make-or-break del av någon affär är den andra touch, eftersom det är där du börjar vända leads och framtidsutsikter till kunder.

e-post kan vara det mest praktiska och logiska sättet att följa upp dina utsikter efter det första introet eller förslaget, men det har en mycket allvarlig nackdel. Hur förhindrar du att dina e-postmeddelanden helt enkelt försvinner i etern i din prospekts överflödiga inkorg?

Frukta inte!

Vi har hemligheten att hantera nästan alla försäljningssituationer som kräver uppföljning. I slutet av den här artikeln kommer du att vara beväpnad med en samling uppföljningsmeddelanden som dramatiskt ökar dina utsikter svarsfrekvens, vilket ger dig mer försäljning på lång sikt.

Vi har sammanställt 15 mallar som du kan använda för att täcka nästan alla försäljningssituationer. Vi har också lagt till några råd om när du ska skicka dessa, eftersom din timing ofta är lika viktig som meddelandet. Genom att justera, anpassa och lära av dessa mallar kan du dramatiskt öka din nära takt.

uppföljningsmeddelanden: Hur, vem och när

en av de största lärdomarna varje säljare behöver lära sig är att kunderna kommer att köpa när de är redo att köpa.

alla säljare älskar en het ledning, den typ som köper omedelbart och tar minst ansträngning, men heta leder kommer alltid att vara en liten andel av ditt totala antal utsikter. Verklig försäljning sker med varma eller svala leads.

det finns tre regler som du helt enkelt måste följa när det gäller att följa upp dessa leder:

1. tålamod kommer att belönas. Du måste spela det långa spelet och följa upp konsekvent under en lång tid.
2. se till att försäljning och marknadsföring är anpassade och har tydliga roller i uppföljningen.
3. du behöver ett system. En bra försäljning CRM som Pipedrive kommer att gå långt för att förhindra pinsamma situationer som dubbla e-postmeddelanden eller göra dina framtidsutsikter känner att de är spammade.

medan punkt ett och tre ovan är ganska enkla, kämpar många företag med punkt nummer två. Medan marknadsföring vanligtvis har till uppgift att generera leads och försäljning med att stänga dem, kan uppföljning vara förvirrande.

Teamwork stänger fler erbjudanden

vars jobb värmer upp ledningarna? Vi föreslår ett system som använder ett välstrukturerat lagarbete. Se till att marknadsföring och försäljning arbetar tillsammans för att värma upp leads och ha följande i åtanke hela tiden.

• Det är viktigt att du skickar relevant, värdefull information till varje utsikter regelbundet, obevekligt och ofta.
• gör kommunikationen med utsikterna effektiv. Om du har en enorm lista över framtidsutsikter en-mot-en kontakt blir helt enkelt opraktiskt och kostsamt, därav vår mall strategi.
• spåra och logga. Ett system som Pipedrive säkerställer att varje beröring loggas och att de olika uppföljningarna är korrekt schemalagda och utförda. Kalkylark och kalenderpåminnelser kommer helt enkelt inte att klippa det om du planerar att skala ditt företag.
• låt dina material förberedas. Ditt team behöver en arsenal av specifik, användbar och intressant information som du kan använda för att skapa dina uppföljningsmeddelanden. Det finns inget värre än ett uppföljningsmeddelande som inte har något innehåll. Tjata aldrig.

när det gäller att följa upp e-post, Timing är allt

det lönar sig att komma ihåg, medan dina framtidsutsikter är i ditt sinne varje dag, samma gäller inte i omvänd. Du konkurrerar med rivaliserande företag, Andra erbjudanden och felbarheten hos mänskligt minne.

Du måste se till att du påminner dina utsikter om din produkt eller tjänst med regelbundna, väl genomtänkta och planerade intervall.

