rozmowa nigdy nie jest łatwa, gdy musisz skonfrontować się z pracownikiem o czymś, co nie robi prawidłowo w pracy, ale wykonanie tych kroków może pomóc ci poprowadzić Cię we właściwym kierunku. Oto 25 najlepszych przykładów konstruktywnych informacji zwrotnych dla menedżerów.

1. Focus on Alternatives
jako menedżer jesteś odpowiedzialny przede wszystkim za zapewnienie pracownikom drogi do sukcesu. Dotyczy to również wszelkich błędów, które mogą popełnić. Ale kiedy przekazujesz konstruktywną informację zwrotną, często lepszym pomysłem jest skupienie się na alternatywnych rozwiązaniach, zamiast podkreślać dany błąd. Mając rozwiązanie w rękawie przed rozpoczęciem konstruktywnego spotkania zwrotnego, wyglądasz na całkiem zdolnego do swoich podwładnych.

2. Bądź szczery o błędach
chociaż nie możesz być zbyt negatywny dla swoich pracowników, chyba że chcesz, aby ich uczucia były nadmiernie zranione, nie powinieneś tego robić. Ważne jest, aby konstruktywna informacja zwrotna była znana z tego, co mówi: pracownik może robić coś lepszego. Bądź z góry o tym, na co się zwalniają i co muszą poprawić, nie przesadzając i sprawiając, że wydaje się to problemem osobistym. Często pracownicy nie chcą wykonywać podrzędnej pracy, ale coś im przeszkodziło i uniemożliwiło dawanie z siebie wszystkiego.

3. Unikaj zbyt dużej negatywności
Jak wspomniano powyżej, rozsądnym pomysłem jest unikanie przekształcania konstruktywnych sesji zwrotnych w zbyt negatywne chwile w Dzień pracownika. Wystarczy jedna zła rozmowa, aby zrujnować dzień dla niektórych ludzi, a to może zmienić się w cały dzień pracy produktywności w draniu. Dobrym pomysłem jest wymyślenie wcześniej tego, co powiesz pracownikowi, zanim faktycznie przeprowadzisz konstruktywną rozmowę zwrotną. Pomoże Ci to uniknąć mówienia wszystkiego, co jest zbyt dramatyczne lub agresywne, zwłaszcza jeśli weźmiesz pod uwagę indywidualne style komunikacji.

4. Zindywidualizuj Swoją Opinię
podobnie, traktowanie każdej konstruktywnej rozmowy zwrotnej jako indywidualnej dyskusji między tobą a pracownikiem jest zdecydowanie lepszym rozwiązaniem. Czytanie konstruktywnej rozmowy zwrotnej z kartki papieru lub z pamięci rote to świetny sposób na obniżenie zainteresowania pracowników i pomóc im dostroić wszystko, co mówisz. Weź pod uwagę ich indywidualne umiejętności i doświadczenie, przekazując swoją opinię i rozmawiając z nimi w sposób, który najlepiej sprawdza się w przekazywaniu informacji. Twoi pracownicy to jednostki, nie roboty.

5. Podaj jasne wytyczne
kiedy masz konstruktywną rozmowę zwrotną, ważne jest, aby uwzględnić jasne wytyczne dotyczące działań pracowników i ich przyszłych wyników. Korzystanie z rzeczywistych wskaźników, takich jak cele tygodniowej lub miesięcznej poprawy jest często świetnym pomysłem. Daje to pracownikom jasne oczekiwania i zapewnia oś czasu. Wiedzą, że muszą poprawić lub naprawić jakiś aspekt swojego zachowania przed tym punktem lub będziesz miał kolejną konstruktywną rozmowę zwrotną.

