wprowadzenie

celem Oświadczenia dotyczącego zakresu projektu jest zapewnienie podstawowego zrozumienia zakresu projektu, aby uwzględnić zakres projektu i rezultaty, pracę wymaganą do ukończenia rezultatów i zapewnić wspólne zrozumienie zakresu projektu wśród wszystkich zainteresowanych stron. Szablon Oświadczenia o zakresie projektu definiuje następujące:

• cel i uzasadnienie projektu
• opis zakresu
• wysokie wymagania projektowe
• granice projektu
• Strategia projektu
• rezultaty projektu
• kryteria akceptacji
• ograniczenia projektu
• założenia projektu
• kosztorysowanie
• analiza kosztów i korzyści

niniejsze Oświadczenie o zakresie projektu służy jako dokument bazowy do zdefiniowania zakresu projektu Acme Consulting Portfolio Management Database (PMD), rezultatów projektu, prac potrzebnych do realizacji rezultatów i zapewnienia wspólne zrozumienie zakresu projektu wśród wszystkich zainteresowanych stron. Wszystkie prace projektowe powinny odbywać się w ramach Oświadczenia o zakresie projektu i bezpośrednio wspierać rezultaty projektu. Wszelkie zmiany w oświadczeniu scope muszą zostać zweryfikowane w zatwierdzonym procesie zarządzania zmianami projektu przed wdrożeniem. Termin zakończenia tego projektu to 31 grudnia 20xx.

cel i uzasadnienie projektu

ważne jest, aby uczestnicy projektu rozumieli cel i uzasadnienie projektu. Projekty są tworzone w celu wspierania różnych celów biznesowych i celów, a te muszą być przekazywane, aby zapewnić zrozumienie, w jaki sposób projekt poprawi działalność. Ten szablon pomaga również interesariuszom zrozumieć dokonywane inwestycje i w jaki sposób przekłada się to na lepsze wyniki biznesowe.

projekt PMD został zatwierdzony do zaplanowania, zaprojektowania, zbudowania i wdrożenia nowego narzędzia śledzenia dla specjalistów Acme Consulting do zarządzania wszystkimi obecnymi i przyszłymi programami w swoim portfolio. Celem tego projektu jest scentralizowanie programów Acme na jednej wspólnej platformie zarządzania w celu poprawy zarządzania, alokacji zasobów i priorytetyzacji różnych programów. Jako mała firma, Acme Consulting było historycznie wyzwaniem z ograniczonymi zasobami do zarządzania różnymi programami dla klientów. W rezultacie niektóre programy doświadczyły opóźnień, przekroczyły swoje budżety lub nie spełniły prawidłowo swoich rezultatów. Wdrażając projekt PMD, Acme Consulting może lepiej wykorzystać ograniczone zasoby, ustalając priorytety programów, przydzielając zasoby w bardziej efektywny sposób i zapewniając proaktywny nadzór nad zarządzaniem, aby pomóc w identyfikacji i ograniczaniu ryzyka, zanim wpłynie ono negatywnie na programy. Oczekuje się, że udana realizacja tego projektu zmniejszy o 30% przekroczenia kosztów i opóźnienia w harmonogramie Acme Consulting.

opis zakresu

opis zakresu powinien zawierać wszystkie znane cechy produktu lub usługi projektu. Ważne jest, aby pamiętać, że w miarę postępu projektu w jego cyklu życia, ten opis zakresu będzie bardziej zdefiniowany. Wszystkie szczegóły mogą nie być znane na początku projektu i może to być stopniowo opracowywane w miarę rozwoju projektu. Ta sekcja szablonu Oświadczenia o zakresie projektu jest kluczowa, ponieważ służy jako podstawowy punkt odniesienia do planowania i realizacji projektu na późniejszym etapie cyklu życia. Ta sekcja powinna zawierać opisy tego, co jest zawarte w produkcie lub usłudze, a także pożądany efekt projektu.

