det är slutet på arbetsdagen, och din att göra-lista har knappt berörts. Du känner dig skyldig för att inte få mer gjort. Men denna känsla är varken användbar eller hälsosam. Så, vad kan du göra åt det? Hur ska du hantera känslor som du sviker dina medarbetare, chef, kunder — och till och med dig själv? Hur kan du lära dig att acceptera att du gör det bästa du kan? Och vad är några strategier för att bli smartare om hur du hanterar din oändliga att göra-lista?

vad experterna säger

din skam i slutet av arbetsdagen för att inte ha åstadkommit det du bestämde dig för är ofta resultatet av orealistiska förväntningar, säger Heidi Grant, chef för forskning och utveckling för Americas Learning på EY och författaren till ingen förstår dig och vad man ska göra åt det, bland andra. ”De flesta människor är alltför optimistiska—vi går in i dagen med en förväntan och plan för att få alla möjliga saker gjorda”, säger hon. Men problemet är, ” vi grundar inte våra förväntningar i verkligheten i det arbete vi gör.”Så alltid när klockan 6 rullar runt, känner vi oss oroliga och skuldridda säger Whitney Johnson, verkställande tränare och författare Senast av Disrupt Yourself. ”Du tittar på vad du inte fick gjort, och du får den sjunkande känslan djupt i din själ att du inte räcker.”Men, säger hon,” du får inte känna dig som ett misslyckande.”Att erövra arbetsplatsskuld innebär en kombination av att bli savvier om hur du chippar bort på din att göra-lista, förbättra hur du hanterar dina egna (och andras) förväntningar om vad du realistiskt kan uppnå under en dag och bygga självmedkänsla för de tider när du misslyckas med att leva upp till dem. Så här gör du.

Reframe situationen

När den gnagande rösten i ditt huvud säger att du misslyckas med dina medarbetare och att din chef är frustrerad av din oförmåga att slutföra vissa uppgifter, säger Grant att du måste känna igen de negativa idisslingarna för vad de är, ”en historia du berättar för dig själv.”Trots allt” är det inte objektivt sant att du ska känna dig dålig om det här eller det; det är bara sant på grund av hur du tolkar situationen”, säger hon. ”Du bestämmer dig för att det är allt ditt fel.”Ta istället tillfället i akt att omformulera och omvärdera situationen. ”Fråga dig själv: finns det ett annat sätt att titta på detta?”Du kanske till exempel kommer att inse att ”jag gjorde mycket arbete idag, och jag gjorde mitt bästa. Jag hoppas att få mer gjort i morgon, och mina kollegor förstår förmodligen eftersom de är upptagna, för.”

få perspektiv på din produktivitet

det är också bra att tänka på de faktorer som hindrar dig från att utföra objekt på din lista och uppskattar att omständigheterna ofta inte kan hjälpas. ”När du tänker på varför du inte får saker gjorda, beror det oftare på att du tog hand om någon annans behov”, säger Johnson. ”Din klient, kollega, chef—eller kanske till och med en familjemedlem—behövde din hjälp, och du gav den.”Johnson rekommenderar att jag byter ut frågan, Vad gjorde jag idag? med hur bidrog jag idag? ”Du kommer att finna att du var mer produktiv än du trodde.”

Känn igen dina begränsningar

en del arbetsrelaterad skuld innebär skamliga känslor om din oförmåga att nå din fulla potential—som i ”Om jag arbetade hårdare och längre skulle jag uppnå mer”, säger Grant. Denna ångest kan delvis bero på ” myterna om tillväxttänkande.”Dagens arbetsplats indoktrinerar anställda att tro att de alltid kan bli bättre på något—så länge de anstränger sig. Men medan ”förbättring alltid är möjlig, behöver du också målet att förbättra”—för att inte tala om tid, energi och resurser för att göra det. Så när du känner dig skyldig för att du inte lyckas på det sätt du föreställde dig, försök att känna igen att denna känsla härrör, ”från att inte vilja räkna med dina begränsningar”, säger hon. Du måste ”koppla från de saker som är mindre viktiga för dig”, tillägger hon. ”Ge aldrig upp något för att du tror att du inte kan göra det; ge upp för att du har bestämt att det inte är värt att investera din tid och energi.”Enkelt uttryckt”, Välj dina strider och låt resten av det gå.”

