ongeacht uw branche, het belang van de website van uw organisatie kan niet worden overschat. Het is het publieke gezicht van het bedrijf, is altijd open, en heeft het potentieel om toevallige bezoekers om te zetten in trouwe klanten.

met dit in gedachten, wanneer het tijd is om een nieuwe website te ontwerpen of te bouwen, wie u besluit om de inspanning te leiden is een van de meest kritische beslissingen die u zult nemen. Maar hoe start je het proces? Voor velen is de eerste stap het creëren van een request for proposal (of RFP).

Dit artikel zal u door het schrijven van een website redesign RFP voor dat:

• Leveren belangrijke informatie voor instanties die te laat hen bouwen van betere en meer nauwkeurige voorstellen
• de Prioriteit van uw functie verlanglijstje te passen aan uw doelen
• het Aantrekken van een bureau die u zult werkelijk genieten van het werken met
• u Helpen voorkomen verrassingen
• het Maken van een beter eindresultaat

Ook hebben We een gratis, aanpasbare website RFP sjabloon .DOC download dat schetst alle informatie die u nodig hebt.

als interactief bureau hebben we door de jaren heen veel RFP ‘ s gezien, en ze zijn niet allemaal gelijk gemaakt. Door serieus na te denken en te overwegen in de informatie die u in de website redesign RFP, je zal uiteindelijk bespaart jezelf een aanzienlijke hoeveelheid tijd later op het beantwoorden van vragen agentschappen.

gerelateerd: niet elk websiteproject vereist dat cliënten een aanvraagformulier invullen. Als uw website project is kleiner in omvang of budget, gewoon Vul deze vragenlijst en start een gesprek.

door informatie over uw doelen, functievereisten, budget en tijdlijnen op een georganiseerde manier op te nemen, presenteer je jezelf als een klant met kennis en respect voor hoe een agentschap je het beste kan helpen ze te bereiken – met andere woorden, een klant waar top agentschappen mee willen werken! Terwijl veel agentschappen vertrouwen op RFP ‘ s om nieuwe business binnen te brengen, neemt het reageren op hen veel tijd in beslag, gaat ervan uit dat je alle antwoorden hebt voordat je zelfs maar begint, en moedigt onnodige spelletjes tussen partijen aan.

Dat gezegd hebbende, in plaats van een waslijst van vereisten en tactieken, zou uw website RFP gebruikt moeten worden om een kans te creëren voor agentschappen om u te helpen een probleem op te lossen. We hebben veel gesprekken gehad met klanten waar ze vragen om tactieken die waarschijnlijk niet de beste manier zijn om hun doelen te bereiken.

Digitale trends veranderen snel; het is bijna onmogelijk om bij elke nieuwe ontwikkeling te blijven. Klanten winnen door open-minded en bereid om te profiteren van nieuwe technieken te blijven. Immers, u huurt een bureau voor hun expertise – door ze te beperken tot de oplossingen die u al hebt bedacht sluit de uitgestrektheid van hun creativiteit en ervaring.

gerelateerd: onze ultieme Checklist voor het herontwerp van uw website in 14 stappen kan u helpen bij het voorbereiden op het herontwerp van uw website en het voorkomen van veelvoorkomende valkuilen en wegblokkades langs de weg.

als je open staat voor alle mogelijkheden, moet de RFP echt worden ingelijst als het begin van een gesprek. Het bouwen van een succesvolle website vereist persoonlijke chemie (je zult de komende maanden nauw samenwerken met deze mensen, immers), dus het baseren van deze beslissing uitsluitend uit van een enkel voorstel document dat naar u werd gemaild waarschijnlijk is niet de beste manier om uw doelen te bereiken.

hoe een Website te schrijven herontwerp RFP

laten we eerst het basisniveau van informatie behandelen dat elke RFP moet bevatten.