6. Wychować pozytywne rzeczy
menedżerowie, którzy mają do czynienia ze szczególnie wrażliwymi pracownikami, prawdopodobnie będą chcieli wykorzystać tę taktykę dość obficie. Jest to sprawdzona strategia kanapki krytyki między dwoma komplementami, ponieważ zmniejsza to wpływ negatywnych opinii i niech pracownik wie, że nie uznają ich pozytywny wkład. Ponownie, nie możesz przesadzić z tym, chyba że chcesz ryzykować, że twój pracownik odbierze złą wiadomość z rozmowy jako całości. Ale nie ma nic złego w wskazywaniu zwycięstw, gdy omawiasz miejsca, w których można wprowadzić ulepszenia.

7. Rozmawiaj w prywatnym miejscu
menedżerowie powinni zawsze dostarczać konstruktywnych informacji zwrotnych w miejscach z dala od wścibskich oczu społeczeństwa i innych pracowników. Wiele osób czuje się zakłopotanych, nawet jeśli konstruktywna informacja zwrotna nie jest tak drastyczna lub straszna. Zapewnienie pracownikom komfortu poprzez dyskusję w pokoju socjalnym, gdy nikogo tam nie ma lub w Twoim biurze, pomoże im otrzymać Twoją opinię łaskawie i zapobiegnie uczuciu urazy.

8. Wsłuchuj się w ich odpowiedzi
zbyt często, szefowie i menedżerowie wydają konstruktywne opinie i oczekują, że rozmowa po prostu się skończy. Ale często pracownicy mogą mieć dobrze przemyślane i dojrzałe odpowiedzi. Dobrze wam zrobi wysłuchanie tych odpowiedzi, nawet jeśli są to tylko wymówki. Wiąże cię to bardziej całkowicie i mówi pracownikowi, że jesteś gotów wysłuchać wszelkich możliwych powodów, dla których może mieć słabą wydajność. Możesz nawet odkryć, że mieli doskonały powód, aby się spóźnić, na przykład.

9. Zaproponuj sposoby, w których możesz poprawić
wiele razy, to nie tylko wysiłki jednego pracownika lub niepowodzenia powodują problem; często jest to wysiłek Grupowy, w którym wiele osób popełnia błędy. Dobrą taktyką dla menedżerów jest wskazanie, że ich własne prawa są miejscami, w których mogliby się poprawić. Nie tylko pokazuje to pokorę na poziomie osobistym, ale mówi pracownikowi, że oboje będziecie pracować razem, aby stać się lepszymi, sprawiając, że czują się mniej samotni i wzmacniając ducha zespołu.

10. Zezwalaj na pisemną wymianę
niektórzy pracownicy po prostu lepiej radzą sobie z pisemną konstruktywną informacją zwrotną niż werbalną. Może to mniej onieśmielające, albo okazuje się, że się denerwują, kiedy muszą się osobiście wytłumaczyć. Jeśli masz w swoim zespole kilka takich osób, możesz rozważyć przekazanie konstruktywnej informacji zwrotnej w formie pisemnej. Możesz również dołączyć arkusz odpowiedzi z informacją zwrotną, jeśli chcesz postępować zgodnie z powyższymi poradami.

11. Bądź cierpliwy
oferując konstruktywne informacje zwrotne, wielu menedżerów oczekuje, że jedna rozmowa to wszystko, co będzie konieczne do rozwiązania problemu. Ale niektórzy pracownicy, nawet jeśli są świetni i mają inne aspekty, mogą podjąć kilka rozmów, zanim dokonają znaczących zmian. Ważne jest, aby umiarkować swoją niecierpliwość i dać ludziom kilka szans na poprawę w zależności od ciężkości problemu.

12. Bądź konsekwentny
Jeśli chcesz kogoś ukarać lub zaoferować konstruktywną informację zwrotną, musisz pozostać konsekwentny w swoich interakcjach między pracownikami. Jeśli ludzie mówią, że tylko niektórzy pracownicy otrzymują konstruktywne informacje zwrotne za działania, podczas gdy inni są zwolnieni z haka, ci, którym oferujesz konstruktywne informacje zwrotne, prawdopodobnie nie posłuchają.

