Introducere

scopul declarației project Scope este de a oferi o înțelegere de bază a domeniului de aplicare al unui proiect pentru a include domeniul de aplicare și rezultatele proiectului, munca necesară pentru a finaliza rezultatele și pentru a asigura o înțelegere comună a domeniului de aplicare al proiectului între toate părțile interesate. Șablonul de declarație privind domeniul de aplicare al proiectului definește următoarele:

• scopul și justificarea proiectului
• descrierea domeniului de aplicare
• cerințe de proiect la nivel înalt
• limitele proiectului
• strategia proiectului
• rezultatele proiectului
• criterii de acceptare
• constrângerile proiectului
• ipotezele proiectului
• estimări de costuri
• Analiza Cost-Beneficiu

această declarație de domeniu de aplicare ca document de bază pentru definirea domeniului de aplicare al proiectului acme Consulting Portfolio Management Database (PMD), livrabilele proiectului, munca necesară pentru realizarea livrabilelor și asigurarea o înțelegere comună a domeniului de aplicare al proiectului în rândul tuturor părților interesate. Toate lucrările proiectului ar trebui să aibă loc în cadrul Declarației privind domeniul de aplicare al proiectului și să sprijine direct rezultatele proiectului. Orice modificare a Declarației de aplicare trebuie verificată prin procesul aprobat de gestionare a schimbărilor de proiect înainte de implementare. Această dată de finalizare a acestui proiect este 31 decembrie 20XX.

scopul și justificarea proiectului

este important ca părțile interesate din proiect să înțeleagă scopul și justificarea unui proiect. Proiectele sunt concepute pentru a sprijini diverse scopuri și obiective de afaceri și acestea trebuie comunicate pentru a asigura înțelegerea modului în care proiectul va îmbunătăți afacerea. Acest model ajută, de asemenea, părțile interesate să înțeleagă investițiile făcute și modul în care acest lucru se traduce într-o performanță mai bună a afacerii.proiectul PMD a fost aprobat pentru a planifica, proiecta, construi și implementa un nou instrument de urmărire pentru profesioniștii Acme Consulting pentru a gestiona toate programele actuale și viitoare din portofoliul său. Scopul acestui proiect este de a centraliza programele Acme pe o platformă comună de management pentru a îmbunătăți managementul, alocarea resurselor și prioritizarea diferitelor sale programe. Ca o companie mică, Acme Consulting a fost istoric contestată cu resurse limitate pentru gestionarea diferitelor sale programe client. Drept urmare, unele programe au înregistrat întârzieri, și-au depășit bugetele sau nu și-au îndeplinit în mod corespunzător rezultatele. Prin implementarea proiectului PMD, Acme Consulting își poate valorifica mai bine resursele limitate prin stabilirea priorităților programului, alocarea resurselor într-un mod mai eficient și asigurarea unei supravegheri proactive a managementului pentru a ajuta la identificarea și atenuarea riscurilor înainte ca acestea să aibă un impact negativ asupra programelor. Implementarea cu succes a acestui proiect este de așteptat să reducă depășirile de costuri ale Acme Consulting și întârzierile de programare cu 30%.

descrierea domeniului de aplicare

descrierea domeniului de aplicare trebuie să includă toate caracteristicile cunoscute ale produsului sau serviciului proiectului. Este important de menționat că, pe măsură ce proiectul avansează pe parcursul ciclului său de viață, această descriere a domeniului de aplicare va deveni mai definită. Este posibil ca toate detaliile să nu fie cunoscute la începutul proiectului și acest lucru poate fi elaborat progresiv pe măsură ce proiectul avansează. Această secțiune a șablonului de declarație privind domeniul de aplicare al proiectului este esențială, deoarece servește ca referință principală pentru planificarea și execuția proiectului mai târziu în ciclul de viață. Această secțiune trebuie să conțină descrieri a ceea ce este inclus în produs sau serviciu, precum și rezultatul dorit al proiectului.scopul proiectului PMD este de a planifica, proiecta, construi și implementa un instrument de baze de date Access pe care vor fi gestionate toate programele de consultanță Acme. Diverse acces și permisiuni vor fi acordate personalului adecvat pentru a actualiza, gestiona și vizualiza programele. Fiecare program va include un tablou de bord virtual cu valori cheie pentru a oferi o metodologie consecventă pe care să se măsoare sănătatea și starea programului. Tablourile de bord ale programului vor conține programe, date bugetare, resurse alocate, riscuri și repere pentru fiecare program. Scopul acestui proiect include toate cerințele de colectare, planificare, proiectare, dezvoltare și implementare a instrumentului PMD.

