“a Comunicação é a chave para qualquer negócio global” – Anita Roddick

os avanços Tecnológicos de nossa era, tem permitido que pessoas de todo o mundo para se comunicar sem limites. Por exemplo, você pode escrever uma mensagem de E-mail para qualquer um no planeta Terra e obter uma resposta dentro de vários minutos ou mesmo segundos.

no entanto, há certos momentos em que você simplesmente não tem acesso à caixa de correio do seu e-mail.mas hoje em dia, não importa qual é a sua profissão, o sucesso da sua carreira dependerá enormemente da eficácia e eficiência da sua comunicação.por conseguinte, quando não estiver disponível para responder atempadamente aos e-mails que recebe, deve fazer o seu melhor para informar os seus colegas e clientes sobre o assunto, bem como quando poderá responder às suas mensagens.felizmente, fazer isso na era da Internet é uma coisa muito simples. Em nosso mundo digitalizado, as pessoas surgiram com tantas soluções para os problemas que nem sabíamos que existiam.

com a ajuda de programas de software, agora as pessoas podem configurar tudo no entanto, eles desejam. Por exemplo, um software como o Microsoft Outlook irá ajudá-lo a criar seus e-mails de resposta automática fora do Escritório.

é fácil de usar e YouTube está cheio de tutoriais úteis sobre estes assuntos. Devias mesmo verificar! Vou anexar links lá em baixo.

Depois de decidir que precisa de definir um desses e-mails de resposta automática, você vai encontrar-se a pensar o que incluir neles.se é a sua primeira vez a configurar uma mensagem de E-mail fora do escritório, pode ser uma tarefa difícil, de modo que está aqui este artigo para ajudá-lo nesta situação.quando as pessoas usam mensagens de E-mail fora do Escritório?

Em Primeiro Lugar, deixe-nos descobrir quais são os casos e situações que você vai usar responder automaticamente e-mails fora do Escritório.

Por exemplo, você pode usá-los quando você está fora da cidade para fins de negócios ou de treinamento, você está em férias com sua família ou em uma baixa por doença.além disso, poderá ter de os utilizar quando tirar uma licença de luto; quando estiver demasiado ocupado ou tiver compromissos de trabalho urgentes para fazer nesse momento.

Por outro lado, você pode simplesmente não querer ser incomodado por e-mails por um determinado período para que você possa se concentrar em algo mais.então agora, vamos investigar porque as pessoas devem definitivamente usar os e-mails de resposta automática para situações fora do Escritório.por que você deve usar mensagens de E-mail fora do Escritório?

você deve considerar a criação de uma mensagem de resposta automática por qualquer das seguintes razões:

torna o seu trabalho mais fácil

deixar a sua caixa de entrada de E-mail por um longo tempo sem acompanhamento é uma coisa muito irresponsável a fazer.

não importa se você é o chefe do departamento ou uma parte da equipe, ser sensível às pessoas que se conectam com você é essencial em todos os ambientes de trabalho.

é por isso que, para que você pareça profissional a qualquer momento, e-mails de resposta automática foram criados. Você recebe um novo correio em sua caixa de correio, mas você não é capaz de responder a ele? Então, o correio fora do Escritório vai fazê-lo em vez de TI. Incrível, não é?

esta ferramenta irá poupar-lhe um monte de nervos e tempo a pensar sobre os seus e-mails sem resposta. Nem sequer pensará que perderá o seu contacto com os colegas e parceiros.

Você simplesmente adiará a sua comunicação de uma maneira muito educada.

conveniente

Imagine que está de férias e precisa de relaxar completamente. Entretanto, você está preocupado que seus clientes e associados não saibam que você está indisponível.assim, você será obrigado a verificar a sua caixa de correio com frequência durante as suas férias. Isso não seria uma grande férias, certo? Por outro lado, se você estivesse participando de um treinamento muito importante por um par de dias e você não estiver disponível para verificar o seu e – mail-então você não estaria se concentrando muito na aprendizagem de coisas novas se você fosse constantemente considerado com seus e-mails sem resposta.

