ca un proprietar de afaceri mici, s-ar putea găsi mai ușor să stash un pic de numerar departe pentru achiziții mici sau accidentale în loc de a trece prin probleme de a emite un cec de fiecare dată. Acest fond stocat se numește numerar mic.

ce este banii mărunți?

numerarul mic este o cantitate mică de numerar pe care companiile o păstrează la îndemână, într-un sertar sau cutie încuiată, pentru a plăti cheltuieli minore de afaceri. În companiile mici, există de obicei un fond de numerar mic. Cu toate acestea, în întreprinderile mai mari, fiecare departament sau clădire poate avea propriul fond de numerar mic.

fondul de numerar mic este stabilit ca o sumă prestabilită, fixă, care adesea variază de la 30 la 300 USD, în funcție de afacere. Când această sumă prestabilită scade, fondul este completat.

Abonați-vă pentru a primi actualizări în timp util despre tendințele moderne la locul de muncă de la experții noștri din industrie

pentru ce folosesc întreprinderile bani mărunți?

întreprinderile folosesc fonduri de numerar mărunte pentru a acoperi cheltuieli minore de afaceri care nu sunt practice de plătit prin cec.

întreprinderile folosesc fonduri bănești mici pentru a acoperi cheltuieli minore de afaceri care nu sunt practic de plătit prin cec.

Exemple de cheltuieli de numerar mărunte:

• Cadouri pentru clienți, cum ar fi flori sau felicitări
• rechizite de birou, cum ar fi pixuri sau hârtie de imprimantă
• Timbre poștale
• rambursarea angajaților pentru cheltuieli de afaceri mici, cum ar fi gustări pentru o întâlnire de personal

nu trebuie să utilizați fonduri mici în numerar pentru cheltuieli de funcționare, cum ar fi salarii, salarii, bunuri sau servicii, sau pentru a face avansuri de salariu.

cine controlează fondul de numerar mic?

fiecare fond de numerar mic este administrat de un custode de numerar mic. Într-o afacere mică, această persoană este adesea managerul de birou sau un alt angajat de încredere.

custodele de numerar mic este responsabil pentru:

• determinarea valabilității cererilor de numerar mic
• plata fondurilor de numerar mic
• urmărirea cheltuielilor de numerar mic
• aplicarea politicilor de numerar mărunte ale companiei

cum funcționează plățile și reîncărcările în numerar mărunte?

plățile în numerar mărunte se fac prin utilizarea chitanțelor / bonurilor de numerar mărunte, pe care le puteți cumpăra de la un magazin de articole de birou. Chitanța / voucherul reflectă de obicei:

• Data debursării în numerar
• suma debursării
• numele persoanei care a primit plata
• motivul plata
• numele contului de registru general cheltuiala va fi percepută la

încasările de numerar mic împreună cu soldul de numerar mic rămas ar trebui să fie egală cu suma inițială a fondului de numerar mic — adică suma inițială care a fost plasată în sertarul sau cutia de numerar mic.

când soldul mic de numerar atinge un anumit nivel scăzut, puteți completa fondul prin emiterea unui cec în suma încasărilor. Acest lucru va aduce fondul de numerar mic înapoi la nivelul inițial.

ce să puneți în politica dvs. de numerar mic

o politică de numerar mic bine construită include:

• o declarație de politică care explică scopul fondului de numerar mic și valoarea maximă a fondurilor permise pentru fiecare cheltuială
• ce petty poate și nu poate fi folosit pentru
• responsabilitățile micului custode de numerar
• alte contacte conexe și rolurile lor
• proceduri de plată, completare și protejare a fondurilor în numerar mic
• diferitele forme de numerar mic și instrucțiunile acestora, cum ar fi numerar mic primirea / voucher și formularul de reaprovizionare

Cum de a urmări numerar mic

puteți urmări numerar mic prin înregistrare și reconciliere.

de fiecare dată când custodele de numerar mic solicită și primește noi fonduri de numerar mic, în schimbul chitanțelor, intrările în jurnal trebuie făcute în registrul general pentru a înregistra tranzacția. Mai exact, înregistrați cheltuielile mici de numerar — care ar trebui să fie egale cu încasările — ca debit și suma de reaprovizionare ca credit (în contul dvs. de numerar).

după cum sa menționat mai devreme, soldul restant de numerar mic ar trebui să fie egal cu diferența dintre suma inițială de numerar mic și plățile efectuate. Dacă există un exces sau un deficit, încercați să găsiți sursa discrepanței — care ar putea rezulta din orice număr sau motive, cum ar fi eroarea matematică sau plata fondurilor fără chitanță.

Dacă administrați bani mărunți în mod corespunzător, nu ar trebui să aveți nicio problemă în echilibrarea tranzacțiilor. Dar dacă există o lipsă, va trebui să țineți cont de pierdere făcând un debit suplimentar în registrul general. În schimb, dacă există un exces, înregistrați-l ca un credit suplimentar pentru a ține cont de câștig.

cele mai bune practici pentru a vă menține în siguranță

Depozitați întotdeauna cutia de numerar mic într-o zonă securizată, cum ar fi un seif sau un dulap închis.

• custodele dvs. de numerar mic ar trebui să fie o persoană cinstită, de încredere și etică, care înțelege importanța protejării sistemului de numerar mic
• păstrați întotdeauna cutia de numerar mic într-o zonă sigură, cum ar fi un seif sau un dulap închis. În nici un moment în timp, caseta ar trebui să fie lăsat în aer liber pentru clienții sau angajații neautorizați pentru a vedea
• efectua reconcilieri periodice pentru a prinde discrepanțe și pentru a asigura administrarea corectă de numerar mic
• dezvolta controale interne stricte pentru gestionarea fondurilor de numerar mici
• singură persoană are autoritate asupra banilor tăi mărunți. Altcineva ar trebui să revizuiască munca custodelui și să verifice periodic soldul de numerar mic
• restricționați accesul la numerar mic doar la un număr limitat de personal verificat

în cele din urmă, revizuiți publicația IRS 583 pentru reguli și recomandări de numerar mic