„Kommunikation ist der Schlüssel für jedes globale Unternehmen“ – Anita Roddick

Der technologische Fortschritt unserer Zeit hat es Menschen auf der ganzen Welt ermöglicht, ohne Grenzen zu kommunizieren. Sie können beispielsweise eine E-Mail-Nachricht an jeden auf dem Planeten Erde schreiben und innerhalb weniger Minuten oder sogar Sekunden eine Antwort erhalten.

Es gibt jedoch bestimmte Zeiten, in denen Sie einfach keinen Zugriff auf das Postfach Ihrer E-Mail haben.

Aber heutzutage spielt es keine Rolle, was Ihr Beruf ist, Ihr beruflicher Erfolg hängt in hohem Maße von der Effektivität und Effizienz Ihrer Kommunikation ab.Wenn Sie also nicht in der Lage sind, rechtzeitig auf die E-Mails zu antworten, die Sie erhalten, sollten Sie Ihr Bestes tun, um Ihre Kollegen und Kunden darüber zu informieren und wann Sie auf ihre Nachrichten antworten können.

Zum Glück ist dies im Zeitalter des Internets eine sehr einfache Sache. In unserer digitalisierten Welt haben die Menschen so viele Lösungen für die Probleme gefunden, von denen wir nicht einmal wussten, dass sie existieren.

Mit Hilfe von Softwareprogrammen können die Leute jetzt alles einrichten, wie sie wollen. Beispielsweise unterstützt Sie eine Software wie Microsoft Outlook beim Erstellen Ihrer automatisch antwortenden Out-of-Office-E-Mails.

Es ist einfach zu bedienen und YouTube ist voll von nützlichen Tutorials zu diesen Themen. Sie sollten es auf jeden Fall ausprobieren! Ich werde Links unten anhängen.

Nachdem Sie sich entschieden haben, eine dieser automatischen Antwort-E-Mails einzurichten, werden Sie sich überlegen, was Sie in sie aufnehmen sollen.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Abwesenheits-E-Mail-Nachricht einrichten, kann dies eine entmutigende Aufgabe sein.

WENN MENSCHEN OUT-OF-OFFICE-E-MAIL-NACHRICHTEN VERWENDEN?

Lassen Sie uns zunächst herausfinden, in welchen Fällen und Situationen Sie automatisch reagierende Abwesenheits-E-Mails verwenden werden.

Sie können sie beispielsweise verwenden, wenn Sie geschäftlich oder zu Schulungszwecken nicht in der Stadt sind, mit Ihrer Familie Urlaub machen oder krankgeschrieben sind.Darüber hinaus müssen Sie sie möglicherweise verwenden, wenn Sie einen Trauerurlaub nehmen. wenn Sie zu beschäftigt sind oder in diesem Moment dringende Arbeitsverpflichtungen haben.

Andererseits möchten Sie vielleicht für einen bestimmten Zeitraum einfach nicht von E-Mails belästigt werden, damit Sie sich auf etwas anderes konzentrieren können.

Lassen Sie uns nun untersuchen, warum Menschen die automatisch antwortenden E-Mails auf jeden Fall für Out-of-Office-Situationen verwenden sollten.

WARUM SOLLTEN SIE ABWESENHEITS-E-MAILS VERWENDEN?

Sie sollten aus einem der folgenden Gründe in Betracht ziehen, eine automatische Antwortnachricht einzurichten:

Erleichtert Ihre Arbeit

Es ist sehr unverantwortlich, Ihren E-Mail-Posteingang für eine lange Zeit unbeaufsichtigt zu lassen.

Egal, ob Sie Abteilungsleiter oder Teil des Teams sind, in jeder Arbeitsumgebung ist es wichtig, auf die Menschen einzugehen, die mit Ihnen in Kontakt treten.

Aus diesem Grund wurden automatisch reagierende E-Mails erstellt, damit Sie jederzeit professionell aussehen. Sie erhalten eine neue E-Mail in Ihrer Mailbox, können aber nicht darauf antworten? Dann wird der Out-of-Office-Mail-Responder dies anstelle von Ihnen tun. Erstaunlich, huh?

Dieses Tool erspart Ihnen eine Menge Nerven und Zeit, um über Ihre unbeantworteten E-Mails nachzudenken. Sie werden nicht einmal denken, dass Sie Ihren Kontakt zu den Kollegen und Partnern verlieren.

Sie werden Ihre Kommunikation einfach sehr höflich verschieben.

