Installieren Sie QuickBooks im Mehrbenutzer-Setup um den Datenbankserver-Manager automatisch zu installieren

Installieren Sie zunächst QuickBooks Desktop, indem Sie die Option Benutzerdefiniert und Netzwerkinstallation auswählen. In einem Netzwerk können Sie einen Computer haben, der QuickBooks hostet. Es wird auch als Server-Computer bezeichnet. Der Rest der Computer kann auf die Unternehmensdateien zugreifen, sie jedoch nicht hosten. Diese Computer sind Ihre Workstations.

Sie können QuickBooks sowohl vom Hostcomputer als auch von den Arbeitsstationen aus ausführen oder nur die Arbeitsstationen verwenden. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Installation und eine Netzwerkinstallation durchführen, wird die Option angezeigt, mit der Sie auswählen können, ob Sie QuickBooks Desktop auf dem Hostcomputer verwenden können oder nicht. Sobald die Installation von QuickBooks abgeschlossen ist, wird QuickBooks Database Server Manager automatisch installiert.

Berechtigungen für den Zugriff auf QuickBooks-Dateien über das Netzwerk festlegen

Der Ordner, der Ihre Unternehmensdateien auf dem Hostcomputer enthält, sollte über die Berechtigung verfügen, sie im Netzwerk freizugeben. Es stellt sicher, dass die Arbeitsplätze problemlos an den Unternehmensdateien arbeiten können.

Außerdem erstellt QuickBooks Database Server Manager für jede seiner Versionen einen neuen Windows-Benutzer. Suchen Sie nach den Benutzern und identifizieren Sie das vom Datenbankserver-Manager erstellte Benutzerprofil. Es hat das Format QBDataServiceUserxx, wobei xx das Jahr Ihres QuickBooks-Produkts darstellt.

Set Firewall Permissions

Ihre Firewall und Anti-Virus kann blockieren Quickbooks Database Server Manager reibungslos läuft. Um dies zu vermeiden, müssen Sie dem Datenbankserver-Manager Berechtigungen erteilen, damit er auf Ihrem Servercomputer ausgeführt werden kann.

Ordner scannen

Am besten scannen Sie alle Ordner, bevor Sie die Dateien freigeben. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Ordner zu scannen:

• Öffnen Sie auf dem Servercomputer, auf dem sich Ihre QuickBooks-Dateien befinden, das Windows-Startmenü.
• Schreiben Sie in die Suchleiste ‘Datenbank. Wählen Sie aus den angezeigten Ergebnissen QuickBooks Database Server Manager aus. Alternativ können Sie den Datenbankserver-Manager öffnen, indem Sie auf das Startmenü klicken und dann Programme auswählen. Als nächstes wählen Sie QuickBooks und QuickBooks Database Server Manager.
• Sie sehen eine Handvoll Registerkarten am oberen Rand dieses Fensters, wählen Sie die, die sagt ‚Scan-Ordner.‘
• Klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘ und wählen Sie die Speicherorte für Ihre Firmendateien aus. Klicken Sie auf Scan starten, um den Scan zu starten.
• Es dauert einige Minuten, bis der Scan abgeschlossen ist. Nach Abschluss des Scans werden die ausgewählten Dateien im Abschnitt ‘QuickBooks Company files found‘ auf demselben Bildschirm angezeigt.

Dies bedeutet, dass der Rest der Computer jetzt auf die Dateien im Netzwerk zugreifen kann.

Laufwerke überwachen

Wenn Sie den Ordnerspeicherort Ihrer Unternehmensdateien ändern, können Sie die ausgewählten Laufwerke überwachen. Selbst wenn sich der Speicherort ändert, können die Workstations auf die Dateien zugreifen, ohne sie erneut scannen zu müssen. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Funktionalität nicht mit zugeordneten Laufwerken funktioniert. Aus diesem Grund ist es ideal, Ihre Unternehmensdateien auf einem lokalen Laufwerk zu speichern.

