Unabhängig von Ihrer Branche kann die Bedeutung der Website Ihres Unternehmens nicht überschätzt werden. Es ist das öffentliche Gesicht des Unternehmens, ist immer offen und hat das Potenzial, gelegentliche Besucher in treue Kunden zu verwandeln.Wenn es darum geht, eine brandneue Website neu zu gestalten oder zu erstellen, ist es eine der wichtigsten Entscheidungen, die Sie treffen werden. Aber wie starten Sie den Prozess überhaupt? Für viele besteht der erste Schritt darin, eine Angebotsanfrage (oder RFP) zu erstellen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Website-Redesign-Ausschreibung schreiben, die Folgendes beinhaltet:

• Stellen Sie Agenturen wichtige Informationen zur Verfügung, mit denen sie bessere und genauere Vorschläge erstellen können
• Priorisieren Sie Ihre Merkmalswunschliste, um sie an Ihre Ziele anzupassen
• Ziehen Sie eine Agentur an, mit der Sie gerne zusammenarbeiten werden
• Helfen Sie, Überraschungen zu vermeiden
• Erstellen Sie ein besseres Endergebnis

Wir haben auch eine kostenlose, anpassbare Website-RFP-Vorlage beigefügt.DOC-Download, der alle Informationen enthält, die Sie benötigen.

Als interaktive Agentur haben wir im Laufe der Jahre viele RFPs gesehen, und sie sind nicht alle gleich. Wenn Sie ernsthaft über die Informationen nachdenken, die Sie in die Website-Redesign-Ausschreibung aufnehmen, sparen Sie sich später viel Zeit bei der Beantwortung der Fragen der Agenturen.

Related: Nicht jedes Website-Projekt erfordert, dass Kunden ein Request for Proposal-Dokument ausfüllen. Wenn Ihr Website-Projekt einen kleineren Umfang oder ein kleineres Budget hat, füllen Sie einfach diesen Fragebogen aus und beginnen Sie ein Gespräch.

Indem Sie Informationen über Ihre Ziele, Funktionsanforderungen, Ihr Budget und Ihre Zeitpläne auf organisierte Weise einbeziehen, präsentieren Sie sich als Kunde mit Wissen und Respekt dafür, wie eine Agentur Ihnen am besten helfen kann, sie zu erreichen – mit anderen Worten, ein Kunde, mit dem Top-Agenturen zusammenarbeiten möchten! Während sich viele Agenturen auf Ausschreibungen verlassen, um neue Geschäfte zu tätigen, nimmt die Beantwortung viel Zeit in Anspruch, setzt voraus, dass Sie alle Antworten haben, bevor Sie überhaupt beginnen, und fördert unnötige Spiele zwischen den Parteien.Das heißt, anstatt einer Wäscheliste mit Anforderungen und Taktiken sollte Ihre Website-Ausschreibung verwendet werden, um Agenturen die Möglichkeit zu geben, Ihnen bei der Lösung eines Problems zu helfen. Wir haben viele Gespräche mit Kunden geführt, in denen sie nach Taktiken gefragt haben, die wahrscheinlich nicht der beste Weg sind, um ihre Ziele zu erreichen.

Digitale Trends ändern sich schnell; es ist fast unmöglich, über jede neue Entwicklung auf dem Laufenden zu bleiben. Kunden gewinnen, indem sie aufgeschlossen bleiben und bereit sind, neue Techniken zu nutzen. Schließlich beauftragen Sie eine Agentur für ihre Expertise – indem Sie sie nur auf die Lösungen beschränken, die Sie bereits entwickelt haben, schließt die Weite ihrer Kreativität und Erfahrung aus.

Related: Unsere ultimative 14-Schritte-Website-Redesign-Checkliste kann Ihnen helfen, sich auf Ihr Website-Redesign vorzubereiten und häufige Fallstricke und Straßensperren auf dem Weg zu vermeiden.

Wenn Sie für alle Möglichkeiten offen sind, sollte die Ausschreibung wirklich als Beginn eines Gesprächs gerahmt werden. Der Aufbau einer erfolgreichen Website erfordert persönliche Chemie (Sie werden die nächsten Monate damit verbringen, eng mit diesen Leuten zusammenzuarbeiten), daher ist es wahrscheinlich nicht der beste Weg, Ihre Ziele zu erreichen, wenn Sie diese Entscheidung ausschließlich auf ein einzelnes Vorschlagsdokument stützen, das Ihnen per E-Mail zugesandt wurde.

So schreiben Sie eine Website-Redesign-Ausschreibung

Lassen Sie uns zunächst die Basisebene der Informationen behandeln, die jede Ausschreibung enthalten sollte.