’Känn din kund’ kommer alltid att vara det första budet för försäljning och det är den gyllene regeln när du komponerar din uppföljningsstrategi.

du vill i allmänhet göra den andra kontakten strax efter den första. En eller två dagar är perfekt. Påminn utsikterna till vem du är och vad du diskuterade och föreslå eller begära ett nästa steg.

tricket ligger längre ner på linjen. Känner du till köpcykeln följt av potentiella kunder? Finns det ett budget-eller upphandlingsfönster som du känner till?

kanske har du lite insiderinformation om utgående erbjudanden som de har med en av dina konkurrenter? Se till att du noggrant plottar ut dessa händelser. Många erbjudanden har träffats månader eller till och med år efter den första presentationen genom bra timing och uthållighet.

enough Talk: Låt oss komma till dessa e-postmallar

användningsfall: efter det första mötet

du träffade utsikterna och gick igenom din försäljningsargument. Du lämnade mötet och kände dig säker på att du just har inlett en affär, men här är du, tre dagar senare och du har inte hört tillbaka från dem.

detta är den klassiska ’gentle reminder’ eller ’touching base’ e-post. Nyckeln här är att flytta konversationen framåt och ge en konkret anledning till ett svar.

ämnesrad: är du redo för en uppföljning

även om det är viktigt att ge utsikterna så mycket information som möjligt från början, är det en stor boost att följa upp om det fanns en fråga som förblev obesvarad eller som behövde samråd från din sida. Det kan till och med vara värt att skapa denna situation i din försäljningsargument.

ämnesrad: goda nyheter. Jag har den informationen du begärde

När du säljer en produkt eller tjänst som är mycket komplex i naturen eller kräver ett skräddarsytt förslag eller pris, kommer du troligen att ha lite arbete att göra efter det första mötet.

detta är en av de enklaste uppföljningarna att skriva, men många människor gör det fortfarande fel genom att försöka fylla all information i e-postmeddelandet. När en prospekt öppnar ett e-postmeddelande och ser vad som ser ut som en hel roman värde av text, kommer de nästan alltid hatar dig och din produkt. Ge dem all information de behöver men låt dem upptäcka det på sin egen tid och du får mycket fler svar.

ämnesrad: här är den informationen du begärde

användningsfall: efter en utlösningshändelse

antar vi att du använder någon form av spårning och analys på dina e-postmeddelanden. Om du inte är det, hämta ett verktyg för att göra detta just nu, vi väntar på att du kommer tillbaka innan du fortsätter. Har du en? Okej, vi fortsätter. Om din analys visar att en prospekt öppnade ditt tidigare e-postmeddelande, klickade på en länk och besökte din webbplats, måste du definitivt slå medan ledningen är het. Det finns två alternativ och vilken du använder beror på din försäljningsstil och personlighet.

ämnesrad: Vill du ha mer information?

det andra alternativet är mycket enklare.

ämnesrad: Jag ser att du är intresserad av

användningsfall: När en prospekt har oavslutade affärer

kommer det ofta att vara så att personen du träffade från början inte är den slutliga beslutsfattaren och behöver gå bort och samråda med kollegor eller deras chef. Du vill ge dem tillräckligt med tid att göra det, men också hålla ledningen snyggt uppvärmd och kanske till och med knuffa dem mot uppföljningen. Vi föreslår att du ger det cirka 4-5 arbetsdagar innan du skjuter av följande.

ämnesrad: som utlovat, här är mer information om

användningsfall: Mässa, nätverk händelse eller konferens

mässor och konferenser är bra ställen att samla leads. Om du väljer dina händelser korrekt du mest sannolikt att träffa din målgrupp rätt i sweet spot. De har anförtrott dig med sina kontaktuppgifter och visat intresse, så denna uppföljning e-post kan vara lätt att skriva, men det är också lätt att få fel. Detta är ett utmärkt tillfälle att ge dem lite mer information och bakgrund om din produkt eller tjänst.

ämnesrad: här är den informationen om du ville ha

användningsfall: omedelbart efter att ha lämnat en röstbrevlåda

röstbrevlåda och e-post går tillsammans som bacon och ägg. Effekten av att följa den ena med den andra fungerar ofta till din fördel. Hemligheten här är att vara snabb. Skicka e-postmeddelandet inom några minuter efter att ha lämnat röstbrevlådan för att generera den fulla effekten av denna klassiska dubbla handling.

