Introduction

Der Zweck der Projektumfangserklärung besteht darin, ein grundlegendes Verständnis des Umfangs eines Projekts zu vermitteln, um den Umfang und die Ergebnisse des Projekts sowie die zur Fertigstellung der Ergebnisse erforderlichen Arbeiten einzubeziehen und ein gemeinsames Verständnis des Projektumfangs unter allen Beteiligten sicherzustellen. Die Project Scope-Anweisungsvorlage definiert Folgendes:

• Zweck und Begründung des Projekts
• Beschreibung des Projektumfangs
• Hohe Projektanforderungen
• Projektgrenzen
• Projektstrategie
• Projektergebnisse
• Akzeptanzkriterien
• Projektbeschränkungen
• Projektannahmen
• Kostenschätzungen
• Kosten-Nutzen-Analyse

Diese Erklärung zum Projektumfang dient der als Basisdokument zur Definition des Umfangs des Acme Consulting Portfolio Management Database (PMD) -Projekts, der Projektergebnisse, der Arbeiten, die zur Erreichung der Ergebnisse erforderlich sind, und zur Sicherstellung ein gemeinsames Verständnis des Projektumfangs unter allen Beteiligten. Alle Projektarbeiten sollten im Rahmen des Project Scope Statements erfolgen und die Projektergebnisse direkt unterstützen. Alle Änderungen an der Geltungsbereichserklärung müssen vor der Implementierung durch den genehmigten Projektänderungsmanagementprozess überprüft werden. Dieser Fertigstellungstermin für dieses Projekt ist der 31. Dezember 20xx.

Projektzweck und Begründung

Es ist wichtig, dass die Projektbeteiligten den Zweck und die Begründung eines Projekts verstehen. Projekte sind so konzipiert, dass sie verschiedene Geschäftsziele unterstützen, und diese müssen kommuniziert werden, um ein Verständnis dafür zu gewährleisten, wie das Projekt das Geschäft verbessern wird. Diese Vorlage hilft den Stakeholdern auch zu verstehen, welche Investitionen getätigt werden und wie sich dies in einer besseren Geschäftsleistung niederschlägt.Das PMD-Projekt wurde genehmigt, um ein neues Tracking-Tool für Acme Consulting-Profis zu planen, zu entwerfen, zu bauen und zu implementieren, um alle aktuellen und zukünftigen Programme in seinem Portfolio zu verwalten. Ziel dieses Projekts ist es, die Programme von Acme auf einer gemeinsamen Managementplattform zu zentralisieren, um das Management, die Ressourcenallokation und die Priorisierung der verschiedenen Programme zu verbessern. Als kleines Unternehmen war Acme Consulting in der Vergangenheit mit begrenzten Ressourcen für die Verwaltung seiner verschiedenen Kundenprogramme konfrontiert. Infolgedessen haben einige Programme Verzögerungen erfahren, ihre Budgets überschritten oder ihre Ergebnisse nicht ordnungsgemäß erreicht. Durch die Implementierung des PMD-Projekts kann Acme Consulting seine begrenzten Ressourcen besser nutzen, indem es Programmprioritäten festlegt, Ressourcen effizienter zuweist und eine proaktive Managementaufsicht bietet, um Risiken zu identifizieren und zu mindern, bevor sie sich nachteilig auf Programme auswirken. Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projekts wird voraussichtlich die Kostenüberschreitungen und Terminverzögerungen von Acme Consulting um 30% reduzieren.

Umfangsbeschreibung

Die Umfangsbeschreibung sollte alle bekannten Merkmale des Produkts oder der Dienstleistung des Projekts enthalten. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Bereichsbeschreibung mit fortschreitender Entwicklung des Projekts definierter wird. Zu Beginn des Projekts sind möglicherweise nicht alle Details bekannt, und dies kann im weiteren Verlauf des Projekts schrittweise ausgearbeitet werden. Dieser Abschnitt der Projektbereichsanweisungsvorlage ist von entscheidender Bedeutung, da er als primäre Referenz für die Projektplanung und -ausführung zu einem späteren Zeitpunkt im Lebenszyklus dient. Dieser Abschnitt sollte Beschreibungen dessen enthalten, was in dem Produkt oder der Dienstleistung enthalten ist, sowie das gewünschte Ergebnis des Projekts.

