Ein Anfragebrief ist eine Anfrage nach Informationen, von denen der Verfasser glaubt, dass sie der Leser bereitstellen kann. Unabhängig von seinem Thema besteht das Ziel darin, den Leser dazu zu bringen, mit einer Aktion zu antworten, die die Anfrage befriedigt.Die ergriffenen Maßnahmen können entweder dem Autor oder dem Leser und manchmal auch beiden zugute kommen. In diesem Fall muss der Umfang genügend Informationen enthalten, damit der Leser bestimmen kann, wie er am besten reagieren soll.

Identifizieren Sie Ihren Leser

Ein Anfragebrief sollte an die Person gerichtet werden, die am ehesten positiv und hilfreich reagiert. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer das sein könnte, Versuchen Sie, einige Anrufe zu tätigen, um eine Kontaktperson zu identifizieren. Der Name dieser Person sollte in die innere Überschrift und die Anrede Ihrer Anfrage eingefügt werden. Es sollte auch in der obersten Zeile Ihres Umschlags enthalten sein.
Denken Sie daran, dass Menschen zuerst mit Menschen Geschäfte machen, Unternehmen an zweiter Stelle. Wenn Sie Ihren Leser namentlich ansprechen, erkennen Sie dessen Bedeutung und Wert als individueller Mensch.

Legen Sie Ihr Ziel fest

Das Ziel in einem Anfragebrief ist es, eine Anfrage zu stellen. Es wird entweder den Leser bitten, dem Schreiber etwas Nützliches zur Verfügung zu stellen, oder etwas nutzen, das der Schreiber zu bieten hat.
Ihre Anfrage sollte spezifisch und kurz sein. Wenn Sie mehr als eine Frage stellen, können Sie diese in einer Aufzählungsliste hervorheben.

Bestimmen Sie Ihren Umfang

Der Umfang eines Anfrageschreibens sollte genügend Informationen enthalten, damit der Leser Ihr Ziel erfassen, eine fundierte Entscheidung treffen und rechtzeitig reagieren kann.
Betrachten Sie Ihren Leser und kommen Sie auf den Punkt. Haben sie, was Sie wollen? Können sie tun, was Sie fragen? Überlegen Sie, was Ihr Leser wissen muss, bevor er eine Entscheidung trifft und Ihnen eine Antwort sendet.
Wenn Sie einen Nutzen erhalten sollen, kann es hilfreich sein zu erklären, zu welchem Zweck der Nutzen verwendet wird. Wenn der Leser einen gewissen Nutzen erhalten soll, kann es hilfreich sein, einen Anreiz zur Reaktion zu bieten.

Organisieren Sie Ihren Brief

Wenn Sie Ihren Anfragebrief organisieren, wird eine logische Reihenfolge für die Präsentation Ihrer Informationen festgelegt. Sie haben diese Aufgabe bereits begonnen, indem Sie ein Ziel festgelegt und Ihren Umfang festgelegt haben. Verweisen Sie auf sie zurück. Zusammen enthalten sie einen Großteil des Inhalts, der zum Hauptteil Ihres Briefes wird.
Eine einfache Gliederung erhalten Sie organisiert. Erstellen Sie zunächst eine Liste relevanter Punkte und platzieren Sie sie in der Reihenfolge, die Ihrem Leser am besten hilft. verstehen Sie Ihre Anfrage. Diese Punkte werden zum Rückgrat Ihres Entwurfs; Ihre Gliederung wird zu einer Checkliste.

