det är aldrig en lätt konversation när du måste konfrontera en anställd om något de inte gör korrekt på jobbet, men att följa dessa steg kan hjälpa dig att leda dig i rätt riktning. Här är 25 av de bästa exemplen på konstruktiv feedback för chefer att använda.

1. Fokusera på Alternativ
som chef är du främst ansvarig för att ge en väg till framgång för dina anställda. Detta sträcker sig också till eventuella misstag de kan göra. Men när du ger konstruktiv feedback är det ofta en bättre ide att fokusera på alternativa lösningar snarare än att betona misstaget i fråga. Att ha en lösning i ärmen innan det konstruktiva återkopplingsmötet ens börjar gör att du ser ganska kapabel ut för dina underordnade.

2. Var på förhand om misstag
medan du inte kan vara för negativ för dina anställda om du inte vill att deras känslor ska bli alltför skadade, borde du inte suga saker. Det är viktigt att konstruktiv feedback är känd för vad den säger: den anställde kan göra något bättre. Var på förhand om vad de slackar på och vad de behöver förbättra utan att gå överbord och få det att verka som en personlig fråga. Ofta menar anställda inte att göra subpar-arbete, men något kom i vägen och hindrade dem från att ge allt.

3. Undvik för mycket negativitet
som nämnts ovan är det en klok ide att undvika att göra konstruktiva återkopplingssessioner till alltför negativa stunder på en anställds dag. Det tar bara en enda dålig konversation för att förstöra dagen för vissa människor, och detta kan bli en hel arbetsdag med produktivitet i avloppet. En bra ide är att komma med vad du ska säga till en anställd i förväg innan du faktiskt har en konstruktiv feedbackkonversation. Detta hjälper dig att undvika att säga något som är för dramatiskt eller aggressivt, särskilt när du tar hänsyn till individuella kommunikationsstilar.

4. Individualisera din Feedback på samma sätt, behandla varje konstruktiv feedback konversation som en individuell diskussion mellan dig och en anställd är överlägset bättre sätt att gå. Att läsa en konstruktiv feedbackkonversation från ett papper eller från rote-minne är ett bra sätt att sänka anställdas intresse och hjälpa dem att ställa in allt du säger. Ta hänsyn till deras individuella färdigheter och erfarenhet när du ger din feedback och pratar med dem på ett sätt som fungerar bäst för informationsöverföring. Dina anställda är individer, inte robotar.

5. Ge tydliga riktlinjer
när du har en konstruktiv feedback konversation, är det viktigt att du inkluderar tydliga riktlinjer om anställdas aktiviteter och deras framtida resultat. Att använda faktiska mätvärden som mål för veckovis eller månatlig förbättring är ofta en bra ide. Detta ger dina anställda tydliga förväntningar och ger en tidslinje. De vet att de behöver förbättra eller fixa någon aspekt av sitt beteende före denna punkt eller du har en annan konstruktiv feedback konversation.

6. Ta upp positiva saker
chefer som har att göra med särskilt känsliga anställda kommer sannolikt att vilja använda denna taktik ganska liberalt. Det är en beprövad strategi att sandwich kritik mellan två komplimanger, eftersom detta minskar effekten av den negativa feedbacken och låta medarbetaren veta att du känner igen deras positiva bidrag. Återigen kan du inte gå överbord med detta om du inte vill riskera att din anställd tar fel meddelande från konversationen som helhet. Men det är inget fel med att påpeka segrar när du diskuterar platser där förbättringar kan göras.

7. Prata på en privat plats
Chefer bör alltid ge konstruktiv feedback på platser borta från allmänheten och andra anställdas nyfikna ögon. Många känner sig generade även om den konstruktiva feedbacken inte är så drastisk eller hemsk. Att göra dina anställda bekväma genom att ha diskussionen i pausrummet när ingen är där eller på ditt kontor hjälper dem att få din feedback mer nådigt och förhindrar att de känner sig förbittrade.

8. Lyssna på deras svar
för ofta ger chefer och chefer konstruktiv feedback och förväntar sig att konversationen helt enkelt är över. Men ofta, anställda kan ha väl genomtänkta och mogna svar. Det kommer att göra er båda bra att höra dessa svar, även om de bara är ursäkter. Detta binder dig samman mer fullständigt och berättar för den anställde att du är villig att lyssna på eventuella skäl som de kan ha dålig prestanda. Du kanske till och med upptäcker att de hade en helt bra anledning att vara sent, till exempel.