Ziel des PMD-Projekts ist es, ein Access-Datenbank-Tool zu planen, zu entwerfen, zu erstellen und zu implementieren, auf dem alle Acme-Beratungsprogramme verwaltet werden. Dem entsprechenden Personal werden verschiedene Zugriffe und Berechtigungen erteilt, um Programme zu aktualisieren, zu verwalten und anzuzeigen. Jedes Programm wird ein virtuelles Dashboard mit Schlüsselmetriken enthalten, um eine konsistente Methodik zur Messung des Programmzustands und -status bereitzustellen. Programm-Dashboards enthalten Zeitpläne, Budgetdaten, zugewiesene Ressourcen, Risiken und Meilensteine für jedes Programm. Der Umfang dieses Projekts umfasst die gesamte Anforderungserfassung, Planung, Konstruktion, Entwicklung und Implementierung des PMD-Tools.

Hohe Anforderungen

Dieser Abschnitt sollte die Fähigkeiten beschreiben, die bei erfolgreichem Abschluss des Projekts erfüllt werden müssen. Je nach Größe des Projekts kann es sehr viele oder sehr wenige Anforderungen geben. Bei der Erstellung der Scope-Anweisung ist es jedoch wichtig, zumindest die High-Level-Anforderungen zu erfassen, da viele detaillierte Anforderungen möglicherweise noch nicht bekannt sind.

Das PMD-Tool wurde genehmigt, um die geschäftlichen Anforderungen von Acme Consulting zu erfüllen. Um diesem Geschäftsbedarf gerecht zu werden, gibt es mehrere Anforderungen, die im Rahmen der erfolgreichen Durchführung dieses Projekts erfüllt werden müssen. Die folgenden hohen Anforderungen wurden für das PMD-Projekt identifiziert:

• Datenbankplattform mit Zugriff für alle Mitarbeiter
• Vom Büro aus oder aus der Ferne zugänglich
• Programmvorlagen-Tool, um sicherzustellen, dass alle Programm-Dashboards konsistent sind
• Möglichkeit, das Tool intern ohne Vertragsunterstützung zu pflegen

Grenzen

Projektgrenzen sind ein wichtiger Teil der Scope-Anweisung, da sie angeben, was in das Projekt aufgenommen werden soll und was nicht. Ohne spezifische Grenzen als Teil der Projektumfangserklärung ist es möglich, Scope Creep einzuführen, da Stakeholder davon ausgehen können, dass bestimmte Elemente in das Projekt aufgenommen werden, die nicht klar angegeben sind.

Das PMD-Projekt umfasst alle Arbeiten, die mit der Planung, dem Entwurf, dem Bau und der Implementierung des PMD-Tools für Acme Consulting verbunden sind. Dazu gehören das Sammeln von Anforderungen, das Sammeln von Input aus allen Abteilungen, konzeptionelle und technische Design- und Codierungsarbeiten, Serverkonfiguration, Tests, Fehlerbehebung und die Bereitstellung des PMD-Tools im gesamten Unternehmen. Dazu gehören auch Schulungshandbücher und Materialien, die mit der Bedienung des Werkzeugs verbunden sind. Nicht im Rahmen dieses Projekts enthalten sind: laufende Wartung des Systems, Implementierung kommerzieller Datenbankprodukte, laufende Helpdesk- und / oder Service-Unterstützung oder Hardware- / Software-Upgrades.

Strategie

Dieser Abschnitt der Projektumfangserklärung sollte die Strategie beschreiben, die das Projektteam bei der Ausführung des Projekts verwenden wird. Je nach Größe und Komplexität des Projekts kann sich die Strategie erheblich unterscheiden. Wenn die Anzahl der Stakeholder, die Ergebnisse und die Komplexität zunehmen, kann es schwieriger werden, die Strategie zu planen. Strategie wird manchmal als der Ansatz bezeichnet, den das Team zum Abschluss des Projekts verfolgt.

Für die PMD-Projektstrategie wird das Projektteam die Expertise mehrerer Datenbankentwickler aus der Acme Consulting Information Technology (IT) Group nutzen. Diese Experten werden als Teil des Projektteams in Matrixed unterstützt. Sie unterstützen den Projektmanager und andere Teammitglieder beim konzeptionellen und technischen Design, der Codierung, der Serverkonfiguration, dem Testen und der Fehlerbehebung sowie der Bereitstellung. Der Projektmanager stellt sicher, dass die IT-Experten alle Beiträge der Stakeholder und die gesammelten Anforderungen einbeziehen.

