„comunicarea este cheia pentru orice afacere globală” – Anita Roddick

progresele tehnologice ale erei noastre au permis oamenilor din întreaga lume să comunice fără limite. De exemplu, puteți scrie un mesaj de e-mail oricui de pe planeta Pământ și puteți primi un răspuns în câteva minute sau chiar secunde.

cu toate acestea, există anumite momente în care pur și simplu nu aveți acces la căsuța poștală a e-mailului.

dar în zilele noastre, nu contează care este profesia ta, succesul carierei tale va depinde enorm de eficacitatea și eficiența comunicării tale.

prin urmare, atunci când nu sunteți disponibil pentru a răspunde în timp util la e-mailurile pe care le primiți, ar trebui să faceți tot posibilul pentru a vă informa colegii și clienții despre acest lucru, precum și când veți putea răspunde la mesajele lor.

Din fericire, a face acest lucru în epoca Internetului este un lucru foarte simplu. În lumea noastră digitalizată, oamenii au venit cu atât de multe soluții la problemele pe care nici măcar nu știam că există.

cu ajutorul programelor software, acum oamenii pot configura totul cu toate acestea, doresc. De exemplu, un software precum Microsoft Outlook vă va ajuta să creați e-mailurile care răspund automat în afara biroului.

este ușor de utilizat și YouTube este plin de tutoriale utile pe aceste subiecte. Ar trebui să verificați cu siguranță! Voi atașa link-uri de mai jos.

după ce decideți că trebuie să setați unul dintre aceste e-mailuri de răspuns automat, vă veți gândi ce să includeți în ele.

dacă este prima dată când configurați un mesaj de e-mail în afara biroului, ar putea fi o sarcină descurajantă, așa că iată acest articol pentru a vă ajuta în această situație.

când oamenii folosesc mesaje de e-mail în afara biroului?

în primul rând, să aflăm care sunt cazurile și situațiile în care veți folosi e-mailurile care răspund automat în afara biroului.

de exemplu, le puteți folosi atunci când sunteți în afara orașului în scopuri de afaceri sau de formare, sunteți în vacanță cu familia sau în concediu medical.

în plus, s-ar putea să trebuiască să le folosiți atunci când vă luați un concediu de deces; când sunteți prea ocupat sau aveți angajamente urgente de lucru în acel moment.

pe de altă parte, s-ar putea pur și simplu să nu doriți să fiți deranjați de e-mailuri pentru o anumită perioadă, astfel încât să vă puteți concentra pe altceva.

deci, acum, să ne scufundăm în motivul pentru care oamenii ar trebui să folosească cu siguranță e-mailurile care răspund automat pentru situații în afara biroului.

de ce ar trebui să utilizați mesaje de e-mail OUT-of-OFFICE?

ar trebui să luați în considerare configurarea unui mesaj de răspuns automat din oricare dintre următoarele motive:

vă ușurează munca

lăsarea căsuței de e-mail nesupravegheate pentru o lungă perioadă de timp este un lucru foarte iresponsabil.

nu contează dacă sunteți șeful departamentului sau o parte a echipei, fiind receptiv la oamenii care se conectează cu tine este esențială în fiecare mediu de lucru.

de aceea, pentru a te face să arăți profesionist în orice moment, au fost create e-mailuri cu răspuns automat. Primiți un e-mail nou în căsuța poștală, dar nu puteți răspunde la acesta? Apoi, out-of-office mail responder va face acest lucru în loc de tine. Uimitor, nu?

acest instrument vă va economisi o mulțime de nervi și timp gândindu-vă la e-mailurile fără răspuns. Nici măcar nu veți crede că vă veți pierde contactul cu colegii și partenerii.

veți amâna pur și simplu comunicarea într-o manieră foarte politicoasă.

convenabil

Imaginați-vă că sunteți într-o vacanță și trebuie să vă relaxați pe deplin. Cu toate acestea, sunteți îngrijorat de faptul că clienții și asociații dvs. nu ar ști că sunteți indisponibil.

deci, veți fi obligat să vă verificați frecvent căsuța poștală în timpul vacanței. Asta nu ar fi o vacanță, nu? Pe de altă parte, dacă ați participat la un antrenament foarte important pentru câteva zile și nu sunteți disponibil pentru a vă verifica e – mailul-atunci nu v-ați concentra prea mult pe învățarea de lucruri noi dacă ați fi considerat în mod constant cu e-mailurile fără răspuns.

e-mailurile cu răspuns automat în afara biroului sunt sinonimul cuvântului ‘comoditate’ în aceste situații. Doar înființat totul bine și sunteți bine să plec.

expeditorii vor fi anunțați foarte repede și vor putea lua alte măsuri sau contacta alte persoane dacă au probleme urgente.

vom discuta, de asemenea, ce să facem în caz de urgență mai jos.

spuneți oamenilor de ce nu sunteți disponibil

este într-adevăr important să anunțați colegii și partenerii despre absențele dvs. și despre momentul în care veți fi din nou disponibil.

unele dintre ele pot avea o înțelegere vagă de ce lipsesc de la postul de lucru; unii nu pot avea nici o idee despre locul tău.

partajarea acestor informații în răspunsul dvs. în afara biroului, fără niciun inconvenient pentru dvs., este cea mai bună soluție.

