Inleiding

Het doel van het project Scope Statement is om een basiskennis van de scope van een project te bieden om de scope en deliverables van het project, het werk dat nodig is om de deliverables te voltooien, en zorgen voor een gemeenschappelijk begrip van de scope van het project onder alle belanghebbenden. Het sjabloon voor projectomvang definieert het volgende::

• Doel en de Rechtvaardiging van het Project
• Bereik Omschrijving
• Hoge Niveau van Eisen van het Project
• Project Grenzen
• Project Strategie
• Project Deliverables
• acceptatiecriteria
• Project Beperkingen
• Project Veronderstellingen
• geschatte Kosten
• Kosten-baten Analyse

Dit Project Scope Statement dient als een basis document voor het definiëren van de scope van de Acme Consulting Portfolio Management Database (PMD) Project, project deliverables, werk die nodig is voor het bereiken van de deliverables, en ervoor te zorgen een gemeenschappelijk inzicht in de reikwijdte van het project onder alle belanghebbenden. Al het projectwerk moet plaatsvinden binnen het kader van de project scope statement en direct ondersteuning van de project deliverables. Alle wijzigingen in de scope statement moeten worden gecontroleerd door middel van het goedgekeurde Project Change Management proces voorafgaand aan de implementatie. Deze voltooiingsdatum voor dit project is 31 december 20xx.

projectdoel en rechtvaardiging

Het is belangrijk dat project belanghebbenden het doel en de rechtvaardiging van een project begrijpen. Projecten zijn ontworpen om verschillende zakelijke doelen en doelstellingen te ondersteunen en deze moeten worden gecommuniceerd om inzicht te krijgen in hoe het project de business zal verbeteren. Deze template helpt stakeholders ook inzicht te krijgen in de investeringen die worden gedaan en hoe dit zich vertaalt in betere bedrijfsprestaties.

het PMD-Project is goedgekeurd voor het plannen, ontwerpen, bouwen en implementeren van een nieuwe tracking tool voor Acme Consulting professionals om alle huidige en toekomstige programma ‘ s in zijn portfolio te beheren. Het doel van dit project is om Acme ’s programma’ s te centraliseren op één gemeenschappelijk beheerplatform om het beheer, de toewijzing van middelen en de prioritering van de verschillende programma ‘ s te verbeteren. Als een klein bedrijf, Acme Consulting is historisch gezien uitgedaagd met beperkte middelen voor het beheer van de verschillende client-programma ‘ s. Als gevolg daarvan hebben sommige programma ‘ s vertragingen ondervonden, hun budgetten overschreden, of hebben niet goed voldaan aan hun deliverables. Door het PMD-Project uit te voeren, kan Acme Consulting haar beperkte middelen beter benutten door programmaprioriteiten vast te stellen, middelen efficiënter toe te wijzen en proactief managementtoezicht te bieden om risico ’s te identificeren en te beperken voordat ze een negatieve impact hebben op Programma’ s. De succesvolle uitvoering van dit project zal naar verwachting de kostenoverschrijdingen en vertragingen van Acme Consulting met 30% verminderen.

omschrijving van het toepassingsgebied

De Beschrijving van het toepassingsgebied moet alle bekende kenmerken van het product of de Dienst van het project omvatten. Het is belangrijk op te merken dat naarmate het project verder vordert in zijn levenscyclus, deze beschrijving van het toepassingsgebied nader zal worden gedefinieerd. Alle details zijn mogelijk niet bekend bij het begin van het project en dit kan geleidelijk worden uitgewerkt naarmate het project vordert. Deze sectie van het project scope statement template is belangrijk omdat het dient als primaire referentie voor projectplanning en uitvoering later in de levenscyclus. Deze sectie moet beschrijvingen bevatten van wat er in het product of de dienst is opgenomen, evenals het gewenste resultaat van het project.

de scope van het PMD Project is het plannen, ontwerpen, bouwen en implementeren van een Access Database tool waarop alle Acme Consulting programma ‘ s zullen worden beheerd. Verschillende toegang en machtigingen zullen worden verleend aan het juiste personeel om programma ‘ s bij te werken, te beheren en te bekijken. Elk programma zal een virtueel dashboard met belangrijke statistieken op te nemen om een consistente methodologie waarop programma Gezondheid en status te meten. Programmadashboards bevatten schema ‘s, budgetgegevens, toegewezen middelen, risico’ s en mijlpalen voor elk programma. De reikwijdte van dit project omvat alle vereisten verzamelen, planning, ontwerp, ontwikkeling en implementatie van de PMD tool.

high Level Requirements

Deze sectie moet de mogelijkheden beschrijven waaraan moet worden voldaan door het project met succes te voltooien. Afhankelijk van de omvang van het project kunnen er zeer veel of zeer weinig eisen zijn. Bij het opstellen van de scope statement is het echter belangrijk om ten minste de hoge eisen vast te leggen, aangezien veel gedetailleerde eisen mogelijk nog niet bekend zijn.