9. Erbjuda sätt på vilka du kan förbättra
många gånger, det är inte bara en enskild medarbetares ansträngningar eller misslyckanden som orsakar ett problem; det är ofta en gruppinsats där flera personer gör misstag. En bra taktik för chefer att använda är att påpeka att deras egna lagar är platser där de kan förbättra sig. Detta visar inte bara ödmjukhet på en personlig nivå utan det berättar för medarbetaren att ni båda kommer att arbeta tillsammans för att bli bättre, få dem att känna sig mindre ensamma och stärka din laganda.

10. Tillåt skriftliga utbyten
vissa anställda gör bara bättre med skriftlig konstruktiv feedback snarare än verbal. Kanske är det mindre skrämmande eller de tycker att de blir förvirrade när de måste förklara sig personligen. Om du har flera personer som detta i ditt team kan du överväga att leverera konstruktiv feedback i ett skriftligt format. Du kan också inkludera ett svarsblad med feedbacken om du vill följa de svarsråd som nämns ovan.

11. Var tålmodig
när man erbjuder konstruktiv feedback förväntar sig många chefer att en enda konversation är allt som behövs för att ett problem ska lösas. Men vissa anställda, även om de är stora och andra aspekter, kan ta flera samtal innan de gör meningsfull förändring. Det är viktigt att moderera din otålighet och ge människor några chanser att förbättra beroende på svårighetsgraden av problemet.

12. Var konsekvent
om du behöver straffa någon eller erbjuda konstruktiv feedback, måste du förbli konsekvent med dina interaktioner mellan dina arbetare. Om folk säger att endast vissa anställda får konstruktiv feedback för åtgärder medan andra släpps av kroken, kommer de du erbjuder konstruktiv feedback till sannolikt inte att lyssna.

13. Ge resurser
Chefer gör ofta misstag under konstruktiva feedbackkonversationer när de inte erbjuder resurser eller utbildningsmaterial för att hjälpa medarbetaren att rätta till deras problem. Faktum är att många anställdas problem uppstår genom felaktig utbildning eller från dem som inte känner till rätt procedur för saker. Att ge dem de material de behöver för att omedelbart förbättra visar att du är villig att arbeta med dem på vägen för att förbättra deras prestanda.

14. Håll inte ett nag
efter att den konstruktiva feedbackkonversationen är över, det är det. Ta inte upp det igen om inte din anställd gör det frivilligt och inte behandlar dem annorlunda vid andra arbetsevenemang eller inom en snar framtid. Tills en anställd bevisar något annat bör du behandla dem som mogna vuxna som vet hur man ändrar sitt beteende och agerar därefter.

15. Var normativ, inte ackusativ
skräddarsy din konstruktiva feedback kan vara knepigt, men att vara normativ snarare än ackusativ är alltid vägen att gå. Normativ innebär att du förklarar vad den anställde gjorde fel och har en lösning redo för dem att ta upp. Ackusativ betyder att du påpekar deras misslyckande som om de menade att göra dig personlig skada. Detta orsakar förbittring och är den motsatta effekten du vill ha från ett av dessa samtal.

16. Ta inte saker personligen
När en chef driver ett team eller ett litet företag är det frestande att ta någon överträdelse personligen, särskilt om du identifierar dig med ditt företag starkt. Men kom ihåg att dina anställda inte gör misstag med avsikt (för det mesta), så låt inte någon verklig frustration blöda in i din konstruktiva feedback. Anställda plockar upp det och kan reagera dåligt som ett resultat.

17. Var exakt med din Feedback
det gör ingen någon bra att vara alltför allmänt med din feedback, antingen positiva eller negativa. När du erbjuder konstruktiv feedback måste du vara specifik om de saker som din anställd kan förbättra och möjliga lösningar. Var inte så abstrakt och berätta bara för dem att de behöver förbättra sin kundanslutning eller bli bättre på försäljningen. Detta kräver att du studerar i förväg, men det behövs om feedbackkonversationen ska bli en framgång.

