Czy czujesz potrzebę bycia bardziej zorganizowanym i/lub bardziej produktywnym? Czy spędzasz dzień w szaleństwie aktywności, a następnie zastanawiasz się, dlaczego nie osiągnąłeś zbyt wiele? Te wskazówki dotyczące zarządzania czasem są dla Ciebie-pomogą Ci zwiększyć produktywność i zachować spokój.

1. Zdaj sobie sprawę, że zarządzanie czasem to mit

To jest pierwsza rzecz, którą musisz zrozumieć o zarządzaniu czasem, że bez względu na to, jak jesteśmy zorganizowani, zawsze są tylko 24 godziny na dobę. Czas się nie zmienia. Wszystko, co możemy właściwie zarządzać, to my sami i to, co robimy z czasem, który mamy. Doceniam to. Internalizuj to. I przejdź jak najszybciej do następnej końcówki.

2. Dowiedz się, gdzie marnujesz czas

wielu z nas jest ofiarami marnowania czasu, które kradną czas, który moglibyśmy wykorzystać znacznie bardziej produktywnie. Kim są twoi bandyci czasu? Czy spędzasz zbyt dużo czasu na surfowaniu w Internecie, czytaniu e-maili, publikowaniu na Facebooku, pisaniu SMS-ów lub wykonywaniu osobistych połączeń?

w ankiecie przeprowadzonej przez salary.com, 89 proc. respondentów przyznało, że codziennie marnuje czas w pracy:

• 31 procent odpadów około 30 minut dziennie
• 31 procent odpadów około jednej godziny dziennie
• 16 procent odpadów około dwóch godzin dziennie
• 6 procent odpadów około trzech godzin dziennie
• 2 procent odpadów około czterech godzin dziennie
• 2 procent odpadów pięć lub więcej godzin dziennie

czy marnujesz czas? Śledzenie codziennych czynności pomaga stworzyć dokładny obraz czasu spędzanego na różnych czynnościach, co jest pierwszym krokiem do efektywnego zarządzania czasem.

3. Twórz cele zarządzania czasem

pamiętaj, że zarządzanie czasem skupia się na zmianie zachowań, a nie NA zmianie czasu. Dobrym miejscem na początek jest wyeliminowanie osobistych marnujących czas. Na przykład przez tydzień ustal cel, aby podczas pracy nie odbierać osobistych połączeń telefonicznych ani nie odpowiadać na wiadomości tekstowe niezwiązane z pracą.

4. Wdrożenie Planu Zarządzania Czasem

pomyśl o tym jako o przedłużeniu trzeciej wskazówki zarządzania czasem. Celem jest zmiana zachowań w czasie, aby osiągnąć dowolny ogólny cel, który sobie wyznaczyłeś, taki jak zwiększenie produktywności lub zmniejszenie stresu. Musisz więc nie tylko określić swoje konkretne cele, ale także śledzić je w czasie, aby sprawdzić, czy je osiągasz.

5. Korzystaj z narzędzi do zarządzania czasem

niezależnie od tego, czy jest to planer, program lub aplikacja na telefon, pierwszym krokiem do fizycznego zarządzania czasem jest wiedzieć, dokąd zmierza teraz i zaplanować, jak zamierzasz spędzić czas w przyszłości. Program taki jak Outlook, na przykład, pozwala łatwo zaplanować wydarzenia i może być ustawiony tak, aby przypominał o wydarzeniach z wyprzedzeniem, co ułatwia zarządzanie czasem.

6. Ustalanie priorytetów bezlitośnie

powinieneś zacząć każdy dzień od sesji, która określi priorytet zadań na ten dzień i ustawi benchmark wydajności. Jeśli masz 20 zadań na dany dzień, ile z nich naprawdę musisz wykonać?

7. Naucz się delegować i/lub Outsourcować

delegowanie to jedna z najtrudniejszych rzeczy do nauczenia się dla wielu właścicieli firm, ale bez względu na to, jak mała jest Twoja firma, nie musisz być jednoosobowym show-musisz pozwolić innym ludziom przenosić część obciążenia. Delegacja dzieli się zadaniami, które lepiej zostawić komuś innemu, abyś mógł w pełni wykorzystać czas, który masz.

8. Ustal procedury i trzymaj się ich jak najwięcej

podczas gdy pojawią się kryzysy, będziesz znacznie bardziej produktywny, jeśli będziesz mógł przestrzegać procedur przez większość czasu. Dla większości ludzi tworzenie i przestrzeganie rutyny pozwala im od razu zająć się zadaniami dnia, zamiast marnować czas na rozpoczęcie pracy.

9. Przyzwyczajaj się do ustawiania limitów czasowych dla zadań

na przykład czytanie i odpowiadanie na e-maile może pochłonąć cały dzień, jeśli na to pozwolisz. Zamiast tego ustaw limit jednej godziny dziennie dla tego zadania i trzymaj się go. (Najprostszym sposobem na to jest przypisanie solidnego bloku czasu do tego zadania, a nie odpowiadanie na e-maile na żądanie.)

10. Upewnij się, że Twoje systemy są zorganizowane

tracisz dużo czasu na szukanie plików na swoim komputerze? Poświęć trochę czasu na zorganizowanie systemu zarządzania plikami. Czy Twój system archiwizacji spowalnia Cię? Zrób to ponownie, aby było zorganizowane tak, że możesz szybko położyć ręce na tym, czego potrzebujesz.

11. Nie trać czasu na czekanie

od spotkań z klientami po wizyty u dentysty, nie da się uniknąć czekania na kogoś lub coś. Ale nie musisz tak siedzieć i kręcić kciukami. Technologia ułatwia pracę w dowolnym miejscu; Twój tablet lub smartfon pomoże Ci pozostać w kontakcie. Możesz czytać raport, sprawdzać arkusz kalkulacyjny lub planować kolejną kampanię marketingową.

dodatkowa wskazówka: twój czas należy do ciebie

i oto najważniejsza wskazówka dotycząca zarządzania czasem. Możesz mieć kontrolę i osiągnąć to, co chcesz osiągnąć-po opanowaniu mitu zarządzania czasem i przejęciu kontroli nad swoim czasem.