Befolgen Sie diese Schritte, um die Laufwerke zu überwachen:

• Wählen Sie im selben Fenster für QuickBooks Database Server Manager ‘Überwachte Laufwerke‘ aus den oberen Registerkarten.
• Wählen Sie die Laufwerke aus, die die Firmendateien auf Ihrem Servercomputer enthalten. Stellen Sie sicher, dass Sie nur die Laufwerke auswählen, auf denen sich die Firmendateien befinden. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den rechten Laufwerken, um sie zu überwachen.

Verwalten des QuickBooks-Datenbankserver-Managers

Andere Dinge, für die Sie den QuickBooks-Datenbankserver-Manager verwenden können, sind:

• Überprüfen Sie, wie viele Firmendateien mit dem Netzwerk verbunden sind.
• Überprüfen Sie die aktive Anzahl der in der Firmendatei angemeldeten Benutzer.
• Ermitteln Sie den Speicherort des Datenbankserver-Managers auf Ihrem Computer.

Klicken Sie im Fenster Datenbankserver-Manager auf die Registerkarte System, um den Speicherort des Datenbankserver-Managers zu überprüfen. Um die Benutzer in Ihrem Netzwerk zu überwachen, klicken Sie auf die Registerkarte ‘Datenbankserver‘.

QuickBooks-Datenbankserver-Manager neu starten

Wenn bei der Verwendung des Datenbankserver-Managers ein Problem auftritt, können Sie QuickBooks neu starten, um das Problem zu beheben. Dies sollte über den Servercomputer erfolgen, auf dem die QuickBooks-Unternehmensdateien und der Datenbankserver-Manager gehostet werden. Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie QuickBooks Desktop auf dem Servercomputer.
• Klicken Sie auf ‚Datei‘ und wählen Sie ‚Öffnen oder Wiederherstellen‘.‘
• Dann wählen Sie die Option, die sagt, ‚Öffnen Sie eine Firmendatei.‘ Suchen Sie nach Ihrer Firmendatei und klicken Sie auf ‚Weiter.‘
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ‚Datei im Mehrbenutzermodus öffnen. Klicken Sie auf ‚Öffnen‘ und verwenden Sie Ihre Anmeldeinformationen, um sich in der Unternehmensdatei anzumelden.
• Melden Sie nun die Datei ab, indem Sie auf ‘Datei‘ klicken und dann ‘Schließen’/Abmelden wählen.‘
• Geben Sie im Windows-Suchfeld Database ein und klicken Sie auf QuickBooks Database Server Manager.

QuickBooks Database Server Manager darf nicht auf Ihrem Servercomputer installiert werden, wenn Sie die Firmendatei nicht lokal hosten möchten.

Um den Datenbankserver-Manager neu zu starten, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Gehen Sie zur Systemsteuerung, indem Sie in der Windows-Suche nach ‘Systemsteuerung‘ suchen
• Wählen Sie Verwaltung und öffnen Sie es. Wenn Sie diese Option nicht finden, klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf die Option ‘Anzeigen nach.‘ Klicken Sie auf kleine oder große Symbole. Es bringt automatisch mehrere Tools und Programme. Administrative Tools ist in der Regel die erste.
• Öffnen Sie Dienste aus der Liste der Verwaltungstools
• Suchen Sie nach dem Dienst QUICKBOOKSDBxx, wobei XX das Jahr des von Ihnen verwendeten QuickBooks-Produkts angibt. Wählen Sie diesen Dienst und klicken Sie auf Neustart.

QuickBooks Database Server Manager ist notwendig für alle, die QuickBooks in einem Multi-User-Setup verwenden möchten. Mit diesem Tool können Sie die Verwendung von QuickBooks im Netzwerk überwachen und sicherstellen, dass auf die Datei jeder zugreifen kann, der zur Verwendung der Arbeitsstationen im Netzwerk berechtigt ist.

Wenn Sie Probleme mit dem Datenbankserver-Manager haben, können Sie ihn wie oben erwähnt neu starten. Bei einem fehlgeschlagenen Neustart müssen Sie dieselben Schritte erneut ausführen. Wenn dies jedoch nicht funktioniert, müssen Sie QuickBooks erneut auf Ihrem Servercomputer installieren.Alternativ können Sie einen professionellen QuickBooks-Techniker in QuickBooks Database Server Manager schauen lassen, wenn es repariert werden muss.