Deliverables

Projekt-Deliverables sind die Produkte oder Outputs, die das Projekt produzieren soll. Die Ergebnisse können auch verschiedene Berichte oder Dokumentationen enthalten. In diesem Abschnitt sollten die Ergebnisse des Projekts beschrieben werden, die möglicherweise allgemein und nicht sehr detailliert sind. Während des Projektlebenszyklus können weitere Details hinzugefügt werden, wie es bestimmt wird.

Es gibt mehrere Ergebnisse, die als Ergebnis des erfolgreichen Abschlusses des PMD-Projekts produziert werden. Wenn nicht alle der folgenden Ziele erreicht werden, gilt das Projekt nicht als erfolgreich. Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, die Fertigstellung dieser Ergebnisse sicherzustellen.

1. Deliverable 1 – Ein getestetes und betriebsbereites Programm-Management-Datenbank-Tool, das fehlerfrei ist und die in der Beschreibung des Projektumfangs beschriebenen Spezifikationen erfüllt.
2. Deliverable 2 – Ein getestetes und funktionsfähiges Programmvorlagen-Tool (als Teil der PMD), mit dem Benutzer Programmdaten und Metriken konsistent eingeben können.
3. Deliverable 3 – Ein vollständiges und gründliches Benutzerhandbuch, das Schritt für Schritt Anweisungen zur Verwendung des PMD-Tools für Benutzer aller Berechtigungsstufen enthält.Deliverable 4 – Ein vollständiger und gründlicher Leitfaden zur Fehlerbehebung, der Benutzern aller Berechtigungsstufen Korrekturschritte für alle erwarteten Probleme bereitstellt.

Abnahmekriterien

Abnahmekriterien sind die Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit das Projekt als abgeschlossen und vom Management akzeptiert gilt. Dieser Abschnitt der Projektbereichsanweisungsvorlage ist wichtig, da er die Erwartungen festlegt, was die Annahme des Projekts darstellt und was nicht. Ohne eine klare Definition dessen, was akzeptiert wird, kann es im Projektteam und bei den Stakeholdern zu Unsicherheit kommen. Akzeptanzkriterien können sowohl qualitativ als auch quantitativ sein.

Für das PMD-Projekt wurden Akzeptanzkriterien festgelegt, um eine gründliche Überprüfung und einen erfolgreichen Abschluss des Projekts sicherzustellen. Die Akzeptanzkriterien sind sowohl qualitativer als auch quantitativer Natur. Alle Abnahmekriterien müssen erfüllt sein, um für dieses Projekt erfolgreich zu sein:

1. Alle Ergebnisse innerhalb der geplanten Zeit- und Budgettoleranzen erfüllen.
2. Reduzieren Sie Terminverzögerungen um mindestens 30%.
3. Budgetüberschreitungen um mindestens 30% reduzieren.
4. Verbesserung der Ressourcenallokation von Acme Consulting.
5. Erreichen Sie eine allgemeine Leistungsverbesserung der Programmmetriken.

Einschränkungen

Projektbeschränkungen sind Einschränkungen, denen das Projekt aufgrund von Finanzierung, Terminplanung/ Zeit, Technologie oder Ressourcen ausgesetzt ist. Einschränkungen können auch physisch sein (d. H. unzureichender Platz oder unzureichende Einrichtungen). Einschränkungen müssen sorgfältig geplant und allen Beteiligten mitgeteilt werden, da sie ein hohes Maß an Dringlichkeit oder Flexibilität erfordern, um innerhalb des Projekts zu arbeiten und das Projekt erfolgreich abzuschließen. In diesem Abschnitt der Projektbereichsanweisungsvorlage werden die Einschränkungen des Projekts beschrieben, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Einschränkungen verstehen, innerhalb derer das Projekt abgeschlossen werden muss.

Für das PMD-Projekt wurden mehrere Einschränkungen identifiziert. Es ist unerlässlich, dass diese Einschränkungen während des gesamten Projektlebenszyklus berücksichtigt werden. Alle Beteiligten müssen sich dieser Einschränkungen bewusst sein, da sie sorgfältig geplant werden müssen, um nachteilige Auswirkungen auf den Zeitplan, die Kosten oder den Umfang des Projekts zu vermeiden. Die folgenden Einschränkungen wurden für das PMD-Projekt identifiziert:

1. IT-Experten werden nur 50% der abrechenbaren Stunden an diesem Projekt arbeiten.
2. Der Projektmanager wird nur 75% der abrechenbaren Stunden an diesem Projekt arbeiten.
3. Das Projekt muss bis zum Geschäftsschluss am 31. Dezember 20xx abgeschlossen sein.
4. Das Projekt muss innerhalb der Budgettoleranz abgeschlossen sein.
5. Das PMD-Tool muss mit vorhandenen Hardware- / Softwaresuiten kompatibel sein, da keine neue Hardware / Software zum Kauf zugelassen wird.