Verfassen Sie Ihren Brief

Das Arbeiten mit einer Gliederung ist der einfachste Weg, einen eingehenden Brief zu verfassen. Sie haben sich bereits organisiert, indem Sie eine Liste erstellt haben. Beziehen Sie sich darauf zurück und verwandeln Sie jedes Fragment in einen vollständigen und vollständigen Satz, der einen einzelnen Gedanken oder eine Idee ausdrückt.
Damit Ihre Gedanken und Ideen zusammenhängend vermittelt werden, schreiben Sie mit einer so natürlich klingenden Stimme wie möglich. Versuchen Sie, Ihren Entwurf schnell zu schreiben und lesen Sie ihn dann laut vor. Konzentrieren Sie sich darauf, Ihrem Leser Ihr Ziel zu vermitteln. Stellen Sie sicher, dass der Umfang Ihres Briefes alle relevanten Informationen enthält, die in Ihrer Organisationsliste enthalten sind.
Denken Sie daran, dass Sie einen groben Entwurf schreiben. Im Moment können Sie Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung, Satz- und Absatzstruktur ignorieren. Dies sind technische Details, auf die Sie im letzten Schritt achten werden, wenn Sie Ihre Arbeit überprüfen und überarbeiten.

Schließen Sie Ihren Brief

Ein Anfragebrief sollte professionell abgeschlossen werden. Sobald Ihr letzter Absatz geschrieben ist, melden Sie sich zwischen einem kostenlosen Abschluss wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Danke“ und Ihrem gedruckten Namen ab.
Wenn Sie in Verbindung mit einer offiziellen Pflicht schreiben, platzieren Sie Ihren Titel unter dem gedruckten Namen. Zusätzliche Informationen wie Diktierhinweise, Benachrichtigung über Anhänge, Beilagen und Kopien, die an andere Personen gesendet werden, sollten unter der Titelzeile platziert werden.

Überprüfen und überarbeiten Sie Ihr Anfrageschreiben

Das Überprüfen und Überarbeiten Ihres Anfrageschreibens ist der letzte Schritt im Schreibprozess. Sie werden Ihren Entwurf in diesem Schritt überprüfen und sicherstellen, dass Ihr Ziel klar und Ihr Umfang präzise ist. Versetzen Sie sich in die Lage des Lesers, wenn Sie den groben Entwurf untersuchen. Fragen Sie sich als Empfänger, ob Sie die Anfrage schnell nachvollziehen können und ob genügend Informationen enthalten sind, um eine zeitnahe Antwort zu ermöglichen.
Suchen Sie zuerst nach den offensichtlichen Fehlern. Überprüfen Sie auf Rechtschreib-, Satzbau- und Grammatikfehler. Denken Sie daran, dass eine passive Stimme nicht so befehlend ist wie eine aktive. Sie möchten, dass Ihre Anfrage stark ist, schreiben Sie also mit einer aktiven Stimme.
Das Wichtigste, was zu beachten ist, ist der allgemeine Zusammenhalt der gesamten Einheit. Achten Sie auf Genauigkeit, Klarheit und ein Gefühl der Vollständigkeit. Fragen Sie sich, ob die Übergänge zwischen den Absätzen funktionieren und ob Ihre Sichtweise, Ihr Ton und Ihr Stil im gesamten Text konsistent sind.
Prüfen Sie Ihre Wortwahl sorgfältig. Mehrdeutige Wörter führen zu Verwirrung. Jargon und abstrakte Begriffe werden möglicherweise überhaupt nicht verstanden, und Affektierungen, Klischees und banale Sprache dienen keinem wirklichen Zweck und verschleiern Ihr Ziel. Sie möchten Ihrem Leser helfen, genau zu verstehen, was Sie wollen, also entfernen Sie alles, was nicht hilfreich ist.
Und schließlich, wenn Sie nicht geschrieben haben, eine Öffnung oder eine Schlussfolgerung jetzt ist die Zeit. Die Einleitung muss in den Hauptteil Ihres Briefes mit einer festen Aussage über das Thema Ihrer Anfrage und genügend unterstützenden Informationen führen, um den Leser beim Lesen zu halten. Ihre Schlussbemerkungen müssen Ihr Ziel mit einer Frage wiederholen, die eine Aktion erfordert.