în acest caz, imaginea dvs. profesională nu va fi afectată arătând că sunteți absent de la locul de muncă fără un motiv. Prin urmare, dacă sunteți cineva care își apreciază reputația de muncă, ar trebui să luați în considerare cu siguranță configurarea răspunsului automat pentru data viitoare când absenți.

nu te va face să pari neprofesionist

uneori, vei fi într-o situație foarte dificilă de a nu putea răspunde în timp util colegilor, clienților sau partenerilor tăi. În ochii lor, vei începe să pari foarte neprofesionist și arogant, ca cineva care ignoră doar e-mailurile și le consideră importante.

prin urmare, pentru a preveni acest tip de lucru, ar trebui să începeți să luați în considerare setarea e-mailurilor de răspuns automat chiar și pentru absențe scurte de la locul de muncă.Deci, acum că am discutat temeinic de ce aceste e-mailuri sunt importante și de ce ar trebui să le folosiți, să discutăm ce ar trebui să includeți în e-mailurile dvs. profesionale în afara biroului.

8 Exemple de e-mailuri profesionale în afara biroului

toate tipurile de e-mailuri discutate mai jos sunt adecvate pentru a fi utilizate în orice mediu de lucru. Sunt atât informative, cât și profesionale, deoarece oferă informațiile esențiale despre absența ta și când te vei întoarce la muncă. Aceste informații pot fi partajate cu expeditorii de e-mailuri într-un mod creativ, de asemenea, în timp ce ține pasul cu standardele profesionale.

e-mailurile creative în afara biroului sunt, de asemenea, apreciate și binevenite în aproape fiecare mediu de lucru. Dă libertate imaginației și gândirii creative; folosiți ocazia de a scrie un e-mail memorabil persoanei care comunică cu dvs.

să examinăm câteva exemple de e-mailuri pe care ar trebui să le luați în considerare setarea ca e-mailuri cu răspuns automat înainte de a părăsi biroul.

cel mai simplu

primul și cel mai scurt este un e-mail care conține doar informații vitale. Ce trebuie să știe expeditorul? Cel mai esențial lucru – pentru cât timp veți fi indisponibil.

când vor putea ajunge la tine în cele din urmă?

dragă (expeditor),

Salutări și vă mulțumesc că mi-ați trimis un e-mail.
în prezent, sunt în afara biroului și nu pot răspunde personal la e-mail.
voi lipsi de la (momentul in care absenta ta incepe) pana la (momentul in care absenta ta se termina).
voi răspunde la e-mail foarte curând la sosirea mea.

Cu stimă,
XXX

se poate vedea clar că e-mailul de mai sus oferă cele mai importante detalii despre absența ta. Aceste informații ar trebui să fie suficiente pentru majoritatea persoanelor care vă vor trimite un e-mail în timp ce sunteți departe de serviciu.

cu toate acestea, unii dintre expeditori ar putea fi dispuși să discute cu dvs. unele probleme profesionale cu anumite termene.

ce veți face în această situație?

să ne uităm la următorul exemplu.

un pic mai detaliat, dar încă unul simplu

Dacă vă faceți griji că informațiile din exemplul anterior nu este suficient, puteți adăuga, de asemenea, un contact de urgență. Acest lucru vă va asigura că persoana care vă contactează va putea comunica problemele, ofertele, comenzile etc., cu oricine poate acoperi pentru tine în timp ce sunt departe.

în acest caz, ar trebui să furnizați nume, numere de telefon de lucru sau adrese de e-mail pentru a putea ajuta expeditorul de e-mail. Cine știe ce fel de urgență poate fi?

Să vedem exemplul unui astfel de e-mail.

dragă (expeditor),

vă mulțumesc foarte mult că mi-ați trimis un e-mail.
în prezent, sunt în afara biroului și nu pot răspunde personal la e-mail. Dacă este urgent, iată un contact de urgență cu care puteți comunica: (datele de Contact ale acelei persoane, cum ar fi numele, adresa de e-mail, telefonul de lucru etc.)
voi lipsi până (ziua în care se termină absența ta).
voi lua legătura imediat ce mă întorc la muncă.
Vă mulțumim pentru înțelegere și răbdare.

