jako właściciel małej firmy możesz łatwiej schować trochę gotówki na małe lub przypadkowe zakupy zamiast męczyć się z wystawianiem czeku za każdym razem. Ten przechowywany fundusz nazywa się petty cash.

co to jest drobna gotówka?

drobna gotówka to niewielka ilość gotówki, którą firmy trzymają pod ręką, w zamkniętej szufladzie lub pudełku, aby zapłacić za drobne wydatki biznesowe. W małych firmach zwykle jest jeden fundusz pieniężny. Jednak w większych firmach każdy dział lub budynek może mieć swój własny fundusz pieniężny.

fundusz pieniężny jest ustalany jako wstępnie wyznaczona, stała kwota, która często waha się od 30 do 300 USD, w zależności od działalności. Gdy ta z góry wyznaczona kwota jest niska, fundusz jest uzupełniany.

Subskrybuj, aby otrzymywać aktualne informacje na temat nowoczesnych trendów w miejscu pracy od naszych ekspertów z branży

do czego służą firmy?

firmy wykorzystują drobne środki pieniężne na pokrycie drobnych wydatków biznesowych, które są niepraktyczne do zapłaty czekiem.

firmy wykorzystują drobne środki pieniężne na pokrycie drobnych wydatków biznesowych, które są niepraktyczne do opłacenia czekiem.

:

• prezenty dla klientów, takie jak kwiaty lub kartki okolicznościowe
• artykuły biurowe, takie jak długopisy lub papier do drukarek
• Znaczki pocztowe
• zwracanie pracownikom kosztów małych firm, takich jak przekąski na spotkanie pracowników

nie należy używać drobnych środków pieniężnych na wydatki operacyjne, takie jak wynagrodzenia, wynagrodzenia, towary lub usługi, ani na zaliczki na wypłaty.

kto kontroluje fundusz pieniężny?

każdy fundusz petty cash jest zarządzany przez opiekuna petty cash. W małej firmie osoba ta jest często kierownikiem biura lub innym zaufanym pracownikiem.

opiekun drobnych środków pieniężnych jest odpowiedzialny za:

• ustalanie ważności drobnych wniosków pieniężnych
• wypłacanie drobnych środków pieniężnych
• śledzenie drobnych wydatków pieniężnych
• egzekwowanie polityki drobnych środków pieniężnych firmy

jak działają drobne wypłaty i uzupełnienia środków pieniężnych?

drobne wypłaty gotówkowe są dokonywane za pomocą paragonów / voucherów gotówkowych, które można kupić w sklepie z artykułami biurowymi. Paragon / voucher zazwyczaj odzwierciedla:

• Data wypłaty gotówki
• kwota wypłaty
• imię i nazwisko osoby, która otrzymała płatność
• powód wypłaty wypłata
• nazwa konta księgi głównej wydatek zostanie obciążony

paragony drobne wraz z pozostałym saldem drobnych środków pieniężnych powinny być równe początkowej kwocie funduszu drobnych środków pieniężnych — co oznacza pierwotną kwotę, która została umieszczona w szufladzie lub pudełku drobnych środków pieniężnych.

gdy drobne saldo gotówkowe osiągnie pewien niski poziom, możesz uzupełnić fundusz, wystawiając czek na kwotę paragonów. To przywróci środki pieniężne do pierwotnego poziomu.

co umieścić w polisie o drobnych pieniądzach

dobrze skonstruowana polisa o drobnych pieniądzach zawiera:

• oświadczenie wyjaśniające cel funduszu drobnych środków pieniężnych i maksymalną kwotę funduszy dozwoloną na każdy wydatek
• do czego można, a czego nie można wykorzystać petty
• obowiązki opiekuna drobnych środków pieniężnych
• inne powiązane kontakty i ich role
• procedury wypłacania, uzupełniania i zabezpieczania drobnych środków pieniężnych
• różne formy drobnych środków pieniężnych i ich instrukcje, takie jak drobne środki pieniężne Paragon / voucher i formularz uzupełnienia

jak śledzić drobne pieniądze

Możesz śledzić drobne pieniądze poprzez rejestrowanie i uzgadnianie.

za każdym razem, gdy opiekun drobnych środków pieniężnych zażąda i otrzyma nowe drobne środki pieniężne, w zamian za pokwitowania, należy dokonać wpisu do księgi głównej w celu zarejestrowania transakcji. W szczególności Zapisz drobne wydatki gotówkowe-które powinny być równe pokwitowaniom-jako debet i kwotę uzupełnienia jako kredyt (na konto gotówkowe).

jak wspomniano wcześniej, pozostałe saldo drobnych środków pieniężnych powinno być równe różnicy między początkową kwotą drobnych środków pieniężnych a dokonanymi wypłatami. Jeśli występuje nadmiar lub niedobór, spróbuj znaleźć źródło rozbieżności — które może wynikać z dowolnej liczby lub przyczyn, takich jak błąd matematyczny lub wypłata środków bez paragonu.

jeśli odpowiednio zarządzasz gotówką, nie powinieneś mieć problemu z równoważeniem transakcji. Ale jeśli jest niedobór, musisz rozliczyć stratę, dokonując dodatkowego obciążenia w księdze głównej. Odwrotnie, jeśli jest nadwyżka, zapisz ją jako dodatkowy kredyt, aby uwzględnić zysk.

najlepsze praktyki, aby zapewnić Ci bezpieczeństwo

Zawsze przechowuj swoją skrzynkę na drobne pieniądze w bezpiecznym miejscu, takim jak sejf lub zamknięta szafka na dokumenty.

• Twój opiekun gotówki powinien być uczciwą, niezawodną i etyczną osobą, która rozumie znaczenie ochrony systemu gotówki
• Zawsze przechowuj swoją skrzynkę gotówki w bezpiecznym miejscu, takim jak sejf lub zamknięta szafka na dokumenty. W żadnym momencie nie należy pozostawiać pola otwartego dla klientów lub nieupoważnionych pracowników, aby zobaczyć
• przeprowadzać okresowe uzgodnienia w celu wykrycia rozbieżności i zapewnienia dokładnego administrowania drobnymi środkami pieniężnymi
• opracowywać ścisłe wewnętrzne kontrole zarządzania drobnymi środkami pieniężnymi
• nie udzielać jedna osoba ma wyłączną władzę nad twoją drobną gotówką. Ktoś inny powinien przeglądać pracę opiekuna i okresowo sprawdzać saldo drobnych środków pieniężnych
• ograniczyć dostęp do drobnych środków pieniężnych tylko do ograniczonej liczby zweryfikowanych pracowników

wreszcie, przejrzyj publikację IRS 583, aby uzyskać zasady i zalecenia dotyczące drobnych środków pieniężnych