Unternehmer können Ausgaben für die Nutzung eines Autos für geschäftliche Zwecke, für das eigene Fahren und für das Fahren von Mitarbeitern abziehen.

So ziehen Sie Ausgaben ab

Der IRS ermöglicht zwei verschiedene Möglichkeiten, Ausgaben für Geschäftsfahrten abzuziehen: tatsächliche Ausgaben und einen Standardkilometerabzug. Welche Kostenabzugsmethode Sie wählen, hängt von Ihrer Situation und den Anforderungen und Einschränkungen des IRS ab.

Standard-Kilometergeld. Der Standard-IRS-Kilometerabzug für Geschäftsfahrten, der sich jedes Jahr ändert, ist am einfachsten zu verwenden. Sie multiplizieren einfach die für das Jahr gefahrenen Geschäftsmeilen mit dem Satz für dieses Jahr und verwenden diesen Betrag auf dem entsprechenden Steuerformular.

Wenn Sie im ersten Jahr, in dem Sie ein Auto benutzen, den Standardkilometersatz verwenden müssen. Wenn Sie diese Methode für ein geleastes Auto verwenden möchten, müssen Sie es für alle Jahre des Mietvertrags verwenden.

Der IRS hat einige Anforderungen für die Verwendung der Standardkilometerpauschale:

• Sie dürfen nicht fünf oder mehr Autos gleichzeitig betreiben, wie bei einem Flottenbetrieb,
• Sie dürfen keinen Abschreibungsabzug für das Auto mit einer anderen Methode als der geraden beansprucht haben,
• Sie dürfen keinen Abzug nach Abschnitt 179 für das Auto beansprucht haben,
• Sie dürfen den Sonderabschreibungszuschlag für das Auto nicht beansprucht haben, und
• Sie dürfen keine tatsächlichen Ausgaben für ein Auto geltend gemacht haben, das Sie leasen.

Zusätzlich zum Standard-Kilometerabzug können Sie mehrere andere Fahrkosten abziehen:

• Zinsaufwendungen für einen Autokredit, basierend auf dem Prozentsatz der Zeit, die Sie für geschäftliche Zwecke verwenden.
• Geschäftsbezogene Maut- und Parkgebühren getrennt vom Standardkilometersatz.
• Der geschäftliche Teil der lokalen Grundsteuern auf Kraftfahrzeuge.

Lesen Sie mehr über die Vorteile, Nachteile und Einschränkungen des Standardabzugs im Vergleich zum tatsächlichen Kostenabzug.

Tatsächliche Ausgaben. Ihr Unternehmen kann die tatsächlichen Kosten für Geschäftsfahrten abziehen, die abgezogen werden können:

• Abschreibung (aber siehe Grenzen unten)
• KFZ-Zulassungsgebühren
• Lizenzen
• Gas
• Versicherung
• Reparaturen
• Öl
• Garagenmiete
• Fahrzeugtitel.

Autokosten für ein geleastes Auto

Wenn Sie ein Auto für geschäftliche Zwecke leasen, können Sie den Teil jeder Leasingzahlung, der geschäftlich verwendet wird, entweder mit dem Standardkilometersatz oder den tatsächlichen Kosten abziehen. Sie müssen die gleiche Methode verwenden, während Sie den Mietvertrag haben.

Abschreibungskosten für Geschäftsfahrten

Im Allgemeinen ist ein Auto, das für geschäftliche Zwecke verwendet wird, ein Vermögenswert, und die Kosten dieses Autos sind Kapitalkosten, was bedeutet, dass es über mehrere Jahre abgeschrieben werden kann.

Wenn Sie den Standardabzug verwenden, können Sie die Abschreibung eines Geschäftsfahrzeugs nicht abziehen. Sie müssen zur tatsächlichen Ausgabemethode wechseln, um das Fahrzeug abzuschreiben. Besondere Regeln gelten, wenn Sie Ihr Auto zu 50% oder weniger für geschäftliche Zwecke nutzen.

Fahren als Geschäftsinhaber

Die Kosten für das Fahren eines Autos für geschäftliche Zwecke (nicht Pendeln oder andere persönliche Zwecke) sind legitime Geschäftsausgaben, und Sie können diese Ausgaben von Ihrer Gewerbesteuererklärung abziehen.