Cu stimă,
XXX

acesta este exemplul e-mailului pe care îl vedeți cel mai mult atunci când primiți e-mailuri cu răspuns automat și cel mai concis e-mail scris în afara biroului, care oferă tot ce trebuie să știe receptorul.

un e-mail care duce la un abonament

În afară de a spune expeditorului informațiile generale despre plecarea sau indisponibilitatea dvs., puteți folosi această ocazie pentru a conduce expeditorul într-un loc în care doriți să fie.

poate fi o ofertă de abonament la un buletin informativ, un link către un videoclip sau un site web etc. Cu alte cuvinte, puteți beneficia în alte moduri de acest moment de comunicare – cum ar fi câștigarea unui nou client sau a unui nou abonat al listei de corespondență.

deci, mergeți mai departe, introduceți un link valid sau o invitație!

dragă (expeditor),

mulțumesc că mi-ai trimis un e-mail. În prezent, sunt în afara biroului și nu vă pot răspunde personal la e-mail.
voi lipsi până (ziua în care se termină absența ta).
Asigurați-vă că pentru a comunica problemele urgente cu această persoană: (datele de contact ale acelei persoane).
între timp, ar trebui să verificați cu siguranță acest lucru (link, invitație). Trimite-mi opiniile tale mai târziu.
voi lua legătura foarte curând. Vă mulțumim pentru înțelegere.

Cu stimă,
XXX

cu siguranță, după ce a primit acest e-mail, expeditorul va fi interesat de link-ul și / sau oferta pe care o furnizați.

profitați de ocazie și beneficiați de ea mai târziu.

cine știe în ce va rezulta un clic pe acest link?

un e-mail care duce la social media

este posibil să nu aveți niciun indiciu, dar persoana care vă trimite e-mailuri în timp ce sunteți departe de serviciu poate avea o oportunitate serioasă de afaceri pentru dvs.

în răspunsul automat în afara biroului, puteți adăuga linkuri către paginile dvs. profesionale de social media sau către pagina web a companiei dvs.

această informație va oferi mai multe informații expeditorului dvs. despre dvs. / compania dvs. pentru a-i menține interesați să urmărească problema afacerii atunci când vă întoarceți la muncă.

alternativ, dacă problema nu poate aștepta până la întoarcerea dvs., ei pot încerca să vă contacteze pe profilurile de social media pe care le verificați în timp ce sunteți plecat.

dragă (expeditor),

mulțumesc că mi-ai trimis un e-mail. În prezent, sunt în afara funcției și voi fi absent de la/la (perioada de timp a absenței dvs.).
dacă aveți mod urgent, nu ezitati sa ma contactati pe prin intermediul acestei pagini de Facebook (sau alte pagini de social media în cazul în care va fi disponibil). În plus, puteți contacta compania prin intermediul acestei pagini web (linkla site-ul companiei)
Ne pare rău pentru orice neplăcere acest lucru poate provoca.
voi lua legătura foarte curând. Vă mulțumim pentru înțelegere.

Cu stimă,
XXX

Acest tip de e-mail este excelent pentru construirea de relații suplimentare și cooperarea viitoare între compania dvs. și compania expeditorului sau dvs. și expeditorul însuși.

va stabili relații mai strânse și mai prietenoase între cele două părți.

un e-mail informativ

pe lângă tipurile de e-mailuri care duc la Abonament și social media, să discutăm despre ultimul care include un link de informații sau / și un atașament.

dacă așteptați ca cineva să vă trimită un e-mail solicitând orice clarificare a informațiilor (sau dacă oamenii vă trimit de obicei un e-mail / poziția dvs. de lucru, astfel încât să le puteți oferi informații), atunci puteți include aceste informații în mesajul dvs. de e-mail în afara biroului, precum și adăugați link-uri către surse utile despre subiect.

cu alte cuvinte, acest tip de e-mail va oferi un link către materiale care pot fi utilizate de expeditorul e-mailului.

în acest fel veți da cu siguranță răspunsuri la întrebările expeditorului fără a răspunde personal.

să o vedem în exemplu.

Stimate (expeditor),

Vă mulțumim că mi-ați trimis un e-mail, dar vă rugăm să acceptați scuzele mele pentru că nu sunt disponibile. Voi fi în afara funcției pentru (perioada de timp).
dacă presupunerea mea este corectă, atunci îmi trimiteți prin e-mail informații despre (subiectul). Atașat sunt schimbul de fișiere utile și aici sunt unele link-uri cu siguranta ar trebui să verificați.
sper ca am fost in stare sa ajut. Voi lua legătura în curând la întoarcerea mea.

cel mai bun,
XXX

astfel, puteți oferi în continuare materiale utile celor care ar putea avea nevoie de ajutorul dvs. în timp ce beți cocktailuri pe o plajă.

unul creativ

veți lua o pauză de la serviciu în curând, așa că puteți folosi această ocazie pentru a scrie un e-mail amuzant sau creativ. O glumă sau o poveste amuzantă va fi cu siguranță apreciată.

