introduktion

syftet med projektet Scope Statement är att ge en grundläggande förståelse för omfattningen av ett projekt för att inkludera projektets omfattning och resultat, det arbete som krävs för att slutföra resultaten och säkerställa en gemensam förståelse av projektets omfattning bland alla intressenter. Mallen för Projektomfång definierar följande:

• projektets syfte och motivering
• omfattning beskrivning
• projektkrav på hög nivå
• Projektgränser
• Projektstrategi
• acceptanskriterier
• Projektbegränsningar
• Projektantaganden
• kostnadsberäkningar
• kostnadsnyttoanalys

detta Projektomfattningsuttalande tjänar som ett basdokument för att definiera omfattningen av Acme Consulting Portfolio Management Database (PMD) – projektet, projektleveranser, arbete som behövs för att uppnå resultaten och säkerställa en gemensam förståelse av projektets omfattning bland alla intressenter. Allt projektarbete ska ske inom ramen för projektomfattningen och direkt stödja projektleveranserna. Eventuella ändringar i tillämpningsområdet måste granskas genom den godkända Projektändringshanteringsprocessen före genomförandet. Detta slutdatum för detta projekt är 31 December 20XX.

projektets syfte och motivering

det är viktigt att projektets intressenter förstår projektets syfte och motivering. Projekten är utformade för att stödja olika affärsmål och mål och dessa måste kommuniceras för att säkerställa förståelse för hur projektet kommer att förbättra verksamheten. Denna mall hjälper också intressenter att förstå de investeringar som görs och hur detta leder till bättre affärsresultat.

PMD-projektet har godkänts för att planera, designa, bygga och implementera ett nytt spårningsverktyg för Acme-Konsultpersonal för att hantera alla nuvarande och framtida program i sin portfölj. Syftet med detta projekt är att centralisera Acmes program till en gemensam hanteringsplattform för att förbättra hantering, resursallokering och prioritering av dess olika program. Som ett litet företag har Acme Consulting historiskt utmanats med begränsade resurser för att hantera sina olika kundprogram. Som ett resultat har vissa program upplevt förseningar, överskridit sina budgetar eller inte uppfyllt sina leveranser korrekt. Genom att genomföra PMD-projektet kan Acme Consulting bättre utnyttja sina begränsade resurser genom att fastställa programprioriteringar, fördela resurser på ett effektivare sätt och tillhandahålla proaktiv ledningsövervakning för att hjälpa till att identifiera och mildra risker innan de påverkar programmen negativt. Det framgångsrika genomförandet av detta projekt förväntas minska Acme Consultings kostnadsöverskridanden och schemalägga förseningar med 30%.

Scope Description

Scope Description ska innehålla alla kända egenskaper hos projektets produkt eller tjänst. Det är viktigt att notera att när projektet rör sig längre fram i sin livscykel kommer denna tillämpningsbeskrivning att bli mer definierad. Alla detaljer kanske inte är kända vid projektets början och detta kan gradvis utarbetas när projektet går framåt. Det här avsnittet i mallen för projektomfång är nyckeln eftersom den fungerar som en primär referens för projektplanering och genomförande senare under livscykeln. Detta avsnitt ska innehålla beskrivningar av vad som ingår i produkten eller tjänsten samt det önskade resultatet av projektet.

omfattningen av PMD-projektet är att planera, designa, bygga och implementera ett Access-databasverktyg där alla Acme-konsultprogram kommer att hanteras. Olika åtkomst och behörigheter kommer att beviljas lämplig personal för att uppdatera, hantera och visa program. Varje program kommer att innehålla en virtuell instrumentpanel med viktiga mätvärden för att ge en konsekvent metod för att mäta programhälsa och status. Programdashboards innehåller scheman, budgetdata, tilldelade resurser, risker och milstolpar för varje program. Omfattningen av detta projekt omfattar alla krav insamling, planering, design, utveckling och genomförande av PMD-verktyget.

krav på hög nivå

detta avsnitt ska beskriva de möjligheter som ska uppfyllas genom framgångsrikt slutförande av projektet. Beroende på projektets storlek kan det finnas mycket många eller väldigt få krav. Under skapandet av scope-uttalandet är det dock viktigt att åtminstone fånga upp kraven på hög nivå, eftersom många detaljerade krav kanske ännu inte är kända.

