Als Kleinunternehmer fällt es Ihnen möglicherweise leichter, ein wenig Geld für kleine oder zufällige Einkäufe zu verstauen, anstatt sich jedes Mal die Mühe zu machen, einen Scheck auszustellen. Dieser gespeicherte Fonds wird Petty Cash genannt.

Was ist Kleingeld?

Kleingeld ist eine kleine Menge Bargeld, die Unternehmen in einer verschlossenen Schublade oder Box zur Hand haben, um kleinere Geschäftsausgaben zu bezahlen. In kleinen Unternehmen gibt es normalerweise einen Petty Cash Fund. In größeren Unternehmen kann jedoch jede Abteilung oder jedes Gebäude über einen eigenen Kleingeldfonds verfügen.

Der Petty Cash Fund wird als vorab festgelegter, fester Betrag festgelegt, der je nach Geschäft häufig zwischen 30 und 300 US-Dollar liegt. Wenn dieser vorab festgelegte Betrag zur Neige geht, wird der Fonds aufgefüllt.

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Wofür verwenden Unternehmen Kleingeld?

Unternehmen verwenden Kleingeldmittel, um kleinere Geschäftsausgaben zu decken, deren Bezahlung per Scheck nicht praktikabel ist.

Unternehmen verwenden Kleingeldmittel, um kleinere Geschäftsausgaben zu decken, deren Bezahlung per Scheck nicht praktikabel ist.

Beispiele für Kleingeldausgaben:

• Geschenke für Kunden wie Blumen oder Grußkarten
• Bürobedarf wie Stifte oder Druckerpapier
• Briefmarken
• Erstattung von Mitarbeitern für kleine Unternehmen ausgaben wie Snacks für eine Mitarbeiterversammlung

Sie sollten keine Kleingeldmittel für Betriebsausgaben wie Gehälter, Löhne, Waren oder Dienstleistungen oder für Gehaltsscheckvorschüsse verwenden.

Wer kontrolliert den Petty Cash Fund?

Jeder Petty Cash Fonds wird von einer Petty Cash Depotbank verwaltet. In einem kleinen Unternehmen ist diese Person oft der Büroleiter oder ein anderer vertrauenswürdiger Mitarbeiter.

Die Depotbank ist verantwortlich für:

• Feststellung der Gültigkeit von Kleingeldanträgen
• Auszahlung von Kleingeldmitteln
• Verfolgung von Kleingeldausgaben
• Durchsetzung der Kleingeldpolitik des Unternehmens

Wie funktionieren Kleingeldauszahlungen und -auffüllungen?

Kleingeldauszahlungen erfolgen durch die Verwendung von Kleingeldbelegen / Gutscheinen, die Sie in einem Bürobedarfsgeschäft kaufen können. Der Beleg / Gutschein spiegelt typischerweise:

• Datum der Barauszahlung
• Auszahlungsbetrag
• Name der Person, die die Zahlung erhalten hat
• Grund für die Auszahlung
• Name des Hauptbuchkontos, dem die Kosten in Rechnung gestellt werden

Die Kleingeldbelege zusammen mit dem verbleibenden Kleingeldguthaben sollten dem ursprünglichen Betrag des Kleingeldfonds entsprechen — dh dem ursprünglichen Betrag, der in die Kleingeldschublade oder -box gelegt wurde.

Wenn das Kleingeldguthaben einen bestimmten Tiefstand erreicht, können Sie den Fonds auffüllen, indem Sie einen Scheck in Höhe der Quittungen ausstellen. Dadurch wird der Kleingeldfonds wieder auf das ursprüngliche Niveau gebracht.

Was in Ihrer Kleingeldpolitik zu setzen

Eine gut konstruierte Kleingeldpolitik umfasst:

• Eine Grundsatzerklärung, in der der Zweck des Petty cash Fund und der Höchstbetrag der für jede Ausgabe zulässigen Mittel erläutert werden
• Wofür Petty verwendet werden kann und was nicht
• Die Verantwortlichkeiten der Petty cash Depotbank
• Andere verwandte Kontakte und ihre Rollen
• Verfahren zur Auszahlung, Auffüllung und Sicherung von Kleingeldgeldern
• Die verschiedenen Kleingeldformen und ihre Anweisungen, wie z. B. Kleingeld quittung / Gutschein und Nachschubformular

So verfolgen Sie Kleingeld

Sie können Kleingeld durch Aufzeichnung und Abstimmung verfolgen.

Jedes Mal, wenn die Depotbank neue Kleingeldmittel anfordert und erhält, müssen im Austausch für die Quittungen Journaleinträge im Hauptbuch vorgenommen werden, um die Transaktion zu erfassen. Erfassen Sie insbesondere die Kleingeldausgaben — die den Quittungen entsprechen sollten – als Belastung und den Nachschubbetrag als Gutschrift (auf Ihrem Geldkonto).

Wie bereits erwähnt, sollte das verbleibende Kleingeldguthaben der Differenz zwischen dem Startbetrag für Kleingeld und den getätigten Auszahlungen entsprechen. Wenn es einen Überschuss oder Mangel gibt, versuchen Sie, die Quelle der Diskrepanz zu finden — die aus einer beliebigen Anzahl oder aus Gründen wie mathematischen Fehlern oder der Auszahlung von Geldern ohne Quittung resultieren kann.

Wenn Sie Kleingeld angemessen verwalten, sollten Sie keine Probleme haben, Ihre Transaktionen auszugleichen. Aber wenn es einen Mangel gibt, müssen Sie den Verlust durch eine zusätzliche Belastung im Hauptbuch berücksichtigen. Umgekehrt, wenn es eine Überschreitung gibt, notieren Sie es als zusätzliche Gutschrift, um den Gewinn zu berücksichtigen.

Best Practices für Ihre Sicherheit

Bewahren Sie Ihre Kleinkassette immer an einem sicheren Ort auf, z. B. in einem Safe oder einem verschlossenen Aktenschrank.

• Ihr Kleingeldverwalter sollte eine ehrliche, zuverlässige und ethische Person sein, die die Bedeutung des Schutzes des Kleingeldsystems versteht
• Bewahren Sie Ihre Kleingeldbox immer an einem sicheren Ort auf, z. B. in einem Safe oder einem verschlossenen Aktenschrank. Zu keinem Zeitpunkt sollte die Box für Kunden oder nicht autorisierte Mitarbeiter offen gelassen werden, um sie zu sehen
• Führen Sie regelmäßige Abstimmungen durch, um Diskrepanzen zu erkennen und eine genaue Kleingeldverwaltung sicherzustellen
• Entwickeln Sie strenge interne Kontrollen für die Verwaltung von Kleingeldfonds
• Geben Sie nicht einer Person die alleinige Autorität über kleingeld. Jemand anderes sollte die Arbeit der Depotbank überprüfen und regelmäßig den Kleingeldbestand überprüfen
• Beschränken Sie den Kleingeldzugang auf nur eine begrenzte Anzahl von geprüftem Personal

Lesen Sie abschließend die IRS-Veröffentlichung 583 für Kleingeldregeln und Empfehlungen