acest tip de e-mail out-of-office vă va oferi șansa de a vă folosi creativitatea la potențialul său maxim și vă veți surprinde frumos expeditorul atunci când primește un e-mail ca acesta:

Hei acolo,

am fost răpit de extratereștri și acesta este singurul mesaj pe care am putut să-l creez.
au spus că mă vor lăsa să lucrez la (data întoarcerii tale).
între timp, dacă doriți să vă conectați cu altcineva încă la locul meu de muncă prețios, iată câteva contacte (detalii de contact).

ne vedem în curând… sperăm,
XXX

lasă-ți imaginația să alerge sălbatic și scrie ce vrei (încă adecvat în setările profesionale, desigur).

puteți folosi referințe din filme, emisiuni TV sau cărți, puteți spune și o poveste amuzantă sau interesantă.

sunt sigur că, dacă încercați, veți compila cu siguranță un e-mail out-of-office mai creativ decât cel de mai sus.

Adauga imagini drăguț la e-mail

cine nu-i place pui drăguț? În plus față de informațiile esențiale, puteți adăuga o imagine pentru a vă arăta că vă pasă de expeditor sau de planetă. Puii adorabili, pisoii sau orice alte animale mici care vor da zâmbet tuturor pot fi adăugate la e-mailul dvs. de răspuns automat în afara biroului.

puteți găsi doar o fotografie gratuită pe Internet pentru a o utiliza pentru acest tip de e-mail, dar cultura companiei dvs. va dicta tipul corect de fotografie pe care ar trebui să o selectați în acest scop.

Hei acolo,

vă rugăm să acceptați scuzele mele pentru a nu răspunde la e-mail imediat. Am atașat o imagine a unui catelus drăguț am găsit pe Web, astfel încât să nu te superi pe meJ.
De asemenea, vă ofer contactele partenerului meu pe care îl puteți contacta dacă aveți probleme urgente de discutat.
Ma Intorc curand.

Cu stimă,
XXX

acest exemplu este cu adevărat adorabil și drăguț. Cu toate acestea, nu toată lumea va fi dispusă să o folosească în comunicarea sa oficială. Unii ar putea chiar să considere că este neprofesional sau inadecvat să setați un astfel de e-mail cu răspuns automat, așa că, dacă aveți dubii, consultați – vă cu supraveghetorul dvs.

dezlănțuie poetul în tine

așa cum am discutat deja exemple de e-mail în afara biroului cu conținut amuzant și drăguț, acum este momentul să explorăm un exemplu cu o poezie. Da, ai citit bine-o poezie.

Din nou, sunteți liberi să vă folosiți creativitatea și talentul de scriere.

Stimate expeditor,

trandafirii sunt rosii,
violetele sunt albastre,
eu nu sunt in functie,

cui ar trebui sa ii scrii?
Iată contactele persoanei mele de încredere: (detalii de contact)

Cu stimă,
XXX

nu atât de dificil, nu? Într-un e-mail foarte scurt aici, ai arătat măreția ta și, în același timp, ai dat informațiile necesare expeditorului. Tu ar trebui să urmărească să fie scurt și informativ aici. Aici cred, de asemenea, că ai putea scrie un poem mai bun decât am făcut-o, așa că lucrează-ți magia scrisului.

Mix it all

În acest articol, am reușit să vină cu mai multe idei despre cum să scrie atât creative și formale out-of-office Auto-Răspuns e – mailuri-sunteți liber să utilizați oricare dintre aceste. În plus, puteți utiliza un amestec de e-mailuri de mai sus; creați unul perfect pentru dvs.

s-ar putea să vă placă combinația unui generator de plumb și să adăugați o poveste amuzantă. Puteți adăuga, de asemenea, imagini de pui drăguț sau pisoi, apoi scrie o poezie și setați-l ca e-mail auto-răspuns.

în funcție de liniile directoare de corespondență ale companiei, s-ar putea să fiți liberi să vă folosiți imaginația și să vă exprimați propria personalitate în e-mailurile de răspuns automat pe care le vor primi asociații dvs. în timp ce sunteți departe de serviciu. Toată lumea are anumite caracteristici unice și nu există nici un astfel de lucru ca ‘One-size-fits-all’ atunci când vine vorba de scris out-of-office Auto-Răspuns e-mailuri.

concluzie

în lumea digitalizată a noastră, chiar și un apel pierdut sau un mesaj poate avea consecințe drastice pentru tine, cariera ta și angajatorul tău. Comunicarea problemelor, absențelor și a altor probleme importante sunt vitale pentru a vă poziționa pentru succes la locul de muncă. Reacția rapidă este o calitate pe care oamenii care lucrează cu dvs. o vor aprecia întotdeauna.