Praktisch

Stellen Sie sich vor, Sie sind im Urlaub und müssen sich voll entspannen. Sie befürchten jedoch, dass Ihre Kunden und Mitarbeiter nicht wissen, dass Sie nicht verfügbar sind.

Sie werden also verpflichtet sein, Ihre Mailbox während Ihres Urlaubs häufig zu überprüfen. Das wäre doch nicht viel Urlaub, oder? Auf der anderen Seite, wenn Sie ein sehr wichtiges Training für ein paar Tage besucht haben und Sie nicht verfügbar sind, um Ihre E–Mails zu überprüfen – dann würden Sie sich nicht viel darauf konzentrieren, neue Dinge zu lernen, wenn Sie ständig mit Ihren unbeantworteten E-Mails beschäftigt wären.

Out-of-Office-E-Mails mit automatischer Antwort sind in diesen Situationen das Synonym für das Wort Bequemlichkeit. Richten Sie einfach alles richtig ein und Sie können loslegen.

Die Absender werden sehr schnell benachrichtigt und können andere Maßnahmen ergreifen oder andere Personen kontaktieren, wenn sie dringende Probleme haben.

Wir werden unten auch besprechen, was in Notfällen zu tun ist.

Lassen Sie die Leute wissen, warum Sie nicht verfügbar sind

Es ist in der Tat wichtig, Ihre Kollegen und Partner über Ihre Abwesenheiten zu informieren und darüber, wann Sie wieder verfügbar sein werden.

Einige von ihnen haben möglicherweise ein vages Verständnis dafür, warum Sie in Ihrem Arbeitsposten fehlen; Einige haben möglicherweise keine Ahnung von Ihrem Aufenthaltsort.

Diese Informationen in Ihrer Abwesenheitsantwort ohne Unannehmlichkeiten für Sie zu teilen, ist die beste Lösung.

In diesem Fall wird Ihr professionelles Image nicht beeinträchtigt, wenn Sie so aussehen, als wären Sie ohne Grund von der Arbeit abwesend. Wenn Sie also jemand sind, der seinen Ruf bei der Arbeit schätzt, sollten Sie auf jeden Fall in Betracht ziehen, die automatische Antwort für das nächste Mal einzurichten, wenn Sie abwesend sind.

Lässt Sie nicht unprofessionell aussehen

Manchmal befinden Sie sich in einer sehr schwierigen Situation, Ihren Kollegen, Kunden oder Partnern nicht rechtzeitig antworten zu können. In ihren Augen werden Sie sehr unprofessionell und arrogant erscheinen, wie jemand, der E-Mails einfach ignoriert und für unwichtig hält.

Um dies zu verhindern, sollten Sie daher erwägen, E-Mails mit automatischer Antwort auch für kurze Abwesenheiten von der Arbeit einzustellen.Nachdem wir nun gründlich besprochen haben, warum diese E-Mails wichtig sind und warum Sie sie verwenden sollten, lassen Sie uns besprechen, was Sie in Ihre professionellen Out-of-Office-E-Mails aufnehmen sollten.

8 BEISPIELE FÜR PROFESSIONELLE OUT-OF-OFFICE-E-MAILS

Alle Arten der unten diskutierten E-Mails eignen sich für die Verwendung in jeder Arbeitsumgebung. Sie sind sowohl informativ als auch professionell, da sie die wesentlichen Informationen über Ihre Abwesenheit und wann Sie wieder arbeiten werden. Diese Informationen können auch auf kreative Weise mit den E-Mail-Absendern geteilt werden, während Sie dennoch den professionellen Standards entsprechen.

Kreative Out-of-Office-E-Mails sind auch in fast jedem Arbeitsumfeld willkommen. Nutzen Sie die Gelegenheit, eine unvergessliche E-Mail an die Person zu schreiben, die mit Ihnen kommuniziert.

Lassen Sie uns einige Beispiele der E-Mails überprüfen, die Sie als automatisch antwortende E-Mails festlegen sollten, bevor Sie Ihr Büro verlassen.

Die einfachste

Die erste und kürzeste ist eine E-Mail, die nur wichtige Informationen enthält. Was muss der Absender wissen? Das Wichtigste – wie lange werden Sie nicht verfügbar sein.

Wann werden sie dich endlich erreichen können?

Sehr geehrter (Absender),

Grüße und vielen Dank für Ihre E-Mail an mich.
Zur Zeit bin ich abwesend und kann Ihre Mail nicht persönlich beantworten.
Ich werde abwesend sein von (dem Zeitpunkt, an dem deine Abwesenheit beginnt) bis (dem Zeitpunkt, an dem deine Abwesenheit endet).
Ich werde Ihre E-Mail sehr bald nach meiner Ankunft beantworten.