1. Intro / samenvatting: In een enkele paragraaf, detail waarom u de uitgifte van deze RFP en wat u zoekt. Is dit een herontwerp of een update? Leveranciers zullen deze paragraaf te lezen om ervoor te zorgen dat wat je zoekt overeenkomt met hun vaardigheden.
2. Context: geef ons de 10.000 voet view die ons in staat stelt om te zien hoe dit project past in de workflows en doelen van de hele organisatie. Waarom je dit project op je wilt nemen is waarschijnlijk net zo belangrijk als wat je wilt doen.
3. Priorited Goals: welke bedrijfsdoelen wilt u dat deze website beïnvloedt? Om duidelijk te zijn, een website doel is niet “Maak een dynamische en intuã tieve website die zal engageren en prikkelen onze gebruikers.”Elk ontwerpbureau dat zijn Due diligence doet zal een website maken die intuïtief en boeiend is. Een doel is ook niet wat je wilt dat de website te doen (site functionaliteit komt later). In plaats daarvan, richten op de gewenste resultaten van dit project. Dit moeten slimme doelen zijn, zoals:
   • verhoog de leads van klanten gegenereerd door de website van 1.500/maand naar 2.500/maand tegen 30 juni 2017
   • verhoog de bezoeken aan de website met 50% (1.000/maand naar 1.500/maand) voor onze nieuwe productlancering tegen 30 September 2018
   • rijd $250.000 aan donaties ter ondersteuning van onze kapitaalcampagne tegen het einde van het jaar
4. projectteam: vermeld de namen en titels van alle mensen die betrokken zullen zijn bij dit project; specifiek, wiens goedkeuring nodig is bij elke stap. Dit helpt het Agentschap bij het opstellen van een passend communicatieplan voor het project dat ieders werk gemakkelijker zal maken.
5. gebruikers: wie probeert u te bereiken met uw website? Omvatten niet alleen hun demografische informatie, maar ook hun problemen die het bezoeken van uw website mogelijk kan oplossen. Agentschappen zullen deze gebruikers meestal evolueren tot gebruikerspersona ‘ s, die zullen worden gebruikt om een content strategie en aangepaste web ervaringen te ontwerpen.
6. gewenst proces: als er specifieke stappen zijn die u wilt nemen of het gevoel hebt dat u kunt overslaan, kunt u dat gerust oproepen. Bijvoorbeeld, als je onlangs zijn gegaan door middel van een diepgaande gebruiker onderzoek dat kan worden overgedragen aan het nieuwe team, laat agentschappen weten, zodat ze niet aannemen dat ze nodig hebben om te beginnen vanaf nul met de gebruiker enquêtes en interviews om hun strategische aanbevelingen te maken.
7. RFP-tijdlijn: Gebruik deze sectie om agentschappen te vertellen wanneer ze u hun antwoorden moeten sturen. Voeg toe wanneer ze zullen horen terug als ze een finalist en timing voor follow-up vergaderingen (meer daarover later). Tot slot, laat iedereen weten wanneer je verwacht om een beslissing te nemen.
8. Project Timeline: Laat iedereen aan het begin weten wanneer u wilt dat het project voltooid is en of er iets is dat die datum drijft, zoals een productlancering of evenement.
9. Budget: veel klanten aarzelen om een budget aan het begin te verstrekken. Het delen van deze informatie vanaf het begin zal de agentschappen echter helpen om veel betere aanbevelingen te doen en zal iedereen tijd besparen. Agentschappen die ver buiten uw prijspunt liggen, kunnen zich beleefd verontschuldigen, terwijl leveranciers die een goede pasvorm hebben de vrijheid om creatieve manieren te suggereren om meer van uw doelen te bereiken. Als u uw budget niet kent, bent u waarschijnlijk niet klaar om een website redesign RFP te verzenden. Ook, als u een betalingsschema of fiscale jaar beperkingen, dit zou een geweldig moment om die bekend te maken.
10. bestaande Website Info: iedereen weet dat uw huidige website niet perfect is (daarom schrijft u een website redesign RFP). Maar gebruik deze sectie om uit te leggen welke elementen werken en wat je grootste pijnpunten zijn.
11. Functionaliteitsvereisten: Detail alle functionaliteit die u nodig hebt voor uw nieuwe website, waarbij u zo specifiek mogelijk bent. Deze lijst kan bevatten wat de website moet doen, evenals belangrijke inhoudstypen. Enkele voorbeelden van functionaliteit kunnen zijn:
    • responsieve lay-out
    • mogelijkheid om sleutelpagina ‘ s te bewerken via een contentmanagementsysteem
    • evenementenkalender met registratiesysteem
    • aangepaste inhoud weergeven op basis van de webbrowsegeschiedenis van de gebruiker
    • interactieve kaart van kantoorlocaties
12. integraties/technologievereisten: Geef een lijst en detail van alle functionaliteit die essentieel is voor het succes van dit project. Moet de site worden gebouwd in een specifiek CMS zoals WordPress of Drupal? Waarom? Is er een systeem van derden zoals Salesforce of Blackbaud dat moet worden geà ntegreerd op uw site? Hoe gebruik je ze? Host u de site, of heeft u externe hosting nodig?
13. voorstel vereisten: nu je je ziel bloot hebt gelegd, kun je je potentiële leveranciers alles vragen wat je moet weten om een weloverwogen beslissing te nemen. Hoe specifieker uw vragen over het herontwerp van uw website zijn, hoe gemakkelijker het voor u zal zijn om de antwoorden van leveranciers te vergelijken wanneer u reacties begint te krijgen.

