» La comunicación es la clave para cualquier negocio global» – Anita Roddick

Los avances tecnológicos de nuestra era han permitido a personas de todo el mundo comunicarse sin límites. Por ejemplo, puede escribir un mensaje de correo electrónico a cualquier persona en el planeta Tierra y obtener una respuesta en varios minutos o incluso segundos.

Sin embargo, hay ciertos momentos en los que simplemente no tiene acceso al buzón de correo electrónico.

Pero hoy en día, no importa cuál sea su profesión, el éxito de su carrera dependerá enormemente de la efectividad y eficiencia de su comunicación.

Por lo tanto, cuando no esté disponible para responder a tiempo a los correos electrónicos que recibe, debe hacer todo lo posible para informar a sus colegas y clientes de esto, así como cuándo podrá responder a sus mensajes.

Afortunadamente, hacer esto en la era de Internet es una cosa muy simple. En nuestro mundo digitalizado, a la gente se le ocurrieron muchas soluciones a los problemas que ni siquiera sabíamos que existían.

Con la ayuda de programas de software, ahora las personas pueden configurar todo lo que deseen. Por ejemplo, un software como Microsoft Outlook le ayudará a crear sus correos electrónicos de respuesta automática fuera de la oficina.

Es fácil de usar y YouTube está lleno de tutoriales útiles sobre estos temas. ¡Definitivamente deberías echarle un vistazo! Adjuntaré enlaces abajo.

Después de decidir que necesita configurar uno de estos correos electrónicos de respuesta automática, se encontrará pensando qué incluir en ellos.

Si es la primera vez que configura un mensaje de correo electrónico fuera de la oficina, puede ser una tarea desalentadora, por lo que aquí está este artículo para ayudarlo en esta situación.

¿CUANDO LAS PERSONAS USAN MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO FUERA DE LA OFICINA?

En primer lugar, averigüemos cuáles son los casos y situaciones en los que usará correos electrónicos de respuesta automática fuera de la oficina.

Por ejemplo, puede usarlos cuando está fuera de la ciudad para fines de negocios o capacitación, está de vacaciones con su familia o está de baja por enfermedad.

Además, es posible que tenga que usarlos cuando tome una licencia por duelo; cuando esté demasiado ocupado o tenga compromisos de trabajo urgentes que hacer en ese momento.

Por otro lado, es posible que simplemente no quieras que te molesten los correos electrónicos durante un cierto período para que puedas concentrarte en otra cosa.

Así que ahora, profundicemos en por qué las personas definitivamente deben usar los correos electrónicos de respuesta automática para situaciones fuera de la oficina.

¿POR QUÉ DEBERÍA USAR MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO FUERA DE LA OFICINA?

Debe considerar configurar un mensaje de respuesta automática por cualquiera de las siguientes razones:

Facilita su trabajo

Dejar su bandeja de entrada de correo electrónico durante mucho tiempo sin supervisión es una cosa muy irresponsable.

No importa si eres el jefe del departamento o parte del equipo, ser receptivo con las personas que se conectan contigo es esencial en todos los entornos de trabajo.

Es por eso que, para que te veas profesional en cualquier momento, se crearon correos electrónicos de respuesta automática. ¿Recibe un correo nuevo en su buzón de correo, pero no puede responder a él? Luego, el respondedor de correo fuera de la oficina lo hará en su lugar. Increíble, ¿no?

Esta herramienta le ahorrará muchos nervios y tiempo pensando en sus correos electrónicos sin respuesta. Ni siquiera pensarás que perderás el contacto con los colegas y socios.

Simplemente pospondrá su comunicación de una manera muy educada.

Conveniente

Imagine que está de vacaciones y necesita relajarse completamente. Sin embargo, le preocupa que sus clientes y asociados no sepan que no está disponible.

Por lo tanto, estará obligado a revisar su buzón de correo con frecuencia durante sus vacaciones. No serían muchas vacaciones, ¿verdad? Por otro lado, si estuviera asistiendo a un entrenamiento muy importante durante un par de días y no estuviera disponible para revisar su correo, entonces no se estaría enfocando mucho en aprender cosas nuevas si se le considerara constantemente con sus correos electrónicos sin respuesta.

Los correos electrónicos de respuesta automática fuera de la oficina son el sinónimo de la palabra «conveniencia» en estas situaciones. Simplemente configura todo bien y estarás listo para comenzar.

Los remitentes serán notificados muy rápidamente y podrán tomar otras medidas o ponerse en contacto con otras personas si tienen problemas urgentes.

