„komunikacja jest kluczem do każdego globalnego biznesu” – Anita Roddick

postęp technologiczny naszej ery umożliwił ludziom na całym świecie komunikację bez żadnych granic. Na przykład możesz napisać wiadomość e-mail do każdego na ziemi i uzyskać odpowiedź w ciągu kilku minut, a nawet sekund.

jednak czasami po prostu nie masz dostępu do skrzynki pocztowej swojego e-maila.

ale w dzisiejszych czasach nie ma znaczenia, jaki jest twój zawód, Twój sukces zawodowy w ogromnej mierze zależy od skuteczności i efektywności komunikacji.

w związku z tym, gdy nie możesz w porę odpowiedzieć na otrzymywane e-maile, powinieneś dołożyć wszelkich starań, aby poinformować o tym swoich kolegów i klientów, a także kiedy będziesz w stanie odpowiedzieć na ich wiadomości.

na szczęście robienie tego w dobie Internetu jest bardzo prostą rzeczą. W naszym zdigitalizowanym świecie ludzie wymyślili tak wiele rozwiązań problemów, o których istnieniu nawet nie wiedzieliśmy.

z pomocą programów, teraz ludzie mogą skonfigurować wszystko, co chcą. Na przykład oprogramowanie takie jak Microsoft Outlook pomoże Ci w tworzeniu wiadomości e-mail z automatyczną odpowiedzią poza biurem.

jest łatwy w użyciu, a YouTube jest pełen przydatnych samouczków na te tematy. Zdecydowanie powinieneś to sprawdzić! Dołączę linki poniżej.

Po tym, jak zdecydujesz, że musisz ustawić jeden z tych automatycznych e-maili, zastanowisz się, co w nich zawrzeć.

Jeśli po raz pierwszy konfigurujesz wiadomość e-mail poza biurem, może to być trudne zadanie, więc oto ten artykuł, który pomoże Ci w tej sytuacji.

kiedy ludzie używają wiadomości e-mail poza biurem?

Po pierwsze, pozwól nam dowiedzieć się, jakie są przypadki i sytuacje, w których użyjesz automatycznej odpowiedzi na e-maile poza biurem.

na przykład możesz ich używać, gdy jesteś poza miastem w celach biznesowych lub szkoleniowych, jesteś na wakacjach z rodziną lub na zwolnieniu lekarskim.

ponadto możesz ich używać, gdy bierzesz urlop żałobny; gdy jesteś zbyt zajęty lub masz pilne zobowiązania do pracy w tym momencie.

z drugiej strony, możesz po prostu nie chcieć niepokoić się e-mailami przez pewien czas, abyś mógł skupić się na czymś innym.

więc teraz zagłębimy się w to, dlaczego ludzie zdecydowanie powinni używać automatycznych odpowiedzi na e-maile w sytuacjach poza biurem.

dlaczego warto korzystać z OUT-of-OFFICE wiadomości e-mail?

powinieneś rozważyć utworzenie wiadomości automatycznej odpowiedzi z jednego z następujących powodów:

ułatwia pracę

pozostawienie skrzynki odbiorczej przez długi czas bez nadzoru jest bardzo nieodpowiedzialną rzeczą.

nie ma znaczenia, czy jesteś szefem działu, czy częścią zespołu, reagowanie na ludzi, którzy łączą się z tobą, jest niezbędne w każdym środowisku pracy.

dlatego, aby w każdej chwili wyglądać profesjonalnie, stworzono automatyczne odpowiadanie na e-maile. Otrzymujesz nową wiadomość w swojej skrzynce pocztowej, ale nie jesteś w stanie na nią odpowiedzieć? Następnie, Out-of-office mail responder zrobi to zamiast Ciebie. Niesamowite, co?

To narzędzie pozwoli Ci zaoszczędzić wiele nerwów i czasu na myślenie o Twoich e-mailach bez odpowiedzi. Nawet nie pomyślisz, że stracisz kontakt z kolegami i partnerami.