E-mails de resposta automática fora do escritório são o sinônimo da palavra “conveniência” nestas situações. Prepara tudo como deve ser e podes ir.os remetentes serão notificados muito rapidamente e poderão tomar outras medidas ou contactar outras pessoas se tiverem problemas urgentes.também discutiremos o que fazer em casos de emergência lá em baixo.

deixe que as pessoas saibam por que você não está disponível

é realmente importante que seus colegas e parceiros saibam sobre suas ausências e sobre quando você vai estar disponível novamente.

alguns deles podem ter uma vaga compreensão por que você está faltando de seu posto de trabalho; alguns podem não ter nenhuma idéia de seu paradeiro.partilhar esta informação na sua resposta fora do escritório, sem qualquer inconveniente para si, é a melhor solução.neste caso, a sua imagem profissional não será prejudicada por parecer que está ausente do trabalho sem uma razão. Portanto, se você é alguém que valoriza sua reputação de trabalho, você deve definitivamente considerar configurar auto responder para a próxima vez que você está ausente.por vezes, estará numa situação muito difícil de não ser capaz de responder atempadamente aos seus colegas, clientes ou parceiros. Aos olhos deles, você vai começar a parecer muito pouco profissional e arrogante, como alguém que simplesmente ignora E-mails e considera-os não importantes.

portanto, para evitar que este tipo de coisa aconteça, você deve começar a considerar a configuração de responder automaticamente e-mails mesmo para curtas ausências do trabalho.agora que discutimos exaustivamente por que esses e-mails são importantes e por que você deve usá-los, vamos discutir o que você deve incluir em seus e-mails profissionais fora do Escritório.

8 exemplos de E-mails profissionais fora do Escritório

todos os tipos de E-mails discutidos abaixo são apropriados para usar em qualquer ambiente de trabalho. Eles são informativos e profissionais, pois dão as informações essenciais sobre sua ausência e quando você vai voltar ao trabalho. Esta informação pode ser compartilhada com os remetentes de E-mails de uma forma criativa, bem como, ao mesmo tempo, mantendo-se com os padrões profissionais.os e-mails criativos fora do escritório também são apreciados e bem-vindos em quase todos os ambientes de trabalho. Dê liberdade à sua imaginação e pensamento criativo; use a oportunidade de escrever um e-mail memorável para a pessoa que comunica com você.

deixe-nos rever alguns exemplos dos E-mails que você deve considerar definir como e-mails de resposta automática antes de sair do seu escritório.

o mais simples

o primeiro e o mais curto é um e-mail contendo apenas informações vitais. O que é que o remetente precisa de saber? A coisa mais essencial – por quanto tempo você estará indisponível.quando é que eles poderão chegar até si?

Dear (Sender),

Greetings and thank you for email me.
atualmente, estou fora do Escritório e não posso responder seu correio pessoalmente.estarei ausente (a hora em que sua ausência começa) até (a hora em que sua ausência termina).responderei ao seu e-mail muito em breve após a minha chegada.

Atenciosamente,
XXX

pode ser claramente visto que o e-mail acima dá os detalhes mais importantes sobre a sua ausência. Esta informação deve ser suficiente para a maioria das pessoas que vão enviar-lhe um e-mail enquanto você está fora do trabalho.no entanto, alguns dos remetentes podem estar dispostos a discutir consigo alguns assuntos profissionais com certos prazos.o que vai fazer nesta situação?

deixe-nos olhar para o próximo exemplo.

Um pouco mais detalhado, mas ainda um simples

Se você se preocupa que a informação no exemplo anterior não é suficiente, você também pode adicionar um contato de emergência. Isso irá garantir que a pessoa que o contatar será capaz de comunicar seus problemas, ofertas, ordens, etc., com quem te puder encobrir enquanto estiveres fora.

neste caso, você deve fornecer nomes, números de telefone de trabalho ou endereços de E-mails para ser capaz de ajudar o remetente de E-mail. Quem sabe que tipo de emergência isto pode ser?

deixe-nos ver o exemplo de tal email.

Dear (Sender), Muito obrigado por me enviar um e-mail.
atualmente, estou fora do Escritório e não posso responder seu correio pessoalmente. Se for urgente, aqui está um contato de emergência que você pode se comunicar com: (detalhes de Contato dessa pessoa, tais como seu nome, endereço de E-mail, telefone de trabalho, etc.)
estarei ausente até (o dia em que sua ausência terminar).entrarei em contacto assim que voltar ao trabalho.obrigado PELA compreensão e paciência.