bli pragmatisk om din att göra-lista

förutom att hantera de psykologiska effekterna av att bli kort på din att göra-lista, finns det många sätt du kan bli bättre på att fördela din tid—vilket också kan bidra till att minska din skam i slutet av dagen. Det börjar med att tämja din lista.

• utför en rättsmedicinsk analys. Grant rekommenderar att du försöker ett experiment. Skriv varje morgon en vanlig att göra-lista, och i slutet av dagen, se hur många saker du lyckades slutföra. Gör detta i en vecka eller två. ”Fråga sedan i genomsnitt hur många saker jag korsar?”Ditt mål är att få en känsla för hur mycket arbete du faktiskt får gjort på en dag, så att du kan lära dig att hantera dina förväntningar om vad som är realistiskt.
• Pare ner din lista. Då måste du” rätt storlek din lista”, säger Johnson. Det är demoraliserande när din att göra-lista med 20 objekt i slutet av dagen bara har en eller två korsade. Inte konstigt att du känner dig skyldig. ”Långa listor är orealistiska”, säger hon. Klipp ner det och gör målen på det trovärdigt uppnåeliga.
• var medveten om var du fokuserar. ”Nyckeln till att inte känna sig skyldig i slutet av dagen beror på hur du hanterar början på din dag”, säger Johnson. ”När du skriver din att göra-lista, Välj några saker du verkligen behöver göra och koncentrera dig på dem.”Var hänsynslös om hur du prioriterar din tid. ”Det finns bara så många timmar på dagen, och du måste göra val om var du ska fokusera”, säger Grant.
• Var uppmärksam på hur din lista utvecklas-eller inte. Om du märker att vissa saker tenderar att dröja kvar på din lista, föreslår Grant att du frågar dig själv, Vad är skillnaden mellan vad jag korsar och vad som återstår? Är det för att jag inte vet var jag ska börja? Är det för att uppgifterna är för höga? Behöver de delas upp i mindre bitar? Eller saknar jag möjligheter under dagen att chippa bort på dessa uppgifter? ”Det kan vara en indikation på att du måste boka tid i din kalender för att göra dem eftersom du inte kommer att göra dem spontant.”
• omfamna tillståndet för icke-färdigställande. Försök att odla en viss komfort med tanken att” du aldrig kommer att fångas upp, och du kommer alltid att ha saker i slutet av dagen som du verkligen önskade att du hade kommit till”, säger Grant. ”Sluta fred med det. Detta är arbetets natur i modern tid”, säger hon. Acceptera det faktum att din att göra-lista kommer att vara i ett konstant ”tillstånd av icke-färdigställande”, tillägger hon. Detta gäller särskilt när du når en viss nivå i hierarkin i din organisation. ”Om du kan omfamna det börjar det skada mindre.”

Ställ in förväntningar

När du har utvecklat en förståelse för din bandbredd och retooled din att göra-lista i enlighet därmed är det dags att ställa in förväntningar med andra. ”Undvik människor tilltalande” och” sluta överpromising”, säger Johnson. Att vara tydlig om vad som är rimligt för dig att ta på ”förhindrar ständiga förfrågningar som kommer in för saker du inte kan göra”, tillägger Grant. ”Det hjälper också att skapa gränser för dig, vilket bekräftar.”Att vara tydlig med vad du kan hantera hjälper dig ofta att känna igen att dina kollegor och chefer i allmänhet är förståelse och rimliga människor. ”Vi tenderar att föreställa oss att människor har mycket sämre reaktioner än de faktiskt gör. När du informerar människor om dina begränsningar och de tar det i steg, vilket de vanligtvis kommer att göra, inser du att det inte finns något att må dåligt om,” säger hon.

