oavsett din bransch, vikten av organisationens webbplats kan inte överdrivas. Det är företagets offentliga ansikte, är alltid öppet och har potential att konvertera tillfälliga besökare till lojala kunder.

med detta i åtanke, när det är dags att omforma eller bygga en helt ny webbplats, vem du bestämmer dig för att leda ansträngningen är ett av de mest kritiska besluten du kommer att fatta. Men hur startar du ens processen? För många är det första steget att skapa en begäran om förslag (eller RFP).

denna artikel kommer att gå igenom hur man skriver en webbplats redesign RFP som kommer att:

• ge viktig information till byråer som låter dem bygga bättre och mer exakta förslag
• prioritera din funktion önskelista för att anpassa sig till dina mål
• locka en byrå du faktiskt tycker om att arbeta med
• hjälpa dig att undvika överraskningar
• skapa ett bättre slutresultat
• /li>

Vi har också inkluderat en gratis, anpassningsbar webbplats RFP Mall .DOC nedladdning som beskriver all information du behöver.

som en interaktiv byrå har vi sett många RFP genom åren, och de är inte alla skapade lika. Genom att sätta seriös tanke och hänsyn till den information du inkluderar på webbplatsen redesign RFP, kommer du att spara dig en betydande tid senare på att svara på byråernas frågor.

relaterade: inte varje webbplats projekt kräver kunder att fylla i en begäran om förslag dokument. Om ditt webbplatsprojekt är mindre i omfattning eller budget, fyll bara i det här frågeformuläret och starta en konversation.

genom att inkludera information om dina mål, funktionskrav, budget och tidslinjer på ett organiserat sätt presenterar du dig själv som kund med kunskap och respekt för hur en byrå bäst kan hjälpa dig att uppnå dem – med andra ord en klient som toppbyråer vill arbeta med! Medan många byråer förlitar sig på RFP: er för att få in nya affärer, tar det mycket tid att svara på dem, antar att du har alla svar innan du ens börjar och uppmuntrar onödiga spel mellan parterna.

som sagt, snarare än en tvättlista med krav och taktik, bör din webbplats RFP användas för att skapa en möjlighet för byråer att hjälpa dig att lösa ett problem. Vi har haft många samtal med kunder där de ber om taktik som förmodligen inte är det bästa sättet att uppnå sina mål.

digitala trender förändras snabbt; det är nästan omöjligt att hålla koll på varje ny utveckling. Kunderna vinner genom att vara öppna och villiga att dra nytta av nya tekniker. När allt kommer omkring anställer du en byrå för deras expertis – genom att begränsa dem bara till de lösningar du redan har kommit med utesluter storheten i deras kreativitet och erfarenhet.

Related: vår ultimata 14-stegs webbplats Redesign checklista kan hjälpa dig att förbereda dig för din webbplats redesign och undvika vanliga fallgropar och vägspärrar längs vägen.

Om du är öppen för alla möjligheter, bör RFP verkligen vara inramad som början på en konversation. Att bygga en framgångsrik webbplats kräver personlig Kemi (du kommer att spendera de närmaste månaderna i nära samarbete med dessa människor, trots allt), så att basera detta beslut enbart av ett enda förslagsdokument som skickades till dig är sannolikt inte det bästa sättet att uppnå dina mål.

hur man skriver en webbplats Redesign RFP

Låt oss först täcka basnivån för information som varje RFP bör innehålla.

