La parte de hacer o deshacer de cualquier acuerdo es el segundo toque, ya que aquí es donde comienza a convertir clientes potenciales y prospectos en clientes.

El correo electrónico puede ser la forma más conveniente y lógica de hacer un seguimiento de sus clientes potenciales después de la introducción o propuesta inicial, pero tiene un inconveniente muy grave. ¿Cómo evita que sus correos electrónicos simplemente desaparezcan en el éter de la bandeja de entrada desbordante de su prospecto?

¡No temas!

Tenemos el secreto para lidiar con casi cualquier situación de ventas que requiera seguimiento. Al final de este artículo, estará armado con una colección de correos electrónicos de seguimiento que aumentarán drásticamente la tasa de respuesta de sus clientes potenciales, lo que le compensará con más ventas a largo plazo.

Hemos compilado 15 plantillas que puedes usar para cubrir casi cualquier situación de ventas. También hemos agregado algunos consejos sobre cuándo enviarlos, ya que su tiempo es a menudo tan importante como el mensaje. Al ajustar, adaptar y aprender de estas plantillas, puede aumentar drásticamente su tasa de cierre.

Correos electrónicos de seguimiento: Cómo, Quién y Cuándo

Una de las mejores lecciones que todo vendedor debe aprender es que los clientes comprarán cuando estén listos para comprar.

A todos los vendedores les encanta un lead caliente, del tipo que compra inmediatamente y requiere la menor cantidad de esfuerzo, pero los leads calientes siempre serán un pequeño porcentaje de tu número total de prospectos. Las ventas reales ocurren con clientes potenciales cálidos o fríos.

Hay tres reglas que simplemente debes cumplir cuando se trata de seguir estos leads:

1. La paciencia será recompensada. Es necesario jugar el juego a largo plazo y hacer un seguimiento constante durante un largo período de tiempo.
2. Asegúrese de que las ventas y el marketing estén alineados y tengan roles claros en el seguimiento.
3. Necesita un sistema. Un buen CRM de ventas como Pipedrive ayudará en gran medida a prevenir situaciones embarazosas como correos electrónicos duplicados o hacer que sus clientes potenciales se sientan como si estuvieran recibiendo spam.

Mientras que los puntos uno y tres anteriores son bastante sencillos, muchas empresas tienen problemas con el punto número dos. Si bien el marketing generalmente se encarga de generar clientes potenciales y las ventas de cerrarlos, el seguimiento puede ser confuso.

El trabajo en equipo Cierra Más Negocios

¿Cuyo trabajo es calentar a los clientes potenciales? Sugerimos un sistema que utilice un trabajo en equipo bien estructurado. Asegúrese de que el marketing y las ventas trabajen juntos para calentar clientes potenciales y tenga en cuenta lo siguiente en todo momento.

• Es importante que envíe información relevante y valiosa a cada cliente potencial de forma regular, implacable y frecuente.
• Haga que la comunicación con los clientes potenciales sea eficiente. Si tiene una gran lista de prospectos, el contacto uno a uno simplemente se vuelve poco práctico y costoso, de ahí nuestro enfoque con plantillas.
• Seguimiento y registro. Un sistema como Pipedrive garantiza que cada toque se registre y que los diversos seguimientos se programen y ejecuten correctamente. Las hojas de cálculo y los recordatorios de calendario simplemente no bastarán si planeas escalar tu negocio.
• Tenga sus materiales preparados. Tu equipo necesita un arsenal de información específica, útil e interesante que puedas usar para elaborar tus mensajes de seguimiento. No hay nada peor que un correo electrónico de seguimiento que no tiene contenido. Nunca nag.

Cuando se trata de Correos electrónicos de seguimiento, el tiempo lo es Todo

Vale la pena recordar, mientras que sus clientes potenciales están en su mente todos los días, lo mismo no se aplica a la inversa. Estás compitiendo con compañías rivales, otros tratos y la falibilidad de la memoria humana.

Debes asegurarte de recordar a tus clientes potenciales sobre tu producto o servicio a intervalos regulares, bien pensados y planificados.

‘Conozca a su cliente’ siempre será el primer mandamiento de ventas y es la regla de oro al componer su estrategia de seguimiento.

