Die Führung eines kleinen Unternehmens stellt ernsthafte Anforderungen an Ihre Zeit, Energie, Kreativität und Ihr Talent. Zu wissen, wo Sie finanziell stehen, ist eine wichtige Komponente. Egal, ob Sie ein Freiberufler, ein unabhängiger Auftragnehmer oder ein Nebengeschäft sind, Sie haben wahrscheinlich ein gutes Gespür dafür, wie Ihr Unternehmenseinkommen aussieht.

Wohin das Geld fließt, ist jedoch oft etwas nebliger. Und wie diese Geschäftsausgaben in Ihr Steuerbild passen, kann noch mysteriöser sein. Richtig Ihre Geschäftsausgaben Tracking ist sehr wichtig, kommen Steuerzeit, vor allem, wenn Sie das Beste aus Ihrer Steuererklärung erhalten möchten.Werfen Sie einen Blick auf die folgende Anleitung zu Schedule C Abzüge, und Sie können feststellen, dass Sie einige wichtige Steuerabzüge für selbstständige Freiberufler und Kleinunternehmer verpassen.

Pro-Tipp: Um Ihre Geschäftsausgaben einfach zu finden und zu verfolgen, können Sie Keeper Tax verwenden. Sie scannen alle Ihre früheren Geschäftskäufe nach verfügbaren Abschreibungen und überwachen dann alle zukünftigen Einkäufe. Zur Steuerzeit werden sie Ihre Steuern für Sie einreichen.

Werbung

Die Ausgaben für alle Formen der Werbung können unter Zeile 8 in Teil II (Ausgaben) von Schedule C platziert werden.

Einige Beispiele für steuerlich absetzbare Werbekosten sind:

1. Gekaufte E-Mail-Listen für den Verkauf durch Direktmarketing
2. Herstellungskosten von Werbeartikeln wie Stiften, Taschenrechnern, Kalendern und Notizblöcken
3. Druckkosten für Banner und Visitenkarten
4. Kosten für Online-Werbung oder Website

Fahrzeuge & Maschinen

Häufig ist der Einsatz verschiedener Fahrzeuge und Maschinen erforderlich, um ein Geschäft. Behalten Sie im Auge, wie viel Sie das ganze Jahr über in diesen Bereichen ausgeben, damit Sie später Abzüge vornehmen können:

• Autos und Lastwagen. Zeile 9 kann verwendet werden, um entweder die tatsächlichen Kosten für den Betrieb Ihres Autos oder Lastwagens (z. B. Gas und Öl, Reparaturen, Führerschein, Registrierung, Versicherung und Reifen) oder den Standardkilometersatz abzuziehen, der für das Steuerjahr 2020 57,5 Cent pro Meile beträgt. Für ein bestimmtes Fahrzeug können Sie entweder die tatsächlichen Kosten oder den Standardkilometersatz geltend machen, wenn Sie den Standardkilometersatz im ersten Jahr der Inbetriebnahme des Fahrzeugs in Anspruch genommen haben. Denken Sie daran, wenn das Fahrzeug sowohl für den persönlichen als auch für den geschäftlichen Gebrauch bestimmt ist, können Sie nur die Meilen abziehen, die für geschäftliche Zwecke gefahren wurden. Der IRS betrachtet die Pendelkosten zwischen Ihrem Zuhause und Ihrem Geschäftssitz als persönliche Meilen. Sie müssen ein schriftliches Kilometerprotokoll führen, um die für das Jahr gefahrenen Geschäftsmeilen zu dokumentieren. Sie können den Standardkilometersatz nicht verwenden, wenn Sie Ihr Auto mieten (z. B. für einen Mitfahrdienst) – Sie können nur die tatsächlichen Kosten übernehmen. Gleiches gilt, wenn Sie fünf oder mehr Autos gleichzeitig benutzen. Unabhängig davon, ob Sie die tatsächlichen Ausgaben oder den Kilometerabzug in Anspruch nehmen, können Sie weiterhin Parkgebühren und Mautgebühren abziehen.
• Vermietung oder Leasing von Fahrzeugen, Maschinen und Anlagen. Wenn Sie Geräte oder Fahrzeuge geleast haben, können Sie die Kosten in Zeile 20 abziehen. Wenn Sie ein Auto für 30 Tage oder länger für geschäftliche Zwecke geleast haben, finden Sie im Abschnitt Leasing eines Autos in Publikation 463 Hinweise. Dies ist auch ein Bereich, in dem Sie einen Buchhalter engagieren möchten.