Mit freundlichen Grüßen,
XXX

Es ist deutlich zu sehen, dass die obige E-Mail die wichtigsten Details zu Ihrer Abwesenheit enthält. Diese Informationen sollten für die meisten Personen ausreichen, die Ihnen eine E-Mail senden, während Sie nicht bei der Arbeit sind.

Einige der Absender sind jedoch möglicherweise bereit, einige berufliche Angelegenheiten mit bestimmten Fristen mit Ihnen zu besprechen.

Was werden Sie in dieser Situation tun?

Schauen wir uns das nächste Beispiel an.

Ein wenig detaillierter, aber immer noch ein einfacher

Wenn Sie befürchten, dass die Informationen im vorherigen Beispiel nicht ausreichen, können Sie auch einen Notfallkontakt hinzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Person, die Sie kontaktiert, ihre Probleme, Angebote, Bestellungen usw. mitteilen kann. mit wem auch immer Sie abdecken können, während Sie weg sind.

In diesem Fall sollten Sie Namen, geschäftliche Telefonnummern oder E-Mail-Adressen angeben, um dem E-Mail-Absender helfen zu können. Wer weiß, welche Art von Notfall dies sein kann?

Sehen wir uns das Beispiel einer solchen E-Mail an.

Sehr geehrter (Absender),

Vielen Dank für Ihre E-Mail an mich.
Zur Zeit bin ich abwesend und kann Ihre Mail nicht persönlich beantworten. Wenn es dringend ist, finden Sie hier einen Notfallkontakt, mit dem Sie kommunizieren können: (Kontaktdaten dieser Person wie Name, E-Mail-Adresse, Arbeitstelefon usw.)
Ich werde abwesend sein, bis (der Tag Ihrer Abwesenheit endet).
Ich melde mich, sobald ich wieder an der Arbeit bin.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Geduld.

Mit freundlichen Grüßen,
XXX

Dies ist das Beispiel für die E-Mail, die Sie am häufigsten sehen, wenn Sie automatische Antwort-E-Mails erhalten, und die prägnanteste Out-of-Office-E-Mail, die alles enthält, was der Empfänger wissen muss.

Eine E-Mail, die zu einem Abonnement führt

Abgesehen davon, dass Sie dem Absender die allgemeinen Informationen über Ihre Abreise oder Nichtverfügbarkeit mitteilen, können Sie diese Gelegenheit nutzen, um den Absender an einen Ort zu führen, an dem er sich befinden soll.

Es kann sich um ein Abonnementangebot für einen Newsletter, einen Link zu einem Video oder einer Website usw. handeln. Mit anderen Worten, Sie können auf andere Weise von diesem Kommunikationsmoment profitieren – z. B. durch die Gewinnung eines neuen Kunden oder eines neuen Mailinglisten-Abonnenten.

Also los, fügen Sie einen gültigen Link oder eine Einladung ein!

Sehr geehrter (Absender),

Vielen Dank für Ihre E-Mail an mich. Zur Zeit bin ich abwesend und kann Ihre E-Mail nicht persönlich beantworten.
Ich werde abwesend sein, bis (der Tag Ihrer Abwesenheit endet).
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Ihre dringenden Probleme mit dieser Person kommunizieren: (Kontaktdaten dieser Person).
In der Zwischenzeit sollten Sie auf jeden Fall diese (Link, Einladung) überprüfen. Senden Sie mir später Ihre Meinung.
Ich melde mich sehr bald. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen,
XXX

Auf jeden Fall wird der Absender nach Erhalt dieser E-Mail an dem von Ihnen bereitgestellten Link und / oder Angebot interessiert sein.

Nutzen Sie die Gelegenheit und profitieren Sie später davon.

Wer weiß, was das Anklicken dieses Links bewirkt?

Eine E-Mail, die zu sozialen Medien führt

Sie haben möglicherweise keine Hinweise, aber die Person, die Ihnen eine E-Mail sendet, während Sie nicht bei der Arbeit sind, kann eine ernsthafte Geschäftsmöglichkeit für Sie haben.

In der automatisierten Abwesenheitsantwort können Sie Links zu Ihren professionellen Social-Media-Seiten oder zur Webseite Ihres Unternehmens hinzufügen.