PMD-verktyget har godkänts för att möta ett affärsbehov för Acme Consulting. För att möta detta affärsbehov finns det flera krav som måste uppfyllas som en del av ett framgångsrikt genomförande av detta projekt. Följande krav på hög nivå har identifierats för PMD-projektet:

• databasplattform med åtkomst till alla anställda
• tillgänglig från kontoret eller på distans
• programmallverktyg för att säkerställa att alla programdashboards är konsekventa
• förmåga att behålla verktyget internt utan kontraktsstöd

gränser

projektgränser är en viktig del av tillämpningsområdet eftersom de identifierar vad som ska ingå i projektet såväl som vad som inte ska inkluderas. Utan specifika gränser som en del av projektet scope statement, är det möjligt att införa scope creep som intressenter kan anta vissa objekt som ska ingå i projektet som inte tydligt anges.

PMD-Projektet omfattar allt arbete i samband med planering, design, byggnad och implementering av PMD-verktyget för Acme-konsultation. Detta inkluderar kravinsamling, insamling av input från alla avdelningar, konceptuell och teknisk design och kodningsarbete, serverkonfiguration, testning, felsökning och distribution av PMD-verktyget över hela organisationen. Detta inkluderar även utbildningshandböcker och material i samband med användningen av verktyget. Ingår inte i projektets omfattning: löpande underhåll av systemet, implementering av kommersiella databasprodukter, pågående helpdesk och/eller servicesupport eller uppgraderingar av hårdvara/programvara.

strategi

detta avsnitt av projektomfattningsförklaringen ska beskriva den strategi som projektgruppen kommer att använda vid genomförandet av projektet. Beroende på projektets storlek och komplexitet kan strategin skilja sig avsevärt. När antalet intressenter, resultat och komplexitet växer kan strategin bli svårare att planera. Strategi kallas ibland den strategi som teamet kommer att ta för att slutföra projektet.

för PMD-Projektstrategin kommer projektgruppen att utnyttja kompetensen hos flera databasutvecklare från Acme Consulting Information Technology (IT) – gruppen. Dessa experter kommer att vara i matrixed support som en del av projektgruppen. De kommer att hjälpa projektledaren och andra teammedlemmar i konceptuell och teknisk design, kodning, serverkonfiguration, testning och felsökning och distribution. Projektledaren kommer att se till att IT-experterna integrerar all input från intressenter och samlade krav.

leveranser

projektleveranser är de produkter eller utgångar som projektet är avsett att producera. Leveranser kan också innehålla olika rapporter eller dokumentation. Detta avsnitt ska beskriva projektets resultat som kan vara i allmänna termer och inte en hög detaljnivå. Under projektets livscykel kan mer detaljer läggas till som det bestäms.

det finns flera leveranser som kommer att produceras som ett resultat av framgångsrikt slutförande av PMD-projektet. Om alla följande resultat inte uppfylls kommer projektet inte att betraktas som framgångsrikt. Projektledaren ansvarar för att dessa leveranser är slutförda.

1. Deliverable 1 – ett testat och operativt Programhanteringsdatabasverktyg utan fel och uppfyller specifikationerna som beskrivs i Projektomfattningsbeskrivningen.
2. Deliverable 2 – ett testat och operativt programmallverktyg (som en del av PMD) som tillåter användare att ange programdata och mätvärden på ett konsekvent sätt.
3. Deliverable 3-en komplett och grundlig bruksanvisning som ger steg för steg instruktioner om hur man använder PMD verktyg för användare av alla behörighetsnivåer.
4. Deliverable 4-en komplett och grundlig felsökningsguide som ger korrigerande steg till användare av alla behörighetsnivåer för alla förväntade problem.

acceptanskriterier

acceptanskriterier är de kriterier som måste uppfyllas för att projektet ska anses vara komplett och accepterat av ledningen. Denna del av projektets omfattning uttalande Mall är viktigt eftersom det sätter förväntningarna på vad som kommer och inte kommer att utgöra acceptans av projektet. Utan tydlig definition av vad som kommer att accepteras kan det finnas osäkerhet mellan projektgruppen och intressenterna. Acceptkriterierna kan vara både kvalitativa och kvantitativa.

acceptanskriterier har fastställts för PMD-projektet för att säkerställa grundlig prövning och framgångsrikt slutförande av projektet. Acceptanskriterierna är både kvalitativa och kvantitativa. Alla acceptanskriterier måste uppfyllas för att uppnå framgång för detta projekt:

1. Möt alla leveranser inom schemalagd tid och budgettoleranser.
2. minska schemafördröjningarna med minst 30%.
3. minska budgetöverskridanden med minst 30%.
4. förbättra Acme Consultings resursfördelningsförmåga.
5. uppnå en övergripande prestandaförbättring i programmätningar.

