” kommunikation är nyckeln för alla globala affärer” – Anita Roddick

tekniska framsteg i vår tid har gjort det möjligt för människor över hela världen att kommunicera utan några gränser. Till exempel kan du skriva ett e-postmeddelande till någon på planeten jorden och få ett svar inom flera minuter eller till och med sekunder.

det finns dock vissa tillfällen när du helt enkelt inte har tillgång till din e-postlåda.

men nuförtiden spelar det ingen roll vad ditt yrke är, din karriärsucces kommer enormt att bero på effektiviteten och effektiviteten i din kommunikation.

därför, när du inte är tillgänglig för att snabbt svara på de e-postmeddelanden du får, bör du göra ditt bästa för att låta dina kollegor och kunder veta om detta, liksom när kommer du att kunna svara på deras meddelanden.

Lyckligtvis gör detta i en ålder av Internet är en mycket enkel sak. I vår digitaliserade värld kom människor med så många lösningar på de problem som vi inte ens visste fanns.

med hjälp av program kan nu människor ställa in allt men de önskar. Till exempel, en programvara som Microsoft Outlook hjälper dig att skapa din out-of-office Auto svara e-post.

det är enkelt att använda och YouTube är fullt av användbara handledning om dessa ämnen. Du bör definitivt kolla in det! Jag kommer att bifoga länkar nedan.

När du bestämmer dig för att du måste ställa in en av dessa e-postmeddelanden med automatiskt svar, kommer du att tänka på vad du ska inkludera i dem.

om det är första gången du skapar ett e-postmeddelande utanför kontoret kan det vara en skrämmande uppgift, så det är här är den här artikeln för att hjälpa dig i den här situationen.

när människor använder OUT-of-OFFICE e-postmeddelanden?

Låt oss först ta reda på vilka fall och situationer du kommer att använda automatiskt svara på e-postmeddelanden utanför kontoret.

Du kan till exempel använda dem när du är bortrest för affärs-eller utbildningsändamål, du är på semester med din familj eller på sjukskrivning.

dessutom kan du behöva använda dem när du tar en sorgledighet; när du är för upptagen eller har brådskande arbetsåtaganden att göra just nu.

å andra sidan kanske du helt enkelt inte vill bli störd av e-postmeddelanden under en viss period så att du kan fokusera på något annat.

så nu, låt oss dyka in i varför människor definitivt bör använda de automatiska svarande e-postmeddelandena för situationer utanför kontoret.

varför ska du använda e-postmeddelanden utanför kontoret?

Du bör överväga att ställa in ett automatiskt svarmeddelande av någon av följande skäl:

gör ditt jobb enklare

att lämna din e-postinkorg länge obevakad är en mycket oansvarig sak att göra.

spelar ingen roll om du är avdelningschef eller en del av teamet, att vara lyhörd för de människor som ansluter till dig är viktigt i varje arbetsmiljö.

det är därför, för att få dig att se professionell ut när som helst, skapades automatiskt svarande e-postmeddelanden. Du får ett nytt mail i din brevlåda, men du kan inte svara på det? Då kommer postrespondenten utanför kontoret att göra det istället för dig. Fantastiskt, va?

det här verktyget sparar mycket nerver och tid på att tänka på dina obesvarade e-postmeddelanden. Du kommer inte ens tro att du kommer att förlora din kontakt med kollegor och partners.

Du kommer helt enkelt att skjuta upp din kommunikation på ett mycket artigt sätt.

bekvämt

Tänk dig att du är på semester och du måste koppla av helt. Du är dock orolig för att dina kunder och medarbetare inte skulle veta att du inte är tillgänglig.

så du kommer att vara skyldig att kontrollera din brevlåda ofta under din semester. Det skulle inte vara mycket av en semester, eller hur? Å andra sidan, om du deltog i en mycket viktig träning i ett par dagar och du inte är tillgänglig för att kontrollera din e – post-då skulle du inte fokusera mycket på att lära dig nya saker om du ständigt övervägdes med dina obesvarade e-postmeddelanden.

Out-of-office Auto-svarande e-postmeddelanden är synonymen för ordet ’bekvämlighet’ i dessa situationer. Ställ bara in allt rätt och du är bra att gå.

avsändarna kommer att meddelas mycket snabbt och de kommer att kunna vidta andra åtgärder eller kontakta andra personer om de har brådskande problem.