öva själv empati

Visst, du kan vara lite snyggare om hur du hanterar din tid, och du kan ställa bättre förväntningar, men i slutändan, ”du måste vara en förvaltare av ditt eget välbefinnande”, säger Grant. Du måste ta reda på ett sätt att ”bevara din mentala kapacitet” och ”sluta besätta din att göra-lista.”Du kan bara göra” en sak i taget, och det kommer aldrig att förändras.”Istället för att fixa på tre saker du inte avslutade, klappa dig själv på baksidan för de 17 saker du gjorde, tillägger Johnson. Positivt självprat är också praktiskt här. Prova ett nytt mantra. ”Säg till dig själv, Jag arbetade hårt idag; jag gav det mitt bästa skott; jag gjorde ett bra jobb och jag borde vara stolt över det.”

ha tålamod

På samma sätt, förvänta dig inte en snabb och enkel lösning på problemet. ”Du kommer inte att läsa den här artikeln och aldrig uppleva skuld igen”, säger Grant. Brottas med skuld pågår. ”Förvänta dig att ha skuldkänslor och måste arbeta igenom dem om och om igen”, säger hon. Johnson instämmer. ”Ibland kommer du att kämpa med detta mer, ibland mindre,” säger hon. ”Det är en process.”Tack och lov, om du implementerar dessa metoder—i synnerhet accepterar en viss grad av icke-slutförande,” blir det lättare.”

principer att komma ihåg

gör:

• omvärdera situationen. När du känner skuldkänslor, fråga dig själv, Vad är historien jag säger till mig själv som producerar denna känsla? Finns det ett annat sätt att se på detta?
• inse att det stöd du ger till andra är en nyckelkomponent i din produktivitet; dessa bidrag hjälper din organisation att gå vidare.
• omfamna tillståndet för icke-färdigställande. Försök att acceptera att din att göra-lista aldrig kommer att göras, och du kommer alltid att ha saker du verkligen önskade att du hade kommit till.

Gör inte:

• följ långa att göra-listor. Trimma ner din lista och göra målen trovärdigt uppnåeliga.
• överskattar tid, energi och resurser. Gör ett val att koppla från vissa mål eftersom de inte är värda din investering.
• förvänta dig att dessa känslor plötsligt försvinner. Brottning med skuld är en pågående process, och du måste vara beredd att arbeta igenom dina känslor om och om igen.

fallstudie # 1: Redigera din att göra-lista och skär dig lite slack

När det gäller skuld, Steve Martin, chief marketing officer på Ann Arbor, Michigan-baserad DaySmart-programvara, är benägen att citera sin personliga tränare. ”Han är förtjust i att säga,” Gör ditt bästa och glöm resten!'”

goda råd, men det har inte alltid varit lätt att följa, medger Steve. ”Ett tag där, de flesta dagar, var jag inte säker på att jag hade gjort mitt absolut bästa”, säger han. ”Jag började alltid med den avsikten. Jag började min dag kartlägga en lång att göra-lista full av värdefulla uppgifter. Men jag var alltid sidospårad av hallkonversationer, kundkriser och en monteringsinkorg.”

När han stängde av sin dator och packade upp för att gå hem, kände han sig skyldig till allt han hade misslyckats med att åstadkomma. Det var en återkommande känsla, säger Steve, som har tillbringat större delen av sin karriär i startups. ”Jag kallade det” min slut på dagen otillräcklighet.”