Wie Sie den Abzug für Ihr Unternehmen erfassen, hängt von Ihrem Unternehmenstyp und der Art der Steuererklärung ab, die Ihr Unternehmen einreicht. Die meisten Kleinunternehmer verwenden Schedule C, um Geschäftsgewinne und -verluste zu melden.

Arbeitnehmer, die geschäftlich unterwegs sind

Einige Arbeitgeber erstatten den Arbeitnehmern die Fahrkosten, andere nicht.Mit Wirkung von 2018 bis 2025 hat der IRS den verschiedenen detaillierten Steuerabzug in Anhang A der persönlichen Steuererklärungen ausgesetzt. Die nicht erstatteten Betriebsausgaben der Mitarbeiter wurden in diese Kategorie aufgenommen, sodass Sie keinen Abzug für Betriebsausgaben vornehmen können, die von Ihrem Unternehmen nicht erstattet wurden.

Aufzeichnungen für Steuern

Um Autokosten für Geschäftsfahrten abziehen zu können, müssen Sie in der Lage sein, den Nachweis des Geschäftsfahrens zu erbringen. Dies gilt auch, wenn Sie den Standardabzug nehmen.

Sie müssen auch in der Lage sein, die Beträge anzuzeigen, die Sie für Geschäftsfahrten bezahlt haben, und Sie müssen eine schriftliche Aufzeichnung führen, z. B. Quittungen, stornierte Schecks oder Rechnungen. Y

Führen Sie eine Aufzeichnung:

• die Kosten für das Auto und etwaige Verbesserungen
• Das Datum, an dem Sie das Auto geschäftlich genutzt haben,
• Die Kilometerleistung für jede geschäftliche Nutzung,
• die Gesamtmeilen für das Jahr.

Notieren Sie für jede Ausgabe das Datum der Ausgabe oder das Datum der Nutzung des Autos, Ihr Geschäftsziel und den Geschäftszweck.

Alle Geschäftsfahrkostenaufzeichnungen müssen:

• Vollständig sein und alle Informationen einschließlich Datum, Ort, Kilometerstand, tatsächlichen Kosten und Geschäftszweck anzeigen.
• Genau, was bedeutet, dass Sie Backups für einzelne Ausgaben haben sollten.
• Rechtzeitig, zum Zeitpunkt der Ausgabe, nicht später erstellt.

Nicht abzugsfähige Geschäftsfahrkosten

Sie können keinen Abzug für Geschäftsfahrten vornehmen:

• Für den persönlichen Gebrauch des Autos: Sie müssen den geschäftlichen und den persönlichen Gebrauch des Autos trennen, unabhängig davon, ob es sich um Ihr persönliches Auto oder ein unternehmenseigenes Auto handelt. Persönliche Ausgaben sind niemals abzugsfähig.
• Für Pendelkosten (hin und her zur Arbeit von zu Hause aus).
• Nutzung des Autos zum Transport von Geschäftsmaterial während der Fahrt oder zum Telefonieren mit dem Handy. Der IRS sagt, dass diese Umstände die Ausgaben immer noch nicht absetzbar machen, weil Sie das Auto hauptsächlich zum Pendeln benutzen.
• Für die Verwendung Ihres Fahrzeugs für Werbung wie das Anbringen eines Schildes an Ihrem Auto und das Herumfahren. Die IRS sagt ausdrücklich:

„Das Anbringen von Anzeigematerial, das für Ihr Unternehmen wirbt, an Ihrem Auto ändert nichts an der Verwendung Ihres Autos vom persönlichen Gebrauch zum geschäftlichen Gebrauch. Wenn Sie dieses Auto zum Pendeln oder für andere persönliche Zwecke verwenden, können Sie Ihre Ausgaben für diese Zwecke immer noch nicht abziehen.“

Haftungsausschluss: Jedes Unternehmen ist anders und die Kosten für Geschäftsfahrten sind kompliziert. Diese Informationen sollen eine allgemeine Übersicht sein, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Führen Sie gute Aufzeichnungen und besprechen Sie diese mit einem Steuerfachmann, bevor Sie Ihre Gewerbesteuererklärung ausfüllen.