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Löhne, Provisionen, & Gebühren

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, müssen Sie möglicherweise Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben einstellen. Einige von ihnen können reguläre Vollzeitbeschäftigte sein; andere könnten Vertragsarbeiter oder Berater sein. Das Gute ist, dass Sie das Geld, das Sie ausgeben, um diese Leute zu bezahlen, beanspruchen können:

• Löhne. Sie können das gesamte Geld, das Sie an die Mitarbeiter gezahlt haben, als Lohn abziehen, indem Sie Zeile 26 verwenden. Sie können jedoch kein Geld abziehen, das Sie an sich selbst oder an anderer Stelle in Ihrer Rücksendung abgezogen haben. Sie sollten auch alle Beträge, die Sie als Gutschrift erhalten haben, vom Arbeitsmöglichkeitskredit abziehen, Empowerment Zone und Renewal Community Employment Credit, Indischer Beschäftigungskredit, oder Kredit für Startkosten für kleine Arbeitgeber-Pensionspläne. Stellen Sie sicher, dass jeder, dessen Löhne in dieser Zeile enthalten sind, auch ein W-2 von Ihnen erhält.
• Unabhängige Auftragnehmer. Zahlungen an Auftragnehmer, Freiberufler oder andere Kleinunternehmer können über Zeile 11 erfolgen. Sie müssen Formular 1099-NEC an diejenigen senden, die Sie zahlen $600 oder mehr. Vor 2020 hätten Sie diese Zahlungen auf dem Formular 1099-MISC gemeldet. Kopien des 1099-NEC und des Formulars 1096 (Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Returns) müssen an die IRS gesendet werden.
• Rechts-, Buchhaltungs- oder freiberufliche Dienstleistungen. Wenn Sie die Dienste eines Anwalts, Buchhalters, CPA, Steuerberaters, Arztes oder eines anderen Fachmanns in Anspruch genommen haben, können deren Gebühren in Zeile 17 abgezogen werden. Dies bezieht sich auf Unternehmen, die eine Dienstleistung erbracht haben (z. B. Quickbooks, die möglicherweise Ihre monatliche Buchhaltung führen, oder Quickbooks Payroll, die die Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens durchführt), sowie auf Unternehmen, die ein physisches Produkt herstellen (z. B. ein neues Mitarbeiterhandbuch). Wenn Sie einen Buchhalter haben, können die Gebühren, die sie für die Steuervorbereitung erhoben haben, aufgeteilt werden, und die Gebühren für die Vorbereitung Ihres Schedule C können hier abgezogen werden. Die Kosten für die Vorbereitung des Restes Ihrer persönlichen Rückkehr sind nicht abzugsfähig.
• Provisionen und Gebühren. Zeile 10 ist eine Art Catchall-Kategorie für jedes Geld, das Sie an andere Unternehmen oder Einzelpersonen für Dienstleistungen gezahlt haben. Ein Beispiel könnten Provisionen sein, die Sie an Verkäufer gezahlt haben.

Abschreibung & Abschnitt 179 Kostenabzug

Zeile 13 ist der Ort, an dem die Abschreibung eingegeben wird. „Abschreibung“ bezieht sich auf den Abzug der Kosten eines großen Kaufs in Teilen über seine Nutzungsdauer, anstatt in einem Pauschalbetrag in einem einzigen Jahr. Sie müssen die Kosten des Artikels entweder in dem Jahr, in dem Sie ihn gekauft haben, oder in dem Jahr, in dem Sie ihn verwendet haben, abschreiben.IRS Notice 2015-82 erhöhte den Safe-Harbor-Betrag für die Aufwandsentschädigung statt der Abschreibung von Sachanlagen von 500 auf 2.500 US-Dollar. Sie können weiterhin Artikel über ihre Nutzungsdauer abschreiben, wenn Sie möchten, aber Sie können Artikel bis zu 2.500 US-Dollar ausgeben, ohne dass dies das jährliche Limit von Abschnitt 179 für die Ausgabenobergrenze beeinflusst.Der Abschnitt 179 Spesenabzug ermöglicht es Ihnen, den vollen Wert der meisten materiellen Gegenstände in einem einzigen Jahr abzuziehen, anstatt ihn zu verteilen. Wenn Sie Elemente abschreiben, finden Sie weitere Informationen in Publikation 946.

