Aktualisiert am 12. Januar 2021

Alle neuen Mitarbeiter müssen nach ihrer Einstellung das neue Formular W-4, Employee’s Withholding Certificate, ausfüllen. Das genaue Ausfüllen des Formulars liegt in der Verantwortung des Arbeitnehmers, und der Arbeitgeber muss das ausgefüllte Formular so akzeptieren, wie es ausgefüllt ist. Wenn ein Arbeitgeber kein ausgefülltes Formular W-4 von einem Arbeitnehmer erhält, ist er berechtigt, die Bundeseinkommensteuer zum einmaligen Satz ohne Abzug einzubehalten.

Das falsche Ausfüllen eines W-4 kann dazu führen, dass Mitarbeiter am Ende des Jahres unerwartete Steuerschulden haben, also ermutigen Sie sie, sich Zeit zu nehmen und die Anweisungen sorgfältig zu befolgen.

Was ist ein W-4?

Das neue Formular verfügt über einen fünfstufigen Prozess und eine neue Veröffentlichung 15-T (Federal Income Tax Withholding Methods) zur Bestimmung der Einbehaltung von Arbeitnehmern. Es werden keine Quellenzulagen mehr verwendet. Ein W-4 sollte von allen Mitarbeitern ausgefüllt werden, wenn sie eingestellt werden oder wenn sich ihre Lebens- oder Finanzsituation ändert. Beispielsweise möchten einige Mitarbeiter möglicherweise ein neues W-4 ausfüllen, wenn sie einen zweiten Job annehmen, heiraten, ein Kind haben oder sich scheiden lassen.

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Anleitung zum Ausfüllen eines W-4

Als Arbeitgeber können Sie einige allgemeine Fragen zu W-4s für Mitarbeiter beantworten, aber Sie können nicht das Formular für Ihre Mitarbeiter ausfüllen, noch können Sie vorschlagen, welche Auswirkungen ihre Auswahl auf ihre Steuern haben.

Dies sind die Schritte, die Ihr Mitarbeiter ausführen muss:

Schritt 1: Persönliche Daten

Ihr Mitarbeiter gibt seine persönlichen Daten ein, einschließlich Name, Adresse und Anmeldestatus. Beachten Sie, dass Sie für jeden Mitarbeiter, der kein ausgefülltes W-4 in den Akten hat, die Quellensteuer zum höheren „Single“ -Satz berechnen.

Schritt 2: Mehrere Jobs oder Ehepartner arbeiten (optional)

Dieser Abschnitt gilt für Mitarbeiter, die mehr als einen Job haben oder verheiratet sind und gemeinsam mit einem arbeitenden Ehepartner arbeiten. Der IRS bietet hier einige Anleitungen für Mitarbeiter, um festzustellen, ob sie diesen Schritt ausführen müssen und wo sie nach zusätzlichen Anweisungen suchen müssen. Option (a) bietet laut IRS den größten Datenschutz für die Informationen des Mitarbeiters sowie die genauesten Berechnungen.

Schritt 3: Anspruch auf Angehörige (optional)

Wenn Ihr Mitarbeiter Angehörige hat, werden diese diesen Abschnitt ausfüllen. Einzelne Steuerzahler mit einem Einkommen von $ 200.000 oder weniger ($ 400.000, wenn verheiratet Einreichung gemeinsam) sind nun für die Kindersteuergutschrift als Ergebnis der TCJA als auch.

Schritt 4: Andere Anpassungen (optional)

Hier kann der Mitarbeiter andere Einkünfte berücksichtigen, die nicht aus Arbeitsplätzen stammen, oder zusätzliche Abzüge oder Einbehalte hinzufügen.

Schritt 5: Unterschrift

Der Mitarbeiter unterschreibt und datiert das Formular und Sie füllen den Arbeitgeberabschnitt aus.

Wann sollte ein W-4 abgeschlossen sein?

Das Formular W-4 sollte von jedem neuen Mitarbeiter vorzugsweise am ersten Arbeitstag, spätestens jedoch in der ersten Woche ausgefüllt werden. Sie müssen die W-4-Formulare Ihrer Mitarbeiter nicht beim IRS einreichen, sie sollten jedoch mindestens vier Jahre lang mit anderen Personalakten gespeichert werden. Payroll-Software-Anbieter bieten oft Optionen für den Mitarbeiter, um diese Unterlagen vollständig online abzuschließen — und oft vor ihrem ersten Tag, so dass Sie sofort mit dem Training beginnen können.