zakres projektu PMD polega na zaplanowaniu, zaprojektowaniu, zbudowaniu i wdrożeniu Narzędzia bazy danych Access, na którym będą zarządzane wszystkie programy konsultingowe Acme. Odpowiedni personel otrzyma różne uprawnienia i dostęp do nich w celu aktualizacji, zarządzania i przeglądania programów. Każdy program będzie zawierał wirtualny pulpit nawigacyjny z kluczowymi wskaźnikami, aby zapewnić spójną metodologię pomiaru stanu i statusu programu. Pulpity programowe będą zawierać harmonogramy, dane budżetowe, przypisane zasoby, ryzyko i kamienie milowe dla każdego programu. Zakres tego projektu obejmuje wszystkie wymagania dotyczące gromadzenia, planowania, projektowania, rozwoju i wdrożenia narzędzia PMD.

wymagania wysokiego poziomu

Ta sekcja powinna opisywać możliwości, które należy spełnić po pomyślnym zakończeniu projektu. W zależności od wielkości projektu, wymagań może być bardzo wiele lub bardzo niewiele. Jednak podczas tworzenia Oświadczenia o zakresie ważne jest, aby uchwycić przynajmniej wymagania wysokiego poziomu, ponieważ wiele szczegółowych wymagań może jeszcze nie być znanych.

narzędzie PMD zostało zatwierdzone do zaspokojenia potrzeb biznesowych Acme Consulting. Aby zaspokoić tę potrzebę biznesową, istnieje kilka wymagań, które muszą być spełnione w ramach pomyślnej realizacji tego projektu. Dla projektu PMD zidentyfikowano następujące wymagania wysokiego poziomu:

• Platforma bazodanowa z dostępem dla wszystkich pracowników
• dostępna z biura lub zdalnie
• narzędzie szablonu programu zapewniające spójność wszystkich pulpitów programowych
• możliwość wewnętrznego utrzymania narzędzia bez wsparcia kontraktowego

granice

granice projektu są ważną częścią instrukcji zakresu, ponieważ określają, co powinno być zawarte w projekcie, a co nie powinno być uwzględnione. Bez konkretnych granic w ramach Oświadczenia o zakresie projektu możliwe jest wprowadzenie pełzania zakresu, ponieważ interesariusze mogą zakładać, że niektóre elementy mają być zawarte w projekcie, które nie są jasno określone.

projekt PMD obejmuje wszystkie prace związane z planowaniem, projektowaniem, budową i wdrożeniem narzędzia PMD dla Acme consulting. Obejmuje to zbieranie wymagań, gromadzenie danych ze wszystkich działów, prace koncepcyjne i techniczne w zakresie projektowania i kodowania, konfigurację serwera, testowanie, rozwiązywanie problemów i wdrażanie narzędzia PMD w całej organizacji. Obejmuje to również podręczniki szkoleniowe i materiały związane z obsługą narzędzia. W zakres tego projektu nie wchodzą: bieżąca konserwacja systemu, wdrożenie komercyjnych produktów bazodanowych, bieżąca pomoc techniczna i/lub wsparcie serwisowe, czy aktualizacje sprzętu/oprogramowania.

Strategia

Ta sekcja Oświadczenia o zakresie projektu powinna opisywać strategię, którą zespół projektowy wykorzysta w realizacji projektu. W zależności od wielkości i złożoności projektu, strategia może się znacznie różnić. Wraz ze wzrostem liczby interesariuszy, rezultatów i złożoności strategia może stać się trudniejsza do zaplanowania. Strategia jest czasami określana jako podejście, które zespół podejmie, aby ukończyć projekt.

w przypadku strategii projektu PMD zespół projektowy wykorzysta wiedzę kilku programistów baz danych z grupy Acme Consulting Information Technology (IT). Eksperci ci będą w matrixed wsparcia jako część zespołu projektowego. Pomogą one kierownikowi projektu i innym członkom zespołu w projektowaniu koncepcyjnym i technicznym, kodowaniu, konfiguracji serwera, testowaniu i rozwiązywaniu problemów oraz wdrażaniu. Kierownik projektu zadba o to, aby eksperci IT uwzględnili cały wkład zainteresowanych stron i zebrane wymagania.

rezultaty

rezultaty projektu to produkty lub produkty, które projekt ma produkować. Rezultaty mogą również obejmować różne raporty lub dokumentację. W tej sekcji należy opisać rezultaty projektu, które mogą być ogólne, a nie wysoki poziom szczegółowości. W trakcie cyklu życia projektu można dodać więcej szczegółów, zgodnie z ustaleniami.

istnieje kilka rezultatów, które zostaną opracowane w wyniku pomyślnego zakończenia projektu PMD. Jeśli wszystkie poniższe rezultaty nie zostaną spełnione, projekt nie zostanie uznany za udany. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za zapewnienie zakończenia tych rezultatów.