Po prostu odłożysz swoją komunikację w bardzo uprzejmy sposób.

wygodny

wyobraź sobie, że jesteś na wakacjach i musisz się w pełni zrelaksować. Jednak obawiasz się, że twoi klienci i współpracownicy nie będą wiedzieć, że jesteś niedostępny.

więc będziesz zobowiązany do częstego sprawdzania skrzynki pocztowej podczas wakacji. To nie byłyby wakacje, prawda? Z drugiej strony, jeśli uczestniczyłeś w bardzo ważnym szkoleniu przez kilka dni i nie jesteś dostępny, aby sprawdzić pocztę – nie skupiałbyś się zbytnio na nauce nowych rzeczy, gdybyś był stale rozważany z Twoimi e-mailami bez odpowiedzi.

poza biurem automatyczne odpowiadanie na wiadomości e-mail jest w takich sytuacjach synonimem słowa „wygoda”. Po prostu ustaw wszystko dobrze i możesz iść.

nadawcy zostaną powiadomieni bardzo szybko i będą mogli podjąć inne działania lub skontaktować się z innymi osobami, jeśli mają pilne problemy.

omówimy również, co zrobić w nagłych przypadkach poniżej.

niech ludzie wiedzą, dlaczego nie jesteś dostępny

naprawdę ważne jest, aby poinformować swoich kolegów i partnerów o swoich nieobecnościach i o tym, kiedy będziesz ponownie dostępny.

niektórzy z nich mogą mieć niejasne zrozumienie, dlaczego brakuje Cię na stanowisku pracy; niektórzy mogą nie mieć pojęcia o Twoim miejscu pobytu.

udostępnianie tych informacji w odpowiedzi poza biurowej, bez żadnych niedogodności dla Ciebie, jest najlepszym rozwiązaniem.

w takim przypadku twój profesjonalny wizerunek nie zostanie naruszony przez wyglądanie, jakbyś był nieobecny w pracy bez powodu. Dlatego, jeśli jesteś kimś, kto ceni swoją reputację w pracy, zdecydowanie powinieneś rozważyć skonfigurowanie automatycznej odpowiedzi przy następnej nieobecności.

nie sprawi, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie

czasami będziesz w bardzo trudnej sytuacji, ponieważ nie będziesz w stanie odpowiedzieć przed kolegami, klientami lub partnerami w odpowiednim czasie. W ich oczach zaczniesz wydawać się bardzo nieprofesjonalny i arogancki, jak ktoś, kto po prostu ignoruje e-maile i uważa je za nieistotne.

dlatego, aby zapobiec tego typu zdarzeniom, powinieneś zacząć rozważać ustawienie automatycznej odpowiedzi na wiadomości e-mail nawet w przypadku krótkich nieobecności w pracy.

więc teraz, gdy dokładnie omówiliśmy, dlaczego te e-maile są ważne i dlaczego powinieneś z nich korzystać, porozmawiajmy o tym, co powinieneś uwzględnić w swoich profesjonalnych e-mailach poza biurem.

8 przykłady profesjonalnych e-maili poza biurem

wszystkie rodzaje e-maili omówione poniżej są odpowiednie do użycia w każdym środowisku pracy. Są one zarówno Pouczające i profesjonalne, ponieważ dają istotne informacje o twojej nieobecności i kiedy wrócisz do pracy. Informacje te mogą być udostępniane nadawcom wiadomości e-mail również w kreatywny sposób, przy jednoczesnym zachowaniu standardów zawodowych.

kreatywne e-maile poza biurem są również doceniane i mile widziane w prawie każdym środowisku pracy. Daj swobodę wyobraźni i kreatywnego myślenia; skorzystaj z okazji, aby napisać niezapomniany e-mail do osoby, która się z Tobą komunikuje.

przejrzyjmy kilka przykładów e-maili, które powinieneś rozważyć jako automatyczne odpowiadanie na e-maile przed opuszczeniem biura.

najprostszy

pierwszy i najkrótszy to e-mail zawierający tylko istotne informacje. Co musi wiedzieć nadawca? Najważniejsze – na jak długo będziesz niedostępny.