Diese Informationen geben Ihrem Absender mehr Informationen über Sie / Ihr Unternehmen, um ihn bei der Verfolgung der Geschäftsangelegenheit zu interessieren, wenn Sie zur Arbeit zurückkehren.Wenn die Angelegenheit nicht bis zu Ihrer Rückkehr warten kann, können sie alternativ versuchen, Sie auf den Social-Media-Profilen zu erreichen, die Sie während Ihrer Abwesenheit überprüfen.

Sehr geehrter (Absender),

Vielen Dank für Ihre E-Mail an mich. Derzeit bin ich nicht im Amt und werde von / bis abwesend sein (der Zeitraum Ihrer Abwesenheit).
Wenn Sie dringende Fragen haben, zögern Sie nicht, mich über diese Facebook-Seite (oder andere Social-Media-Seiten, auf denen Sie verfügbar sein werden) zu kontaktieren. Darüber hinaus können Sie das Unternehmen über diese Webseite kontaktieren (Link zur Website des Unternehmens)
Sorry für etwaige Unannehmlichkeiten.
Ich melde mich sehr bald. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen,
XXX

Diese Art von E-Mail eignet sich hervorragend für den weiteren Aufbau von Beziehungen und die zukünftige Zusammenarbeit zwischen Ihrem Unternehmen und dem Unternehmen des Absenders oder Ihnen und dem Absender selbst.

Es wird engere und freundlichere Beziehungen zwischen den beiden Seiten herstellen.

Eine Informations-E-Mail

Lassen Sie uns neben den Arten von E-Mails, die zu Abonnements und sozialen Medien führen, die letzte besprechen, die einen Informationslink oder / und einen Anhang enthält.

Wenn Sie darauf warten, dass Ihnen jemand eine E-Mail mit der Bitte um Klärung von Informationen sendet (oder wenn Personen Ihnen normalerweise eine E-Mail mit Ihrer Arbeitsposition senden, damit Sie ihnen Informationen geben können), können Sie diese Informationen in Ihre Abwesenheits-E-Mail-Nachricht aufnehmen und Links zu nützlichen Quellen zum Thema hinzufügen.Mit anderen Worten, diese Art von E-Mail enthält einen Link zu Materialien, die vom Absender der E-Mail verwendet werden können.

Auf diese Weise geben Sie definitiv Antworten auf die Fragen des Absenders, ohne persönlich zu antworten.

Lassen Sie es uns im Beispiel sehen.

Sehr geehrter (Absender),

Vielen Dank, dass Sie mir eine E-Mail geschickt haben, aber bitte entschuldigen Sie, dass ich nicht verfügbar bin. Ich werde für (den Zeitraum) aus dem Amt sein.
Wenn meine Vermutung richtig ist, senden Sie mir eine E-Mail, um Informationen zu (dem Thema) zu erhalten. Im Anhang teile ich nützliche Dateien und hier sind einige Links, die Sie auf jeden Fall überprüfen sollten.
Ich hoffe, ich konnte helfen. Ich werde mich bald nach meiner Rückkehr melden.

Best,
XXX

Auf diese Weise können Sie immer noch nützliche Materialien für diejenigen bereitstellen, die Ihre Hilfe benötigen, während Sie Cocktails am Strand trinken.

Ein Kreativer

Sie werden bald eine Pause von der Arbeit machen, also können Sie diese Gelegenheit auch nutzen, um eine lustige oder kreative E-Mail zu schreiben. Ein Witz oder eine lustige Geschichte wird definitiv geschätzt.

Diese Art von Out-of-Office-E-Mail gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kreativität voll auszuschöpfen, und Sie werden Ihren Absender angenehm überraschen, wenn er eine E-Mail wie diese erhält:

Hallo,

Ich wurde von Außerirdischen entführt und dies ist die einzige Nachricht, die ich erstellen konnte.
Sie sagten, sie würden mich zurück zur Arbeit bringen (das Datum Ihrer Rückkehr).
In der Zwischenzeit, wenn Sie sich mit jemand anderem verbinden möchten, der noch an meinem wertvollen Arbeitsplatz ist, finden Sie hier einige Kontakte (Kontaktdaten).

Bis bald… hoffentlich
XXX

Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf und schreiben Sie, was Sie wollen (natürlich immer noch angemessen in professionellen Umgebungen).

Sie können Referenzen aus Filmen, TV-Shows oder Büchern verwenden, Sie können auch eine lustige oder interessante Geschichte erzählen.

Ich bin mir sicher, dass Sie, wenn Sie es versuchen, definitiv eine Out-of-Office-E-Mail erstellen werden, die kreativer ist als die oben genannte.