Employee Benefit Programs

Da Sie selbstständig sind, können Sie Ihre eigenen medizinischen, zahnärztlichen oder Pflegeversicherungsprämien in Zeile 16 von Schedule 1, die Ihrem Formular 1040 beigefügt ist, abziehen. Dies kann auch Prämien für Ihren Ehepartner und Ihre Kinder beinhalten (unter 27 Jahre alt am Jahresende – auch wenn Sie nicht abhängig sind). Der Nettogewinn Ihres Unternehmens muss gleich oder größer als die Prämien sein. Dieser Abzug auf Ihrer persönlichen Steuererklärung wird als „Selbstständige Krankenversicherung“ bezeichnet.“

Sie können auch Prämien abziehen, die Sie für Mitarbeiter in Zeile 14 Ihres Zeitplans C bezahlt haben.

Beiträge, die Sie im Namen Ihrer Mitarbeiter zu Renten- oder Altersversorgungsplänen geleistet haben, können in Zeile 19 abgezogen werden. Dies können SEP-, SARSEP-, SIMPLE- oder 401k-Pläne sein. Weitere Informationen zu diesen Plänen finden Sie in der IRS-Veröffentlichung 560. Es gibt einen Geschäftskredit für die Einrichtung eines Pensionsplans für Mitarbeiter. Weitere Informationen finden Sie im Formular 8881 mit seinen Anweisungen. Der Kredit ist auf $ 500 pro Jahr für bis zu drei Jahre begrenzt.

Die Einhaltung der Vorschriften des Arbeitsministeriums kann Teil Ihres Geschäftslebens werden, wenn Sie Leistungspläne erstellen. Sie könnten also zumindest in Betracht ziehen, einen Dritten zu verwenden, um sicherzustellen, dass Sie innerhalb der regulatorischen Grenzen arbeiten. Normalerweise würden Sie das Formular 5550 beim Arbeitsministerium einreichen.

Versicherung (außer Krankenversicherung)

Sie können die Kosten jeder Versicherung, die Sie ausschließlich zum Schutz des Unternehmens abschließen (z. B. allgemeine Haftpflichtversicherung oder Fehler- und Auslassversicherung), in Zeile 15 abziehen. Wenn Sie ein Home-Office haben und eine Mieter– oder Hausbesitzerversicherung bezahlen, ziehen Sie diese hier nicht ab – sondern ziehen Sie sie als Teil Ihres Home-Office-Abzugs ab.

Gezahlte Zinsen

Haben Sie Immobilien für geschäftliche Zwecke, die durch eine Hypothek gesichert sind? Wenn ja, sind die Hypothekenzinsen auf Formular 1098, die Sie erhalten haben, in Zeile 16a abzugsfähig. Wenn Sie Geld aus einem durch eine Hypothek besicherten Darlehen für geschäftliche Zwecke verwendet haben, können Sie auch hier einen Teil dieser Zinsen abziehen. Sie sollten die IRS-Publikation 535, „Geschäftsausgaben“, Kapitel 4, konsultieren, um Hilfe bei der Ermittlung der Zinsallokation zu erhalten, die hier abgezogen werden kann. Denken Sie auch daran, dass Sie den Abzug mit ihnen teilen müssen, wenn jemand anderes bei der Zahlung des Darlehens geholfen hat.

Zinsen für andere Geschäftskredite sowie für Kreditkarten für kleine Unternehmen können über Zeile 16b abgezogen werden.

Immobilienkosten

Die Kosten für die Instandhaltung der Immobilie, in der sich Ihr Unternehmen befindet, können sich das ganze Jahr über summieren. Zum Glück können Sie diese Kosten abziehen:

• Miete oder Leasing von anderen Gewerbeimmobilien. Dieser ist ziemlich einfach. In Zeile 20b können Sie jeden Betrag abziehen, den Sie für die Anmietung oder Vermietung von Büroflächen, Lagerflächen oder anderen Immobilien bezahlt haben. Die Vermietung von Fahrzeugen, Maschinen oder Ausrüstungen erfolgt in Zeile 20a. Beachten Sie jedoch die IRS-Publikation 463, wenn Sie ein Fahrzeug länger als 30 Tage geleast haben. Möglicherweise müssen Sie einen „Inklusionsbetrag“ von Ihrem Abzug abziehen, um die Abschreibung zu berücksichtigen.
• Reparaturen und Wartung. Zeile 21 deckt alle Kosten ab, die bei der Reparatur oder Wartung Ihrer Maschinen, Immobilien oder Gebäude anfallen, die ihren Wert nicht erhöhen. Wenn es einen Mehrwert schafft oder Sie etwas Unbrauchbares in einen brauchbaren Zustand zurückversetzen oder etwas ersetzen, können Sie diese Kosten hier nicht abziehen. Diese Ausgaben müssen möglicherweise aktiviert und abgeschrieben werden. Die Reparatur würde Kosten wie die Bezahlung eines Klempners für die Reparatur des Badezimmers in Ihrem Feinkostgeschäft beinhalten, nicht die Zahlung eines Klempners für die Installation eines zusätzlichen Waschbeckens im Badezimmer.
• Dienstprogramme. Zeile 25 deckt alle Versorgungszahlungen ab, die Ihr Unternehmen leistet (getrennt von denen, die möglicherweise in Ihrer Miete oder Ihrem Mietvertrag enthalten sind), z. B. Strom oder Gas. Der Telefondienst wird auch als Dienstprogramm betrachtet. Wenn Sie den Home-Office-Abzug nehmen, können Sie den Telefondienst entweder hier oder dort einschließen, aber nicht in beiden. Aber Vorsicht, der erste Festnetzanschluss zum Haus ist nicht abzugsfähig, obwohl Fernkosten für geschäftliche Zwecke auf dieser Leitung anfallen.

Bürokosten

Ausgaben für den Kauf von Büromaterial – wie Porto, Papier, Umschläge und Stifte – können in Zeile 18 geltend gemacht werden. Andere verschiedene Lieferungen, die das Unternehmen verbraucht, können unter Zeile 22 geltend gemacht werden. Beispiele hierfür können Toilettenpapier, Reinigungsmittel, Kaffee für Mitarbeiter und Kunden, kleine Handwerkzeuge oder Erste-Hilfe-Sets sein.

Artikel wie technische Handbücher oder Kleingeräte, die alle paar Jahre ausgetauscht werden müssen, können hier ebenfalls abgezogen werden. Diese Linie ist so etwas wie ein Catchall, und deshalb sollten Sie sich bemühen, sicherzustellen, dass nichts übermäßig teuer in dieser Kategorie landet.

Steuern & Lizenzen

Geben Sie in Zeile 23 die Umsatzsteuern ein, die Sie als Verkäufer von Waren oder Dienstleistungen gezahlt haben. Wenn Sie diese Steuern jedoch direkt vom Käufer eingezogen haben, müssen diese Beträge in den Bruttoeinnahmen in Zeile 1 enthalten sein.

Andere Abzüge, die hier fallen, sind:

1. Lizenzen oder behördliche Gebühren (Alkohollizenzen müssen möglicherweise aufgrund von Kosten und Dauer abgeschrieben werden)
2. Bundesarbeitslosensteuer
3. Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, die für Ihre Mitarbeiter gezahlt werden
4. Immobilien- und Grundsteuern auf Ihr Betriebsvermögen
5. Sie können hier keine Bundeseinkommensteuern abziehen, obwohl Sie die Hälfte Ihrer Selbstständigkeitssteuer in Zeile 14 von Schedule 1 abziehen können. Sie können auch keine Nachlass- oder Schenkungssteuern oder Veranlagungssteuern für Verbesserungen an Ihrer Immobilie abziehen. Im Allgemeinen erhöhen die Veranlagungssteuern Ihre Basis in der Immobilie und sind nicht abzugsfähig. Beachten Sie, dass Umsatzsteuern, die Sie für Artikel zur Verwendung in Ihrem Unternehmen zahlen, in den Kosten dieser Artikel enthalten sein sollten.

Reisen, Mahlzeiten, & Unterhaltung

• Geschäftsreisen. Wenn Sie auf Geschäftsreise gehen, sind Ihr Hotel, Ihr Flugticket, Ihre Taxipreise, Ihr Parkplatz und Ihre Trinkgelder für den Hotelpagen über die Zeile 24a abzugsfähig. Sie müssen Ihre Quittungen für all diese Artikel aufbewahren, da dies ein Bereich ist, den der IRS häufig überprüft. Reisekosten, die „extravagant oder verschwenderisch“ sind, werden nicht gestattet. Reisen außerhalb Nordamerikas für eine Geschäftskonvention oder ein anderes Meeting sind abzugsfähig, wenn die Konvention in direktem Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen steht und es einen guten Grund dafür gibt, dass sie außerhalb des Kontinents stattfindet. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der IRS-Publikation 463, „Reise-, Geschenk- und Autokosten.“
• Geschäftsessen. Da Sie vermutlich in jedem Fall essen müssten, können Sie in Zeile 24b nur 50% der Kosten für geschäftlich konsumierte Mahlzeiten abziehen. Dazu gehören Mahlzeiten mit Ihren Kunden. „Verschwenderische oder extravagante“ Mahlzeiten sind nicht abzugsfähig, obwohl der IRS nicht genau angibt, wie groß das Steak sein darf. Sie oder ein Mitarbeiter müssen beim Essen anwesend sein – Sie können nicht einfach einen Kunden zum Abendessen schicken und es Ihrem Zimmer in Rechnung stellen und die Kosten abziehen. Dokumentation ist wichtig. Sie sollten Datum, Ort, Teilnehmer, Geschäftszweck und Kosten aufzeichnen.

