bijgewerkt op 12 januari 2021

alle nieuwe werknemers moeten het nieuwe formulier W-4 invullen, werknemers inhouding certificaat zodra ze zijn aangenomen. Het invullen van het formulier is de verantwoordelijkheid van de werknemer, en de werkgever moet het ingevulde formulier accepteren zoals het is ingevuld. Als een werkgever niet ontvangt een ingevuld formulier W-4 van een werknemer, zijn ze bevoegd om de federale inkomstenbelasting in te houden op de Single – geen aftrek tarief.

het onjuist invullen van een W-4 kan betekenen dat werknemers aan het einde van het jaar onverwachte belastingverplichtingen hebben, dus moedig hen aan de tijd te nemen en de instructies zorgvuldig op te volgen.

Wat is een W-4?

het nieuwe formulier heeft een proces in vijf stappen en een nieuwe publicatie 15-T (Federal Income Tax Roving Methods) voor het bepalen van de inhouding van werknemers. Er wordt niet langer gebruik gemaakt van het inhouden van toelagen. Een W-4 moet worden ingevuld door alle werknemers wanneer ze worden aangenomen, of wanneer hun leven of financiële situatie verandert. Sommige werknemers willen bijvoorbeeld een nieuwe W-4 invullen als ze een tweede baan hebben, trouwen, een kind hebben of scheiden.

afdrukbaar IRS-formulier W-4 PDF

instructies voor het invullen van een W-4

als werkgever kunt u een aantal algemene vragen over W-4 ‘ s voor werknemers beantwoorden, maar u kunt het formulier voor uw werknemer niet invullen, noch kunt u suggereren welke impact hun selecties zullen hebben op hun belastingen.

Dit zijn de stappen die uw werknemer moet volgen:

Stap 1: Persoonlijke informatie

uw werknemer voert zijn persoonlijke gegevens in, waaronder naam, adres en de status van het bestand. Merk op dat voor elke werknemer die niet beschikt over een voltooide W-4 in het bestand, zult u withholdings berekenen op de hogere “Single” rate.

Stap 2: meerdere banen of echtgeno (o) t (e) werken (facultatief)

Deze sectie is van toepassing op werknemers die meer dan één baan hebben of gehuwd zijn en die samen met een werkende echtgenoot een aanvraag indienen. De IRS biedt hier enige begeleiding voor werknemers om te bepalen of ze nodig hebben om deze stap te voltooien en waar te zoeken naar extra instructies. Optie (a) biedt de meeste privacy voor de informatie van de werknemer, volgens de IRS, evenals de meest nauwkeurige berekeningen.

Stap 3: claim afhankelijke personen (optioneel)

als uw werknemer afhankelijke personen heeft, zullen zij deze sectie aanvullen. Enkele belastingbetalers met een inkomen van $200.000 of minder ($400.000 als getrouwd indienen gezamenlijk) komen nu in aanmerking voor het kind belastingkrediet als gevolg van de TCJA ook.

Stap 4: overige aanpassingen (facultatief)

Hier kan de werknemer andere inkomsten die niet afkomstig zijn van een baan verantwoorden of extra aftrekposten of aftrekposten toevoegen.

Stap 5: ondertekening

de werknemer zal het formulier ondertekenen en dateren, en u zult de werkgever sectie invullen.

Wanneer moet een W-4 worden ingevuld?

formulier W-4 dient door elke nieuwe werknemer te worden ingevuld, bij voorkeur op de eerste werkdag, maar niet later dan de eerste week. U hoeft geen W-4-formulieren van uw werknemers in te dienen bij de IRS, maar ze moeten minstens vier jaar bij andere personeelsdossiers worden bewaard. Payroll software providers bieden vaak opties voor de werknemer om dit papierwerk volledig online te voltooien — en vaak voor hun eerste dag, zodat u meteen naar de training kunt.