1. Einleitung/Zusammenfassung: Geben Sie in einem einzigen Absatz an, warum Sie diese Ausschreibung erstellen und wonach Sie suchen. Ist das ein Redesign oder ein Update? Anbieter werden diesen Absatz lesen, um sicherzustellen, dass das, wonach Sie suchen, ihren Fähigkeiten entspricht.Kontext: Geben Sie uns die 10.000-Fuß-Ansicht, die es uns ermöglicht zu sehen, wie dieses Projekt in die Arbeitsabläufe und Ziele der gesamten Organisation passt. Warum Sie dieses Projekt übernehmen möchten, ist wahrscheinlich genauso wichtig wie das, was Sie tun möchten.
2. Priorisierte Ziele: Welche Geschäftsziele soll diese Website beeinflussen? Um es klar zu sagen, Ein Website-Ziel ist NICHT „Erstellen Sie eine dynamische und intuitive Website, die unsere Benutzer anspricht und begeistert.“ Jede Designagentur, die ihre Due Diligence durchführt, wird eine Website erstellen, die intuitiv und ansprechend ist. Ein Ziel ist auch nicht das, was die Website tun soll (Website-Funktionalität kommt später). Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die gewünschten Ergebnisse dieses Projekts. Dies sollten INTELLIGENTE Ziele sein, wie zum Beispiel:
   • Steigerung der von der Website generierten Kunden-Leads von 1.500/Monat auf 2.500/Monat bis zum 30.Juni 2017
   • Steigerung der Besuche vor Ort um 50% (1.000/Monat auf 1.500/Monat) für unsere neue Produkteinführung bis zum 30. September 2018
   • Spenden in Höhe von 250.000 USD zur Unterstützung unserer Kapitalkampagne bis Ende des Jahres
3. Projektteam: Geben Sie die Namen und Titel aller Personen an, die an diesem Projekt beteiligt sein werden. speziell, deren Zustimmung bei jedem Schritt benötigt wird. Dies hilft der Agentur, einen geeigneten Kommunikationsplan für das Projekt zu erstellen, der die Arbeit aller erleichtert.
4. Nutzer: Wen wollen Sie mit Ihrer Website erreichen? Geben Sie nicht nur ihre demografischen Informationen an, sondern auch ihre Probleme, die der Besuch Ihrer Website möglicherweise lösen kann. Agenturen entwickeln diese Benutzer in der Regel zu Benutzerpersönlichkeiten, Mit denen eine Inhaltsstrategie und benutzerdefinierte Weberlebnisse erstellt werden.
5. Gewünschter Prozess: Wenn es bestimmte Schritte gibt, die Sie ausführen möchten oder die Sie überspringen möchten, können Sie dies gerne anrufen. Wenn Sie beispielsweise kürzlich eine eingehende Benutzerforschungsstudie durchgeführt haben, die an das neue Team übergeben werden kann, lassen Sie es die Agenturen wissen, damit sie nicht davon ausgehen, dass sie mit Benutzerumfragen und Interviews bei Null anfangen müssen, um ihre strategischen Empfehlungen abzugeben.
6. RFP-Zeitleiste: Verwenden Sie diesen Abschnitt, um Agenturen mitzuteilen, wann sie Ihnen ihre Antworten senden müssen. Geben Sie an, wann sie zurückhören werden, wenn sie Finalist sind, und den Zeitpunkt für Follow-up-Meetings (dazu später mehr). Lassen Sie schließlich alle wissen, wann Sie eine Entscheidung treffen werden.
7. Projektzeitplan: Lassen Sie alle zu Beginn wissen, wann das Projekt abgeschlossen sein soll und ob es etwas gibt, das dieses Datum bestimmt, z. B. eine Produkteinführung oder eine Veranstaltung.
8. Budget: Viele Kunden zögern zu Beginn, ein Budget zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie diese Informationen jedoch zu Beginn teilen, können Agenturen viel bessere Empfehlungen geben und allen Zeit sparen. Agenturen, die weit außerhalb Ihres Preispunkts liegen, können sich höflich entschuldigen, während Anbieter, die gut passen, die Freiheit haben, kreative Wege vorzuschlagen, um mehr von Ihren Zielen zu erreichen. Wenn Sie Ihr Budget nicht kennen, sind Sie wahrscheinlich nicht bereit, eine Website-Redesign-Ausschreibung zu senden. Wenn Sie einen Zahlungsplan oder Einschränkungen für das Geschäftsjahr haben, ist dies ein guter Zeitpunkt, um diese offenzulegen.
9. Vorhandene Website-Informationen: Jeder weiß, dass Ihre aktuelle Website nicht perfekt ist (deshalb schreiben Sie eine Website-Redesign-Ausschreibung). Aber verwenden Sie diesen Abschnitt, um zu erklären, welche Elemente funktionieren und was Ihre größten Schmerzpunkte sind.
10. Funktionsanforderungen: Beschreiben Sie alle Funktionen, die Sie für Ihre neue Website benötigen, so spezifisch wie möglich. Diese Liste kann enthalten, was die Website tun soll, sowie wichtige Inhaltstypen. Einige Funktionsbeispiele könnten sein:
    • Responsive Layout
    • Möglichkeit, wichtige Seiten über ein Content-Management-System zu bearbeiten
    • Veranstaltungskalender mit Registrierungssystem
    • Anzeige benutzerdefinierter Inhalte basierend auf dem Browserverlauf des Benutzers
    • Interaktive Karte der Bürostandorte
11. Integrationen / Technologieanforderungen: Listen Sie alle Funktionen auf und beschreiben Sie sie detailliert, die für den Erfolg dieses Projekts unerlässlich sind. Muss die Website in einem bestimmten CMS wie WordPress oder Drupal erstellt werden? Warum? Gibt es ein Drittanbietersystem wie Salesforce oder Blackbaud, das in Ihre Website integriert werden muss? Wie benutzt du sie? Hosten Sie die Website oder benötigen Sie ein externes Hosting?
12. Vorschlagsanforderungen: Nachdem Sie Ihre Seele entblößt haben, können Sie Ihre potenziellen Anbieter hier nach allem fragen, was Sie wissen müssen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Je spezifischer Ihre Fragen zur Neugestaltung Ihrer Website sind, desto einfacher ist es für Sie, die Antworten der Anbieter zu vergleichen, wenn Sie Antworten erhalten.