También discutiremos qué hacer en casos de emergencia a continuación.

Deje que la gente sepa por qué no está disponible

De hecho, es importante que sus colegas y socios sepan sobre sus ausencias y cuándo volverá a estar disponible.

Algunos de ellos pueden tener una comprensión vaga de por qué no está en su puesto de trabajo; algunos pueden no tener idea de su paradero.Compartir esta información en su respuesta fuera de la oficina, sin ningún inconveniente para usted, es la mejor solución.

En este caso, su imagen profesional no se verá perjudicada por parecer que está ausente del trabajo sin una razón. Por lo tanto, si usted es alguien que valora su reputación laboral, definitivamente debe considerar configurar la respuesta automática para la próxima vez que esté ausente.

No te hará parecer poco profesional

A veces, estarás en una situación muy difícil de no poder responder a tus colegas, clientes o socios de manera oportuna. A sus ojos, empezarás a parecer muy poco profesional y arrogante, como alguien que simplemente ignora los correos electrónicos y los considera no importantes.

Por lo tanto, para evitar que este tipo de cosas sucedan, debe comenzar a considerar configurar correos electrónicos de respuesta automática incluso para ausencias cortas del trabajo.

Así que ahora que hemos discutido a fondo por qué estos correos electrónicos son importantes y por qué debe usarlos, permítanos discutir lo que debe incluir en sus correos electrónicos profesionales fuera de la oficina.

8 EJEMPLOS DE CORREOS ELECTRÓNICOS PROFESIONALES FUERA DE LA OFICINA

Todos los tipos de correos electrónicos que se describen a continuación son apropiados para usar en cualquier entorno de trabajo. Son a la vez informativos y profesionales, ya que brindan la información esencial sobre su ausencia y cuándo regresará al trabajo. Esta información también se puede compartir con los remitentes de correos electrónicos de una manera creativa, al mismo tiempo que se mantiene al día con los estándares profesionales.

Los correos electrónicos creativos fuera de la oficina también son apreciados y bienvenidos en casi todos los entornos de trabajo. Dé libertad a su imaginación y pensamiento creativo; aproveche la oportunidad de escribir un correo electrónico memorable a la persona que se comunica con usted.

Revisemos algunos ejemplos de los correos electrónicos que debe considerar configurar como correos electrónicos de respuesta automática antes de salir de su oficina.

El más simple

El primero y el más corto es un correo electrónico que solo contiene información vital. ¿Qué necesita saber el remitente? Lo más esencial: durante cuánto tiempo no estará disponible.

¿Cuándo podrán contactarte por fin?

Queridos (Remitente),

Saludos y gracias por ponerte en contacto conmigo.Actualmente, estoy fuera de la oficina y no puedo responder su correo personalmente.Estaré ausente desde (el momento en que comience su ausencia) hasta (el momento en que termine su ausencia).Responderé a su correo electrónico muy pronto a mi llegada.

Sinceramente,
XXX

Se puede ver claramente que el correo electrónico de arriba proporciona los detalles más importantes sobre su ausencia. Esta información debería ser suficiente para la mayoría de las personas que le enviarán un correo electrónico mientras está fuera del trabajo.

Sin embargo, algunos de los remitentes pueden estar dispuestos a discutir con usted algunos asuntos profesionales con ciertos plazos.

¿Qué harás en esta situación?

veamos el siguiente ejemplo.

Un poco más detallado pero sencillo

Si le preocupa que la información del ejemplo anterior no sea suficiente, también puede agregar un contacto de emergencia. Esto asegurará que la persona que se ponga en contacto con usted pueda comunicar sus problemas, ofertas, pedidos, etc., con quien pueda cubrirte mientras estás fuera.

En este caso, debe proporcionar nombres, números de teléfono del trabajo o direcciones de correo electrónico para poder ayudar al remitente del correo electrónico. ¿Quién sabe qué tipo de emergencia puede ser?

veamos el ejemplo de un correo electrónico.

Queridos (Remitente),

muchas Gracias por ponerte en contacto conmigo.Actualmente, estoy fuera de la oficina y no puedo responder su correo personalmente. Si es urgente, aquí hay un contacto de emergencia con el que puede comunicarse: (Datos de contacto de esa persona, como su nombre, dirección de correo electrónico, teléfono del trabajo, etc.Estaré ausente hasta el día en que termine tu ausencia.Me pondré en contacto tan pronto como regrese al trabajo.
Gracias por su comprensión y paciencia.

