få uppgifter skapar ångest bland chefer och anställda som prestationsgranskningen.

chefer kämpar för att balansera positiv feedback med behovet av förbättringar. Anställda är inte säkra på hur man tar feedbacken och börjar oroa sig för sina jobb. All denna stress och kamp kan undvikas om du, chefen, närmar dig uppgiften på rätt sätt.

men vad är ”rätt sätt”? Experterna på Sling avslöjar 15 tips för att genomföra en prestationsgranskning (vare sig det är skrivet eller ansikte mot ansikte) och visar dig fyra exempel på prestationsrecensioner som verkligen fungerar.

Vad är en Performance Review?

en prestationsgranskning är inte en möjlighet att lossa en lång lista med kritik. Snarare är det en ärlig utvärdering av medarbetarens prestanda, både bra och dåliga. Tänk på prestationsgranskningen som ett sätt att:

• fira det positiva
• lysa upp områden där förbättringar kan göras

När du bygger din resultatrecension kring dessa mätvärden ger det dina anställda den information de behöver för att växa inom sin position och gynna verksamheten som helhet.

hur ska en prestationsgranskning se ut?

de flesta prestandarecensioner kommer att byggas på sex grundläggande komponenter:

• kommunikation
• samarbete och lagarbete
• problemlösning
• kvalitet och noggrannhet i arbetet
• närvaro och pålitlighet
• förmåga att uppnå mål och uppfylla tidsfrister

hur du väljer att formatera och betygsätta dessa komponenter är upp till dig och ditt företags behov. Vissa företag använder en A, B, C, D, F betygssystem. Vissa använder poäng på 1 till 5, eller 1 till 10. Vissa använder procentsatser.

oavsett vilket system du bestämmer dig för, se till att prestationsgranskningen är lätt att läsa (om du går med ett skriftligt formulär) och kommunicerar informationen tydligt och koncist.

15 Tips för att genomföra Prestandarecensioner

oavsett om du skriver en skriftlig prestationsgranskning, gör en ansikte mot ansikte utvärdering eller gör båda, kommer dessa 15 tips att hjälpa dig att inspirera det bästa från dina anställda.

1) Gör miljön så bekväm som möjligt

att göra miljön där du håller din prestationsgranskning så bekväm som möjligt går långt mot att lugna din anställd redan innan mötet börjar.

Tänk dig själv i dina anställdas skor. Du går in i ett cavernöst konferensrum. Handledaren längst bort på ett långt bord säger att du ska ha plats i motsatt ände. Om du skulle skrämmas, är chansen att din anställd också kommer att skrämmas.

det är inget fel med att använda ett konferensrum för en prestationsgranskning, men sitta bredvid medarbetaren snarare än 20 meter bort och gör vad du kan för att göra dem lugna.

2) minimera distraktioner

att hålla dina prestandarecensioner på en annan plats än ditt kontor är ett idealiskt sätt att minimera distraktioner. Även enkla avbrott – telefonsamtal, e — post, din mobiltelefon Piper, någon knackar på din dörr-minska effektiviteten och gripande av vad du har att säga.

Om du bestämmer dig för att hålla en prestationsgranskning på ditt kontor (vilket är ett bra sätt att göra dina anställda bekväma), tysta dina telefoner, stäng av din e-post och häng ett ”Stör ej” – tecken på din dörr innan mötet börjar.

3) Använd arbetsbeskrivningen

många chefer undrar var de ska börja när de står inför att sätta ihop en prestationsgranskning. Vårt förslag: granska arbetsbeskrivningen. Oavsett om det är för en servitör, en matlöpare, en kundtjänstrepresentant eller något annat helt, fråga dig själv dessa frågor som grund för resten av din recension:

• uppfyllde arbetstagaren alla ansvar och krav som anges i arbetsbeskrivningen?
• fanns det vissa aspekter kvar som saknades?

När du tittar på arbetsbeskrivningen, se till att den är uppdaterad. Har positionen ändrats från när beskrivningen skrevs? Har nya uppgifter införts sedan arbetstagaren anställdes? Först när arbetsbeskrivningen är uppdaterad och korrekt kommer du att kunna ge en rättvis prestationsgranskning.

4) Utför recensioner ofta

gör inte din prestationsgranskning till ett årligt evenemang. Ge istället feedback under hela året. Många företag håller resultatrecensioner i slutet av stora projekt. Vissa sätter dem för var tredje månad.

Välj en frekvens som är rätt för ditt företag och dina anställda. Och se till att prestationsgranskningen inte är en överraskning. Dina anställda borde veta när det kommer.

5) Låt inte bara senaste prestanda färga din utvärdering

låt inte den senaste aktiviteten hos dina anställda färga din utvärdering. En prestationsgranskning bör baseras på allt som inträffade sedan den senaste granskningen, inte bara den senaste veckan eller månaden.

