Das Formular 941 des Internal Revenue Service (IRS) ist die vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers. Es wird von Arbeitgebern verwendet, um Steuerabzugsbeträge für geschätzte Einkommensteuerzahlungen, Arbeitgeberzahlungen und FICA-Steuern, besser bekannt als Social Security und Medicare, zu melden.Sie müssen die Beträge auf dem IRS-Formular 941 melden, wenn Sie Mitarbeiter bezahlt haben und Bundessteuern von ihren Einnahmen einbehalten haben.

Was ist das Formular 941?

IRS Form 941 ist ein vierteljährlicher Bericht, der zitiert:

• Einbehaltung von Bundeseinkommensteuern von Gehaltsschecks der Arbeitnehmer auf der Grundlage der Informationen aus ihren W-4-Formularen
• Einbehaltungsbeträge auf der Grundlage der Medicare- und Sozialversicherungslöhne Ihrer Mitarbeiter
• Berechnung Ihres Arbeitgeberanteils an FICA-Steuern
• Steuergutschriften für die Teilnahme am COVID-19-bezogenen Steuerentlastungsprogramm

Wer verwendet das Formular 941?

Arbeitgeber verwenden dieses Formular, um ihre Quellensteuerinformationen an die IRS zu melden. Mitarbeiter erhalten keine Kopie. Formular 941 wird zusätzlich verwendet, um:

• Fällige Beträge anpassen
• Berechnen Sie eine gesamte Lohnsteuerschuld
• Subtrahieren Sie bereits gezahlte Beträge, um einen endgültigen Betrag an Überzahlung oder Unterzahlung zu erhalten

Wo Sie Formular 941 erhalten

Formular 941 ist online auf der IRS-Website verfügbar. Sie können eine leere Kopie herunterladen oder online ausfüllen, dann auf Ihrer Festplatte speichern und die fertige Kopie ausdrucken.

Bevor Sie Formular 941 ausfüllen

Verwenden Sie die Lohnbasis der sozialen Sicherheit für das laufende Jahr: 137.700 USD für 2020 und 142.800 USD für 2021. Stellen Sie sicher, dass Sie die Einbehaltung der Sozialversicherung für höher bezahlte Mitarbeiter auf der Grundlage dieser Schwelle eingestellt haben. Arbeitnehmer müssen über diesen Betrag keine Sozialversicherungssteuer zahlen.

Sie müssen auch die zusätzliche 0,9% Medicare-Steuer für Mitarbeiter, deren Löhne erreichen $200.000 für das Jahr.

So füllen Sie das IRS-Formular 941 aus

Formular 941 ist ein Quartalsbericht, sodass die von Ihnen angegebenen Zahlen nur für das jeweilige Quartal gelten. Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Kontrollkästchen „Bericht für dieses Quartal“ oben rechts im Formular aktivieren.

Teil 1

Dies ist die Meldung und Berechnung Ihrer Lohnsteuerschuld.

• Zeile 1: Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter ein, die im Quartal bezahlt wurden. Schließen Sie Mitarbeiter ein, die Löhne, Trinkgelder oder andere Entschädigungen erhalten haben.
• Zeile 2: Geben Sie die gesamte zu versteuernde Vergütung ein, die diesen Mitarbeitern im Quartal gezahlt wurde. Dies ist der gleiche Betrag, der im W-2-Formular des Mitarbeiters für dieses Quartal enthalten wäre.Zeile 3: Melden Sie die gesamte Bundeseinkommensteuer, die während des Quartals von der Arbeitnehmerentschädigung einbehalten wurde, einschließlich Löhne, Trinkgelder, Nebenleistungen und zusätzliche Leistungen bei Arbeitslosigkeit.
  Linie 4: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn keine Arbeitnehmerentschädigung der Sozialversicherungs- oder Medicare-Steuer unterliegt.
  Zeilen 5a-5e: Dieser Abschnitt hat zwei Spalten für jeden Eintrag. Spalte 1 ist die Summe und Spalte 2 ist die Berechnung des Steuerprozentsatzes. Geben Sie die gesamten zu versteuernden Sozialversicherungslöhne in Spalte 1, Zeile 5a, ein und multiplizieren Sie sie mit .124. Geben Sie den Betrag in Spalte 2 ein. Machen Sie dasselbe für Trinkgelder in Zeile 5b. Geben Sie die gesamten zu versteuernden Medicare-Löhne und Trinkgelder in Spalte 1, Zeile 5c, ein und multiplizieren Sie sie mit .029. Geben Sie das Ergebnis in Spalte 2 ein.
  Geben Sie die zu versteuernden Löhne und Trinkgelder unterliegen der zusätzlichen Medicare-Steuer auf Linie 5d, und multiplizieren Sie mit 0,009.
• Fügen Sie Spalte 2 Beträge aus 5a, 5b, 5c und 5d hinzu und geben Sie die Summe in 5e ein.
• Zeile 5, Abschnitt 3121(q) Hinweis und Nachfrage – Steuer auf nicht gemeldete Trinkgelder: Der IRS sendet Ihnen eine Mitteilung und Nachfrage nach Abschnitt 3121 (q), wenn er feststellt, dass ein Mitarbeiter mit Trinkgeld zu wenig Trinkgelder gemeldet hat. Sie müssen dem Arbeitnehmer und Arbeitgeber einen Teil der FICA-Steuern für diese nicht gemeldeten Trinkgelder melden und zahlen. Sie sind nicht verpflichtet, den Mitarbeiteranteil der FICA-Steuern für nicht gemeldete Trinkgelder einzubehalten und zu zahlen.