Por lo general, querrás hacer el segundo toque poco después del inicial. Uno o dos días es lo ideal. Recuerde a la perspectiva de quién es usted y lo que discutió y proponga o solicite un siguiente paso.

El truco está más abajo en la línea. ¿Conoce el ciclo de compra seguido por los clientes potenciales? ¿Hay una ventana de presupuesto o compras de la que esté al tanto?

¿Tal vez tenga alguna información privilegiada sobre los acuerdos que tienen con uno de sus competidores? Asegúrese de trazar a fondo estos eventos. Muchos acuerdos se han alcanzado meses o incluso años después de la presentación inicial a través de una buena sincronización y persistencia.

Basta de charla: Vamos a llegar a esas plantillas de correo electrónico

Caso de uso: Después de la reunión inicial

Se reunió con el cliente potencial y repasó su argumento de venta. Saliste de la reunión con la confianza de que acabas de iniciar un trato, pero aquí estás, tres días después y no has recibido respuesta de ellos.

Este es el clásico correo electrónico de ‘recordatorio suave’ o ‘base táctil’. La clave aquí es hacer avanzar la conversación y proporcionar una razón concreta para una respuesta.

Línea de asunto: Está listo para un seguimiento

Mientras que es importante dar a los prospectos tanta información como sea posible inicialmente, es un gran impulso para el seguimiento si hubo una pregunta que quedó sin respuesta o que necesitó consulta de su parte. Incluso puede valer la pena crear esta situación en su argumento de venta.

Línea de asunto: Buenas noticias. Tengo la información que solicitó

Cuando está vendiendo un producto o servicio que es de naturaleza muy compleja o requiere una propuesta o un precio a medida, lo más probable es que tenga algo de trabajo que hacer después de la reunión inicial.

Este es uno de los seguimientos más fáciles de escribir, pero muchas personas todavía se equivocan al tratar de meter toda la información en el cuerpo del correo electrónico. Cuando un cliente potencial abre un correo electrónico y ve lo que parece el valor de texto de una novela completa, casi invariablemente lo odiarán a usted y a su producto. Dales toda la información que necesitan, pero permíteles descubrirla en su propio tiempo y obtendrás más respuestas.

Línea de asunto: Aquí está la información que solicitaste

Caso de uso: Tras un evento desencadenante

Asumiremos que está utilizando algún tipo de seguimiento y análisis en sus correos electrónicos. Si no lo estás, ve a buscar una herramienta para hacer esto ahora mismo, esperaremos a que regreses antes de continuar. Tiene uno? Bien, sigamos. Si tus análisis muestran que un prospecto abrió tu correo electrónico anterior, hizo clic en un enlace y visitó tu sitio, definitivamente necesitas atacar mientras el lead está activo. Hay dos opciones, y la que utilices dependerá de tu estilo de ventas y personalidad.

Línea de asunto: ¿Quieres más información?

La otra opción es mucho más sencilla.

Línea de asunto: Veo que estás interesado en

: Cuando un cliente potencial tiene asuntos pendientes

, a menudo se da el caso de que la persona con la que se reunió inicialmente no es la que toma la decisión final y necesita irse y consultar con colegas o su jefe. Quieres darles el tiempo suficiente para hacerlo, pero también mantener el plomo bien calentado y tal vez incluso empujarlos hacia el seguimiento. Sugerimos darle unos 4-5 días hábiles antes de disparar lo siguiente.

Línea de asunto: Como prometí, aquí hay más información sobre

Caso de uso: Feria comercial, evento de networking o conferencia

Las ferias comerciales y conferencias son excelentes lugares para reunir clientes potenciales. Si eliges tus eventos correctamente, lo más probable es que llegues a tu mercado objetivo justo en el punto óptimo. Te han confiado sus datos de contacto y han mostrado interés, por lo que este correo electrónico de seguimiento puede ser fácil de escribir, pero también es fácil equivocarse. Esta es una gran oportunidad para darles más información y antecedentes sobre su producto o servicio.

Línea de asunto: Aquí tienes la información que querías

Caso de uso: Inmediatamente después de dejar un correo de voz

El correo de voz y el correo electrónico van juntos como tocino y huevos. El impacto de seguir a uno con el otro a menudo funcionará a su favor. El secreto aquí es ser rápido. Envíe el correo electrónico en cuestión de minutos después de salir del buzón de voz para generar el efecto completo de este doble acto clásico.