Kiedy w końcu będą mogli się z Tobą skontaktować?

drogi (Nadawco),

Pozdrawiam i dziękuję za maila.
obecnie jestem poza biurem i nie mogę osobiście odpowiedzieć na Twoją pocztę .
będę Nieobecny od (czasu rozpoczęcia Twojej nieobecności) do (czasu zakończenia Twojej nieobecności).
zaraz po przyjeździe odpowiem na maila.

XXX

widać wyraźnie, że powyższy e-mail podaje najważniejsze szczegóły dotyczące twojej nieobecności. Informacje te powinny być wystarczające dla większości osób, które wyśle Ci wiadomość e-mail, gdy jesteś poza pracą.

jednak niektórzy nadawcy mogą być gotowi omówić z Tobą pewne sprawy zawodowe w określonych terminach.

Co zrobisz w tej sytuacji?

spójrzmy na następny przykład.

trochę bardziej szczegółowy, ale wciąż prosty

Jeśli obawiasz się, że informacje w poprzednim przykładzie nie wystarczą, możesz również dodać kontakt awaryjny. Zapewni to, że osoba kontaktująca się z tobą będzie w stanie komunikować swoje problemy, oferty, zamówienia itp. z kimkolwiek, kto cię zastąpi, gdy cię nie będzie.

w takim przypadku należy podać nazwiska, numery telefonów służbowych lub adresy e-mail, aby móc pomóc nadawcy wiadomości e-mail. Kto wie, jaki to może być rodzaj zagrożenia?

zobaczmy przykład takiego maila.

drogi (Nadawco),

Dziękuję bardzo za maila.
obecnie jestem poza biurem i nie mogę osobiście odpowiedzieć na Twoją pocztę . Jeśli jest to pilne, oto kontakt awaryjny, z którym możesz się komunikować: (dane kontaktowe tej osoby, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, Telefon służbowy itp.)
będę nieobecny aż (w dniu, w którym skończy się twoja nieobecność).
odezwę się jak tylko wrócę do pracy.
dziękuję za zrozumienie i cierpliwość.

szczerze,
XXX

jest to przykład e-maila, który widzisz najczęściej podczas otrzymywania automatycznych odpowiedzi na e-maile i najbardziej zwięźle napisany out-of-office e-mail, który zapewnia wszystko, co odbiorca musi wiedzieć.

wiadomość e-mail, która prowadzi do subskrypcji

oprócz przekazania nadawcy ogólnych informacji o Twoim wyjeździe lub niedostępności, możesz skorzystać z tej okazji, aby doprowadzić nadawcę do miejsca, w którym chcesz, aby był.

może to być oferta subskrypcji newslettera, link do filmu lub strony internetowej itp. Innymi słowy, możesz skorzystać z tego momentu komunikacji w inny sposób-na przykład zyskując nowego klienta lub nowego subskrybenta listy mailingowej.

więc śmiało, Wstaw poprawny link lub zaproszenie!

drogi (Nadawco),

dziękuję za maila. Obecnie jestem poza biurem i nie mogę osobiście odpowiedzieć na twój e-mail.
będę nieobecny aż (w dniu, w którym skończy się twoja nieobecność).
prosimy o kontakt z tą osobą: (dane kontaktowe tej osoby).
tymczasem koniecznie zajrzyj do tego (link, zaproszenie). Prześlij mi swoje opinie później.
wkrótce się odezwę. Dziękuję za zrozumienie.

szczerze,
XXX

zdecydowanie, po otrzymaniu tego e-maila, nadawca będzie zainteresowany linkiem i/lub ofertą, którą podasz.

wykorzystaj okazję i skorzystaj z niej później.

kto wie, co spowoduje kliknięcie tego linku?

e-mail, który prowadzi do mediów społecznościowych

możesz nie mieć żadnych wskazówek, ale osoba, która wysyła Ci e-maile, gdy jesteś poza pracą, może mieć dla ciebie poważną okazję biznesową.

w automatycznej odpowiedzi out-of-office możesz dodać linki do swoich profesjonalnych stron w mediach społecznościowych lub do strony internetowej Twojej firmy.