För hans mentala hälsa visste han att han behövde ett annat tillvägagångssätt. Först utförde han en” grundorsaksanalys ” för att hjälpa honom att ta reda på vad som hände. ”Jag behövde dissekera det verkliga problemet,” minns han. ”Vad hindrade mig från att avsluta det jag behövde göra? Var mina förväntningar borta? Satte jag mig upp för misslyckande?”

under reflektionsperioden insåg han att hans att göra-lista var för lång. ”Det var helt enkelt för mycket på det. Ingen normal människa kan göra något bättre”, säger han.

så han gjorde några ändringar. Istället för en att göra-lista med 20 objekt skriver han nu listor med bara sex eller sju. Han ser också till att han spenderar minst en timme varje dag på att ta itu med den viktigaste uppgiften.

därefter utvecklade han en hanteringsmekanism för att hjälpa honom att få perspektiv på sin hotande lista. ”Jag började med att erkänna verkligheten att jag i varje givet ögonblick uppfattar effekten av något att vara större än det i slutändan är”, säger han. ”Så även om jag kanske känner mig skyldig att inte uppnå alla dagens mål, måste jag acceptera att oavsett hur ”viktigt” något verkar, en månad eller ett år senare, kommer det säkert att vara mindre så.”slutligen insåg han att han behövde ge sig själv en paus. Han kommer alltid att ha enastående saker på sin att göra-lista. ”Kanske är mitt bästa inte tillräckligt bra – Inte på grund av någon personlig misslyckande—men för att arbetsvolymen överväger den nuvarande resurskapaciteten”, säger han. ”Jag kommer aldrig att få allt gjort.”

”kanske har min tränare rätt.”

fallstudie # 2: Mät ditt värde genom de bidrag du gör, inte genom markerade rutor

Katelyn Holbrook säger att skulden inducerad av alla okontrollerade rutor på hennes att göra-lista växte när hon utvecklades i sin karriär.

”stressen monterade när jag flyttade från en individuell bidragsgivare till ledarposition med större ansvar”, säger Katelyn, senior vice president vid Boston-baserade PR-företaget, V2 Communications. ”Och det blev mer utmanande att hantera när jag blev förälder.”

Katelyn, en mamma till tre unga barn, minns tydligt hur hemskt hon kände sig eftersom vissa uppgifter var kvar på hennes att göra-lista längre än hon skulle ha velat. ”Jag kunde helt enkelt inte prioritera allt; mer brådskande saker poppade alltid upp,” säger hon. ”Så de icke-pressande föremålen skulle stanna kvar på min lista, och när kollegor checkade in skulle jag ängsligt låta dem veta att jag inte hade kommit till det eller att det fortfarande pågår.”

men genom åren har hon ändrat sin inställning och skulden har sjunkit. Till att börja med gör hon det till en punkt att tydligt kommunicera vad hon kan och inte kan göra. Effekten har befriats, säger hon. ”Jag gör mitt schema mycket tydligt för mina kollegor: jag kan göra interna teammöten per telefon före 9:30 eller efter 4:30—i själva verket gillar jag det eftersom det ofta frigör mer tid för prioriteringar under dagen. Alla möten jag behöver vara fysiskt närvarande för bör planeras däremellan när det är möjligt, med undantag för kundmöten, eftersom jag ofta arbetar runt deras scheman, ” säger hon.

hon har också gett upp att försöka ta allt på sig själv. ”Ett stort genombrott kom när jag insåg att jag gjorde mer skada genom att hålla mina kollegor väntar än genom att bara be en av dem att hjälpa”, säger hon. ”Jag hade känt att jag skulle belasta dem, men i de flesta fall var dessa uppgifter saker som junior teammedlemmar var angelägna om att ta på sig eftersom det gjorde det möjligt för dem att arbeta med nya färdigheter.”

slutligen tänker hon på att även om många dagar hennes planerade att göra-lista går av skenorna klockan 10 är det ofta av goda skäl. ”Det beror på att något mer brådskande har kommit upp”, säger hon. ”Det är antingen en oväntad klientproblem eller en nyhet som behöver mitt svar, eller en kollega som söker råd eller något annat som jag behöver ta itu med”, säger hon.

idag mäter Katelyn inte sitt värde med de saker hon korsar av att göra-listan – snarare tittar hon på de bidrag hon gör till sin organisation, hennes kollegor och hennes kunder. ”När jag loopas in i något som inte redan fanns på min tallrik beror det på att jag kommer att lägga till värde på något sätt”, säger hon.