OK, jetzt haben Sie Ihre Website-Redesign-RFP-Gliederung ausgefüllt, Sie sind bereit, es an alle Ihre Agenturfreunde zu senden, richtig? Maaaaybe…

Lassen Sie uns dies auf 11 erhöhen

Wenn Sie die Website-RFP-Empfänger wirklich beeindrucken und zeigen möchten, dass Sie organisiert sind, finden Sie hier einige zusätzliche Kreditinformationen, die Sie hinzufügen können, um Ihre Antworten zu verbessern

1. Competitive Set: Listen Sie die drei Wettbewerber auf, die Ihnen am häufigsten Geschäfte abnehmen. Agenturen können Ihre Positionierung vergleichen und sehen, wie sie ähnliche Hindernisse angehen, um zu erfahren, wie sich Ihre neue Website abheben kann.
2. Comparables: Listen Sie in diesem Abschnitt alle Websites auf, die Inspiration für innovative Wege bieten können, mit denen andere Unternehmen, die nicht in Ihrer Branche tätig sind, ähnliche Probleme lösen. Wenn Sie beispielsweise für eine gemeinnützige Organisation arbeiten, deren Ziel es ist, Online-Spenden zu erhöhen, können Sie E-Commerce- oder Publishing-Sites auflisten, die unterschiedliche Inhalte und Benutzerströme hervorragend verwenden, um die Konversionsraten zu verbessern.
3. Styleguide: Wenn Ihr Unternehmen über einen etablierten Web-Styleguide verfügt, fügen Sie ihn hier ein, um Parameter für den Designprozess festzulegen.
4. Marketingmaterialien: Fügen Sie Druck-, Video- oder andere Materialien hinzu, die Sie weiterhin verwenden möchten, um sicherzustellen, dass die Website ein einheitliches Erscheinungsbild aufweist. Alle Hinweise, welche Taktiken funktionieren oder unterdurchschnittlich sind, wären ebenfalls hilfreich.

Dies ist nur der Anfang

Wie Sie vielleicht schon früher gehört haben, sollte eine Website-Redesign-Ausschreibung der Beginn einer Konversation sein, die sich mit den Zielen, Benutzern und Nachrichten Ihres Unternehmens befasst. Wenn Sie mit einer Vorlage (auch unserer) beginnen, scheuen Sie sich nicht, sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Dadurch haben Sie und die Agenturen, mit denen Sie in Kontakt treten, einen viel besseren Ausgangspunkt.

Recherchieren Sie und senden Sie Ihre Website-Ausschreibung an Agenturen mit Dienstleistungen und Arbeitsproben, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Verwenden Sie die Antworten, die Sie erhalten, um eine Gruppe von Finalisten auszuwählen, die Sie mitbringen und persönlich treffen können. Sie müssen eine Agentur auswählen, die zu Ihrer Persönlichkeit passt – und das lässt sich nicht allein per E-Mail beurteilen.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, sind Sie auf dem besten Weg zu einer großartigen neuen Website. Während des gesamten Prozesses lernen Sie viel über Ihre Benutzer, Ihr Unternehmen und Ihre digitale Strategie – es sollte Spaß machen!

Nun, für den Teil, auf den Sie gewartet haben … unsere Website Redesign RFP Vorlage ist unten verlinkt. Fühlen Sie sich frei, es an Ihre Bedürfnisse anzupassen und vergessen Sie nicht, uns eine Kopie zu senden, wenn Sie fertig sind! Wir freuen uns, über Ihr nächstes Projekt zu sprechen!