Atenciosamente,
XXX

Este é o exemplo de e-mail que você veja a mais, quando chegar a resposta automática de e-mails e mais concisa escrito fora de correio electrónico do office que fornece tudo o que o receptor precisa saber.

Um E-mail que leva a uma assinatura

além de dizer ao remetente a informação geral sobre a sua partida ou indisponibilidade, você pode usar esta oportunidade para levar o remetente para um lugar que você deseja que eles sejam.pode ser uma oferta de assinatura para uma newsletter, um link para um vídeo ou um site, etc. Em outras palavras, você pode se beneficiar de outras formas a partir deste momento de comunicação – como ganhar um novo cliente ou um novo assinante de Lista de discussão.

Por isso, vá em frente, insira um link válido ou um convite!

Dear (Sender), Thank you for E-mail me. Atualmente, estou fora do cargo e não posso responder ao seu e-mail pessoalmente.estarei ausente até (o dia em que a sua ausência terminar).Por Favor, certifique-se de comunicar seus problemas urgentes com esta pessoa: (Dados de contato dessa pessoa).
Enquanto isso, você definitivamente deve verificar isso (link, convite). Envia-me as tuas opiniões mais tarde. entrarei em contacto muito em breve. Obrigado por entender.

Atenciosamente,
XXX

Definitivamente, depois de receber este e-mail, o remetente será interessados no link e/ou oferecer-lhe fornecer.aproveite a oportunidade e aproveite-a mais tarde.

Quem sabe em que irá resultar o clique neste link?

Um E-mail que leva às redes sociais

pode não ter quaisquer dicas, mas a pessoa que lhe envia e-mails enquanto está fora do trabalho pode ter uma oportunidade de Negócio séria para si.

na resposta automatizada fora do Escritório, você pode adicionar links para as suas páginas profissionais de mídia social ou para a página web da sua empresa.

Este bit de informação irá dar mais informações ao seu remetente sobre você/sua empresa para mantê-los interessados em prosseguir o assunto de negócio quando você voltar ao trabalho.

Alternativamente, se o assunto não pode esperar até o seu retorno, eles podem tentar chegar até você nos perfis de mídia social que você verifica enquanto você está fora.

Dear (Sender), Thank you for E-mail me. Atualmente, estou fora do cargo e estarei ausente de/para (o período de tempo de sua ausência).
Se você tem uma maneira urgente, não hesite em contactar-me através desta página do Facebook (ou outras páginas de mídia social onde você estará disponível). Além disso, você pode entrar em contato com a empresa através desta página web (link para o site da empresa)
desculpe por qualquer inconveniente que isso possa causar.entrarei em contacto muito em breve. Obrigado por entender.

Atenciosamente,
XXX

Este tipo de E-mail é ótimo para a construção de novas relações e cooperação futura entre a sua empresa e a empresa do remetente ou você e o próprio remetente.ele estabelecerá relações mais estreitas e mais amigáveis entre os dois lados.

Um E-mail de informação

além dos tipos de E-mails que levam à subscrição e mídia social, vamos discutir o último que inclui um link de informação ou/e um anexo.

Se estiver à espera que alguém lhe envie um e-mail a pedir qualquer esclarecimento de informação (ou se as pessoas normalmente lhe enviarem um e-mail/a sua posição de trabalho para que possa dar-lhes alguma informação), então poderá incluir esta informação na sua mensagem de E-mail fora do escritório, bem como adicionar links a fontes úteis sobre o assunto.

em outras palavras, este tipo de E-mail irá fornecer um link para os materiais que podem ser usados pelo remetente do E-mail.

desta forma você definitivamente dará respostas às perguntas do remetente sem responder pessoalmente.

deixe-nos vê-lo no exemplo.

Dear (Sender),

Thank you for E-mail me, but please accept my apologies for not being available. Eu estarei fora do cargo para (o período de tempo).
Se meu palpite estiver correto, então você está me enviando um e-mail para obter informações sobre (o assunto). Anexado estou compartilhando arquivos úteis e aqui estão alguns links que você definitivamente deve verificar.Hope I was able to help. Entrarei em contacto em breve quando regressar.