Vi kommer också att diskutera vad man ska göra i nödsituationer nedan.

låt oss veta varför du inte är tillgänglig

det är verkligen viktigt att låta dina kollegor och partners veta om din frånvaro och om när du ska vara tillgänglig igen.

vissa av dem kan ha en vag förståelse varför du saknar ditt arbetspost; vissa kanske inte har någon aning om var du befinner dig.

att dela denna information i ditt Out-of-office-svar, utan några besvär för dig, är den bästa lösningen.

i det här fallet kommer din professionella bild inte att skadas genom att se ut som om du är frånvarande från jobbet utan anledning. Därför, om du är någon som värderar sitt arbets rykte, bör du definitivt överväga att ställa in automatisk svar för nästa gång du är frånvarande.

kommer inte att få dig att se oprofessionellt ut

Ibland kommer du att vara i en mycket svår situation att inte kunna svara på dina kollegor, kunder eller partners i tid. I deras ögon börjar du verka väldigt oprofessionell och arrogant, som någon som bara ignorerar e-post och anser dem inte viktiga.

För att förhindra att denna typ av sak händer bör du därför börja överväga att ställa in automatisk svar på e-postmeddelanden även för korta frånvaro från arbetet.

så nu när vi har grundligt diskuterat varför dessa e-postmeddelanden är viktiga och varför du ska använda dem, låt oss diskutera vad du bör inkludera i din professionella Out-of-office e-post.

8 exempel på professionella e-postmeddelanden utanför kontoret

alla typer av e-postmeddelanden som diskuteras nedan är lämpliga att använda i alla arbetsmiljöer. De är både informativa och professionella, eftersom de ger viktig information om din frånvaro och när du kommer tillbaka till jobbet. Denna information kan delas med e-post avsändare på ett kreativt sätt samt, samtidigt hålla jämna steg med de professionella normer.

kreativa e-postmeddelanden utanför kontoret uppskattas och välkomnas också i nästan alla arbetsmiljöer. Ge frihet till din fantasi och kreativt tänkande; använd möjligheten att skriva ett minnesvärt e-postmeddelande till den person som kommunicerar med dig.

Låt oss granska några exempel på de e-postmeddelanden som du bör överväga att ställa in som automatisk svarande e-postmeddelanden innan du lämnar ditt kontor.

den enklaste

den första och den kortaste är ett e-postmeddelande som bara innehåller viktig information. Vad behöver avsändaren veta? Det viktigaste – hur länge kommer du att vara otillgänglig.

När kommer de att kunna nå dig äntligen?

kära (avsändare),

hälsningar och tack för att du mailade mig.
för närvarande är jag ute av kontoret och kan inte svara på ditt mail personligen.
Jag kommer att vara frånvarande från (den tid din frånvaro börjar) tills (den tid din frånvaro avslutas).
Jag kommer att svara på din e-post mycket snart vid min ankomst.

med vänliga hälsningar,
XXX

det kan tydligt ses att e-postmeddelandet ovan ger de viktigaste detaljerna om din frånvaro. Denna information bör räcka för de flesta som skickar ett e-postmeddelande medan du är borta från jobbet.

några av avsändarna kan dock vara villiga att diskutera med dig några professionella frågor med vissa tidsfrister.

vad ska du göra i den här situationen?

låt oss titta på nästa exempel.

lite mer detaljerad men ändå enkel

om du oroar dig för att informationen i föregående exempel inte räcker kan du också lägga till en nödkontakt. Detta kommer att säkerställa att den person som kontaktar dig kommer att kunna kommunicera sina problem, erbjudanden, beställningar etc., med den som kan täcka för dig medan du är borta.

i det här fallet bör du ange namn, arbetsnummer eller e-postadresser för att kunna hjälpa E-avsändaren. Vem vet vilken typ av nödsituation detta kan vara?