När du tittar på den stora bilden — inte bara tiden förra månaden när arbetstagaren sparade ett stort projekt eller den tid han missade en kritisk tidsfrist — kan det hjälpa dig att vara mer objektiv med din feedback.

6) basera granskningen på nyckelpunkter

När den är mest grundläggande bör en resultatgranskning baseras på tre nyckelpunkter:

• företagsspecifika kärnkompetenser.
• Positionsspecifika kompetenser.
• prestation.

de två första kompetenserna kan innehålla färdigheter som organisation, företag / produktkunskap, attityd och allt annat som är viktigt för jobbet. Om ditt företag inte har definierat dessa kompetenser ännu, är det nu en bra tid att göra det.

för inspiration, titta tillbaka på de sex grundläggande färdigheterna i hur ska en prestationsgranskning se ut? avsnitt ovan.

7) väga varje aspekt av arbetstagarens prestation

var och en av de kompetenser och nyckelpunkter som nämns ovan skiljer sig åt i betydelse. Det är därför det är viktigt att väga varje aspekt av dina anställdas prestationer.

till exempel bör företagsspecifika kompetenser (som engagemang för organisationen) vara värda 20 procent. Positionsspecifika kompetenser (som kundserviceorientering) bör vara värda 30 procent. Prestation (förmåga att nå mål och uppfylla tidsfrister) bör vara värt 50 procent.

Inte säker på hur man behandlar alla dessa siffror? Här är en enkel formel.

• vikten (t. ex. 20%) x betyget (t. ex. 80%)

Så om din anställd får 80 procent på företagsspecifika kompetenser, 90 procent på positionsspecifika kompetenser och 95 procent på prestation, skulle den slutliga formeln se ut så här:

• (20 x 0, 80) + (30 x 0, 90) + (50 x 0.95) = 16 + 27 + 47.5 = 90.5

med den beräkningen kan du göra vissa delar av prestationen mer eller mindre inflytelserika på slutresultatet.

8) Håll en årlig prestationsgranskning ansikte mot ansikte

en skriftlig prestationsgranskning är användbar för mer frekventa utvärderingar, men det är fördelaktigt att hålla en ansikte mot ansikte granskning minst en gång per år. Du kan förmedla mycket med din ton av röst och uttryck. Dessa saker kommer inte över i ett brev, oavsett hur välskriven.face-to-face performance review gör det också möjligt att diskutera din medarbetares arbete, snarare än bara en ensidig monolog.

9) bly med det positiva

oavsett om din recension är skriven eller personligen, LED alltid med det positiva. Detta sätter arbetstagaren i en gynnsam sinnesstämning och gör dem mer mottagliga för de förbättringsförslag som kommer senare.

10) avsluta med den positiva

Tänk på din prestationsgranskning som en smörgås: det positiva är brödet och det negativa är kött, sallad, och kryddor.

som vi nämnde är det bra att leda med det positiva för att ställa in rätt humör för prestationsgranskningen, men det är också smart att avsluta på en positiv anteckning.

chansen är att det sista du pratar om är vad medarbetaren kommer ihåg mest. Om det sista är negativt kan det påverka allt de gör när de återvänder till jobbet. Avsluta positivt – även om arbetstagaren har många saker att arbeta med — så att de mår bra om sig själva och säkra i sitt jobb.

11) Var öppen & ärlig med anställda

ärlighet är den bästa politiken, så var inte rädd för att vara öppen med dina anställda om deras prestanda. Socker inte din bedömning eller slå runt busken. Dina anställda kommer att veta när du är alltför smickrande, och granskningsprocessen är svår nog utan att dina anställda dechiffrerar vad du försöker säga.

12) inkludera Peer Feedback & självbedömningar

innan du presenterar din recension för en anställd, samla feedback från hennes medarbetare. Det kan också vara informativt för din analys om du frågar arbetstagaren själv hur hon tycker att hon gör det. Peer feedback och självbedömningar kan gå långt för att ge dig en så komplett bild som möjligt av en anställds prestanda.

13) använd rätt språk

orden du använder är lika viktiga som meddelandet du försöker kommunicera. Därför är det viktigt att använda rätt språk under prestationsgranskningen. Var så tydlig och specifik som möjligt utan att låta trite och insincere.