ämnesrad

användningsfall: felaktig identitet

Ibland är det halva slaget att hitta rätt person att prata med. Om du skickade ut ett helt kallt e-postmeddelande efter att ha hittat en prospekts kontaktuppgifter online kan det vara värt att skicka följande. De kommer vanligtvis att bekräfta att de verkligen är rätt person, eller åtminstone hänvisa dig till den person du ska prata med.

ämnesrad: jag hoppas att du kan ställa mig rakt

användningsfall: uppföljning av uppföljningen

det är här det blir intressant och knepigt. När du följer upp en tidigare obesvarad post (eller många av dem) är det väldigt lätt att börja låta desperat eller whiny. Det är här din förberedelse och planering kommer att löna sig. Kom ihåg när vi nämnde tidigare att du behövde utveckla intressanta bitar av information som du kan droppa foder till framtidsutsikter? Nu är det dags att dra dem ur lagring och sätta dem loss.

ämnesrad: några saker du kanske inte vet om

det finns mycket att lära av framgångsrika sociala mediekampanjer. Ge dina utsikter något de kan dela med sina kollegor eller personal.

ämnesrad: en present till dig och ditt företag

ämnesrad: hoppas fortfarande att ansluta till dig

Om du gör någon form av innehållsmarknadsföring som blogging eller publicering, har du en bra ursäkt för att skicka ett uppföljningsmeddelande.

ämnesrad:

användarfall: det bittra slutet

Ibland är det bästa sättet att få ett svar att hota att avsluta förhållandet. I värsta fall tillåter det här e-postmeddelandet dig att göra en fin frigöring av din pipeline och släppa erbjudanden som helt enkelt inte händer. Ibland är det bättre att förlora en affär än att hålla flogging en död häst. Vid denna tidpunkt har du också mycket lite att förlora, så det finns ingen skada i att vara lite fräck så länge du håller det respektfullt.

ämnesrad: det är verkligen ensamt här ute

den klassiska ’Good Housekeeping’ e fungerar en charm och ger dig en perfekt ursäkt för att ta kontakt.

ämnesrad: kan jag stänga din fil?

hur man skapar svarsfrekvens öka uppföljningsprocesser

innan du skriver en enda e-post, måste du skapa en skottsäker uppföljningsprocess (eller strama upp lösa steg i din befintliga).

Låt oss börja med att täcka fyra viktiga steg som din uppföljningsprocess måste innehålla. Sedan tar vi en titt på misstag att undvika tillsammans med sätt att optimera din process.

hur uppföljningen passar in i din försäljningspipeline

enligt Robert Clay från Marketing Wizdom stängs endast 2% av ledningarna efter det första mötet.därför är syftet med din ursprungliga tonhöjd att sätta grunden och starta upptäcktsprocessen. Detta innebär att lära vem som är involverad i köpprocessen tillsammans med hur de fattar beslut.

På samma sätt, även om du får en platt ut ”nej”, är spelet inte över än.

Varför spelar det här Roll? Enkelt: hur du följer upp beror på scenen i försäljningsrörledningen som din utsikter sitter på.

din försäljningsrörledning behöver en uppföljningssekvens i varje steg. Vanligtvis kan dessa delas upp i följande steg:

1. Lead Acquisition: när en ledning först fyller i ett formulär eller tar den första åtgärden för att inleda en relation med dig. Här måste du svara snabbt för att slå medan deras motivation är het. Här måste du följa upp om ett möte eller nästa steg inte bekräftas.
2. Lead prioritering: dina uppföljningsmeddelanden beror på vilken information du har om utsikterna, liksom alla åtgärder de vidtar. Till exempel vill du leda med en stark uppmaning till handling för dem som besöker dina pris-och funktionssidor flera gånger.
3. diskussioner börjar: hur du startar relationen beror på flera faktorer. Till exempel behöver en senior beslutsfattare mer strategiska insikter, medan mer ”taktiska” Roller värderar tekniska specifikationer. Matcha dina uppföljningsmeddelanden baserat på vem du pratar med.
4. Möjlighetsprogression: efter den första konversationen vill du schemalägga en presentation eller en tonhöjd. Därifrån kan du ordna ett andra samtal eller möte för att diskutera eventuella invändningar och förstå tidslinjer. Du måste leda utsikterna från ett steg till ett annat, och detta kräver ofta uppföljning.

