ett undersökningsbrev är en begäran om information som författaren tror att läsaren kan tillhandahålla. Oavsett ämne är målet att få läsaren att svara med en åtgärd som uppfyller utredningen.
de åtgärder som vidtas kan gynna antingen författaren eller läsaren, och ibland båda. I så fall måste räckvidden innehålla tillräckligt med information för att hjälpa läsaren att avgöra hur man bäst ska svara.

identifiera din läsare

en förfrågan brev bör riktas till den person som är mest sannolikt att svara på ett positivt och användbart sätt. Om du är osäker på vem det kan vara, försök ringa några telefonsamtal för att identifiera en kontaktperson. Personens namn ska placeras i den inre rubriken och hälsningen av din förfrågan. Det bör också ingå på den översta raden i ditt kuvert.
kom ihåg att människor gör affärer med människor först, företag andra. När du adresserar din läsare med namn känner du igen deras betydelse och värde som en enskild människa.

upprätta ditt mål

målet i ett undersökningsbrev är att göra en förfrågan. Det kommer antingen att be läsaren att ge något fördelaktigt för författaren, eller dra nytta av något författaren har att erbjuda.
din förfrågan ska vara specifik och kortfattad. Om du ställer mer än en fråga kan du överväga att markera dem i en punktlista.

Bestäm din omfattning

omfattningen av en förfrågan brev bör ge tillräckligt med information för läsaren förstå ditt mål, fatta ett välgrundat beslut och svara i tid.
Tänk på din läsare och kom till saken. Har de vad du vill? Kan de göra vad du frågar? Tänk på vad din läsare behöver veta i ordning innan du fattar ett beslut och skickar ett svar.
om du ska få någon fördel kan det hjälpa till att förklara för vilket ändamål förmånen kommer att användas. Om läsaren ska få någon fördel kan det bidra till att erbjuda ett incitament att svara.

organisera ditt brev

organisera ditt förfrågningsbrev kommer att skapa en logisk ordning för att presentera din information. Du har redan börjat denna uppgift genom att skapa ett mål och bestämma ditt räckvidd. Hänvisa tillbaka till dem. Tillsammans innehåller de mycket av innehållet som kommer att bli kroppen i ditt brev.
En enkel skiss kommer att få dig organiserad. Börja med att skapa en lista över relevanta punkter och placera dem i sekventiell ordning som bäst hjälper din läsare. förstå din förfrågan. Dessa punkter blir ryggraden i ditt utkast; din disposition blir en checklista.

utkast till ditt brev

att arbeta från en disposition är det enklaste sättet att utarbeta ett undersökningsbrev. Du har redan organiserat dig själv genom att skapa en lista. Hänvisa tillbaka till det och förvandla varje fragment till en fullständig och fullständig mening som uttrycker en enda tanke eller IDE.
för att dina tankar och tankar ska förmedlas på ett sammanhängande sätt, skriv med en så naturlig ljudande röst som möjligt. Försök skriva ditt utkast snabbt och läs sedan högt. Koncentrera dig på att kommunicera ditt mål till din läsare. Se till att omfattningen av ditt brev innehåller all relevant information som ingår i din organisationslista.
Tänk på att du skriver ett grovt utkast. För tillfället kan du ignorera stavning, grammatik, skiljetecken, mening och styckestruktur. Det är tekniska detaljer som du kommer att uppmärksamma i det sista steget när du granskar och reviderar ditt arbete.

Stäng ditt brev

ett förfrågningsbrev ska stängas på ett professionellt sätt. När ditt sista stycke är skrivet, logga ut mellan en gratis stängning som” med vänliga hälsningar ”eller” tack ” och ditt tryckta namn.
om du skriver i samband med en officiell plikt, placera din titel under det tryckta namnet. Ytterligare information som dikteringsanmärkningar, meddelande om bilagor, bilagor och kopior som skickas till andra individer bör placeras under titelraden.

granska och revidera din förfrågan brev

granska och revidera din förfrågan brev är det sista steget i skrivprocessen. Du kommer att kontrollera ditt utkast i det här steget och se till att ditt mål är tydligt och ditt räckvidd är kortfattat. Sätt dig själv i läsarens skor när du undersöker det grova utkastet. Fråga dig själv, som mottagare, om du kan förstå begäran snabbt och om tillräckligt med information har inkluderats för att möjliggöra ett snabbt svar.
leta efter de uppenbara felen först. Kontrollera om stavning, meningsstruktur och grammatikfel. Kom ihåg att en passiv röst inte är lika befallande som en aktiv. Du vill att din förfrågan ska vara stark, så skriv med en aktiv röst.
det viktiga att tänka på är den övergripande sammanhållningen av hela enheten. Leta efter noggrannhet, klarhet och en känsla av fullständighet. Fråga dig själv om övergångarna mellan stycken fungerar och om din synvinkel, ton och stil är konsekventa i hela texten.
Undersök dina ordval noggrant. Tvetydiga ord leder till förvirring. Jargong och abstrakta termer kanske inte förstås alls och påverkan, kliches och trite språk tjänar inget verkligt syfte och kommer att dölja ditt mål. Du vill hjälpa din läsare att förstå exakt vad det är som du vill, så ta bort allt som inte är till hjälp.
och slutligen, om du inte har skrivit en öppning eller en slutsats nu är det dags. Introduktionen måste leda in i ditt brev med ett fast uttalande om ämnet för din förfrågan och tillräckligt med stödjande information för att hålla läsaren läsning. Dina avslutande kommentarer måste upprepa ditt mål med en fråga som kräver en åtgärd.