Annahmen

Projektannahmen sind Faktoren, die das Projekt beeinflussen, von denen wir glauben, dass sie wahr sind, deren Richtigkeit wir jedoch nicht überprüft haben. Es ist wichtig, unsere Annahmen zu dokumentieren, da mit ihnen ein gewisses Maß an Unsicherheit verbunden ist, das ein Risiko für ein Projekt darstellt. In diesem Abschnitt der Vorlage werden die Annahmen für das Projekt beschrieben, damit alle Beteiligten sich dessen bewusst sind und sie in Zukunft analysiert werden können, um das Risiko zu mindern.

Für das PMD-Projekt wurden mehrere Annahmen identifiziert. Alle Beteiligten müssen sich dieser Annahmen bewusst sein, da sie ein gewisses Risiko für das Projekt darstellen, bis sich ihre Richtigkeit bestätigt. Während des Projektplanungszyklus müssen alle Anstrengungen unternommen werden, um Risiken zu identifizieren und zu minimieren, die mit den folgenden Annahmen verbunden sind:

1. Die IT group ist in der Lage, in ihrer Druckerei qualitativ hochwertige und professionelle Handbücher und Anleitungen zu erstellen.
2. IT-Experten, die nur 50% ihrer abrechenbaren Stunden an diesem Projekt arbeiten, reichen aus, um das Projekt bis zum 31. Dezember 20xx abzuschließen.
3. Der Projektmanager, der nur 75% der abrechenbaren Stunden an diesem Projekt arbeitet, reicht aus, um das Projekt bis zum 31. Dezember 20xx abzuschließen.
4. Das PMD-Projekt wird von der Geschäftsleitung in allen Abteilungen von Acme Consulting voll unterstützt.

Kostenvoranschlag

Der Projektkostenvoranschlag ist die Grundlage für die Budgetierung des Projekts. Es stellt eine Schätzung der Mittel dar, die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts benötigt werden. Während alle Kosten möglicherweise erst später im Projektlebenszyklus genau bekannt sind, ist es äußerst wichtig, eine möglichst genaue Schätzung zu erstellen. Dieser Abschnitt sollte eine Projektkostenschätzung mit allen bekannten Details enthalten, damit alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis haben.

Die geschätzten Kosten für dieses Projekt sind in der folgenden Tabelle enthalten. Wenn das Projekt voranschreitet und zusätzliche Kosten bekannt werden, wird diese Kostenschätzung verfeinert und allen Projektbeteiligten mitgeteilt.

Kosten-Nutzen-Analyse

Die Kosten-Nutzen-Analyse des Projekts ist ein Maß für die Kosten eines Projekts im Vergleich zu seinen Vorteilen, um eine Vorgehensweise zu bestimmen, die für eine Organisation in Bezug auf die Kosten am vorteilhaftesten ist. Projekte werden durchgeführt, um einer Organisation einen gewissen Nutzen zu bringen, vorausgesetzt, das Projekt ist erfolgreich abgeschlossen. Wenn ein Projekt keinen Nutzen bringt, wird es nicht genehmigt. Es muss jedoch eine quantitative Möglichkeit geben, den Nutzen des Projekts zu messen. Dieser Teil der Projektbereichsanweisungsvorlage bietet diese quantitative Analyse und stellt sicher, dass alle Beteiligten verstehen, warum das Projekt genehmigt wurde, sowie die Vorteile.

Für das PMD-Projekt wurde eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt. Der erfolgreiche Abschluss dieses Projekts wird Acme Consulting erhebliche Vorteile bringen. Es ist unerlässlich, dass alle Beteiligten diese Vorteile sowie die Bedeutung des erfolgreichen Abschlusses dieses Projekts verstehen. Die folgende Tabelle zeigt einen Nettogewinn von 35.000 USD über ein Jahr nach erfolgreichem Abschluss des PMD-Projekts. Dies ist ein Gesamtnutzen von 242.000 US-Dollar, wenn kein Projekt durchgeführt wird und Zeitverzögerungen, Kostenüberschreitungen und eine schlechte Ressourcenallokation anhalten.