13. Zapewnienie zasobów
menedżerowie często popełniają błędy podczas konstruktywnych rozmów zwrotnych, gdy nie oferują zasobów ani materiałów szkoleniowych, aby pomóc pracownikowi rozwiązać swój problem. W rzeczywistości wiele problemów pracowników wynika z niewłaściwego szkolenia lub z ich nieznajomości właściwej procedury dla rzeczy. Dając im materiały, których potrzebują, aby natychmiast poprawić, pokazuje, że jesteś gotów współpracować z nimi na drodze do poprawy ich wydajności.

14. Nie chowaj urazy
Po zakończeniu konstruktywnej rozmowy zwrotnej, to wszystko. Nie wspominaj o tym ponownie, chyba że twój pracownik zrobi to dobrowolnie i nie traktuj ich inaczej podczas innych wydarzeń w pracy lub w najbliższej przyszłości. Dopóki pracownik nie udowodni inaczej, powinieneś traktować go jak dojrzałego dorosłego, który wie, jak zmienić swoje zachowanie i odpowiednio się zachowywać.

15. Być nakazowym, a nie Biernikowym
dostosowywanie konstruktywnych informacji zwrotnych może być trudne, ale bycie nakazowym zamiast biernikowym jest zawsze drogą do zrobienia. Nakazowy oznacza, że wyjaśniasz, co pracownik zrobił źle i masz gotowe rozwiązanie, które może podjąć. Biernik oznacza, że wskazujesz ich niepowodzenie tak, jakby chcieli wyrządzić ci osobistą krzywdę. Powoduje to urazę i jest odwrotnym efektem, którego chcesz od jednej z tych rozmów.

16. Nie bierz rzeczy do siebie
ilekroć kierownik prowadzi zespół lub małą firmę, kuszące jest osobiste branie wszelkich wykroczeń, zwłaszcza jeśli mocno identyfikujesz się ze swoją firmą. Pamiętaj jednak ,że Twoi pracownicy nie popełniają celowo błędów (przez większość czasu), więc nie pozwól, aby jakaś prawdziwa frustracja wpłynęła na twoje konstruktywne opinie. Pracownicy odbierają te rzeczy i w rezultacie mogą źle zareagować.

17. Bądź precyzyjny w swoich opiniach
nikt nie jest zbyt ogólny w swoich opiniach, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych. Kiedy oferujesz konstruktywną informację zwrotną, musisz być konkretny na temat rzeczy, które twój pracownik może poprawić i możliwych rozwiązań. Nie bądź tak abstrakcyjny i po prostu powiedz im, że muszą poprawić połączenie z klientem lub być lepsi w sprzedaży. Będzie to wymagało wcześniejszego studiowania, ale jest to potrzebne, jeśli rozmowa zwrotna ma być sukcesem.

18. Spraw, aby terminy były prawdziwe
niektórzy pracownicy mieli zbyt wiele konstruktywnych rozmów zwrotnych, aby je policzyć. W rezultacie mogą nie traktować tych rozmów z całą powagą, jaką chcą. To niewygodne, gdy ci się to przytrafia, ale musisz trzymać się terminów i podjąć działania upominające, jeśli twój pracownik nie poprawi się na czas. Służy to jako przykład dla reszty twoich pracowników i może mieć pożądany konstruktywny efekt, który miała zainspirować rozmowa.

19. Bądź otwarty na sugestie
chociaż Twoim zadaniem jako menedżera jest posiadanie kilku rozwiązań przed rozpoczęciem rozmowy, Twój pracownik może również mieć kilka własnych rozwiązań. Na przykład, jeśli nie współpracują dobrze z jednym ze swoich współpracowników, mogą zasugerować przeniesienie do innego działu. Nie pozwól, aby Twoje wcześniej ustalone rozwiązania, takie jak ty, były inne alternatywy, które mogą działać lepiej niż to, co wymyśliłeś.