Línea de asunto

Caso de uso: Identidad errónea

A veces, encontrar a la persona adecuada con la que hablar es la mitad de la batalla. Si enviaste un correo electrónico completamente frío después de encontrar los detalles de contacto de un cliente potencial en línea, puede valer la pena enviar lo siguiente. Por lo general, afirmarán que son la persona adecuada, o al menos te referirán a la persona con la que deberías hablar.

Línea de asunto: Espero que puedas aclararme

caso de Uso: seguimiento el seguimiento

aquí es donde se pone interesante y complicado. Cuando estás siguiendo un correo sin respuesta previa (o muchos de ellos), es muy fácil comenzar a sonar desesperado o quejumbroso. Aquí es donde su preparación y planificación darán sus frutos. ¿Recuerdas cuando mencionamos anteriormente que necesitabas desarrollar información interesante que pudieras alimentar a los clientes potenciales? Ahora es el momento de sacarlos del almacén y soltarlos.

Línea de asunto: Algunas cosas que puede que no sepas sobre

Hay mucho que aprender de las campañas de redes sociales exitosas. Dele a su cliente potencial algo que pueda compartir con sus colegas o personal.

línea de Asunto: Un regalo para usted y su empresa

Línea de asunto: Todavía espero conectarme contigo

Si realizas cualquier tipo de marketing de contenidos, como bloguear o publicar, tienes una gran excusa para enviar un correo electrónico de seguimiento.

Línea de asunto:

Caso de usuario: The bitter end

A veces, la mejor manera de obtener una respuesta es amenazar con terminar la relación. En el peor de los casos, este correo electrónico le permite hacer una buena limpieza de su canalización y dejar ir acuerdos que simplemente no están sucediendo. A veces es mejor perder un trato que seguir azotando a un caballo muerto. En este punto, también tienes muy poco que perder, por lo que no hay nada de malo en ser un poco descarado, siempre y cuando lo mantengas respetuoso.

Línea de asunto: Es realmente solitario aquí afuera

El clásico correo electrónico de «Buena limpieza» funciona de maravilla y te da una excusa perfecta para hacer contacto.

Línea de asunto: ¿Puedo cerrar tu archivo?

Cómo crear procesos de seguimiento para aumentar la tasa de respuesta

Antes de escribir un solo correo electrónico, deberás crear un proceso de seguimiento a prueba de balas (o ajustar los pasos sueltos en el que ya tienes).

Comencemos cubriendo cuatro pasos esenciales que su proceso de seguimiento debe incluir. Luego, echaremos un vistazo a los errores que debe evitar, junto con las formas de optimizar su proceso.

Cómo encaja el seguimiento en su canalización de ventas

Según Robert Clay de Marketing Wizdom, solo el 2% de los clientes potenciales se cierran después de la primera reunión.

Por lo tanto, el propósito de su presentación inicial es establecer la base y comenzar el proceso de descubrimiento. Esto significa aprender quién más está involucrado en el proceso de compra junto con cómo toman decisiones.

Del mismo modo, incluso si recibes un «no» total, el juego aún no ha terminado.

¿por Qué importa esto? Simple: la forma en que realice el seguimiento dependerá de la etapa de la canalización de ventas en la que se encuentre su prospecto.

Su canal de ventas necesita una secuencia de seguimiento en cada etapa. Por lo general, estos se pueden dividir en los siguientes pasos:

1. Adquisición de leads: Cuando un lead llena por primera vez un formulario o realiza la primera acción para comenzar una relación contigo. Aquí, debe responder rápidamente a la huelga mientras su motivación está caliente. Aquí, tendrás que hacer un seguimiento si no se confirma una cita o los siguientes pasos.
2. Llevar Priorización: el seguimiento de mensajería dependerá de qué información tiene sobre la perspectiva, así como cualquier acción que se tome. Por ejemplo, querrás liderar con una fuerte llamada a la acción para aquellos que visitan tus páginas de precios y características varias veces.
3. Las discusiones comienzan: La forma en que comiences la relación dependerá de varios factores. Por ejemplo, un responsable de la toma de decisiones de alto nivel necesitará más información estratégica, mientras que los roles más «tácticos» valoran las especificaciones técnicas. Haz coincidir tus mensajes de seguimiento en función de con quién estás hablando.
4. Progresión de oportunidades: Después de la conversación inicial, querrás programar una presentación o una presentación. A partir de ahí, puede organizar una segunda llamada o reunión para discutir cualquier objeción y comprender los plazos. Tendrás que llevar la perspectiva de un paso a otro, y esto a menudo requiere del seguimiento.