Låt oss se exemplet på ett sådant e-postmeddelande.

kära (avsändare),

Tack för att du mailade mig.
för närvarande är jag ute av kontoret och kan inte svara på ditt mail personligen. Om det är brådskande, här är en nödkontakt som du kan kommunicera med: (kontaktuppgifter för den personen som deras namn, e-postadress, arbetstelefon etc.)
Jag kommer att vara frånvarande tills (dagen din frånvaro avslutas).
Jag hör av mig så fort jag kommer tillbaka till jobbet.
Tack för förståelse och tålamod.

med vänliga hälsningar,
XXX

detta är exemplet på det e-postmeddelande du ser mest när du får automatiska svarsmeddelanden och det mest koncist skrivna e-postmeddelandet som ger allt mottagaren behöver veta.

ett e-postmeddelande som leder till en prenumeration

förutom att berätta avsändaren den allmänna informationen om din avgång eller otillgänglighet, kan du använda denna möjlighet att leda avsändaren till en plats du vill att de ska vara.

det kan vara ett prenumerationserbjudande till ett nyhetsbrev, en länk till en video eller en webbplats etc. Med andra ord kan du på andra sätt dra nytta av detta kommunikationsmoment – som att få en ny kund eller en ny e-postlistabonnent.

så fortsätt, sätt in en giltig länk eller en inbjudan!

kära (avsändare),

Tack för att du mailade mig. För närvarande är jag ute av kontoret och kan inte svara på din e-post personligen.
Jag kommer att vara frånvarande tills (dagen din frånvaro avslutas).
Var noga med att kommunicera dina brådskande problem med den här personen: (kontaktuppgifter till den personen).
under tiden bör du definitivt kolla in detta (länk, inbjudan). Skicka mig dina åsikter senare.
Jag hör av mig snart. Tack för att du förstår.

med vänliga hälsningar,
XXX

definitivt, efter att ha fått det här e-postmeddelandet kommer avsändaren att vara intresserad av länken och / eller erbjuda dig att ge.

ta tillfället i akt och dra nytta av det senare.

vem vet vad klicka på denna länk kommer att resultera i?

ett e-postmeddelande som leder till sociala medier

Du kanske inte har några tips, men personen som mailar dig medan du är borta från jobbet kan ha en seriös affärsmöjlighet för dig.

i det automatiserade Out-of-office-svaret kan du lägga till länkar till dina professionella sidor på sociala medier eller till ditt företags webbsida.

denna bit av information kommer att ge mer information till avsändaren om dig/ditt företag för att hålla dem intresserade av att driva verksamheten frågan när du återvänder till jobbet.

alternativt, om saken inte kan vänta tills din återkomst, kan de försöka nå dig på de sociala medieprofilerna du kontrollerar medan du är borta.

kära (avsändare),

Tack för att du mailade mig. För närvarande är jag ute av kontoret och jag kommer att vara frånvarande från/till (tidsperioden för din frånvaro).
om du har brådskande sätt, tveka inte att kontakta mig via denna Facebook-sida (eller andra sociala medier sidor där du kommer att vara tillgänglig). Dessutom kan du kontakta företaget via denna webbsida(länktill företagets webbplats)
ledsen för eventuella besvär detta kan orsaka.
Jag hör av mig snart. Tack för att du förstår.

med vänliga hälsningar,
XXX

denna typ av e-post är bra för ytterligare relationsbyggande och framtida samarbete mellan ditt företag och avsändarens företag eller du och avsändaren själv.

det kommer att skapa närmare och vänligare relationer mellan de två sidorna.

ett informationsmeddelande

förutom de typer av e-postmeddelanden som leder till prenumeration och sociala medier, låt oss diskutera den sista som innehåller en informationslänk eller/och en bilaga.

Om du väntar på att någon ska maila dig och be om någon informationsförklaring (eller om folk vanligtvis mailar dig/din arbetsposition så att du kan ge dem lite information), kan du inkludera denna information i ditt Out-of-office e-postmeddelande, samt lägga till länkar till användbara källor om ämnet.

med andra ord kommer denna typ av e-post att ge en länk till material som kan användas av avsändaren av e-postmeddelandet.

På så sätt kommer du definitivt att ge svar på avsändarens frågor utan att svara personligen.