cerințe de nivel înalt

această secțiune ar trebui să descrie capacitățile care trebuie îndeplinite prin finalizarea cu succes a proiectului. În funcție de dimensiunea proiectului, pot exista foarte multe sau foarte puține cerințe. Cu toate acestea, în timpul creării Declarației privind domeniul de aplicare, este important să se surprindă, cel puțin, cerințele de nivel înalt, deoarece este posibil ca multe cerințe detaliate să nu fie încă cunoscute.instrumentul PMD a fost aprobat pentru a satisface o nevoie de afaceri pentru Acme Consulting. Pentru a satisface această nevoie de afaceri, există mai multe cerințe care trebuie îndeplinite ca parte a executării cu succes a acestui proiect. Următoarele cerințe de nivel înalt au fost identificate pentru proiectul PMD:

• platformă de baze de date cu acces acordat tuturor angajaților
• accesibil de la birou sau de la distanță
• instrument șablon de Program pentru a se asigura că toate tablourile de bord ale programului sunt consecvente
• capacitatea de a menține instrumentul intern fără suport contractual

limite

limitele proiectului sunt o parte importantă a Declarației de aplicare, deoarece identifică ce ar trebui inclus în proiect, precum și ce nu ar trebui inclus. Fără limite specifice ca parte a Declarației de aplicare a proiectului, este posibil să se introducă creep-ul de aplicare, deoarece părțile interesate pot presupune anumite elemente care trebuie incluse în proiect și care nu sunt clar menționate.proiectul PMD include toate lucrările asociate cu planificarea, proiectarea, construirea și implementarea instrumentului PMD pentru Acme consulting. Aceasta include colectarea cerințelor, colectarea de informații de la toate departamentele, proiectarea conceptuală și tehnică și lucrările de codificare, configurarea serverului, testarea, depanarea și implementarea instrumentului PMD în întreaga organizație. Aceasta include, de asemenea, manuale de instruire și materiale asociate cu operarea instrumentului. Nu sunt incluse în domeniul de aplicare al acestui proiect: întreținerea continuă a sistemului, implementarea produselor bazei de date comerciale, asistență continuă și/sau asistență pentru servicii sau upgrade-uri hardware/software.

strategie

această secțiune a Declarației de aplicare a proiectului ar trebui să descrie strategia pe care echipa de proiect o va folosi în executarea proiectului. În funcție de mărimea și complexitatea proiectului, Strategia poate diferi semnificativ. Pe măsură ce numărul părților interesate, livrabilele și complexitatea cresc, strategia poate deveni mai dificil de planificat. Strategia este uneori menționată ca abordarea echipa va lua pentru a finaliza proiectul.

pentru strategia proiectului PMD, echipa de proiect va folosi expertiza mai multor dezvoltatori de baze de date din grupul Acme Consulting Information Technology (IT). Acești experți vor fi în sprijinul matrixed ca parte a echipei de proiect. Acestea vor ajuta managerul de proiect și alți membri ai echipei în proiectarea conceptuală și tehnică, codarea, configurarea serverului, testarea și depanarea și implementarea. Managerul de proiect se va asigura că experții IT încorporează toate contribuțiile părților interesate și cerințele colectate.

