga clic en Iniciar exploración para comenzar la exploración.
• La exploración tarda unos minutos en completarse. Una vez finalizada la exploración, los archivos seleccionados se muestran en la sección «QuickBooks Company files found» en la misma pantalla.

Significa que el resto de los equipos ahora pueden acceder a los archivos de la red.

Supervisar unidades

Si cambia la ubicación de la carpeta de los archivos de su empresa, puede optar por supervisar las unidades seleccionadas. Además, incluso si la ubicación cambia, las estaciones de trabajo pueden acceder a los archivos sin la necesidad de escanearlos nuevamente. Es importante tener en cuenta que esta funcionalidad no funciona con unidades asignadas. Es por eso que es ideal tener los archivos de su empresa guardados en una unidad local.

Siga estos pasos para supervisar las unidades:

• En la misma ventana del Administrador del servidor de bases de datos de QuickBooks, seleccione «Unidades supervisadas» en las pestañas superiores.
• Elija las unidades que contienen los archivos de la empresa en su equipo servidor. Asegúrese de elegir solo las unidades que tienen los archivos de la empresa en ellas. Marque las casillas junto a las unidades correctas para monitorearlas.

Administrar el Administrador del servidor de base de datos de QuickBooks

Otras cosas para las que puede usar el administrador del servidor de base de datos de QuickBooks son:

• Comprobar cuántos archivos de empresa están conectados a la red.
• Compruebe el número activo de usuarios que han iniciado sesión en el archivo de empresa.
• Identifique la ubicación del Administrador del servidor de base de datos en su computadora.

En la ventana Administrador del Servidor de base de datos, haga clic en la pestaña Sistema para verificar la ubicación del administrador del servidor de base de datos. Para monitorear a los usuarios en su red, haga clic en la pestaña «Servidor de base de datos».

Reinicie el Administrador del servidor de base de datos de QuickBooks

Cuando encuentre un problema mientras usa el Administrador del servidor de base de datos, puede reiniciar QuickBooks para resolver el problema. Debe hacerse a través de la computadora del servidor que aloja los archivos de QuickBooks Company y el Administrador del servidor de base de datos. Siga estos pasos:

• Abra QuickBooks Desktop en el equipo servidor.
• Haga clic en ‘Archivo’ y elija ‘ Abrir o Restaurar empresa.’
• a Continuación, seleccione la opción que dice » Abrir un archivo de Empresa.’Busque el archivo de su empresa y haga clic en’ Siguiente.’
• Marque la casilla que dice, ‘Abrir archivo en modo multiusuario. Haga clic en «Abrir» y utilice sus credenciales de inicio de sesión para iniciar sesión en el archivo de la empresa.
• Ahora cierra el archivo haciendo clic en ‘Archivo’ y luego eligiendo ‘ Cerrar empresa / Cerrar sesión.’
• En el cuadro de búsqueda de Windows, escriba Base de datos y haga clic en Administrador del servidor de base de datos de QuickBooks.

El Administrador del servidor de base de datos de QuickBooks no se debe instalar en su equipo servidor si no desea alojar el archivo de la empresa localmente.

Para reiniciar el Administrador del servidor de base de datos, siga estos pasos:

• Vaya al panel de control mediante la búsqueda de ‘Panel de control’ en Windows Buscar
• Elija Herramientas administrativas y ábralo. Si no encuentra esta opción, en la parte superior derecha de la pantalla, haga clic en la opción que dice ‘Ver por.’Haga clic en iconos pequeños o grandes. Trae automáticamente varias herramientas y programas. Las herramientas administrativas suelen ser las primeras.
• Servicios abiertos en la lista de Herramientas Administrativas
• Busque el servicio llamado QUICKBOOKSDBxx, donde XX indica el año del producto QuickBooks que está utilizando. Elija este servicio y haga clic en reiniciar.

El Administrador del servidor de base de datos de QuickBooks es necesario para cualquier persona que quiera usar QuickBooks en una configuración multiusuario. Esta herramienta le ayuda a supervisar el uso de QuickBooks en la red y a garantizar que cualquier persona autorizada a utilizar las estaciones de trabajo de la red pueda acceder al archivo.

Si tiene algún problema con el Administrador del servidor de base de datos, puede reiniciarlo como se mencionó anteriormente. Un reinicio fallido requiere que vuelva a intentar los mismos pasos. Pero si no funciona, debe reinstalar QuickBooks de nuevo en su computadora servidor.

Alternativamente, puede hacer que un técnico profesional de QuickBooks revise el Administrador del servidor de bases de datos de QuickBooks si tiene que repararse.