Ten fragment informacji da więcej informacji nadawcy o Tobie/Twojej firmie, aby zainteresować go prowadzeniem sprawy biznesowej po powrocie do pracy.

alternatywnie, jeśli sprawa nie może poczekać do twojego powrotu, mogą spróbować skontaktować się z Tobą na profilach społecznościowych, które sprawdzasz, gdy jesteś daleko.

drogi (Nadawco),

dziękuję za maila. Obecnie jestem poza biurem i będę Nieobecny od/do (Okres Twojej nieobecności).
Jeśli masz pilny sposób, nie wahaj się skontaktować ze mną za pośrednictwem tej strony na Facebooku (lub innych stron społecznościowych, na których będziesz dostępny). Ponadto możesz skontaktować się z firmą za pośrednictwem tej strony internetowej (link do strony internetowej firmy)
przepraszamy za wszelkie niedogodności, które mogą spowodować.
wkrótce się odezwę. Dziękuję za zrozumienie.

Z poważaniem,
XXX

ten rodzaj wiadomości e-mail jest świetny do dalszego budowania relacji i przyszłej współpracy między Twoją firmą a firmą nadawcy lub Tobą i samym nadawcą.

nawiąże bliższe i przyjacielskie relacje między obiema stronami.

e-mail informacyjny

oprócz rodzajów e-maili, które prowadzą do subskrypcji i mediów społecznościowych, omówmy ostatni, który zawiera link informacyjny lub / i załącznik.

Jeśli czekasz, aż ktoś wyśle Ci wiadomość e-mail z prośbą o wyjaśnienie informacji (lub jeśli ludzie zwykle wysyłają Ci wiadomość e-mail/twoje stanowisko pracy, abyś mógł podać im jakąś informację), możesz dołączyć tę informację do swojej wiadomości e-mail poza biurem, a także dodać linki do przydatnych źródeł na ten temat.

innymi słowy, ten rodzaj wiadomości e-mail będzie zawierał link do materiałów, które mogą być wykorzystane przez nadawcę wiadomości e-mail.

w ten sposób na pewno udzielisz odpowiedzi na pytania nadawcy, nie odpowiadając osobiście.

zobaczmy to w przykładzie.

drogi (Nadawco),

dziękuję za wiadomość e-mail, ale proszę przyjąć moje przeprosiny za niedostępność. Będę poza biurem na (okres czasu).
Jeśli moje przypuszczenie jest poprawne, to wysyłasz mi maila z informacją na (temat). Załączony dzielę się przydatnymi plikami i oto kilka linków, które zdecydowanie powinieneś sprawdzić.
mam nadzieję, że udało mi się pomóc. Skontaktuję się wkrótce po moim powrocie.

Best,
XXX

w ten sposób możesz nadal dostarczać przydatne materiały tym, którzy mogą potrzebować twojej pomocy podczas picia koktajli na plaży.

kreatywny

wkrótce zrobisz sobie przerwę w pracy, więc równie dobrze możesz skorzystać z tej okazji, aby napisać zabawny lub kreatywny e-mail. Dowcip lub zabawna historia na pewno zostaną docenione.

ten rodzaj poczty e-mail poza biurem da Ci szansę na wykorzystanie swojej kreatywności w pełni, a Ty miło zaskoczysz nadawcę, gdy otrzyma e-mail taki jak ten:

Hej tam,

zostałem uprowadzony przez kosmitów i jest to jedyna Wiadomość, jaką udało mi się stworzyć.
powiedzieli, że podrzucą mnie do pracy (Data twojego powrotu).
w międzyczasie, jeśli chcesz połączyć się z kimś jeszcze w moim cennym miejscu pracy, oto kilka kontaktów (dane kontaktowe).

do zobaczenia wkrótce… miejmy nadzieję,
XXX

niech twoja wyobraźnia szaleje i pisz co chcesz (oczywiście nadal odpowiednie w profesjonalnych Ustawieniach).