1. Deliverable 1-sprawdzone i operacyjne narzędzie do zarządzania bazą danych programu, wolne od błędów i spełniające specyfikacje opisane w opisie zakresu projektu.
2. Deliverable 2-przetestowane i funkcjonalne narzędzie do tworzenia szablonów programów (w ramach PMD), które pozwala użytkownikom na wprowadzanie danych i metryk programu w spójny sposób.
3. Deliverable 3-kompletny i dokładny podręcznik użytkownika, który zawiera krok po kroku instrukcje dotyczące korzystania z narzędzia PMD dla użytkowników wszystkich poziomów uprawnień.
4. Deliverable 4-kompletny i dokładny przewodnik rozwiązywania problemów, który zapewnia kroki naprawcze dla użytkowników na wszystkich poziomach uprawnień dla wszystkich przewidywanych problemów.

kryteria akceptacji

kryteria akceptacji to kryteria, które muszą zostać spełnione, aby projekt został uznany za kompletny i zaakceptowany przez kierownictwo. Ta część szablonu Oświadczenia o zakresie projektu jest ważna, ponieważ określa oczekiwania co będzie, a co nie będzie stanowić akceptacji projektu. Bez jasnej definicji tego, co zostanie zaakceptowane, Może istnieć niepewność pomiędzy zespołem projektowym i zainteresowanymi stronami. Kryteria akceptacji mogą być zarówno jakościowe, jak i ilościowe.

dla projektu PMD ustanowiono kryteria akceptacji, aby zapewnić gruntowną weryfikację i pomyślne zakończenie projektu. Kryteria akceptacji mają zarówno charakter jakościowy, jak i ilościowy. Wszystkie kryteria akceptacji muszą być spełnione, aby osiągnąć sukces tego projektu:

1. spełnij wszystkie rezultaty w ramach zaplanowanego czasu i tolerancji budżetu.
2. zmniejsz opóźnienia w harmonogramie o co najmniej 30%.
3. zmniejsz przekroczenia budżetu o co najmniej 30%.
4. Poprawa zdolności Acme Consulting do alokacji zasobów.
5. Osiągnij ogólną poprawę wydajności w metrykach programu.

ograniczenia

Ograniczenia projektu to ograniczenia, które napotykają projekt ze względu na finansowanie, planowanie / czas, technologię lub zasoby. Ograniczenia mogą być również fizyczne (tj. niewystarczająca przestrzeń lub urządzenia). Ograniczenia muszą być starannie zaplanowane i przekazane wszystkim zainteresowanym stronom, ponieważ mogą one wymagać wysokiego poziomu pilności lub elastyczności, aby pracować w ramach projektu i pomyślnie zakończyć go. W tej części szablonu Oświadczenia dotyczącego zakresu projektu opisano ograniczenia projektu, aby zapewnić, że wszystkie zainteresowane strony rozumieją ograniczenia, w ramach których projekt musi zostać zakończony.

zidentyfikowano kilka ograniczeń dla projektu PMD. Konieczne jest rozważenie tych ograniczeń w całym cyklu życia projektu. Wszystkie zainteresowane strony muszą pamiętać o tych ograniczeniach, ponieważ muszą być starannie zaplanowane, aby zapobiec negatywnemu wpływowi na harmonogram, koszt lub zakres projektu. Określono następujące ograniczenia dla projektu PMD:

1. eksperci IT będą pracować nad tym projektem tylko 50% rozliczanych godzin.
2. kierownik projektu będzie pracował tylko 75% rozliczanych godzin nad tym projektem.
3. projekt musi zostać ukończony do końca dnia 31 grudnia 2009 r.
4. projekt musi zostać ukończony w ramach tolerancji budżetowej.
5. narzędzie PMD musi być zgodne z istniejącymi pakietami sprzętu/oprogramowania, ponieważ żaden nowy sprzęt / oprogramowanie nie zostanie autoryzowany do zakupu.

założenia

założenia projektu to czynniki wpływające na projekt, który uważamy za prawdziwy, ale którego nie zweryfikowaliśmy. Ważne jest, aby dokumentować nasze założenia, ponieważ wiąże się z nimi poziom niepewności, który wprowadza ryzyko do projektu. W tej części szablonu opisano założenia dotyczące projektu, aby wszyscy interesariusze byli świadomi i aby można było je analizować w przyszłości w celu ograniczenia ryzyka.

zidentyfikowano kilka założeń dla projektu PMD. Wszystkie zainteresowane strony muszą pamiętać o tych założeniach, ponieważ wprowadzają pewien poziom ryzyka do projektu, dopóki nie zostaną potwierdzone, że są prawdziwe. Podczas cyklu planowania projektu należy dołożyć wszelkich starań, aby zidentyfikować i zminimalizować ryzyko związane z następującymi założeniami:

1. Grupa IT jest w stanie wyprodukować wysokiej jakości i profesjonalne podręczniki i przewodniki w swojej drukarni.
2. eksperci IT pracujący nad tym projektem tylko 50% swoich godzin pracy jest wystarczające, aby ukończyć projekt do 31 grudnia 20xx.
3. Kierownik Projektu pracujący nad tym projektem tylko 75% godzin rozliczeniowych jest wystarczające, aby ukończyć projekt do 31 grudnia 20XX.
4. projekt PMD ma pełne wsparcie ze strony kierownictwa wyższego szczebla we wszystkich działach Acme Consulting.

kosztorysowanie

kosztorysowanie projektu jest podstawą do budżetowania projektu. Stanowi on szacunkowy koszt finansowania, które będzie potrzebne do pomyślnego zakończenia projektu. Chociaż wszystkie koszty mogą nie być dokładnie znane dopiero w późniejszym okresie cyklu życia projektu, niezwykle ważne jest opracowanie jak najdokładniejszych szacunków. Ta sekcja powinna dostarczyć kosztorysu projektu ze wszystkimi znanymi szczegółami, tak aby było wspólne zrozumienie wśród wszystkich zainteresowanych stron.

szacunkowe koszty tego projektu są zawarte w poniższej tabeli. Wraz z postępem projektu i pojawieniem się wszelkich dodatkowych kosztów, ten kosztorys zostanie dopracowany i przekazany wszystkim zainteresowanym stronom projektu.

analiza kosztów i korzyści

analiza kosztów i korzyści projektu jest miarą kosztów projektu a jego korzyści w celu określenia kierunku działania najbardziej korzystnego dla organizacji pod względem kosztów. Projekty są podejmowane w celu zapewnienia pewnych korzyści dla organizacji zakładając, że projekt zostanie zakończony pomyślnie. Jeśli projekt nie przyniesie korzyści, nie zostanie zatwierdzony. Jednak musi istnieć ilościowy sposób pomiaru korzyści płynących z projektu. Ta część szablonu Oświadczenia o zakresie projektu zapewnia tę analizę ilościową i zapewnia, że wszystkie zainteresowane strony zrozumieją, dlaczego projekt został zatwierdzony, a także korzyści.

dla projektu PMD przeprowadzono analizę kosztów i korzyści. Pomyślne zakończenie tego projektu przyniesie znaczące korzyści Acme Consulting. Konieczne jest, aby wszystkie zainteresowane strony zrozumiały te korzyści, jak również znaczenie pomyślnego zakończenia tego projektu. Poniższa tabela pokazuje korzyści netto $35,000 w ciągu jednego roku po pomyślnym zakończeniu projektu PMD. Jest to całkowita korzyść w wysokości 242 000 USD, jeśli żaden projekt nie zostanie zrealizowany, a opóźnienia w harmonogramie, przekroczenia kosztów i słaba alokacja zasobów będą kontynuowane.