ditt evenemang förslag är först och främst en återspegling av din klient. Eftersom planering av ett evenemang kräver anpassning av det evenemanget för att passa din kunds behov och budget, bör ditt förslag återspegla ett evenemang som är personligt och unikt. Du kan använda en mall som en allmän guide för att komma igång med att skriva ditt evenemangsförslag, men skräddarsy sedan det och inkludera de enskilda tjänsterna som tillhandahålls för varje kund.

en anteckning innan du börjar

det första steget är att träffa din potentiella kund för att diskutera vad de har i åtanke för detta evenemang, vad syftet är, antalet gäster och vad de hoppas kunna åstadkomma. Förutom datum, tid och önskad plats, notera eventuella ideer om temat, catering, övergripande estetik, färger eller atmosfär som diskuterades under detta möte.

komma igång med Evenemangsförslaget

varje förslag ska skrivas med kunden i åtanke. Evenemangsplanering är ett serviceföretag, och den tjänsten, personlig touch och kreativt tillvägagångssätt är det som gör ett evenemang framgångsrikt och minnesvärt, två egenskaper som går långt för att generera nya kunder för ditt företag. Förslag bör vara välskrivna och grundligt undersökta, vilket ger nödvändiga detaljer så att kunden kan föreställa sig vad du tänker på.

1. presentera dig själv och projektet. Börja med en kort introduktion till dig och ditt evenemangsplaneringsföretag. Inkludera detaljer som hur länge du har varit i affärer och din professionella bakgrund. Vissa planerare sätter detta avsnitt i slutet, ungefär som en bokförfattares biografi på en dammjacka eller bakstycke.
2. Skriv en attraktiv händelsebeskrivning. Sammanfatta den faktiska händelsen, inklusive de detaljer som diskuterats under dina möten, till exempel evenemangets mål, allmän tidsram, antal gäster och möjliga arenor. Om du inte är en skicklig författare, hitta eller anställa någon skicklig med ord för att ge detta avsnitt så mycket överklagande som möjligt.
3. lista alla tjänster som tillhandahålls. Detta avsnitt är särskilt viktigt. Klienten behöver veta specifikt vilka tjänster du kommer att tillhandahålla för denna händelse. En checklista med punktpunkter visar tydligt de olika tjänster som ingår. Detta tillvägagångssätt fungerar bra för mindre funktioner som brudduschar eller festliga middagar och är lätt för kunden att se vad du ska göra och alla leverantörer du kommer att använda. För större evenemang med flera funktioner, till exempel en cocktailtimme eller lunch, kanske du vill skapa avsnitt för varje aspekt av evenemanget och sedan lista de specifika tjänster som tillhandahålls för var och en.
4. visa ditt tidigare arbete. Om du har planerat liknande händelser tidigare, inkludera foton av dessa händelser för att visa upp ditt arbete. Visuella representationer kan hjälpa kunden att se vad du kan göra, och är en stor garanti för dig att din stil matchar deras vision. Att ha saker att jämföra mot kan verkligen hjälpa till att effektivisera evenemanget när det är dags att bryta marken.
5. inkorporera monetär information hela tiden. Medan klienten kanske läser ditt förslag och tar in alla detaljer och bilder av händelsen du föreställer dig, skiftar denna tankegång vanligtvis växlar när det gäller avsnittet som talar om pengar. Du vill inte att processen kommer till ett abrupt stopp, så undvik plötsliga förändringar i språket eller tonen till alla affärer och fakta. Avdelning ett avsnitt ”föreslagna kostnader” och fortsätta att vägleda kunden genom aspekterna av denna händelse genom att noggrant artikulera kostnaderna, medan peppering priser hela förslaget. Hjälp din klient att se ditt förslag som en serie steg, var och en med olika tjänster och relaterade kostnader. Ge en detaljerad sammanfattning som listar priset för varje objekt och dess syfte så att kunden kan föreställa sig händelsen och förstå den relaterade kostnaden.

ett sista ord

den sista delen av ditt förslag är ett tack för deras övervägande. Ge kontaktinformation-inklusive din webbplats, e—postadress och telefonnummer-så att potentiella kunder kan komma i kontakt med dig med några frågor eller, ännu bättre, att anställa dig för jobbet.