20. Nigdy się nie złość
szef lub menedżer powinien być ponad wieloma drobnymi emocjami biura lub firmy. Nawet jeśli pracownik daje Ci buntowniczą postawę lub odpowie, musisz zachować kontrolę nad swoimi emocjami i nigdy się nie złościć. Nie tylko chroni to przed działaniami prawnymi, ale także pokazuje, że jesteś szanowaną i dojrzałą osobą dla innych pracowników.

21. Nie plotkuj
jeśli dajesz konstruktywną informację zwrotną jednemu ze swoich pracowników, nie rozpowszechniaj jej. Tak jak powinieneś uzyskać tę informację zwrotną w prywatnym miejscu, nie powinieneś również mówić nikomu o swojej osobistej firmie między tobą a tym pracownikiem, chyba że najpierw o tym wspomną. Nawet wtedy najlepiej jest w ogóle nie mówić o opinii; w końcu nie dotyczy to nikogo poza Tobą i oryginalnym pracownikiem.

22. Pochwal się odpowiednio
konstruktywne opinie są dobre i dobre, ale powinieneś także chwalić swoich pracowników, jeśli wprowadzają znaczące zmiany i biorą pod uwagę twoje sugestie. Pracownicy częściej radzą sobie lepiej niż wcześniej i nadal poprawiają swoje wysiłki, jeśli wiedzą, że zauważasz ich działania w wyniku twojej opinii. To nie musi być nic rażącego; wystarczy tylko notatka z jej następnej recenzji występu, aby zrobić sztuczkę.

23. Poproś o ich stronę historii
Jeśli kiedykolwiek pojawi się problem interpersonalny, który musisz przekazać, pomaga to uzyskać obie strony historii, nie tylko oskarżyciela. jako szef lub menedżer powinieneś być stosunkowo bezstronny w wszelkich sporach. Upewnij się, że nie czujesz, że ktoś jest traktowany niesprawiedliwie, pytając o wersję historii wszystkich przed przekazaniem swojej opinii. Pomaga to również uniknąć uprzedzeń w potencjalnych sytuacjach, w których możesz być ślepy na jedną stronę rozmowy lub nieumyślnie faworyzować kogoś, kto może rzeczywiście być winny.

24. Jeśli pracownik popełni błąd lub zrobi coś wymagającego silnej opinii, zajmij się tym najpóźniej następnego dnia. Nie chcesz pozwolić, aby zbyt wiele czasu upłynęło między incydentem a Twoimi opiniami. Problem pozostaje świeży tylko na tak długo, a pracownik może czuć, że jesteś arbitralnie wredny lub niesprawiedliwy, zgłaszasz jakiekolwiek naruszenie, które wykonali wiele miesięcy wcześniej. Jest to również trudne do zarejestrowania dla celów HR i na wypadek, gdybyś musiał przejść do ostrzejszych nagan i potencjalnego rozwiązania umowy.

25. Bądź szczery ze swoją troską
ważne jest, aby Twoi pracownicy wiedzieli, że jesteś szczery ze swoją troską o ich wyniki i ich wpływ na firmę, a nie tylko harping na nich, ponieważ zrobili coś złego. Jest to łatwiejsze, jeśli Twoi pracownicy już czują, że dbasz o ich dobre samopoczucie i wydajność, więc ten aspekt konstruktywnej informacji zwrotnej zaczyna się od codziennych działań w miejscu pracy. Ale nawet w trakcie rozmowy możesz mówić różne rzeczy lub podejmować kroki, aby wyjaśnić, że przekazujesz informacje zwrotne dla ogólnego dobra wszystkich, a nie tylko dlatego, że lubisz karać łamaczy zasad.

wnioski

słowo kluczowe tutaj jest konstruktywne. Złość i oskarżanie pracownika o zrobienie czegoś złego doprowadzi tylko do poczucia urazy, a z kolei do niezakłóconego problemu. Przestrzeganie tych wytycznych i pokazanie pracownikom, że dbasz o ich rozwój w firmie, doprowadzi do rozwiązania, które działa zarówno dla Ciebie, jak i dla poprawy firmy.