Låt oss se det i exemplet.

kära (avsändare),

Tack för att du mailade mig, men vänligen acceptera mina ursäkter för att inte vara tillgängliga. Jag kommer att vara borta från kontoret för (tidsperioden).
om min gissning är korrekt, så skickar du mig e-post för information om (ämnet). Bifogat jag delar användbara filer och här är några länkar du definitivt bör kolla in.
hoppas jag kunde hjälpa till. Jag hör av mig snart när jag kommer tillbaka.

bäst,
XXX

Så här kan du fortfarande ge användbara material till dem som kan behöva din hjälp medan du dricker cocktails på en strand.

en kreativ

Du kommer att ta en paus från jobbet snart, så du kan lika gärna använda denna möjlighet att skriva en rolig eller kreativ e-post. Ett skämt eller en rolig historia kommer definitivt att uppskattas.

denna typ av Out-of-office e-post ger dig chansen att använda din kreativitet till sin fulla potential och du kommer fint överraska din avsändare när de får ett e-postmeddelande som denna:

Hej där,

jag blev bortförd av utlänningar och det här är det enda meddelandet jag kunde skapa.
de sa att de skulle släppa mig tillbaka till jobbet på (datumet för din återkomst).
under tiden, om du vill ansluta till någon annan fortfarande på min dyrbara arbetsplats, här är några kontakter (kontaktuppgifter).

vi ses snart… förhoppningsvis,
XXX

låt fantasin springa vild och skriv vad du vill (fortfarande lämpligt i professionella inställningar, förstås).

Du kan använda referenser från filmer, tv-program eller böcker, du kan också berätta en rolig eller intressant historia.

Jag är säker på att om du försöker kommer du definitivt att sammanställa en out-of-office e-post mer kreativ än den ovan.

Lägg till söta bilder till ditt mail

vem gillar inte söta valpar? Förutom den väsentliga informationen kan du lägga till en bild för att visa att du bryr dig om avsändaren eller planeten. Bedårande valpar, kattungar eller andra små djur som kommer att ge leende till alla kan läggas till din out-of-office auto-svar e-post.

Du kan bara hitta ett gratis foto på Internet för att använda för denna typ av e-post, men din företagskultur kommer att diktera rätt typ av foto du ska välja för detta ändamål.

Hej där,

vänligen acceptera mina ursäkter för att inte svara på din e-post omedelbart. Jag har bifogat en bild av en söt valp som jag hittade på webben, så du blir inte arg på meJ.
Jag ger dig också kontakterna till min partner som du kan kontakta om du har brådskande frågor att diskutera.
jag kommer snart tillbaka.

med vänliga hälsningar,
XXX

detta exempel är verkligen bedårande och söt. Men inte alla kommer att vara villiga att använda den i sin officiella kommunikation. Vissa kan till och med tycka att det är oprofessionellt eller olämpligt att ställa in en sådan automatisk svarande e-post, så om du är osäker – kolla med din handledare.

Släpp loss poeten i dig

som vi redan har diskuterat e-postexempel utanför kontoret med roligt och sött innehåll är det nu dags att utforska ett exempel med en dikt. Ja, du läste rätt-en dikt.

här är du fri att använda din kreativitet och skriva talang.

kära avsändare,

rosor är röda,
violer är blå,
Jag är ute av kontoret,

vem ska du skriva till?
här är kontakterna till min betrodda persona: (kontaktuppgifter)

med vänliga hälsningar,
XXX

inte så svårt, eller hur? I ett mycket kort e-postmeddelande här visade du din awesomeness och samtidigt gav du den nödvändiga informationen till avsändaren. Du bör sträva efter att vara kort och informativ här. Här tror jag också att du kan skriva en bättre dikt än jag gjorde, så arbeta din skrivmagi.

blanda allt

i den här artikeln har jag lyckats komma med flera ideer om hur man skriver både kreativa och formella out-of-office autosvar e-postmeddelanden – du är fri att använda någon av dem. Dessutom kan du använda en blandning av ovanstående e-postmeddelanden; skapa bara en perfekt för dig.

Du kanske gillar kombinationen av en blygenerator och lägger till en rolig historia till den. Du kan också lägga till bilder av söta valpar eller kattungar sedan skriva en dikt och ställa in den som din auto-svarande e-post.

beroende på företagets riktlinjer korrespondens, kan du vara fri att använda din fantasi, och uttrycka din egen personlighet i auto-svar e-post dina medarbetare kommer att få när du är borta från jobbet. Alla har vissa unika egenskaper och det finns inget sådant som ’one-size-fits-all’ när det gäller att skriva Out-of-office Auto-svara e-post.

slutsats

i vår digitaliserade värld kan även ett missat samtal eller meddelande få drastiska konsekvenser för dig, din karriär och din arbetsgivare. Kommunicera dina problem, frånvaro och andra viktiga frågor är avgörande för att positionera dig för framgång på din arbetsplats. Snabb respons är en kvalitet som människor som arbetar med dig alltid kommer att uppskatta.