abonneer u op tijdige updates over moderne werkplektrends van onze experts uit de industrie

waarvoor gebruiken bedrijven petty cash?

bedrijven gebruiken kleine kasmiddelen om kleine bedrijfskosten te dekken die onpraktisch zijn om per cheque te betalen.

bedrijven gebruiken kleine kasmiddelen om kleine bedrijfskosten te dekken die onpraktisch zijn om per cheque te betalen.

voorbeelden van kleine kasuitgaven:

• geschenken voor klanten, zoals bloemen of wenskaarten
• kantoorbenodigdheden, zoals pennen of printerpapier
• Postzegels
• het vergoeden van werknemers voor kleine bedrijfskosten, zoals snacks voor een personeelsvergadering

u mag geen kleine kasmiddelen gebruiken voor bedrijfskosten, zoals salarissen, lonen, goederen of diensten, of om salarisvoorschotten te maken.

wie controleert het kleine kasfonds?

elk petty cash fonds wordt beheerd door een Petty cash bewaarder. In een klein bedrijf, deze persoon is vaak de office manager of een andere vertrouwde werknemer.

De kas bewaarder is verantwoordelijk voor:

• Vaststelling van de geldigheid van kas-aanvragen
• Uitbetalen van petty cash geld
• het Bijhouden van kas-kosten
• Handhaving van de vennootschap kas-beleid

Hoe doen kas verschotten en bevoorradingen werk?

kleine kasbetalingen worden gedaan door middel van kleine kasbonnen/vouchers, die u kunt kopen bij een kantoorwinkel. De ontvangst / voucher weerspiegelt meestal:

• Cash uitbetaling datum
• Uitbetaling bedrag
• Naam van de persoon die de betaling is ontvangen
• de Reden voor de uitbetaling
• Naam van de grootboek rekening de kosten worden in rekening gebracht voor

De kas ontvangsten, samen met de resterende kas saldo gelijk is aan de initiële petty cash fund bedrag — de betekenis van het oorspronkelijke bedrag dat werd geplaatst in de kas-lade of doos.

wanneer het saldo van de kleine kas een bepaald dieptepunt bereikt, kunt u het fonds aanvullen door het bedrag van de ontvangsten te controleren. Dit brengt het kleine kasfonds terug naar het oorspronkelijke niveau.

wat moet u in uw Petty cash beleid zetten

een goed geconstrueerd Petty cash beleid omvat:

• Een beleidsverklaring van het uitleggen van het doel van de kas-fonds en het maximale bedrag van de middelen die zijn toegestaan voor elk van de uitgaven
• Wat kleine kan en mag niet gebruikt worden voor
• De kas bewaarder verantwoordelijkheden
• Andere gerelateerde contacten en hun rollen
• Procedures voor het uitbetalen van, aanvullen en bescherming van de kas-fondsen
• De verschillende kas-vormen en hun instructies, zoals kas ontvangst / voucher en aanvulling formulier

hoe petty cash te volgen

u kunt petty cash volgen door middel van opname en afstemming.

elke keer dat de bewaarder van kleine kas nieuwe kasmiddelen aanvraagt en ontvangt, in ruil voor de ontvangsten, moeten journaalposten in het grootboek worden opgenomen om de transactie te registreren. In het bijzonder, noteer de kleine cash uitgaven — die gelijk moeten zijn aan de ontvangsten — als een debet en de aanvulling bedrag als een credit (naar uw Cash account).

zoals eerder vermeld, moet het resterende saldo van de kleine kas gelijk zijn aan het verschil tussen het beginbedrag van de kleine kas en de uitbetalingen. Als er sprake is van een overmaat of tekort, probeer dan de bron van de discrepantie te vinden — die kan voortvloeien uit een aantal of redenen, zoals wiskundige fouten of het uitbetalen van middelen zonder ontvangstbewijs.

Als u petty cash op de juiste manier beheert, zou u geen probleem moeten hebben met het balanceren van uw transacties. Maar als er een tekort, je nodig hebt om rekening te houden met het verlies door het maken van een extra debit in het grootboek. Omgekeerd, als er een overmaat, opnemen als een extra krediet om rekening te houden met de winst.

Best practices to keep you safe

bewaar uw kleine kas in een beveiligde omgeving, zoals een kluis of een vergrendelde archiefkast.

• uw petty cash bewaarder moet een eerlijk, betrouwbaar en ethisch persoon zijn die het belang begrijpt van het beschermen van het petty cash systeem
• bewaar uw petty cash box altijd in een beveiligde omgeving, zoals een kluis of een afgesloten archiefkast. Op geen enkel moment mag het vakje opengelaten worden zodat klanten of niet-geautoriseerde werknemers
• periodieke aansluitingen uitvoeren om discrepanties op te vangen en een accuraat beheer van kleine kasmiddelen te garanderen
• strikte interne controles ontwikkelen voor het beheer van kleine kasmiddelen
• geef niet één persoon de enige bevoegdheid over je kleine kas. Iemand anders zou het werk van de bewaarder moeten controleren en periodiek het saldo van kleine kasmiddelen moeten controleren
• beperkte toegang tot kleine kasmiddelen tot slechts een beperkt aantal doorgelicht personeel