livrabile

livrabile de Proiect sunt produsele sau rezultatele pe care proiectul este destinat să producă. Livrabilele pot include, de asemenea, diverse rapoarte sau documentație. Această secțiune ar trebui să descrie rezultatele proiectului care pot fi în termeni generali și nu un nivel ridicat de detaliu. În timpul ciclului de viață al proiectului pot fi adăugate mai multe detalii pe măsură ce este determinat.

există mai multe rezultate care vor fi produse ca urmare a finalizării cu succes a proiectului PMD. Dacă toate următoarele rezultate nu sunt îndeplinite, atunci proiectul nu va fi considerat de succes. Managerul de proiect este responsabil pentru asigurarea finalizării acestor rezultate.

1. livrabil 1 – un instrument de baze de date testat și operațional de gestionare a programului fără erori și care îndeplinește specificațiile descrise în descrierea domeniului de aplicare a proiectului.
2. livrabil 2-un instrument de șablon de program testat și operațional (ca parte a PMD) care permite utilizatorilor să introducă date și valori ale programului într-o manieră consecventă.
3. Deliverable 3-un manual de utilizare completă și aprofundată, care oferă instrucțiuni pas cu pas cu privire la modul de utilizare a instrumentului PMD pentru utilizatorii de toate nivelurile de permisiune.
4. Deliverable 4-Un ghid complet și aprofundată depanare care oferă măsuri corective pentru utilizatorii de toate nivelurile de permisiune pentru toate problemele anticipate.

criterii de acceptare

criteriile de acceptare sunt criteriile care trebuie îndeplinite pentru ca proiectul să fie considerat complet și acceptat de conducere. Această secțiune a șablonului de declarație privind domeniul de aplicare al proiectului este importantă, deoarece stabilește așteptările a ceea ce va constitui și nu va constitui acceptarea proiectului. Fără o definiție clară a ceea ce va fi acceptat, poate exista incertitudine în cadrul echipei de proiect și al părților interesate. Criteriile de acceptare pot fi atât calitative, cât și cantitative.

au fost stabilite criterii de acceptare pentru proiectul PMD pentru a asigura verificarea amănunțită și finalizarea cu succes a proiectului. Criteriile de acceptare sunt atât calitative, cât și cantitative. Toate criteriile de acceptare trebuie îndeplinite pentru a obține succesul pentru acest proiect:

1. îndeplinesc toate livrabilele în timp programat și toleranțele bugetare.
2. reduceți întârzierile de programare cu cel puțin 30%.
3. reducerea depășirilor bugetare cu cel puțin 30%.
4. îmbunătățirea capacității de alocare a resurselor Acme Consulting.
5. realizați o îmbunătățire generală a performanței în valorile programului.

constrângeri

constrângerile proiectului sunt limitări cu care se confruntă proiectul din cauza finanțării, programării / timpului, tehnologiei sau resurselor. Constrângerile pot fi, de asemenea, fizice (adică spațiu sau facilități inadecvate). Constrângerile trebuie planificate cu atenție și comunicate tuturor părților interesate, deoarece acestea pot necesita un nivel ridicat de urgență sau flexibilitate pentru a lucra în cadrul proiectului și pentru a finaliza cu succes proiectul. Această secțiune a șablonului de declarație privind domeniul de aplicare al proiectului descrie constrângerile proiectului pentru a se asigura că toate părțile interesate înțeleg limitările în care proiectul trebuie finalizat.

au fost identificate mai multe constrângeri pentru proiectul PMD. Este imperativ să se ia în considerare aceste constrângeri pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Toate părțile interesate trebuie să rămână conștiente de aceste constrângeri, deoarece acestea trebuie planificate cu atenție pentru a preveni orice impact negativ asupra programului, costului sau domeniului de aplicare al proiectului. Următoarele constrângeri au fost identificate pentru proiectul PMD:

1. experții IT vor lucra doar 50% din orele facturabile la acest proiect.
2. managerul de proiect va lucra doar 75% din orele facturabile la acest proiect.
3. proiectul trebuie finalizat până la încheierea activității la 31 decembrie 20XX.
4. proiectul trebuie finalizat în limita toleranței bugetare.
5. PMD Tool trebuie să se conformeze suitelor hardware/software existente, deoarece niciun hardware / software nou nu va fi autorizat pentru cumpărare.

ipotezele

ipotezele proiectului sunt factori care afectează proiectul pe care îl considerăm adevărat, dar pe care nu l-am verificat ca fiind adevărat. Este important să ne documentăm ipotezele, deoarece există un nivel de incertitudine asociat cu acestea, care introduce riscuri pentru un proiect. Această secțiune a șablonului descrie ipotezele pentru proiect, astfel încât toate părțile interesate să fie conștiente și astfel încât acestea să poată fi analizate în viitor pentru a atenua riscul.

au fost identificate mai multe ipoteze pentru proiectul PMD. Toate părțile interesate trebuie să fie conștiente de aceste ipoteze, deoarece introduc un anumit nivel de risc pentru proiect până când sunt confirmate a fi adevărate. În timpul ciclului de planificare a proiectului trebuie depuse toate eforturile pentru a identifica și a atenua orice risc asociat cu următoarele ipoteze:

1. IT group este capabil să producă manuale și ghiduri de calitate și profesionale în tipografia lor.
2. experții IT care lucrează doar 50% din orele facturabile la acest proiect sunt adecvați pentru a finaliza proiectul până la 31 decembrie 20xx.
3. managerul de proiect care lucrează doar 75% din orele facturabile la acest proiect este adecvat pentru a finaliza proiectul până la 31 decembrie 20XX.
4. proiectul PMD are sprijin deplin din partea conducerii superioare din toate departamentele din cadrul Acme Consulting.

estimarea costurilor

estimarea costurilor proiectului este fundamentul pentru bugetarea proiectului. Aceasta reprezintă o estimare a finanțării care va fi necesară pentru finalizarea cu succes a proiectului. Deși este posibil ca toate costurile să nu fie cunoscute exact decât mai târziu în ciclul de viață al proiectului, este extrem de important să se elaboreze o estimare cât mai exactă posibil. Această secțiune ar trebui să ofere o estimare a costurilor proiectului cu toate detaliile cunoscute, astfel încât să existe o înțelegere comună între toate părțile interesate.

costurile estimate pentru acest proiect sunt incluse în tabelul de mai jos. Pe măsură ce proiectul continuă și orice costuri suplimentare devin cunoscute, această estimare a costurilor va fi rafinată și comunicată tuturor părților interesate din proiect.

analiza cost beneficiu

analiza cost beneficiu proiect este o măsură a costurilor unui proiect vs.beneficiile sale pentru a determina un curs de acțiune cel mai benefic pentru o organizație în termeni de cost. Proiectele sunt întreprinse pentru a oferi unele beneficii pentru o organizație presupunând că proiectul este finalizat cu succes. Dacă nu există niciun beneficiu oferit de un proiect, atunci acesta nu va fi aprobat. Cu toate acestea, trebuie să existe o modalitate cantitativă de a măsura beneficiul oferit de proiect. Această porțiune a șablonului de declarație privind domeniul de aplicare al proiectului oferă această analiză cantitativă și asigură tuturor părților interesate să înțeleagă de ce proiectul a fost aprobat, precum și beneficiile.

a fost efectuată o analiză cost-beneficiu pentru proiectul PMD. Finalizarea cu succes a acestui proiect va oferi beneficii semnificative Acme Consulting. Este imperativ ca toate părțile interesate să înțeleagă aceste beneficii, precum și importanța finalizării cu succes a acestui proiect. Tabelul de mai jos arată un beneficiu net de $35,000 peste un an după finalizarea cu succes a proiectului PMD. Acesta este un beneficiu total de 242.000 USD dacă nu se realizează niciun proiect și întârzierile de programare, depășirile de costuri și alocarea slabă a resurselor continuă.