var inte rädd för att fråga dina utsikter för vägledning om vad nästa steg ska vara. Du kan till och med gå så långt som att fråga hur de föredrar att följas upp med.

även om de ibland kan vara svåra att låsa ner, bör du alltid sträva efter att avsluta samtalet med ett tydligt definierat nästa steg. Gör detta i slutet av ett möte eller konferenssamtal, eftersom du kan jämföra scheman där och då.

slutligen sammanfatta alltid ditt första möte. Detta ger en stor anledning att skicka ett uppföljningsmeddelande direkt efter samtalet. Bonusen att göra detta? Det håller dig högst upp i utsikterna (och inkorgen) tills ditt nästa samtal.

förstå hur uppföljningen passar in i din försäljningspipeline, det är dags att prata om ett av de mest kritiska elementen: timing.

när du ska skicka dina uppföljningsmeddelanden

bra uppföljningsmeddelanden är beroende av timing. Att veta hur länge du ska vänta, tid på dagen och dagar i veckan för att skicka dina uppföljningsmeddelanden hjälper dig att skapa en mer generös svarsfrekvens.

Här är de olika typerna av uppföljningsmeddelanden du ska använda (och när du ska skicka dem):

• efter tonhöjden: Skicka en uppföljning en till två dagar efter din första presentation. Använd detta som en möjlighet att granska sina smärtpunkter, tacka dem för deras tid och inkludera en uppmaning till handling för nästa steg.
• granskning med beslutsfattare: om det finns andra intressenter som är involverade i köpprocessen kan försäljningscykeln ta lite längre tid. E-post fyra till fem dagar efter planen (du måste lära dig om köpprocessen under det här samtalet) för att ge dem tillräckligt med tid att prata med resten av laget.
• obesvarad uppföljning: Du behöver en uppföljningssekvens för när dina e-postmeddelanden går obesvarade. Här kan du erbjuda ytterligare resurser, fråga dem om de fortfarande är intresserade eller det bästa sättet att gå vidare.
• break-up: om du fortfarande inte får svar från dina uppföljningsmeddelanden, är det sista att göra saker. Du kan antingen berätta för dem att du stänger deras fil, eller använda den som ett sista dike försök att hitta en bättre tid att prata.

den perfekta dagen och tiden för att skicka uppföljningsmeddelanden beror från bransch till bransch. Det bästa stället att titta? Din egen CRM.

titta på vilka e-postmeddelanden som genererar de bästa svarsfrekvenserna. Analysera veckodagarna och tiden på dagen de skickas. Använd detta för att planera tidpunkten kring din uppföljningsprocess.

den här artikeln visar alla e-postmallar och prover du behöver för vart och ett av scenarierna ovan.

fem uppföljningsfel för att undvika

bara genom att utveckla en konsekvent uppföljningsprocess är du redan långt före spelet.

men det finns flera problem du behöver för att förhindra om du vill undvika de vanliga sprickor som dina leder kan glida igenom.

av alla uppföljningsfel som säljare gör, här är de fem som tenderar att fånga säljteam ut:

1. följer inte upp snabbt: många tankeledare tror att du ska följa upp leads fem minuter efter att de skickat en förfrågan igenom. Men detta är orealistiskt, eftersom du inte sitter vid telefonen hela dagen, och du kan tjäna en internationell publik. Det är dock viktigt att följa upp snabbt. Ju längre du lämnar dem, desto mindre chans får du ett svar. Sätt system på plats för att säkerställa att du svarar så snabbt som möjligt.
2. fokuserar inte på företaget: många säljare gör misstaget att lägga all sin energi i utsikterna. Om du säljer till stora organisationer måste du engagera dig med flera personer. Ta alltid reda på så mycket information om andra intressenter och köpprocessen för att tillgodose alla beslutsfattare.
3. följer inte upp tillräckligt ofta: En studie av Velocify fann att 93% av de konverterade ledningarna nås av det sjätte försöket. Se till att du följer upp tillräckligt när förhållandet har börjat. Du lär dig hur du gör detta genom att lägga till värde senare i den här guiden.
4. använder inte föredragna kanaler: anekdotiskt kommer 90% av tidsutsikterna att höra från dig via e-post. Men vissa kanske föredrar ett telefonsamtal eller annan form av kommunikation. Om de föredrar ett telefonsamtal via e-post, fråga dem vilken tid som är bäst att nå dem.
5. inte spåra dina mätvärden: Utan att mäta din försäljningsprestanda vet du inte om det du gör fungerar. Använd en CRM för att mäta öppna och svarsfrekvensen för var och en av dina e-postmeddelanden för att se hur varje uppföljning e utför.

analysera din befintliga försäljningsprocess. Håll utkik efter något av följande. Skapa en plan för att fixa dem och rulla ut dem, se till att du tränar dina säljare vid behov.

optimera dina uppföljningsmeddelanden för att öka svarsfrekvensen

innan vi går vidare till mallarna, låt oss prata om hur du kan göra din uppföljningsprocess ännu bättre.

genom att optimera din försäljningsprocess på detta sätt är det mer troligt att du ser en mer generös svarsfrekvens (och därmed omvandlingar) från dina uppföljningsinsatser.

1. börja med värde: så snart en ny ledning kommer in i din pipeline kan det vara frestande att hoppa direkt in i planen. Lägg istället till så mycket värde som möjligt framåt. Nya leads är osannolikt att lita på dig först, och genom att vägleda dem och agera som en rådgivare är det mer troligt att du bygger det förtroende som är avgörande för att avsluta affären.
2. Använd data och insikter: tillbaka allt du säger med statistik från tredje part och anekdoter från branschens tankeledare. Du bör också använda vittnesmål och fallstudier, visa upp de resultat du har genererat för kunder precis som dem.
3. Undvik automatisering: automatisering kan vara ett kraftfullt verktyg för att effektivisera vissa processer. Men när det gäller uppföljningen måste du vara så personlig som möjligt. Som du ser från mallarna och proverna nedan kräver många av dem att du förstår ditt prospekts företag. Du kan inte få detta i en tidsinställd, automatiserad sekvens.
4. håll dem tillbaka: beroende på komplexiteten i ditt erbjudande behöver du mer än ett samtal eller möte för att avsluta affären. Detta gäller särskilt om det finns flera intressenter inom företaget. Var därför säker på att hålla konversationen öppen och leda till nästa steg så snabbt som möjligt.
5. Lägg till din personlighet: människor gör affärer med människor de gillar eller respekterar. Du bör alltid vara dig själv under hela försäljningsprocessen, men särskilt under dina uppföljningar. Även om du polariserar kommer många ledande beslutsfattare att respektera dig för att hålla dig till din egen tro.

slutsats: Anpassa och lär dig

Du kommer att märka en sak som alla dessa mallar har gemensamt: de är inte så långa.

dina framtidsutsikter är troligen upptagna och den mänskliga naturen dikterar att alla som öppnar ett e-postmeddelande och upptäcker en vägg med text kommer att stänga den nästan omedelbart. Om du har tur och de är verkligen intresserade, planerar de att läsa den senare.

i de flesta fall kommer de aldrig att titta på det igen. Kom till saken och antingen bifoga eller länka till alla stora bitar av information du behöver skicka.

naturligtvis är detta bara en utgångspunkt. Du måste anpassa dessa mallar för att passa dina kunder och marknaden, men de bör tjäna dig väl för att förbättra svarsfrekvensen för dina uppföljningar.