Sonstige Ausgaben

Zeile 27 ist der wahre Catchall. Auf der zweiten Seite von Schedule C können Sie „Sonstige Ausgaben“ auflisten.“ Sie müssen sie immer noch in Kategorien einteilen, aber Sie können Elemente hier einfügen, wenn Sie nicht sicher sind, ob sie in eine der bereitgestellten Zeilen passen. Zum Beispiel könnten Sie hier Porto auflisten, da es dafür keine separate Position gibt (obwohl Sie es unter „Bürokosten“ einschließen könnten). Ihre Handy- oder Internetkosten können hier ebenfalls aufgeführt sein.

Sie müssen weiterhin sicherstellen, dass alle von Ihnen aufgeführten Ausgaben angemessen und für Ihr Unternehmen erforderlich sind. Wenn Sie einige Ausgaben wirklich nicht in eine andere Kategorie einordnen können, bietet Ihnen der IRS die Möglichkeit, eigene Ausgaben zu erstellen.

Letztes Wort

Es gibt noch einige andere Dinge, die Sie bei der Vorbereitung Ihrer Rücksendung beachten müssen:

• Was ist in „Sonstiges Einkommen“ in Zeile 6 enthalten? Die Zeile für „sonstige Erträge“ bezieht sich auf Erträge, die als „Nichtverkaufserträge“ betrachtet werden können. Dazu gehören Forderungsausfälle, die Sie in früheren Jahren abgeschrieben, aber in diesem Jahr wieder eingezogen haben, Preisgelder, die Ihr Unternehmen gewonnen hat, an Sie gezahlte Zinsen (z. B. auf überfällige Konten) oder Steuerrückerstattungen oder Steuergutschriften im Zusammenhang mit der Verwendung erneuerbarer Brennstoffe. Dies ist auch der Ort, an dem die wiedergewonnenen Abschreibungen auf börsennotierte Geräte (wie Computer) eingegeben werden, deren geschäftliche Nutzung auf unter 50% gesunken ist.
• Wenn Sie eine Umsatzsteuer auf Artikel gezahlt haben, die Sie für das Unternehmen gekauft haben, wird die Umsatzsteuer als Teil der Kosten des Artikels betrachtet. So ziehen Sie es ab, wo immer Sie die Kosten des Artikels abziehen. Die Umsatzsteuer auf gekaufte Artikel wird nicht separat behandelt und in die Zeile für „Steuern &“ eingegeben.“
• Sie als Unternehmer werden anders behandelt als andere Arbeitnehmer (auch wenn Sie selbstständig sind). Während es in Schedule C Standleitungen für die Löhne, die Krankenversicherung und die Altersvorsorge Ihrer Mitarbeiter gibt, sind Ihre eigenen Kosten in diesen Kategorien nicht enthalten. Ihre Kosten für die Gesundheitsversorgung können auf Schedule 1 abgezogen werden. Ebenso werden Ihre selbstständigen Renten- oder EINFACHEN Planbeiträge in Anhang 1, Zeile 15, abgezogen. Für Abzüge und Grenzen, siehe IRS Publikation 560, „Pensionspläne für kleine Unternehmen.“
• Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Kilometerabzug erhalten, ist ein Protokoll zu führen. Sie sollten Ihren Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Reise aufschreiben, sowie das Datum und was Sie getan haben. IRS-Agenten sind leicht beeindruckt, wenn Sie Seiten und Seiten von diesem Zeug haben. Es gibt verschiedene Apps wie MileIQ zum Verfolgen von Kilometern, die das GPS Ihres Telefons verwenden. Einige der Apps sind kostenlos, während andere Premium-Pläne mit zusätzlichen Funktionen anbieten.

Wenn Sie diese Dinge im Auge behalten und Ihre notwendigen Ausgaben sorgfältig verfolgen, sind Sie in guter Verfassung, um Ihre Abzüge wirklich zu nutzen.