Sinceramente,
XXX

Este es el ejemplo del correo electrónico que más ves al recibir correos electrónicos de respuesta automática y el correo electrónico de fuera de la oficina escrito de forma más concisa que proporciona todo lo que el receptor necesita saber.

Un correo electrónico que conduce a una suscripción

Además de decirle al remitente la información general sobre su salida o falta de disponibilidad, puede aprovechar esta oportunidad para llevar al remitente a un lugar donde desea que esté.

Puede ser una oferta de suscripción a un boletín de noticias, un enlace a un video o a un sitio web, etc. En otras palabras, puede beneficiarse de otras maneras de este momento de comunicación, como obtener un nuevo cliente o un nuevo suscriptor de lista de correo.

Así que adelante, inserte un enlace válido o una invitación!

Queridos (Remitente),

Gracias por ponerte en contacto conmigo. Actualmente, estoy fuera de la oficina y no puedo responder a su correo electrónico personalmente.Estaré ausente hasta (el día en que termine tu ausencia).Por favor, asegúrese de comunicar sus problemas urgentes con esta persona: (datos de contacto de esa persona).
Mientras tanto, definitivamente deberías echarle un vistazo a esto (enlace, invitación). Envíame tus opiniones más tarde. Me pondré en contacto muy pronto. Gracias por su comprensión.

Sinceramente,
XXX

Definitivamente, después de recibir este correo electrónico, el remitente estará interesado en el enlace y/u oferta que proporcione.

Aproveche la oportunidad y benefíciese de ella más adelante.

¿Quién sabe en qué resultará hacer clic en este enlace?

Un correo electrónico que conduce a las redes sociales

Es posible que no tengas ninguna pista, pero la persona que te envía un correo electrónico mientras no estás trabajando puede tener una gran oportunidad de negocio para ti.

En la respuesta automatizada fuera de la oficina, puedes agregar enlaces a tus páginas profesionales de redes sociales o a la página web de tu empresa.

Esta información le dará más información a su remitente sobre usted/su empresa para mantenerlos interesados en seguir con el asunto comercial cuando regrese al trabajo.

Alternativamente, si el asunto no puede esperar hasta su regreso, pueden intentar comunicarse con usted en los perfiles de redes sociales que verifique mientras está fuera.

Queridos (Remitente),

Gracias por ponerte en contacto conmigo. Actualmente, estoy fuera de la oficina y estaré ausente de/a (el período de tiempo de su ausencia).Si tiene una manera urgente, no dude en ponerse en contacto conmigo a través de esta página de Facebook (u otras páginas de redes sociales donde estará disponible). Además, puede ponerse en contacto con la empresa a través de esta página web (enlace al sitio web de la empresa)
Lo sentimos por cualquier inconveniente que esto pueda causar.Me pondré en contacto muy pronto. Gracias por su comprensión.

Sinceramente,
XXX

Este tipo de correo electrónico es ideal para la construcción de relaciones adicionales y la cooperación futura entre su empresa y la empresa del remitente o usted y el propio remitente.

Establecerá relaciones más estrechas y amistosas entre las dos partes.

Un correo electrónico de información

Además de los tipos de correos electrónicos que conducen a suscripciones y redes sociales, hablemos del último que incluye un enlace de información o/y un archivo adjunto.

Si está esperando a que alguien le envíe un correo electrónico pidiéndole alguna aclaración de información (o si la gente generalmente le envía un correo electrónico a usted o a su puesto de trabajo para que pueda darles alguna información), puede incluir esta información en su mensaje de correo electrónico fuera de la oficina, así como agregar enlaces a fuentes útiles sobre el tema.

En otras palabras, este tipo de correo electrónico proporcionará un enlace a los materiales que puede utilizar el remitente del correo electrónico.

De esta manera, definitivamente dará respuestas a las preguntas del remitente sin responder personalmente.

Veamos en el ejemplo.

Estimado (Remitente),

Gracias por enviarme un correo electrónico, pero acepte mis disculpas por no estar disponible. Estaré fuera del cargo por (el período de tiempo).
Si mi suposición es correcta, entonces me estás enviando un correo electrónico para obtener información sobre (el tema). Adjunto Estoy compartiendo archivos útiles y aquí hay algunos enlaces que definitivamente debe revisar.Espero haber podido ayudar. Me pondré en contacto pronto a mi regreso.

Best,
XXX

De esta manera, aún puede proporcionar materiales útiles a aquellos que puedan necesitar su ayuda mientras bebe cócteles en una playa.