Der nächste Abschnitt ist die Anpassung der Summe:

• Zeile 7 ist eine Anpassung für Bruchteile von Cent. Verwenden Sie traditionelle Rundung-wenn unter der Hälfte abrunden, wenn die Hälfte oder mehr aufrunden. Verwenden Sie das negative Vorzeichen, nicht Klammern, für Abnahmen.
• Zeile 8 ist eine Anpassung des Krankengeldes. Dies ist eine Reduzierung für den Mitarbeiteranteil der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, die von einem Drittzahler einbehalten und hinterlegt wurden.
• Zeile 9 ist eine Anpassung für Trinkgelder und Gruppenlebensversicherungen. Dies ist eine negative Anpassung für den nicht eingezogenen Mitarbeiteranteil an den FICA-Steuern auf Trinkgelder und Gruppenlebensversicherungsprämien für ehemalige Mitarbeiter.Die Zeilen 11a, 11b und 11c sind Anpassungen für bestimmte Arten von Steuergutschriften. Zeile 11a für die Berichtigung einer Steuergutschrift für Forschungstätigkeiten. Zeile 11b bezieht sich auf den nicht erstattungsfähigen Teil der Steuergutschrift für qualifizierte Kranken- und Familienurlaubszahlungen. Zeile 11c bezieht sich auf den nicht erstattungsfähigen Teil des Mitarbeiterbindungsguthabens.Zeile 11d summiert die Steuern für diese Steuergutschriften aus den Zeilen 11a, 11b und 11c.
• Zeile 12 ist eine Berechnung für die Gesamtsteuern nach Anpassungen und nicht erstattungsfähigen Gutschriften (Zeile 10 minus Zeile 11d).
• Zeile 13a ist die Gesamtsumme der Einlagen für das Quartal. Zeile 13b ist der aufgeschobene Betrag des Arbeitgeberanteils an der Sozialversicherungssteuer. Zeile 13c ist der erstattungsfähige Teil der Steuergutschrift für qualifizierte Kranken- und Familienurlaubs-Löhne. Zeile 13d ist der rückzahlbare Teil des Arbeitgeberguthabens. Zeile 13e ist die Summe der Zeilen 13a, 13b, 13c und 13d. Zeile 13f ist die Summe der Vorschüsse für die COVID-bezogenen Steuergutschriften (aus der Einreichung des IRS-Formulars 7200). Zeile 13g ist die Summe der Einzahlungen, Stundungen und rückzahlbaren Gutschriften abzüglich der Vorschüsse, wobei Zeile 13f von Zeile 13e abgezogen wird.

Arbeitsblatt 1 in den Anweisungen für Formular 941 kann Ihnen bei der Berechnung Ihrer Steuerrückerstattungen und Stundungen für den qualifizierten Kredit für Kranken- und Familienurlaub und den Mitarbeiterbindungskredit helfen.

Der nächste Schritt besteht darin, herauszufinden, ob Sie einen Restbetrag oder eine Überzahlung haben.

• Sie haben einen Restbetrag fällig, wenn die Gesamteinlagen in Zeile 13g geringer sind als die Gesamtsteuern in Zeile 12. Geben Sie den fälligen Saldo in Zeile 14 ein.
• Sie haben eine Überzahlung, wenn die gesamten Einzahlungen und Gutschriften in Zeile 13g höher sind als die gesamten Steuern in Zeile 12. Geben Sie den Überzahlungsbetrag in Zeile 15 ein. Sie können es auf Ihre nächste Rücksendung anwenden oder eine Rückerstattung beantragen.

Teil 2

Teil 2 ist der Gehaltsabrechnungsplan. Sie müssen die Steuerschuld für jeden Monat im Quartal eingeben, wenn Sie ein monatlicher Einleger sind. Fügen Sie Schedule B / Formular 941 bei, aus dem die Steuerschuld für jede halbwöchentliche Einzahlung hervorgeht, wenn Sie ein halbwöchentlicher Einleger sind.Sie können jeden fälligen Betrag mit Formular 941 bezahlen, oder Sie können die Zahlung einzahlen, wenn der Gesamtsteuerbetrag in Zeile 12 weniger als 2.500 US-Dollar beträgt. Sie können auch einzahlen, wenn Zeile 12 auf dem Formular 941 des letzten Quartals weniger als 2.500 USD betrug und Sie im laufenden Quartal keine Einzahlungsverpflichtung von 100.000 USD am nächsten Tag hatten. Andernfalls müssen Sie Einzahlungen gemäß Ihrem Einzahlungszeitplan monatlich oder halbwöchentlich vornehmen.

