Ihr Eventvorschlag spiegelt in erster Linie Ihren Kunden wider. Da die Planung einer Veranstaltung die Anpassung dieser Veranstaltung an die Bedürfnisse und das Budget Ihres Kunden erfordert, sollte Ihr Vorschlag eine Veranstaltung widerspiegeln, die persönlich und einzigartig ist. Sie können eine Vorlage als allgemeine Anleitung verwenden, um mit dem Schreiben Ihres Veranstaltungsvorschlags zu beginnen, sie dann jedoch anpassen und die einzelnen für jeden Kunden bereitgestellten Dienste einbeziehen.

Ein Hinweis, bevor Sie beginnen

Der erste Schritt besteht darin, sich mit Ihrem potenziellen Kunden zu treffen, um zu besprechen, was er für diese Veranstaltung vorhat, was der Zweck ist, wie viele Gäste er hat und was er erreichen möchte. Notieren Sie sich neben Datum, Uhrzeit und gewünschtem Ort auch Ideen zu Thema, Catering, Gesamtästhetik, Farben oder Ambiente, die während dieses Meetings besprochen wurden.

Erste Schritte mit dem Veranstaltungsvorschlag

Jeder Vorschlag sollte für den Kunden geschrieben werden. Veranstaltungsplanung ist ein Dienstleistungsunternehmen, und dieser Service, die persönliche Note und der kreative Ansatz machen eine Veranstaltung erfolgreich und unvergesslich, zwei Eigenschaften, die einen großen Beitrag zur Generierung neuer Kunden für Ihr Unternehmen leisten. Vorschläge sollten gut geschrieben und gründlich recherchiert sein und die notwendigen Details enthalten, damit sich der Kunde vorstellen kann, was Sie vorhaben.

1. Stellen Sie sich und das Projekt vor. Beginnen Sie mit einer kurzen Einführung in Sie und Ihr Eventplanungsunternehmen. Geben Sie Einzelheiten an, z. B. wie lange Sie im Geschäft sind und Welchen beruflichen Hintergrund Sie haben. Einige Planer setzen diesen Abschnitt am Ende, ähnlich wie die Biografie eines Buchautors auf einem Schutzumschlag oder einer Rückseite.
2. Schreiben Sie eine ansprechende Veranstaltungsbeschreibung. Fassen Sie die tatsächliche Veranstaltung zusammen, einschließlich der Details, die während Ihrer Besprechungen besprochen wurden, z. B. das Ziel der Veranstaltung, der allgemeine Zeitrahmen, die Anzahl der Gäste und mögliche Veranstaltungsorte. Wenn Sie kein erfahrener Schriftsteller sind, suchen oder stellen Sie jemanden ein, der mit Worten vertraut ist, um diesem Abschnitt so viel Anziehungskraft wie möglich zu verleihen.
3. Listet alle angebotenen Dienste auf. Dieser Abschnitt ist besonders wichtig. Der Kunde muss genau wissen, welche Dienstleistungen Sie für diese Veranstaltung erbringen. Eine Checkliste mit Aufzählungspunkten zeigt deutlich die verschiedenen Leistungen, die enthalten sind. Dieser Ansatz eignet sich gut für kleinere Veranstaltungen wie Brautduschen oder festliche Abendessen und ist für den Kunden einfach zu sehen, was Sie tun werden und welche Anbieter Sie verwenden werden. Bei größeren Veranstaltungen mit mehreren Funktionen, z. B. einer Cocktailstunde oder einem Mittagessen, möchten Sie möglicherweise Abschnitte für jeden Aspekt der Veranstaltung erstellen und dann die spezifischen Dienste auflisten, die für jeden bereitgestellt werden.
4. Zeigen Sie Ihre bisherigen Arbeiten. Wenn Sie in der Vergangenheit ähnliche Veranstaltungen geplant haben, fügen Sie Fotos dieser Veranstaltungen hinzu, um Ihre Arbeit zu präsentieren. Visuelle Darstellungen können dem Kunden helfen zu sehen, was Sie tun können, und sind eine große Gewissheit für Sie, dass Ihr Stil ihrer Vision entspricht. Dinge zu haben, gegen die man vergleichen kann, kann wirklich helfen, das Ereignis zu rationalisieren, sobald es Zeit ist, den Boden zu brechen.
5. Integrieren Sie monetäre Informationen. Während der Kunde möglicherweise Ihren Vorschlag liest und alle Details und Bilder des von Ihnen vorgestellten Ereignisses aufnimmt, Diese Denkweise verschiebt normalerweise den Gang, wenn es um den Abschnitt geht, in dem es um Geld geht. Sie möchten nicht, dass der Prozess abrupt zum Stillstand kommt, vermeiden Sie also plötzliche Änderungen in der Sprache oder im Ton aller Geschäfte und Fakten. Titel a Abschnitt „Vorgeschlagene Kosten“ und führen Sie den Kunden weiterhin durch die Aspekte dieser Veranstaltung, indem Sie die Kosten sorgfältig artikulieren, während die Preise im gesamten Vorschlag gewürzt werden. Helfen Sie Ihrem Kunden, Ihren Vorschlag als eine Reihe von Schritten mit jeweils unterschiedlichen Dienstleistungen und damit verbundenen Kosten zu sehen. Stellen Sie eine detaillierte Zusammenfassung bereit, in der der Preis für jeden Artikel und sein Zweck aufgeführt sind, damit sich der Kunde das Ereignis vorstellen und die damit verbundenen Kosten verstehen kann.

Ein letztes Wort

Der letzte Teil Ihres Vorschlags ist ein Dankeschön für ihre Überlegung. Geben Sie Kontaktinformationen an – einschließlich Ihrer Website, E—Mail-Adresse und Telefonnummer -, damit potenzielle Kunden sich bei Fragen mit Ihnen in Verbindung setzen oder, noch besser, Sie für den Job einstellen können.