18. Gör Deadlines Real
vissa anställda har haft för många konstruktiva återkopplingssamtal att räkna. Som ett resultat kanske de inte behandlar dessa samtal med all allvar de vill ha. Det är obekvämt att detta händer dig, men du måste hålla fast vid dina tidsfrister och vidta reprimanding åtgärder om din anställd inte förbättras i tid. Detta fungerar som ett exempel för resten av dina anställda och kan ha den önskade konstruktiva effekten som konversationen skulle inspirera i första hand.

19. Var öppen för förslag
även om det är ditt jobb som chef att ha flera lösningar till hands innan du börjar en konversation, kan din anställd också ha några egna lösningar. Till exempel, om de inte fungerar bra med en av sina medarbetare, kan de föreslå överföring till en annan avdelning. Låt inte dina förutbestämda lösningar som du till andra alternativ, som kan fungera bättre än vad du tänkte på.

20. Aldrig bli arg
en chef eller chef är tänkt att vara över många av de småaktiga känslor av ett kontor eller företag. Även om en anställd ger dig en upprorisk attityd eller pratar tillbaka, måste du behålla kontrollen över dina känslor och aldrig bli arg. Detta skyddar dig inte bara från rättsliga åtgärder utan det visar dig också som en respektabel och mogen individ för dina andra anställda.

21. Skvallra inte
om du ger konstruktiv feedback till en av dina anställda, sprid inte den runt. Precis som du ska få denna feedback på en privat plats, bör du inte heller berätta för någon annan om ditt personliga företag mellan dig och den anställde om de inte tar upp det först. Även då är det förmodligen bäst att inte prata om feedbacken alls; trots allt involverar det inte någon annan än du och den ursprungliga medarbetaren.

22.
konstruktiv feedback är bra och bra,men du bör också berömma dina anställda om de gör meningsfulla förändringar och tar hänsyn till dina förslag. Anställda är mer benägna att göra bättre än tidigare och fortsätta förbättra sina ansträngningar om de vet att du märker deras handlingar som ett resultat av din feedback. Detta behöver inte vara något uppenbart; bara en anteckning på hennes nästa prestationsgranskning är vanligtvis tillräckligt för att göra tricket.

23. Be om deras sida av historien
om det någonsin finns en interpersonell fråga du behöver ge feedback på, hjälper det att få båda sidor av berättelsen, inte bara anklagarens. som chef eller chef ska du vara relativt opartisk i eventuella tvister. Se till att du inte känner att någon behandlas orättvist genom att be om allas sida av historien innan du delar ut din feedback. Detta hjälper också till att undvika fördomar i potentiella situationer där du kan vara blind på ena sidan av konversationen eller oavsiktligt gynna någon som faktiskt kan ha fel.

24. Var snabb med Feedback
om en anställd gör ett misstag eller gör något som kräver stark feedback, hantera det senast nästa dag. Du vill inte låta för mycket tid gå mellan händelsen och din feedback. Frågan förblir fräsch bara så länge och en anställd kan känna att du är godtyckligt elak eller orättvis du tar upp någon överträdelse de utförde många månader tidigare. Detta är också svårt att spela in för HR-ändamål och om du behöver gå vidare till hårdare reprimander och potentiell uppsägning.

25. Var uppriktig med din oro
det är viktigt att dina anställda vet att du är uppriktig med din oro över deras prestanda och deras effekt på företaget, inte bara harping på dem eftersom de gjorde något fel. Det här är lättare om dina anställda redan känner att du bryr dig om deras välbefinnande och prestanda, så denna aspekt av konstruktiv feedback börjar med dina dagliga aktiviteter på arbetsplatsen. Men även under samtalet kan du säga saker eller vidta åtgärder för att klargöra att du ger feedback för allas allmänna välbefinnande, inte bara för att du gillar att straffa regelbrytare.

slutsats

nyckelordet här är konstruktivt. Att bli arg och anklaga din anställd för att göra något fel kommer bara att leda till känslor av vrede och i sin tur ett ofixerat problem. Att följa dessa riktlinjer och visa dina anställda att du bryr dig om deras tillväxt i företaget kommer att leda till en lösning som fungerar för er båda och för att förbättra företaget.