Best,
XXX

desta forma, você ainda pode fornecer materiais úteis para aqueles que podem precisar de sua ajuda enquanto você está bebendo cocktails em uma praia.

uma pessoa criativa

você estará fazendo uma pausa do trabalho em breve, então você pode também usar esta oportunidade para escrever um e-mail engraçado ou criativo. Uma piada ou uma história engraçada será definitivamente apreciada.este tipo de E-mail fora do Escritório dar-lhe-á a oportunidade de usar a sua criatividade ao seu máximo potencial e surpreenderá muito bem o seu remetente quando receber um e-mail como este.:

Olá,

eu fui abduzido por alienígenas e esta é a única mensagem que eu era capaz de criar.eles disseram que me deixariam de volta para trabalhar (a data de seu retorno).neste meio tempo, se você quiser se conectar com alguém ainda no meu precioso local de trabalho, Aqui estão alguns contatos (detalhes de contato).

See you soon… hopefully,
XXX

Let your imagination run wild and write whatever you want (still appropriate in professional settings, of course).

Você pode usar referências de filmes, programas de TV ou livros, Você também pode contar uma história engraçada ou interessante.

tenho certeza de que se você tentar você definitivamente irá compilar um e-mail fora do escritório mais criativo do que o acima.quem não gosta de cachorrinhos giros? Além das informações essenciais, você pode adicionar uma imagem para mostrar que você se preocupa com o remetente ou o planeta. Filhotes adoráveis, gatinhos ou quaisquer outros animais pequenos que vão dar Sorriso para todos podem ser adicionados ao seu email de auto-resposta fora do Escritório.

Você pode apenas encontrar uma foto gratuita na Internet para usar para este tipo de E-mail, mas a sua cultura da empresa irá ditar o tipo certo de foto que você deve selecionar para esta finalidade.

Hey there,

por favor aceite as minhas desculpas por não ter respondido ao seu email imediatamente. Eu anexei uma imagem de um cachorro bonito que encontrei na Web, para que você não se zangue com meJ.estou também dando a você os contatos de meu parceiro que você pode contatar se você tiver questões urgentes para discutir.voltarei em breve.

Atenciosamente,
XXX

Este exemplo é verdadeiramente adorável e bonito. No entanto, nem todos estarão dispostos a usá-lo em sua comunicação oficial. Alguns podem até achar pouco profissional ou inapropriado configurar tal email auto-resposta, por isso, se em dúvida – verificar com o seu supervisor.

solta o poeta em você

como já discutimos exemplos de E-mail fora do escritório com conteúdo engraçado e bonito, é agora a hora de explorar um exemplo com um poema. Sim, Leste – o bem.um poema.aqui novamente, você está livre para usar sua criatividade e talento de escrita.

Prezado Remetente,

Rosas são vermelhas,
Violetas são azuis,
eu estou fora do escritório,

Quem deve escrever?
aqui estão os contatos de minha personalidade confiável: (detalhes de contato)

Atenciosamente,
XXX

Not that difficult, right? Em um e-mail muito curto aqui, você mostrou sua grandiosidade e, ao mesmo tempo, você deu a informação necessária para o remetente. Você deve procurar ser breve e informativo aqui. Aqui eu também acredito que você poderia escrever um poema melhor do que eu, então trabalhe sua magia de escrita.

misture tudo

neste artigo, eu consegui chegar a várias idéias sobre como escrever e-mails de auto-resposta criativa e formal fora do Escritório-você está livre para usar qualquer um desses. Além disso, você pode usar uma mistura dos E-mails acima; basta criar um perfeito para você.você pode gostar da combinação de um gerador de chumbo e adicionar uma história engraçada a ele. Você também pode adicionar imagens de filhotes bonitos ou gatinhos, em seguida, escrever um poema e configurá-lo como seu email auto-respondendo.dependendo das directrizes de correspondência da sua empresa, poderá ser livre para usar a sua imaginação e expressar a sua própria personalidade nos e-mails de resposta automática que os seus associados irão receber enquanto estiver fora do trabalho. Todos têm certas características únicas e não existe tal coisa como “tamanho único” quando se trata de escrever e-mails de resposta automática fora do Escritório.

conclusão

no nosso mundo digitalizado, mesmo uma chamada perdida ou mensagem pode ter consequências drásticas para si, para a sua carreira e para o seu empregador. Comunicar os seus problemas, ausências e outras questões importantes são vitais para posicioná-lo para o sucesso no seu local de trabalho. A resposta rápida é uma qualidade que as pessoas que trabalham com você sempre apreciarão.