Możesz użyć odniesień z filmów, programów telewizyjnych lub książek, możesz również opowiedzieć zabawną lub interesującą historię.

jestem pewien, że jeśli spróbujesz, na pewno skompilujesz out-of-office e-mail bardziej kreatywny niż powyższy.

Dodaj Śliczne obrazki do swojego maila

kto nie lubi ślicznych szczeniąt? Oprócz niezbędnych informacji, możesz dodać obraz, aby pokazać, że dbasz o nadawcę lub planetę. Urocze szczenięta, kocięta lub inne małe zwierzęta, które dadzą uśmiech każdemu, mogą zostać dodane do twojego e-maila z automatyczną odpowiedzią poza biurem.

możesz po prostu znaleźć darmowe zdjęcie w Internecie do wykorzystania do tego rodzaju wiadomości e-mail, ale kultura firmy będzie dyktować odpowiedni rodzaj zdjęcia, które powinieneś wybrać do tego celu.

Hej tam,

proszę przyjąć moje przeprosiny za nie odpowiadanie na maila natychmiast. Załączyłem obraz ślicznego szczeniaka, który znalazłem w Internecie, więc nie złość się na meJ.
podaję również kontakty mojego partnera, z którym możesz się skontaktować, jeśli masz pilne sprawy do omówienia.
niedługo wrócę.

XXX

Ten przykład jest naprawdę uroczy i uroczy. Jednak nie każdy będzie chciał go wykorzystać w swojej oficjalnej komunikacji. Niektórzy mogą nawet uznać, że ustawienie takiej automatycznej odpowiedzi na e-mail jest nieprofesjonalne lub niewłaściwe, więc w razie wątpliwości – skontaktuj się ze swoim przełożonym.

Uwolnij w sobie poetę

jak już omówiliśmy przykłady e-maili poza biurem z zabawną i uroczą treścią, nadszedł czas, aby zbadać przykład z wierszem. Tak, dobrze przeczytałeś-wiersz.

tutaj ponownie możesz wykorzystać swoją kreatywność i talent pisarski.

drogi Nadawco,

róże są czerwone,
fiołki są niebieskie,
nie mam biura,

do kogo należy napisać?
oto kontakty mojej zaufanej osoby: (Dane kontaktowe)

szczerze,
XXX

nie takie trudne, prawda? W bardzo krótkim e-mailu tutaj pokazałeś swoją niesamowitość i jednocześnie podałeś potrzebne informacje nadawcy. Powinieneś starać się być tutaj krótki i pouczający. Tutaj również wierzę, że możesz napisać lepszy wiersz niż ja, więc pracuj swoją magią pisania.

wymieszaj to wszystko

w tym artykule udało mi się wymyślić kilka pomysłów na pisanie zarówno kreatywnych, jak i formalnych e-maili z automatyczną odpowiedzią poza biurem-możesz korzystać z dowolnego z nich. Ponadto możesz użyć kombinacji powyższych e-maili; po prostu stwórz idealny dla siebie.

możesz polubić kombinację generatora ołowiu i dodać do niego zabawną historię. Możesz również dodać zdjęcia ślicznych szczeniąt lub kociąt, a następnie napisać wiersz i ustawić go jako automatyczną odpowiedź na e-mail.

w zależności od wytycznych dotyczących korespondencji firmowej możesz swobodnie korzystać z wyobraźni i wyrażać własną osobowość w automatycznych odpowiedziach na e-maile, które otrzymają twoi współpracownicy, gdy jesteś daleko od pracy. Każdy ma pewne unikalne cechy i nie ma czegoś takiego jak „Jeden rozmiar dla wszystkich”, jeśli chodzi o pisanie wiadomości e-mail z automatyczną odpowiedzią poza biurem.

wnioski

w naszym cyfrowym świecie nawet Jedno nieodebrane połączenie lub wiadomość może mieć drastyczne konsekwencje dla Ciebie, Twojej kariery i Twojego pracodawcy. Informowanie o problemach, nieobecnościach i innych ważnych kwestiach jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu w miejscu pracy. Szybka reakcja to jakość, którą zawsze docenią osoby współpracujące z tobą.