begränsningar

projektbegränsningar är begränsningar som projektet står inför på grund av finansiering, schemaläggning / tid, teknik eller resurser. Begränsningar kan också vara fysiska (dvs. otillräckligt utrymme eller anläggningar). Begränsningar måste planeras noggrant för och kommuniceras till alla intressenter eftersom de kan kräva en förhöjd nivå av brådskande eller flexibilitet för att arbeta inom och framgångsrikt slutföra projektet. I det här avsnittet i mallen för projektomfång beskrivs projektets begränsningar för att säkerställa att alla intressenter förstår de begränsningar inom vilka projektet måste slutföras.

flera begränsningar har identifierats för PMD-projektet. Det är absolut nödvändigt att ta hänsyn till dessa begränsningar under hela projektets livscykel. Alla intressenter måste vara medvetna om dessa begränsningar eftersom de måste planeras noggrant för att förhindra eventuella negativa effekter på projektets schema, kostnad eller omfattning. Följande begränsningar har identifierats för PMD-projektet:

1. IT-experter arbetar bara 50% av fakturerbara timmar på detta projekt.
2. projektledare kommer bara att arbeta 75% av fakturerbara timmar på detta projekt.
3. projektet måste slutföras vid slutet av verksamheten den 31 December 20XX.
4. projektet måste slutföras inom budgettolerans.
5. PMD-verktyget måste överensstämma med befintliga hårdvaru – /programvarusviter eftersom ingen ny hårdvara / programvara kommer att godkännas för köp.

antaganden

projektantaganden är faktorer som påverkar projektet som vi anser vara sant men som vi inte har verifierat vara sant. Det är viktigt att dokumentera våra antaganden eftersom det finns en osäkerhetsnivå i samband med dem som introducerar risk för ett projekt. Denna del av mallen beskriver antagandena för projektet så att alla intressenter är medvetna och så att de kan analyseras framöver för att minska risken.

flera antaganden har identifierats för PMD-projektet. Alla intressenter måste vara medvetna om dessa antaganden eftersom de introducerar en viss risknivå för projektet tills de bekräftas vara sanna. Under projektplaneringscykeln måste alla ansträngningar göras för att identifiera och mildra eventuella risker som är förknippade med följande antaganden:

1. IT group kan producera kvalitets-och professionella manualer och guider i sin tryckeri.
2. IT-experter som bara arbetar 50% av sina fakturerbara timmar på detta projekt är tillräckliga för att slutföra projektet senast den 31 December 20xx.
3. projektledaren som bara arbetar 75% av fakturerbara timmar på detta projekt är tillräcklig för att slutföra projektet senast den 31 December 20XX.
4. PMD-projektet har fullt stöd från ledande befattningshavare över alla avdelningar inom Acme Consulting.

kostnadsberäkning

projektkostnadsberäkningen är grunden för budgetering för projektet. Det representerar en uppskattning av den finansiering som kommer att behövas för att framgångsrikt slutföra projektet. Även om alla kostnader kanske inte är exakt kända förrän senare i projektets livscykel är det oerhört viktigt att utveckla en så exakt uppskattning som möjligt. Detta avsnitt bör ge en projektkostnadsberäkning med alla kända detaljer så att det finns en gemensam förståelse bland alla intressenter.

de uppskattade kostnaderna för detta projekt ingår i tabellen nedan. När projektet fortskrider och eventuella ytterligare kostnader blir kända kommer denna kostnadsberäkning att förfinas och kommuniceras till alla projektintressenter.

kostnadsnyttoanalys

projektkostnadsnyttoanalysen är ett mått på ett projekts kostnader jämfört med dess fördelar för att bestämma en åtgärd som är mest fördelaktig för en organisation när det gäller kostnad. Projekt genomförs för att ge en viss fördel för en organisation förutsatt att projektet har slutförts framgångsrikt. Om det inte finns någon fördel från ett projekt, kommer det inte att godkännas. Det måste dock finnas ett kvantitativt sätt att mäta projektets fördelar. Denna del av projektets omfattning uttalande mall ger denna kvantitativa analys och se till att alla intressenter förstår varför projektet har godkänts samt fördelarna.

en kostnadsnyttoanalys har utförts för PMD-projektet. Ett framgångsrikt slutförande av detta projekt kommer att ge betydande fördelar för Acme Consulting. Det är absolut nödvändigt att alla intressenter förstår dessa fördelar samt vikten av ett framgångsrikt slutförande av detta projekt. Tabellen nedan visar en nettovinst på $35,000 över ett år efter framgångsrikt slutförande av PMD-projektet. Detta är en total fördel på $242,000 om inget projekt görs och schemalägga förseningar, kostnadsöverskridanden och dålig resursallokering fortsätter.