Teile 3, 4 und 5

Teil 3 stellt Fragen zu Ihrem Unternehmen und Teil 4 fragt, ob der IRS mit Ihrem Drittanbieter kommunizieren kann, falls Sie einen haben. Dies könnte jemand sein, den Sie eingestellt haben, um Ihr Formular 941 vorzubereiten oder Ihre Lohnsteuern vorzubereiten.

Vergessen Sie nicht, das Formular in Teil 5 zu unterschreiben und die anderen in diesem Abschnitt angeforderten Informationen anzugeben, bevor Sie das Formular absenden. Suchen Sie nach Fehlern, insbesondere nach Fehlern, die zu einer Unterzahlung führen können. Es ist besser, Fehler zu korrigieren, bevor Sie das Formular absenden, da Sie so Bußgelder und Strafen vermeiden können.

Kann das Formular 941 per E-Mail eingereicht werden?

Sie können das Formular 941 elektronisch mit Federal E-File einreichen, und Sie können jeden fälligen Steuerbetrag elektronisch bezahlen, indem Sie eine Steuervorbereitungssoftware oder Ihren Steuerberater verwenden.

Wo Sie das Formular 941 verschicken können

Die IRS-Website enthält eine Seite, auf der erläutert wird, wo Sie Ihre Steuern für das Formular 941 zusammen mit den Postanschriften einreichen können.

Anforderungen für die Einreichung des Formulars 941

Das IRS-Formular 941 ist viermal jährlich fällig:

• 30. April für Quartal 1 (Januar, Februar, März)
• 31. Juli für Quartal 2 (April, Mai, Juni)
• 31. Oktober für Quartal 3 (Juli, August, September)
• 31. Januar des Folgejahres für Quartal 4 (Oktober, November, Dezember)

Das angepasste Fälligkeitsdatum ist der nächste Werktag, wenn ein Fälligkeitsdatum auf einen Feiertag oder einen Wochenendtag fällt. Zum Beispiel, das Fälligkeitsdatum für einen Juli 31 Zahlung wäre Montag, August. 2, wenn Juli 31 fällt auf einen Samstag in diesem Jahr.Sie haben 10 weitere Tage nach dem Fälligkeitsdatum, um das Formular 941 für das Quartal einzureichen, wenn Sie Ihre Lohnsteuereinzahlungen für das Quartal vollständig und pünktlich getätigt haben. Dies sind die Anmeldetermine, wenn Sie diese Kriterien erfüllen:

• Bis Mai 10 für das erste Quartal bis März 31
• Bis Aug. 10 für das zweite Quartal zum 30.Juni
• Bis Nov. 10 für das dritte Quartal Ende September. 30
• Bis Feb. 10 für das vierte Quartal Ende Dezember. 31

Verwenden Sie das Formular 941, um Stundungen für Coronavirus-Steuergutschriften vorzunehmen

Der IRS erlaubt Unternehmen, die Zahlung bestimmter Beschäftigungssteuern im Rahmen von zwei Steuergutschriften aufzuschieben, die während der Coronavirus-Pandemie 2020 eingeführt wurden.Die Employee Retention Tax Credit (ERC) ermutigt Unternehmen, weiterhin Mitarbeiter zu bezahlen, wenn das Unternehmen von COVID-19 betroffen ist. Diese Steuergutschrift ist bis zum 30. Juni 2021 verfügbar und gilt für den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungssteuer auf bis zu 70% der Löhne der Arbeitnehmer (begrenzt auf einen maximalen ERC von 7.000 USD pro Arbeitnehmer und Quartal). Arbeitgeber können die Steuergutschrift vor der Einreichung von Steuererklärungen erhalten, indem sie einfach ihre Arbeitssteuereinlagen reduzieren.Die Steuergutschriften für Krankenstand und Familienurlaub helfen Arbeitgebern, die Arbeitnehmern, die aufgrund von COVID-19 nicht arbeiten können, bezahlten Krankenstand und Familienurlaub gewähren müssen. Ihr Unternehmen kann diese Steuergutschriften in Anspruch nehmen, indem es einen Teil der Beschäftigungssteuern im Zusammenhang mit den Löhnen der Arbeitnehmer einbehält, anstatt sie zu hinterlegen. Diese Gutschrift ist für jeden Krankheitsurlaub oder jede Familie verfügbar, die zwischen dem 1. April 2020 und dem 31. März 2021 stattfindet.

Sie können die Stundung der Arbeitssteuern mit dem Formular 941 melden. Dieses Formular wurde für das zweite Quartal 2020 geändert, um dieser Änderung Rechnung zu tragen.