Som småföretagare kan det vara lättare att spara lite pengar för små eller tillfälliga inköp istället för att gå igenom besväret med att utfärda en check varje gång. Denna lagrade fond kallas petty cash.

Vad är petty cash?

Petty cash är en liten summa pengar som företag håller till hands, i en låst låda eller låda, för att betala för mindre affärskostnader. I små företag finns det vanligtvis en liten kontantfond. Men i större företag kan varje avdelning eller byggnad ha sin egen lilla kontantfond.

petty cash fund är etablerad som ett förutbestämt, fast belopp, som ofta sträcker sig från $30 till $300, beroende på verksamheten. När detta förutbestämda belopp löper lågt fylls fonden på.

prenumerera på aktuella uppdateringar om moderna arbetsplatstrender från våra branschexperter

vad använder företag småpengar för?

företag använder små kontantmedel för att täcka mindre affärskostnader som är opraktiska att betala för med check.

företag använder små kontantmedel för att täcka mindre affärskostnader som är opraktiska att betala för med check.

exempel på små kontantutgifter:

• gåvor till kunder, såsom blommor eller gratulationskort
• Kontorsmaterial, såsom pennor eller Skrivarpapper
• Frimärken
• ersätta anställda för småföretagskostnader, till exempel snacks för ett personalmöte

Du bör inte använda små kontantmedel för driftskostnader, såsom löner, löner, varor eller tjänster, eller för att göra lönecheck förskott.

vem kontrollerar den lilla kontantfonden?

varje liten kontantfond förvaltas av en liten kontantförvaring. I ett litet företag är den här personen ofta kontorschef eller annan betrodd anställd.

petty cash vårdnadshavare är ansvarig för:

• fastställande av giltigheten av petty cash förfrågningar
• utbetalning av petty cash fonder
• spårning petty cash kostnader
• genomdriva företagets petty cash politik

hur fungerar petty cash utbetalningar och påfyllningar?

små kontantutbetalningar görs med hjälp av småkvitton/kuponger, som du kan köpa från en kontorsleveransbutik. Kvittot / kupongen återspeglar vanligtvis:

• kontant utbetalningsdatum
• utbetalningsbelopp
• namn på den person som mottog betalningen
• anledning till utbetalningen
• namn på huvudbokskontot kostnaden kommer att debiteras

de små kontantinkomsterna tillsammans med det återstående Småkontantsaldot bör motsvara det ursprungliga småkontantsbeloppet — vilket betyder det ursprungliga beloppet som placerades i småkontantslådan eller lådan.

När det lilla kontantsaldot når en viss låg kan du fylla på fonden genom att utfärda en check i kvittonets belopp. Detta kommer att föra den lilla kontantfonden tillbaka till den ursprungliga nivån.

vad du ska lägga i din petty cash policy

en välkonstruerad petty cash policy inkluderar:

• ett policyuttalande som förklarar syftet med petty cash fund och det maximala belopp som tillåts för varje utgifter
• vad petty kan och inte kan användas för
• petty cash custodianens ansvar
• andra relaterade kontakter och deras roller
• förfaranden för utbetalning, påfyllning och skydd av småskaliga medel
• de olika småskaliga kontantformerna och deras instruktioner, såsom småskaliga kontanter kvitto / kupong och påfyllningsformulär

hur man spårar petty cash

Du kan spåra petty cash genom inspelning och avstämning.

varje gång petty cash depå begär och tar emot nya petty cash fonder, i utbyte mot kvitton, journalanteckningar måste göras i huvudboken för att registrera transaktionen. Specifikt, registrera de små kontantutgifterna — som ska motsvara kvitton-som en debet och påfyllningsbeloppet som en kredit (till ditt Kontantkonto).

som tidigare nämnts bör det återstående småkontantsaldot motsvara skillnaden mellan det inledande småkontantsbeloppet och utbetalningarna. Om det finns ett överskott eller brist, försök hitta källan till avvikelsen — vilket kan bero på valfritt antal eller skäl, till exempel matematiskt fel eller utbetalning av medel utan kvitto.

Om du administrerar petty cash på lämpligt sätt borde du inte ha några problem med att balansera dina transaktioner. Men om det finns brist måste du redogöra för förlusten genom att göra en extra debitering i huvudboken. Omvänt, om det finns ett överskott, spela in det som en extra kredit för att redogöra för vinsten.

bästa praxis för att hålla dig säker

Förvara alltid din lilla kassa i ett säkert område, till exempel ett kassaskåp eller ett låst arkivskåp.

• din petty cash vårdnadshavare bör vara en ärlig, pålitlig och etisk person som förstår vikten av att skydda petty cash system
• Förvara alltid din petty cash box i ett säkert område, till exempel ett säkert eller ett låst arkivskåp. Vid ingen tidpunkt bör rutan lämnas ut i det öppna för kunder eller obehöriga anställda att se
• utföra periodiska avstämningar för att fånga avvikelser och säkerställa korrekt småkontantadministration
• utveckla strikta interna kontroller för hantering av småkontanter
• ge inte ut en person ensam myndighet över dina småpengar. Någon annan bör granska vårdnadshavarens arbete och regelbundet kontrollera petty cash balance
• begränsa petty cash tillgång till endast ett begränsat antal granskade personal

slutligen granska IRS publikation 583 för petty cash regler och rekommendationer