o scrisoare de anchetă este o cerere de informații pe care scriitorul crede că cititorul le poate oferi. Indiferent de subiectul său, obiectivul este de a determina cititorul să răspundă cu o acțiune care să satisfacă ancheta.
acțiunea întreprinsă poate aduce beneficii fie scriitorului, fie cititorului și, uneori, ambelor. În acest caz, domeniul de aplicare trebuie să includă suficiente informații pentru a ajuta cititorul să determine cum să răspundă cel mai bine.

identificați cititorul

o scrisoare de solicitare trebuie adresată persoanei care este cel mai probabil să răspundă într-un mod pozitiv și util. Dacă nu sunteți sigur cine ar putea fi, încercați să efectuați câteva apeluri telefonice pentru a identifica o persoană de contact. Numele acelei persoane ar trebui să fie plasat în titlul interior și salutul întrebării dvs. De asemenea, ar trebui să fie inclus pe linia de sus a plicului.
Amintiți-vă că oamenii fac afaceri cu oamenii în primul rând, întreprinderile în al doilea rând. Când vă adresați cititorului după nume, recunoașteți importanța și valoarea lor ca ființă umană individuală.

Stabiliți-vă obiectivul

obiectivul dintr-o scrisoare de anchetă este de a face o cerere. Fie va cere cititorului să ofere ceva benefic scriitorului, fie să profite de ceva ce scriitorul are de oferit.
întrebarea dvs. ar trebui să fie specifică și scurtă. Dacă vi se cere mai mult de o întrebare s-ar putea lua în considerare evidențierea lor într-o listă cu marcatori.

determinați domeniul de aplicare

domeniul de aplicare al unei scrisori de anchetă ar trebui să ofere suficiente informații pentru cititor înțelegeți obiectivul dvs., luați o decizie în cunoștință de cauză și răspundeți în timp util.
luați în considerare cititorul dvs. și treceți la subiect. Au ceea ce vrei? Pot să facă ce le ceri? Gândiți-vă la ce va trebui să știe cititorul dvs. înainte de a lua o decizie și de a vă trimite un răspuns.
dacă doriți să primiți un beneficiu, vă poate ajuta să explicați în ce scop va fi folosit beneficiul. În cazul în care cititorul este de a primi unele beneficii, aceasta poate ajuta pentru a oferi un stimulent pentru a răspunde.

Organizați-vă scrisoarea

organizarea scrisorii de solicitare va stabili o ordine logică în care să vă prezentați informațiile. Ați început deja această sarcină stabilind un obiectiv și determinându-vă Domeniul de aplicare. Întoarce-te la ei. Împreună includ o mare parte din conținutul care va deveni corpul scrisorii tale.
O schiță simplă te va organiza. Începeți prin crearea unei liste de puncte relevante și plasați-le în ordinea secvențială care vă va ajuta cel mai bine cititorul. înțelegeți întrebarea dvs. Aceste puncte vor deveni coloana vertebrală a proiectului dvs.; schița dvs. va deveni o listă de verificare.

schițează-ți scrisoarea

lucrul dintr-o schiță este cel mai simplu mod de a schița o scrisoare de anchetă. V-ați organizat deja creând o listă. Consultați – l înapoi și transformați fiecare fragment într-o propoziție completă și completă care exprimă un singur gând sau idee.
pentru ca gândurile și ideile tale să fie transmise într-o manieră coezivă, scrie într-o voce cât mai naturală posibil. Încercați să scrieți schița rapid și apoi citiți-o cu voce tare. Concentrați-vă pe comunicarea obiectivului dvs. cititorului. Asigurați-vă că domeniul de aplicare al scrisorii dvs. conține toate informațiile relevante incluse în lista dvs. organizațională.
rețineți că scrieți o schiță brută. Pentru moment, puteți ignora ortografia, gramatica, punctuația, propoziția și structura paragrafului. Acestea sunt detalii tehnice pe care le veți acorda atenție în ultimul pas atunci când vă revizuiți și revizuiți munca.

închideți scrisoarea

o scrisoare de solicitare ar trebui să se închidă într-o manieră profesională. Odată ce ultimul paragraf este scris, semnați între o închidere gratuită, cum ar fi” cu sinceritate „sau” mulțumesc”, și numele dvs. tipărit.
dacă scrieți împreună cu o datorie oficială, plasați titlul sub numele tipărit. Informații suplimentare, cum ar fi remarcile de dictare, Notificarea atașamentelor, anexele și copiile trimise altor persoane, ar trebui plasate sub linia de titlu.

examinați și revizuiți scrisoarea de solicitare

Revizuirea și revizuirea scrisorii de solicitare este ultimul pas în procesul de scriere. Vă veți verifica schița în acest pas, asigurându-vă că obiectivul dvs. este clar și că domeniul dvs. de aplicare este concis. Puneți-vă în locul cititorului în timp ce examinați proiectul dur. Întrebați-vă, în calitate de destinatar, dacă sunteți capabil să înțelegeți rapid solicitarea și dacă au fost incluse suficiente informații pentru a permite un răspuns în timp util.
căutați mai întâi erorile evidente. Verificați ortografia, structura propoziției și greșelile gramaticale. Amintiți-vă că o voce pasivă nu este la fel de comandantă ca una activă. Vrei ca ancheta ta să fie puternică, așa că scrie cu o voce activă.
lucrul important de reținut este coeziunea generală a întregii unități. Căutați precizie, claritate și un sentiment de completitudine. Întrebați-vă dacă tranzițiile dintre paragrafe funcționează și dacă punctul dvs. de vedere, tonul și stilul dvs. sunt consecvente în tot textul.
Examinați-vă cu atenție alegerile de cuvinte. Cuvintele ambigue duc la confuzie. Jargonul și termenii abstracți nu pot fi înțeleși deloc, iar afectările, clișeele și limbajul banal nu servesc nici unui scop real și vă vor ascunde obiectivul. Vrei pentru a ajuta cititorul să înțeleagă exact ceea ce este că doriți, astfel încât elimina tot ceea ce nu este de ajutor.
și, în sfârșit, dacă nu ați scris o deschidere sau o concluzie acum este momentul. Introducerea trebuie să conducă în corpul scrisorii dvs. cu o declarație fermă despre subiectul anchetei dvs. și suficiente informații de susținere pentru a menține cititorul citit. Observațiile dvs. finale trebuie să vă reitereze obiectivul cu o întrebare care necesită o acțiune.