OK, dus nu u uw website redesign RFP overzicht hebt ingevuld, bent u klaar om het uit te sturen naar al uw agentschap vrienden, toch? Maaaaybe …

laten we dit tot 11

Als u echt indruk wilt maken op de RFP-ontvangers van de website en wilt laten zien dat u georganiseerd bent, kunt u hier wat extra kredietinformatie opnemen die uw reacties zal helpen

1. competitieve Set: lijst de drie concurrenten die het vaakst zaken van u overnemen. Agentschappen kunnen uw positionering vergelijken en zien hoe ze soortgelijke obstakels aanpakken om te informeren hoe uw nieuwe website kan opvallen.
2. Comparables: in deze sectie, een lijst van alle websites die inspiratie kunnen bieden voor innovatieve manieren waarop andere bedrijven die niet in uw branche te bereiken soortgelijke problemen. Bijvoorbeeld, als u werkt voor een non-profit wiens doel is om online donaties te verhogen, kunt u een lijst van e-commerce of publishing sites die een groot werk van het gebruik van verschillende inhoud en gebruikersstromen om conversies te verbeteren.
3. Style Guide: als uw bedrijf een gevestigde Web style guide heeft, voeg deze hier toe om parameters rond het ontwerpproces te plaatsen.
4. marketingmateriaal: Inclusief alle afdrukken, video ‘ s of andere materialen die u van plan bent te blijven gebruiken om ervoor te zorgen dat de website een consistente uitstraling heeft. Alle notities aan welke tactiek werken of onder-presteren zou ook nuttig zijn.

Dit Is slechts het begin

zoals je me eerder hebt horen zeggen, zou een website redesign RFP het begin moeten zijn van een gesprek dat in de doelen, gebruikers en berichten van je bedrijf duikt. Als u begint met een sjabloon (zelfs de onze), wees dan niet verlegen om het te bewerken om beter aan uw behoeften te voldoen. Dit zal u en de agentschappen die u in contact te komen met een veel beter uitgangspunt.

doe uw onderzoek en stuur uw website RFP naar agentschappen met diensten en werkvoorbeelden die aan uw behoeften voldoen.

Gebruik de antwoorden die u ontvangt om een groep finalisten te selecteren die u persoonlijk kunt ontmoeten. U moet een agentschap dat past bij uw persoonlijkheid te selecteren-en dat is niet mogelijk om te oordelen via e-mail alleen.

Als u deze tips volgt, bent u goed op weg naar een geweldige nieuwe website. Tijdens het proces leert u veel over uw gebruikers, uw bedrijf en digitale strategie – het moet leuk zijn!

nu, voor het deel waar u op hebt gewacht… onze website Redesign RFP template is hieronder gekoppeld. Voel je vrij om het aan te passen aan uw behoeften en vergeet niet om ons een kopie te sturen wanneer u klaar bent! We zijn enthousiast om te praten over uw volgende project!