de PMD tool is goedgekeurd om te voldoen aan een zakelijke behoefte aan Acme Consulting. Om aan deze zakelijke behoefte te voldoen zijn er verschillende eisen waaraan moet worden voldaan als onderdeel van de succesvolle uitvoering van dit project. De volgende eisen op hoog niveau zijn vastgesteld voor het PMD-Project:

• databaseplatform met toegang verleend aan alle werknemers
• toegankelijk vanaf kantoor of op afstand
• Programmasjabloon tool om ervoor te zorgen dat alle programmadashboards consistent zijn
• mogelijkheid om het gereedschap intern te onderhouden zonder contractondersteuning

grenzen

Projectgrenzen zijn een belangrijk onderdeel van de scope statement omdat ze aangeven wat in het project moet worden opgenomen en wat niet moet worden opgenomen. Zonder specifieke grenzen als onderdeel van de project scope statement, is het mogelijk om scope creep te introduceren als stakeholders kunnen aannemen dat bepaalde items worden opgenomen in het project die niet duidelijk zijn vermeld.

het PMD-Project omvat alle werkzaamheden die verband houden met het plannen, ontwerpen, bouwen en implementeren van de PMD-Tool voor Acme-consulting. Dit omvat vereisten verzamelen, het verzamelen van input van alle afdelingen, conceptueel en technisch ontwerp en codering werk, server configuratie, testen, het oplossen van problemen, en de implementatie van de PMD-Tool in de hele organisatie. Dit omvat ook trainingshandleidingen en materialen die verband houden met de bediening van het gereedschap. Niet inbegrepen in de reikwijdte van dit project zijn: doorlopend onderhoud van het systeem, implementatie van commerciële databaseproducten, doorlopende helpdesk en/of service support, of hardware/software upgrades.

strategie

Deze sectie van het project scope statement moet de strategie beschrijven die het projectteam zal gebruiken bij de uitvoering van het project. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van het project kan de strategie aanzienlijk verschillen. Naarmate het aantal stakeholders, deliverables en complexiteit toeneemt, kan de strategie moeilijker te plannen worden. Strategie wordt soms aangeduid als de aanpak die het team zal nemen om het project te voltooien.

voor de PMD-Projectstrategie zal het projectteam gebruik maken van de expertise van verschillende databaseontwikkelaars van de Acme Consulting Information Technology (IT) group. Deze experts zullen in matrixed ondersteuning als onderdeel van het projectteam. Zij zullen de projectmanager en andere teamleden helpen bij conceptueel en technisch ontwerp, codering, serverconfiguratie, testen en probleemoplossing en implementatie. De projectmanager zorgt ervoor dat de IT-deskundigen alle input van belanghebbenden en verzamelde eisen opnemen.

Deliverables

Project deliverables zijn de producten of outputs die het project beoogt te produceren. Deliverables kunnen ook verschillende rapporten of documentatie bevatten. In dit deel moeten de resultaten van het project worden beschreven, die in algemene termen en niet in hoge mate gedetailleerd kunnen zijn. Tijdens de levenscyclus van het project kunnen meer details worden toegevoegd naarmate het wordt bepaald.

Er zijn verschillende deliverables die zullen worden geproduceerd als gevolg van de succesvolle voltooiing van het PMD-Project. Als niet aan alle volgende deliverables wordt voldaan, wordt het project niet als succesvol beschouwd. De projectmanager is verantwoordelijk voor de voltooiing van deze deliverables.

1. Deliverable 1-Een getest en operationeel Programmabeheerdatabase-instrument dat geen fouten bevat en voldoet aan de specificaties die zijn beschreven in de beschrijving van het Projectbereik.
2. Deliverable 2-Een getest en Operationeel Programma template tool (als onderdeel van de PMD) die gebruikers in staat stelt om programmagegevens en metrics in te voeren op een consistente manier.
3. Deliverable 3-een complete en grondige gebruikershandleiding die stap voor stap instructies geeft over het gebruik van de PMD tool voor gebruikers van alle permissieniveaus.
4. Deliverable 4 – een complete en grondige Gids Voor het oplossen van problemen die gebruikers van alle permissieniveaus corrigerende stappen biedt voor alle verwachte problemen.

acceptatiecriteria

acceptatiecriteria zijn de criteria waaraan moet worden voldaan om het project als volledig te kunnen beschouwen en door het management te kunnen worden aanvaard. Deze sectie van het project scope statement template is belangrijk omdat het de verwachtingen stelt van wat wel en niet de aanvaarding van het project inhoudt. Zonder duidelijke definitie van wat zal worden aanvaard, kan er onzekerheid zijn tussen het projectteam en de belanghebbenden. De acceptatiecriteria kunnen zowel kwalitatief als kwantitatief zijn.

acceptatiecriteria zijn vastgesteld voor het PMD-Project om een grondige doorlichting en een succesvolle voltooiing van het project te garanderen. De acceptatiecriteria zijn zowel kwalitatief als kwantitatief van aard. Aan alle acceptatiecriteria moet worden voldaan om succes voor dit project te bereiken:

1. voldoen aan alle te leveren producten binnen geplande tijd en budgettoleranties.
2. verlaag vertragingen in het schema met ten minste 30%.
3. verminder begrotingsoverschrijdingen met ten minste 30%.
4. Verbeter de brontoewijzing van Acme Consulting.
5. bereiken van een algemene prestatieverbetering in programma metrics.

beperkingen

Projectbeperkingen zijn beperkingen waarmee het project wordt geconfronteerd als gevolg van financiering, planning/tijd, technologie of middelen. Beperkingen kunnen ook fysiek zijn (d.w.z. onvoldoende ruimte of faciliteiten). Beperkingen moeten zorgvuldig worden gepland en aan alle belanghebbenden worden meegedeeld, omdat zij een verhoogde mate van urgentie of flexibiliteit kunnen vereisen om binnen het project te werken en het project met succes te voltooien. In dit deel van het sjabloon voor de projectomvang worden de beperkingen van het project beschreven om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden de beperkingen begrijpen waarbinnen het project moet worden voltooid.

verschillende beperkingen zijn geïdentificeerd voor het PMD-Project. Het is absoluut noodzakelijk dat gedurende de gehele projectcyclus rekening wordt gehouden met deze beperkingen. Alle belanghebbenden moeten rekening houden met deze beperkingen, aangezien zij zorgvuldig moeten worden gepland om nadelige gevolgen voor het tijdschema, de kosten of de reikwijdte van het project te voorkomen. Voor het PMD-Project zijn de volgende beperkingen vastgesteld: IT-deskundigen werken slechts 50% van de factureerbare uren aan dit project.

aannames

projectaannames zijn factoren die van invloed zijn op het project waarvan wij denken dat het waar is, maar waarvan wij niet hebben geverifieerd dat het waar is. Het is belangrijk om onze veronderstellingen te documenteren, omdat er een mate van onzekerheid aan verbonden is die risico ‘ s met zich meebrengt voor een project. Dit deel van de template beschrijft de aannames voor het project, zodat alle belanghebbenden op de hoogte zijn en zodat ze in de toekomst kunnen worden geanalyseerd om risico ‘ s te beperken.

Voor het PMD-Project zijn verschillende aannames vastgesteld. Alle stakeholders moeten zich bewust zijn van deze veronderstellingen als ze een bepaald niveau van risico aan het project te introduceren totdat ze worden bevestigd om waar te zijn. Tijdens de projectplanningscyclus moet alles in het werk worden gesteld om de risico ‘ s in verband met de volgende aannames te identificeren en te beperken: de IT-groep is in staat om in hun drukkerij kwaliteits-en professionele handleidingen en gidsen op te stellen.IT-deskundigen die slechts 50% van hun factureerbare uren aan dit project werken, zijn voldoende om het project tegen 31 december 20xx af te ronden.

kostenraming

De projectkostenraming is de basis voor de budgettering van het project. Het geeft een raming van de financiering die nodig zal zijn om het project met succes te voltooien. Hoewel alle kosten misschien pas later in de levenscyclus van het project precies bekend zijn, is het uiterst belangrijk om een zo nauwkeurig mogelijke schatting te maken. Dit deel moet een raming van de kosten van het project met alle bekende details, zodat er een gemeenschappelijk begrip tussen alle belanghebbenden.

de geraamde kosten voor dit project zijn opgenomen in onderstaande tabel. Naarmate het project vordert en eventuele extra kosten bekend worden, zal deze kostenraming worden verfijnd en aan alle projectstakeholders worden meegedeeld.

kosten-batenanalyse

de kosten-batenanalyse van het project is een maat voor de kosten en baten van een project om een koers te bepalen het meest voordelig voor een organisatie in termen van kosten. Projecten worden ondernomen om enig voordeel te bieden aan een organisatie ervan uitgaande dat het project met succes is voltooid. Als een project geen voordeel oplevert, wordt het niet goedgekeurd. Er moet echter een kwantitatieve manier zijn om de voordelen van het project te meten. Dit deel van het project scope statement template biedt deze kwantitatieve analyse en zorgt ervoor dat alle belanghebbenden begrijpen waarom het project is goedgekeurd, evenals de voordelen.

voor het PMD-Project is een kosten-batenanalyse uitgevoerd. De succesvolle afronding van dit project zal belangrijke voordelen opleveren voor Acme Consulting. Het is van het grootste belang dat alle belanghebbenden deze voordelen en het belang van de succesvolle voltooiing van dit project begrijpen. De onderstaande tabel toont een netto voordeel van $ 35.000 over een jaar na succesvolle voltooiing van het PMD-Project. Dit is een totaal voordeel van $ 242,000 als er geen project wordt gedaan en planning vertragingen, kostenoverschrijdingen, en slechte toewijzing van middelen blijven.