1. Intro / sammanfattning: I ett enda stycke, detalj varför du utfärdar denna RFP och vad du letar efter. Är detta en redesign eller en uppdatering? Leverantörer kommer att läsa detta stycke för att se till att det du letar efter matchar deras färdigheter.
2. Context: ge oss den 10 000 fot långa vyn som gör att vi kan se hur detta projekt passar in i hela organisationens arbetsflöden och mål. Varför du vill ta på detta projekt är sannolikt lika viktigt som vad du vill göra.
3. prioriterade mål: vilka affärsmål vill du att denna webbplats ska påverka? För att vara tydlig, en webbplats mål är inte ”skapa en dynamisk och intuitiv webbplats som kommer att engagera och väcka våra användare.”Varje designbyrå som gör sin due diligence kommer att skapa en webbplats som är intuitiv och engagerande. Ett mål är inte heller vad du vill att webbplatsen ska göra (webbplatsfunktionalitet kommer senare). Fokusera istället på dina önskade resultat från detta projekt. Dessa bör vara smarta mål, till exempel:
   • öka kundleads som genereras av webbplatsen från 1 500/månad till 2 500/månad senast den 30 juni 2017
   • öka webbplatsbesöken med 50% (1 000/månad till 1 500 per månad) för vår nya produktlansering senast den 30 September 2018
   • kör $250 000 i donationer till stöd för vår kapitalkampanj i slutet av året
4. projektgrupp: inkludera namn och titlar på alla personer som kommer att vara involverade i detta projekt; specifikt, vars godkännande kommer att behövas vid varje steg. Detta hjälper byrån att utarbeta en lämplig kommunikationsplan för projektet som gör allas jobb enklare.
5. Användare: Vem försöker du nå med din webbplats? Inkludera inte bara deras demografiska information, men också deras problem som besöker din webbplats potentiellt kan lösa. Byråer kommer vanligtvis att utveckla dessa användare till användarpersoner, som kommer att användas för att skapa en innehållsstrategi och anpassade webbupplevelser.
6. önskad Process: om det finns specifika steg du vill ta eller känna att du kan hoppa över, ring gärna ut det. Om du till exempel nyligen har gått igenom en djupgående användarforskningsstudie som kan överlämnas till det nya teamet, låt byråerna veta så att de inte antar att de måste börja från början med användarundersökningar och intervjuer för att göra sina strategiska rekommendationer.
7. RFP tidslinje: använd det här avsnittet för att berätta byråer när de behöver skicka sina svar. Inkludera när de kommer att höra tillbaka om de är finalist och timing för uppföljningsmöten (mer om det senare). Slutligen, låt alla veta när du förväntar dig att fatta ett beslut.
8. Projekttidslinje: Låt alla veta i början när du vill att projektet ska vara komplett och om det finns något som driver det datumet, till exempel en produktlansering eller ett evenemang.
9. Budget: många kunder tvekar att tillhandahålla en budget från början. Att dela denna information från början kommer dock att hjälpa byråer att ge mycket bättre rekommendationer och kommer att spara alla tid. Byråer som ligger långt utanför din prispunkt kan artigt ursäkta sig, medan leverantörer som passar bra har frihet att föreslå kreativa sätt att uppnå fler av dina mål. Om du inte känner till din budget är du förmodligen inte redo att skicka ut en webbplatsredesign RFP. Också, om du har en betalningsplan eller räkenskapsår begränsningar, detta skulle vara en bra tid att avslöja dem.
10. befintlig Webbplatsinfo: alla vet att din nuvarande webbplats inte är perfekt (det är därför du skriver en webbplatsredesign RFP). Men använd det här avsnittet för att förklara vilka element som fungerar och vilka dina största smärtpunkter är.
11. funktionskrav: specificera all funktionalitet som du behöver för din nya webbplats, vara specifik som möjligt. Denna lista kan innehålla vad webbplatsen ska göra samt viktiga innehållstyper. Några funktionalitetsexempel kan inkludera:
    • responsiv layout
    • möjlighet att redigera viktiga sidor genom ett innehållshanteringssystem
    • evenemangskalender med registreringssystem
    • visa anpassat innehåll baserat på användarens webbhistorik
    • interaktiv karta över kontorsplatser
12. integrationer/Teknikkrav: lista ut och detaljera alla funktioner som är nödvändiga för att detta projekt ska bli en framgång. Behöver webbplatsen byggas i ett specifikt CMS som WordPress eller Drupal? Varför? Finns det ett tredjepartssystem som Salesforce eller Blackbaud som behöver integreras på din webbplats? Hur använder du dem? Är du värd för webbplatsen, eller behöver du Extern hosting?
13. förslag krav: nu när du har blottat din själ, det är där du kan be dina potentiella leverantörer allt du behöver veta för att fatta ett välgrundat beslut. Ju mer specifika din webbplats redesign frågor är, desto lättare blir det för dig att jämföra leverantörernas svar när du börjar få svar.

OK, så nu har du fyllt i din webbplats redesign RFP outline, du är redo att skicka ut den till alla dina byråvänner, eller hur? Maaaaybe…

Låt oss vev detta upp till 11

Om du verkligen vill imponera på webbplatsen RFP mottagare och visa att du är organiserad, här är några extra kredit info du kan inkludera som hjälper dina svar

1. Competitive Set: lista de tre konkurrenter som oftast tar affärer från dig. Byråer kan jämföra din positionering och se hur de hanterar liknande hinder för att informera hur din nya webbplats kan sticka ut.
2. Comparables: i det här avsnittet, lista alla webbplatser som kan ge inspiration för innovativa sätt att andra företag som inte är i din bransch utföra liknande problem. Om du till exempel arbetar för en ideell vars mål är att öka donationer online kan du lista e-handel eller publiceringswebbplatser som gör ett bra jobb med att använda olika innehåll och användarflöden för att förbättra omvandlingsfrekvenserna.
3. Style Guide: om ditt företag har en etablerad webbstilguide, inkludera den här för att sätta parametrar runt designprocessen.
4. marknadsföringsmaterial: Inkludera alla utskrifter, videor eller annat material som du planerar att fortsätta använda för att säkerställa att webbplatsen har ett konsekvent utseende. Eventuella anteckningar om vilka taktik som fungerar eller underpresterar skulle också vara till hjälp.

Detta är bara början

som du kanske har hört mig säga tidigare, en webbplats redesign RFP bör vara början på en konversation som dyker in i ditt företags mål, användare och meddelanden. Om du börjar med en mall (även vår), var inte blyg om att redigera den för att bättre passa dina behov. Detta kommer att sätta dig och de byråer du kommer i kontakt med på en mycket bättre utgångspunkt.

gör din forskning och skicka din webbplats RFP till byråer med tjänster och arbetsprover som matchar dina behov.

använd svaren du får för att välja en grupp finalister som du kan ta in och träffa personligen. Du måste välja en byrå som passar din personlighet – och det är inte möjligt att bedöma via e-post ensam.

om du följer dessa tips är du på god väg till en fantastisk ny webbplats. Under hela processen lär du dig mycket om dina användare, ditt företag och din digitala strategi – det ska vara kul!

nu, för den del du har väntat på… vår webbplats Redesign RFP Mall är länkad nedan. Känn dig fri att anpassa den för att passa dina behov och glöm inte att skicka oss en kopia när du är klar! Vi är glada att prata om ditt nästa projekt!