No tenga miedo de pedir a sus clientes potenciales orientación sobre cuál debería ser el siguiente paso. Incluso puede llegar a preguntar cómo prefieren que se les haga un seguimiento.

Aunque a veces pueden ser difíciles de bloquear, siempre debes intentar finalizar la llamada con un siguiente paso claramente definido. Haga esto al final de una reunión o conferencia telefónica, ya que puede comparar los horarios allí mismo.

Finalmente, siempre resuma su reunión inicial. Esto proporciona una gran razón para enviar un correo electrónico de seguimiento inmediatamente después de la llamada. La ventaja de hacer esto? Te mantiene en la parte superior de la mente de los clientes potenciales (y en la bandeja de entrada) hasta tu próxima llamada.

Entendiendo cómo el seguimiento se adapta a tu canal de ventas, es hora de hablar de uno de los elementos más críticos: el tiempo.

Cuándo enviar tus mensajes de seguimiento

Los buenos correos electrónicos de seguimiento dependen del tiempo. Saber cuánto tiempo esperar, la hora del día y los días de la semana para enviar tus correos electrónicos de seguimiento te ayudará a generar una tasa de respuesta más generosa.

Estos son los diferentes tipos de correos electrónicos de seguimiento que debe usar (y cuándo enviarlos):

• Después del lanzamiento: Envíe un seguimiento de uno a dos días después de su presentación inicial. Utilice esto como una oportunidad para revisar sus puntos débiles, agradecerles por su tiempo e incluir una llamada a la acción para los próximos pasos.
• Revisión con los tomadores de decisiones: Si hay otras partes interesadas involucradas en el proceso de compra, el ciclo de ventas puede tardar un poco más. Envíe un correo electrónico de cuatro a cinco días después de la presentación (tendrá que aprender sobre el proceso de compra durante esta llamada) para darles tiempo suficiente para hablar con el resto del equipo.
• Seguimiento sin respuesta: Necesitarás una secuencia de seguimiento para cuando tus correos electrónicos queden sin respuesta. Aquí, puede ofrecer recursos adicionales, preguntarles si todavía están interesados o la mejor manera de seguir adelante.
• La ruptura: Si aún no recibes una respuesta de tus correos electrónicos de seguimiento, lo último que debes hacer es terminar las cosas. Puede decirles que está cerrando su archivo o usarlo como un último intento para encontrar un mejor momento para hablar.

El día y la hora perfectos para enviar correos electrónicos de seguimiento dependerán de una industria a otra. El mejor lugar para buscar? Tu propio CRM.

Mira qué correos electrónicos generan las mejores tasas de respuesta. Analiza los días de la semana y la hora del día en que se envían. Use esto para planificar el tiempo alrededor de su proceso de seguimiento.

Este artículo le mostrará todas las plantillas de correo electrónico y muestras que necesita para cada uno de los escenarios anteriores.

Cinco errores de seguimiento para evitar

Simplemente desarrollando un proceso de seguimiento consistente, ya está muy adelantado al juego.

Pero hay varios problemas que debe evitar si desea evitar las grietas comunes por las que se pueden deslizar sus cables.