Undvik allmänna termer som ”bra”, ”Bra” och ” utmärkt.”Välj istället för actionord som:

• Excels
• avgörande
• responsiv
• dedikerad
• kunnig
• ärlig
• grundlig

dessa typer av ord är mer beskrivande och därför mer meningsfulla.

det är också bra att skapa en lista över styrka-och svaghetsfraser för vanliga delar av prestationsgranskningen, till exempel:

• Attendance
• Attitude
• Customer Service
• Dependability
• Flexibility
• Interpersonal Skills
• Leadership
• Performance
• Teamwork
• Time Management

For example, a strength phrase for performance is:

Mal excels at developing strategies that deliver results.

en svaghetsfras för prestanda är:

tar inte initiativ om inte uppmanas.

en styrka fras för attityd är:

låter inte svåra omständigheter få henne ner.

en svaghetsfras för attityd är:

negativ attityd i vissa situationer har en tendens att orsaka problem.

med en lista över styrka och svaghet fraser som dessa till hands när du gör en översyn — vare sig det är skrivet eller ansikte mot ansikte-Du kan vara så beskrivande som möjligt. Var noga med att utarbeta de fraser du väljer så att arbetstagaren har en klar uppfattning om vad du menar.

14) Ställ in mål

granska gamla mål och sätta nya mål är en viktig del av varje framgångsrik resultatrecension.

När du sätter upp mål för dina anställda ger du dem något att arbeta mot. Du ger dem ett sätt att kvantifiera deras prestanda. De kan titta på vad de gör och fråga, ”är denna vana att få mig närmare att uppnå mina mål? Vad kan jag göra som skulle göra det lättare att nå dessa mål?”

15) ge informell Feedback före och efter Prestationsgranskningen

Undvik att begränsa feedback till formella, schemalagda tillfällen en eller två gånger per år. Ge informella bedömningar och förslag under hela året.

om det finns något som en anställd behöver arbeta med, var noga med att notera det i sin fil så att du kan hänvisa till det när det blir dags för den årliga prestationsgranskningen. Detta kommer att hjälpa medarbetaren att arbeta med sina styrkor och svagheter varje dag.

och försumma inte att ge feedback till de högpresterande medarbetarna också. Låt dem veta att de gör ett bra jobb så att de inte tror att de måste förändras. Även en enkel” bra jobb ” e-post eller anteckning på skrivbordet går långt mot att hjälpa dem att känna sig som en värdefull del av laget.

4 exempel på Prestandarecensioner som fungerar

här är fyra exempel på prestandarecensioner som verkligen fungerar. Vi har inkluderat en bra, en tillfredsställande, en dålig och en kombinationsgranskning.

bra recension

Kalee överträffar alla förväntningar i sin roll som server. Hon har alltid en positiv attityd. Hon anpassar sig lätt till snabba förändringar på arbetsplatsen. Hon arbetar bra under press av sig själv och med andra lagmedlemmar. Hon är detaljorienterad och slutför uppgifter i tid. Hon söker även ytterligare ansvar när hennes schema tillåter.

tillfredsställande granskning

Shep uppfyller alla företagets förväntningar i sin roll som kundtjänstrepresentant. han anpassar sig väl till kundens krav och byter arbetsbelastning. Han upprätthåller en känsla av detaljer och en positiv attityd även under tryck. Dessa färdigheter kommer dock på bekostnad av tidshantering. Och medan Shep visar en förmåga till ledarskap, söker han inte aktivt ledarskapsutbildning eller möjligheter.

dålig recension

Ibland kan Jane vara mycket effektiv på sitt jobb som skiftchef när hon är engagerad i sitt arbete. Tyvärr, Jane är ofta sent, och detta påverkar allvarligt de produktiva timmarna på hennes arbetsdag. Under nästa kvartal vill vi att Jane ska fokusera på närvaro-klockas in och redo att arbeta i början av sitt skift.

Combination Review

River uppfyller några av företagets förväntningar i sin roll som barista men faller väl under andra. Hon är en aktiv lyssnare, hanterar sin tid effektivt och är alltid samvetsgrann om kvaliteten på sitt arbete. River måste arbeta med att visa professionalism hela tiden och, även om hon fungerar bra själv, skulle dra stor nytta av ytterligare teambuilding färdigheter.

använd rätt verktyg för att göra din arbetsdag enklare

de 15 tipsen på den här listan kommer säkert att göra ditt jobb enklare när prestationsgranskningstiden rullar runt. Men för att förenkla ditt ansvar varje dag behöver du en schemaläggningslösning som Sling. Sling ger dig fullständig kontroll över dina anställdas arbetsschema med kraftfulla funktioner som:

• Skift
• klocka
• meddelanden
• nyhetsflöde
• uppgifter

var och en av dessa funktioner är utformade för att effektivisera schemaläggningsprocessen och hålla allt, och alla, organiserade och löper smidigt. Och om tiden du kan spara inte räcker, sparar Sling också pengar. Sling är gratis att använda och tillgänglig för ett obegränsat antal anställda.

besök GetSling.com idag för att öppna ett konto och se varför våra kunder ger oss en 5 av 5 prestationsgranskning varje gång.