list z zapytaniem to prośba o informacje, które pisarz wierzy, że czytelnik może dostarczyć. Niezależnie od tematu, celem jest nakłonienie czytelnika do odpowiedzi działaniem, które zadowoli zapytanie.
podjęte działania mogą przynieść korzyści zarówno pisarzowi, jak i czytelnikowi, a czasem i obu. W takim przypadku zakres musi zawierać wystarczającą ilość informacji, aby pomóc czytelnikowi określić, w jaki sposób najlepiej zareagować.

Zidentyfikuj swojego czytelnika

list z zapytaniem powinien być skierowany do osoby, która najprawdopodobniej odpowie w sposób pozytywny i pomocny. Jeśli nie masz pewności, kto to może być, spróbuj wykonać kilka połączeń telefonicznych w celu zidentyfikowania osoby kontaktowej. Nazwisko tej osoby powinno być umieszczone w nagłówku wewnętrznym i powitanie twojego zapytania. Powinien być również umieszczony w górnej linii koperty.
pamiętaj, że najpierw ludzie robią interesy z ludźmi, potem biznes. Kiedy zwracasz się do czytelnika po imieniu, rozpoznajesz ich znaczenie i wartość jako indywidualnej istoty ludzkiej.

ustal swój cel

celem w liście z zapytaniem jest złożenie wniosku. Albo poprosi czytelnika o dostarczenie czegoś korzystnego dla pisarza, albo skorzysta z czegoś, co pisarz ma do zaoferowania.
Twoje zapytanie powinno być konkretne i krótkie. Jeśli zadajesz więcej niż jedno pytanie, możesz rozważyć zaznaczenie ich na liście wypunktowanej.

Określ swój zakres

zakres listu z zapytaniem powinien dostarczyć wystarczających informacji, aby czytelnik zrozumiał twój cel, podjął świadomą decyzję i odpowiedział w odpowiednim czasie.
rozważ czytelnika i przejdź do rzeczy . Mają to, czego chcesz? Mogą zrobić to, o co prosisz? Zastanów się, co czytelnik będzie musiał wiedzieć przed podjęciem decyzji i wysłaniem odpowiedzi.
Jeśli Chcesz otrzymać jakieś świadczenie, może pomóc w wyjaśnieniu, w jakim celu zostanie ono wykorzystane. Jeśli czytelnik ma otrzymać jakąś korzyść, może pomóc zachęcić do odpowiedzi.

Zorganizuj swój list

zorganizowanie twojego listu z zapytaniem ustali logiczną kolejność prezentacji Twoich informacji. Rozpocząłeś już to zadanie, ustalając cel i określając swój zakres. Odwołaj się do nich. Razem zawierają wiele treści, które staną się ciałem twojego listu.
prosty zarys pomoże Ci się zorganizować. Rozpocznij od utworzenia listy odpowiednich punktów i umieść je w kolejności sekwencyjnej, która najlepiej pomoże czytelnikowi. Zrozum swoje zapytanie. Punkty te staną się podstawą szkicu projektu; Twój kontur stanie się listą kontrolną.

Zaprojektuj Swój list

praca z konturu jest najprostszym sposobem na przygotowanie listu w zapytaniu. Już zorganizowałeś się, tworząc listę. Odwołaj się do niego i zamień każdy fragment w pełne i kompletne zdanie wyrażające pojedynczą myśl lub ideę.
Aby twoje myśli i pomysły były przekazywane w spójny sposób, pisz jak najbardziej naturalnie brzmiącym głosem. Spróbuj szybko napisać projekt, a następnie przeczytać go na głos. Skoncentruj się na przekazaniu swojego celu czytelnikowi. Upewnij się, że zakres listu zawiera wszystkie istotne informacje zawarte na liście organizacyjnej.
pamiętaj, że piszesz wstępny szkic. W tej chwili możesz zignorować pisownię, gramatykę, interpunkcję, strukturę zdań i akapitów. Są to szczegóły techniczne, na które zwrócisz uwagę w ostatnim kroku podczas przeglądu i przeglądu swojej pracy.

Zamknij swój list

list z zapytaniem powinien zostać zamknięty w sposób profesjonalny. Po napisaniu ostatniego akapitu podpisz się między bezpłatnym zamknięciem, takim jak” Z poważaniem „lub” Dziękuję”, a wydrukowanym nazwiskiem.
Jeśli piszesz w związku z obowiązkiem służbowym, umieść swój tytuł poniżej drukowanej nazwy. Dodatkowe informacje, takie jak uwagi do dyktanda, powiadomienia o załącznikach, załącznikach I kopiach wysyłanych do innych osób, powinny być umieszczone pod linią tytułu.

Przejrzyj i zrewiduj swój list z zapytaniem

przegląd i zmiana listu z zapytaniem jest ostatnim krokiem w procesie pisania. W tym kroku sprawdzisz swój projekt, upewniając się, że twój cel jest jasny, a zakres zwięzły. Postaw się w sytuacji czytelnika, gdy zbadasz wstępny szkic. Zadaj sobie, jako odbiorcy, pytanie, czy jesteś w stanie szybko zrozumieć żądanie i czy uwzględniono wystarczająco dużo informacji, aby umożliwić szybką odpowiedź.
najpierw poszukaj oczywistych błędów. Sprawdź pisownię, strukturę zdań i błędy gramatyczne. Pamiętaj, że bierny głos nie jest tak władczy jak aktywny. Chcesz, aby Twoje zapytanie było mocne, więc pisz aktywnym głosem.
ważną rzeczą, o której należy pamiętać, jest ogólna spójność całej jednostki. Szukaj dokładności, jasności i poczucia kompletności. Zadaj sobie pytanie, czy przejścia między akapitami działają i czy twój punkt widzenia, ton i styl są spójne w całym tekście.
dokładnie zbadaj swój wybór słów. Niejednoznaczne słowa prowadzą do zamieszania. Żargon i terminy abstrakcyjne mogą nie być w ogóle rozumiane, a afektacje, frazesy i banalny język nie służą prawdziwemu celowi i przysłaniają twój cel. Chcesz pomóc czytelnikowi zrozumieć dokładnie, czego chcesz, więc usuń wszystko, co nie jest pomocne.
i wreszcie, jeśli nie napisałeś wstępu lub konkluzji, to teraz jest czas. Wprowadzenie musi prowadzić do treści twojego listu z mocnym oświadczeniem na temat Twojego zapytania i wystarczającą ilością informacji uzupełniających, aby czytelnik mógł czytać. W uwagach końcowych należy powtórzyć cel z pytaniem, które wymaga działania.