Füge süße Bilder zu deiner Mail hinzu

Wer mag keine süßen Welpen? Zusätzlich zu den wesentlichen Informationen können Sie ein Bild hinzufügen, um zu zeigen, dass Sie sich um den Absender oder den Planeten kümmern. Entzückende Welpen, Kätzchen oder andere kleine Tiere, die jedem ein Lächeln schenken, können zu Ihrer Abwesenheits-E-Mail mit automatischer Antwort hinzugefügt werden.

Sie können einfach ein kostenloses Foto im Internet finden, das Sie für diese Art von E-Mail verwenden können, aber Ihre Unternehmenskultur bestimmt die richtige Art von Foto, die Sie für diesen Zweck auswählen sollten.

Hallo,

Bitte akzeptieren Sie meine Entschuldigung, dass ich Ihre E-Mail nicht sofort beantwortet habe. Ich habe ein Bild von einem niedlichen Welpen angehängt, den ich im Internet gefunden habe, damit du nicht sauer auf mich wirst.
Ich gebe Ihnen auch die Kontakte meines Partners, den Sie kontaktieren können, wenn Sie dringende Probleme zu besprechen haben.
Ich komme bald wieder.

Mit freundlichen Grüßen,
XXX

Dieses Beispiel ist wirklich liebenswert und süß. Allerdings wird nicht jeder bereit sein, es in seiner offiziellen Kommunikation zu verwenden. Einige finden es sogar unprofessionell oder unangemessen, eine solche automatisch reagierende E-Mail einzurichten.

Entfesseln Sie den Dichter in Ihnen

Da wir bereits Out-of-Office-E-Mail-Beispiele mit lustigen und niedlichen Inhalten besprochen haben, ist es jetzt an der Zeit, ein Beispiel mit einem Gedicht zu geben. Ja, du hast richtig gelesen – ein Gedicht.

Auch hier steht es Ihnen frei, Ihre Kreativität und Ihr Schreibtalent einzusetzen.

Lieber Absender,

Rosen sind rot,
Veilchen sind blau,
Ich bin nicht im Amt,

An wen sollten Sie schreiben?
Hier sind die Kontakte meiner vertrauenswürdigen Person: (Kontaktdaten)

Mit freundlichen Grüßen,
XXX

Nicht so schwierig, oder? In einer sehr kurzen E-Mail hier, Sie haben Ihre Großartigkeit gezeigt und gleichzeitig, Sie haben dem Absender die erforderlichen Informationen gegeben. Sie sollten versuchen, hier kurz und informativ zu sein. Hier glaube ich auch, dass du ein besseres Gedicht schreiben könntest als ich, also arbeite deine Schreibmagie.

Mischen Sie alles

In diesem Artikel habe ich es geschafft, einige Ideen zu entwickeln, wie Sie sowohl kreative als auch formelle automatische Antwort-E-Mails außerhalb des Büros schreiben können. Darüber hinaus können Sie eine Mischung der oben genannten E-Mails verwenden; Erstellen Sie einfach eine perfekte für Sie.

Sie können die Kombination eines Lead-Generators mögen und eine lustige Geschichte hinzufügen. Sie können auch Bilder von niedlichen Welpen oder Kätzchen hinzufügen, dann ein Gedicht schreiben und es als automatisch antwortende E-Mail festlegen.Abhängig von den Korrespondenzrichtlinien Ihres Unternehmens können Sie möglicherweise Ihre Fantasie einsetzen und Ihre eigene Persönlichkeit in den automatischen Antwort-E-Mails ausdrücken, die Ihre Mitarbeiter erhalten, wenn Sie nicht bei der Arbeit sind. Jeder hat bestimmte einzigartige Eigenschaften und es gibt nicht so etwas wie ‚one-size-fits-all‘, wenn es um das Schreiben von Out-of-Office-Auto-Antwort-E-Mails kommt.

FAZIT

In unserer digitalisierten Welt kann schon ein Anruf oder eine Nachricht in Abwesenheit drastische Folgen für Sie, Ihre Karriere und Ihren Arbeitgeber haben. Die Kommunikation Ihrer Probleme, Abwesenheiten und anderer wichtiger Themen ist von entscheidender Bedeutung, um Sie für den Erfolg an Ihrem Arbeitsplatz zu positionieren. Schnelle Reaktionsfähigkeit ist eine Qualität, die Menschen, die mit Ihnen arbeiten, immer zu schätzen wissen.