Uno creativo

Pronto te tomarás un descanso del trabajo, así que también puedes aprovechar esta oportunidad para escribir un correo electrónico divertido o creativo. Una broma o una historia divertida sin duda será apreciada.

Este tipo de correo electrónico fuera de la oficina le dará la oportunidad de usar su creatividad al máximo potencial y sorprenderá agradablemente a su remitente cuando reciba un correo electrónico como este:

Hola,

I fue secuestrado por extraterrestres y este es el único mensaje que yo era capaz de crear.Dijeron que me dejarían de vuelta al trabajo (la fecha de tu regreso).Mientras tanto, si quieres conectarte con otra persona en mi precioso lugar de trabajo, aquí tienes algunos contactos (datos de contacto).

Nos vemos pronto hopefully con suerte,
XXX

Deje volar su imaginación y escriba lo que quiera (aún apropiado en entornos profesionales, por supuesto).

Puede usar referencias de películas, programas de televisión o libros, también puede contar una historia divertida o interesante.

Estoy seguro de que si lo intentas, definitivamente compilarás un correo electrónico fuera de la oficina más creativo que el anterior.

Agregue imágenes lindas a su correo

¿A quién no le gustan los cachorros lindos? Además de la información esencial, puede agregar una imagen para mostrar que se preocupa por el remitente o el planeta. Adorables cachorros, gatitos o cualquier otro animalito que le dará una sonrisa a todos se pueden agregar a su correo electrónico de respuesta automática fuera de la oficina.

Puede encontrar una foto gratuita en Internet para usar en este tipo de correo electrónico, pero la cultura de su empresa dictará el tipo de foto correcto que debe seleccionar para este propósito.

Hola,

Acepte mis disculpas por no responder su correo electrónico de inmediato. He adjuntado una imagen de un lindo cachorro que encontré en la Web, para que no te enojes con meJ.También le estoy dando los contactos de mi pareja a los que puede contactar si tiene problemas urgentes para discutir.Volveré pronto.

Sinceramente,
XXX

Este ejemplo es realmente adorable y lindo. Sin embargo, no todo el mundo estará dispuesto a utilizarlo en su comunicación oficial. Algunos incluso pueden encontrar poco profesional o inapropiado establecer un correo electrónico de respuesta automática, así que si tiene dudas, consulte con su supervisor.

Desata al poeta en ti

Como ya hemos discutido ejemplos de correo electrónico fuera de la oficina con contenido divertido y lindo, ahora es el momento de explorar un ejemplo con un poema. Sí, lo has leído bien, un poema.

Aquí de nuevo, eres libre de usar tu creatividad y talento para escribir.

Queridos Remitente,

las Rosas son rojas,
las Violetas son azules,
estoy fuera de la oficina,

Quién debería escribir?
Aquí están los contactos de mi persona de confianza: (detalles de contacto)

Sinceramente,
XXX

No es tan difícil, ¿verdad? En un correo electrónico muy corto, mostraste tu genialidad y, al mismo tiempo, le diste la información necesaria al remitente. Debes intentar ser breve e informativo aquí. Aquí también creo que podrías escribir un poema mejor que yo, así que trabaja tu magia de escritura.

Mix it all

En este artículo, he logrado crear varias ideas sobre cómo escribir correos electrónicos de respuesta automática fuera de la oficina, creativos y formales; puede usar cualquiera de ellos. Además, puede usar una mezcla de los correos electrónicos anteriores; simplemente cree uno perfecto para usted.

Es posible que te guste la combinación de un generador de contactos y agregarle una historia divertida. También puede agregar imágenes de lindos cachorros o gatitos, luego escribir un poema y configurarlo como su correo electrónico de respuesta automática.

Dependiendo de las pautas de correspondencia de su empresa, puede ser libre de usar su imaginación y expresar su propia personalidad en los correos electrónicos de respuesta automática que recibirán sus asociados mientras está fuera del trabajo. Todo el mundo tiene ciertas características únicas y no hay tal cosa como «talla única para todos» cuando se trata de escribir correos electrónicos de respuesta automática fuera de la oficina.

CONCLUSIÓN

En nuestro mundo digitalizado, incluso una llamada o mensaje perdido puede tener consecuencias drásticas para usted, su carrera y su empleador. Comunicar sus problemas, ausencias y otros asuntos importantes es vital para posicionarlo para el éxito en su lugar de trabajo. La capacidad de respuesta rápida es una cualidad que las personas que trabajan con usted siempre apreciarán.