De todos los errores de seguimiento que cometen los vendedores, aquí están los cinco que tienden a atrapar a los equipos de ventas:

1. No realizar un seguimiento rápido: Muchos líderes de opinión creen que debe hacer un seguimiento de los clientes potenciales cinco minutos después de que envíen una consulta. Pero esto no es realista, ya que no está sentado al lado del teléfono todo el día y puede estar sirviendo a una audiencia internacional. Sin embargo, es importante hacer un seguimiento rápido. Cuanto más tiempo los dejes, menos posibilidades tendrás de obtener una respuesta. Instale sistemas para asegurarse de que responde lo más rápido posible.
2. No centrarse en la empresa: Muchos vendedores cometen el error de poner toda su energía en el prospecto. Si estás vendiendo en grandes organizaciones, necesitas interactuar con varias personas. Siempre encuentre la mayor cantidad de información sobre otras partes interesadas y el proceso de compra para acomodar a todos los tomadores de decisiones.
3. No hacer un seguimiento con la frecuencia suficiente: Un estudio de Velocify encontró que el 93% de los cables convertidos se alcanzan en el sexto intento. Asegúrate de hacer un seguimiento suficiente cuando la relación haya comenzado. Aprenderás a hacer esto agregando valor más adelante en esta guía.
4. No usar canales preferidos: Anecdóticamente, el 90% de las veces los prospectos querrán saber de ti por correo electrónico. Pero algunos pueden preferir una llamada telefónica u otra forma de comunicación. Si prefiere una llamada telefónica en lugar de un correo electrónico, pregúnteles a qué hora es mejor comunicarse con ellos.
5. No hacer un seguimiento de tus métricas: Sin medir su rendimiento de ventas, no sabrá si lo que está haciendo está funcionando. Use un CRM para medir las tasas de apertura y respuesta de cada uno de sus correos electrónicos para ver cómo funciona cada correo electrónico de seguimiento.

Analice su proceso de ventas existente. Esté atento a cualquiera de los siguientes. Cree un plan para arreglarlos y desplegarlos, asegurándose de capacitar a sus vendedores cuando sea necesario.

Optimizar sus correos electrónicos de seguimiento para aumentar las tasas de respuesta

Antes de pasar a las plantillas, hablemos de cómo puede mejorar aún más su proceso de seguimiento.

Al optimizar su proceso de ventas de esta manera, es más probable que vea una tasa de respuesta más generosa (y, por lo tanto, conversiones) de sus esfuerzos de seguimiento.

1. Comience con el valor: Tan pronto como un nuevo cliente potencial entre en su canalización, puede ser tentador saltar directamente al terreno de juego. En su lugar, agregue tanto valor como sea posible por adelantado. Es poco probable que los nuevos clientes potenciales confíen en ti al principio, y al guiarlos y actuar como un asesor, es más probable que construyas la confianza crucial para cerrar el trato.
2. Use datos e información: Respalde todo lo que diga con estadísticas de terceros y anécdotas de líderes de opinión de la industria. También debes usar testimonios y estudios de casos, mostrando los resultados que has generado para clientes como ellos.
3. Evite la automatización: La automatización puede ser una herramienta poderosa para optimizar ciertos procesos. Pero cuando se trata del seguimiento, debe ser lo más personalizado posible. Como verá en las plantillas y muestras a continuación, muchas de ellas requieren que comprenda la empresa de su cliente potencial. No puedes conseguir esto en una secuencia automática y cronometrada.
4. Haz que vuelvan: Dependiendo de la complejidad de tu oferta, necesitarás más de una llamada o reunión para cerrar el trato. Esto es especialmente cierto si hay varias partes interesadas dentro de la empresa. Por lo tanto, asegúrese de mantener la conversación abierta y de llevar al siguiente paso lo más rápido posible.
5. Agregue su personalidad: Las personas hacen negocios con personas que les gustan o respetan. Siempre debe ser usted mismo durante todo el proceso de ventas, pero especialmente durante sus seguimientos. Incluso si estás polarizando, muchos tomadores de decisiones de alto nivel te respetarán por mantener tus propias creencias.

Conclusión: Adáptate y Aprende

Notarás una cosa que todas estas plantillas tienen en común: no son muy largas.

Sus clientes potenciales probablemente estén ocupados y la naturaleza humana dicta que cualquiera que abra un correo electrónico y vea una pared de texto lo cerrará casi de inmediato. Si tienes suerte y están realmente interesados, planean leerlo más tarde.

En la mayoría de los casos, sin embargo, nunca lo volverán a ver. Vaya al grano y adjunte o enlace a cualquier información grande que necesite enviar.

Por supuesto, estos son solo un punto de partida. Necesitarás adaptar estas plantillas para que se adapten a tus clientes y al mercado, pero te servirán para mejorar la tasa de respuesta a tus seguimientos.