“communicatie is de sleutel voor elk mondiaal bedrijf” – Anita Roddick

dankzij de technologische vooruitgang van ons tijdperk kunnen mensen over de hele wereld zonder grenzen communiceren. U kunt bijvoorbeeld een e-mailbericht schrijven aan iedereen op de planeet Aarde en binnen enkele minuten of zelfs seconden een antwoord krijgen.

echter, er zijn bepaalde momenten waarop u gewoon geen toegang hebt tot de mailbox van uw e-mail.

maar tegenwoordig maakt het niet uit wat uw beroep is, uw carrière succes zal enorm afhangen van de effectiviteit en efficiëntie van uw communicatie.

daarom, wanneer u niet tijdig kunt reageren op de e-mails die u ontvangt, moet u uw best doen om uw collega ‘ s en klanten hiervan op de hoogte te stellen, evenals wanneer u in staat zult zijn om op hun berichten te reageren.

gelukkig is dit in het tijdperk van het Internet heel eenvoudig. In onze gedigitaliseerde wereld kwamen mensen met zoveel oplossingen voor de problemen waarvan we niet eens wisten dat ze bestonden.

met behulp van softwareprogramma ‘ s kunnen mensen nu echter alles instellen wat ze willen. Bijvoorbeeld, een software zoals Microsoft Outlook zal u helpen bij het maken van uw out-of-office automatisch reageren e-mails.

Het is gemakkelijk te gebruiken en YouTube staat vol met nuttige tutorials over deze onderwerpen. Je moet het zeker eens bekijken! Ik zal links onderaan plaatsen.

nadat u hebt besloten dat u een van deze automatisch beantwoordende e-mails moet instellen, zult u merken dat u denkt wat u erin moet opnemen.

als het uw eerste keer is om een out-of-office e-mailbericht in te stellen, kan het een ontmoedigende taak zijn, dus hier is dit artikel om u te helpen in deze situatie.

wanneer mensen gebruik maken van OUT-of-OFFICE e-mailberichten?

Ten eerste, laten we uitzoeken wat de gevallen en situaties zijn die u automatisch reagerende Out-of-office e-mails zult gebruiken.

u kunt ze bijvoorbeeld gebruiken wanneer u buiten de stad bent voor zakelijke of opleidingsdoeleinden, op vakantie bent met uw gezin of met ziekteverlof.

bovendien moet u ze misschien gebruiken wanneer u een rouwverlof neemt; wanneer u het te druk hebt of dringende werkverplichtingen hebt om te doen op dat moment.

aan de andere kant, je zou gewoon niet willen worden lastig gevallen door e-mails voor een bepaalde periode, zodat u zich kunt concentreren op iets anders.

dus nu, laten we ons verdiepen in waarom mensen zeker de automatisch reagerende e-mails moeten gebruiken voor out-of-office situaties.

waarom zou u OUT-of-OFFICE e-mailberichten gebruiken?

u zou moeten overwegen om een automatisch antwoordbericht in te stellen om een van de volgende redenen:

maakt uw werk gemakkelijker

het verlaten van uw e-mailbox voor een lange tijd zonder toezicht is een zeer onverantwoordelijke zaak om te doen.

maakt niet uit of u het hoofd van de afdeling of een deel van het team bent, reageren op de mensen die contact met u hebben is essentieel in elke werkomgeving.

daarom werden automatisch reagerende e-mails gemaakt om u er op elk moment professioneel uit te laten zien. U krijgt een nieuwe mail in uw mailbox, maar u kunt er niet op reageren? Dan, de out-of-office Mail responder zal het doen in plaats van u. Geweldig, hè?

deze tool bespaart u een hoop zenuwen en tijd na te denken over uw onbeantwoorde e-mails. U zult niet eens denken dat u uw contact met de collega ‘ s en partners zult verliezen.

U stelt uw communicatie eenvoudig uit op een zeer beleefde manier.

handig

stel je voor dat je op vakantie bent en je moet volledig ontspannen. U maakt zich echter zorgen dat uw klanten en medewerkers niet zouden weten dat u niet beschikbaar bent.

u bent dus verplicht om uw mailbox regelmatig te controleren tijdens uw vakantie. Dat zou niet echt een vakantie zijn, toch? Aan de andere kant, als je het bijwonen van een zeer belangrijke training voor een paar dagen en je bent niet beschikbaar om uw e – mail te controleren-dan zou je niet veel richten op het leren van nieuwe dingen als je voortdurend werden overwogen met uw onbeantwoorde e-mails.

Out-of-office automatisch antwoordende e-mails zijn het synoniem voor het woord ‘gemak’ in deze situaties. Stel alles goed in en je bent klaar om te gaan.

de afzenders zullen zeer snel op de hoogte worden gesteld en zij zullen in staat zijn andere maatregelen te nemen of contact op te nemen met andere mensen als zij dringende problemen hebben.

We zullen hieronder ook bespreken wat te doen in noodgevallen.

laat mensen weten waarom u niet beschikbaar bent

Het is inderdaad belangrijk om uw collega ‘ s en partners te laten weten wanneer u weer beschikbaar bent.

sommigen van hen kunnen een vaag begrip hebben waarom u ontbreekt in uw werkpost; sommigen hebben misschien geen idee waar u zich bevindt.

het delen van deze informatie in uw out-of-office antwoord, zonder enig ongemak voor u, is de beste oplossing.

In dit geval zal uw professionele imago niet worden geschaad door eruit te zien alsof u zonder reden afwezig bent op het werk. Daarom, als u iemand bent die zijn/haar werkreputatie waardeert, moet u zeker overwegen om automatisch te reageren voor de volgende keer dat u afwezig bent.

laat u er niet onprofessioneel uitzien

soms bevindt u zich in een zeer moeilijke situatie waarin u niet tijdig antwoord kunt geven aan uw collega ‘ s, klanten of partners. In hun ogen zul je erg onprofessioneel en arrogant lijken, zoals iemand die gewoon e-mails negeert en ze niet belangrijk vindt.

om te voorkomen dat dit soort dingen gebeuren, moet u overwegen om automatisch antwoordende e-mails in te stellen, zelfs voor korte afwezigheden van het werk.

dus nu we grondig hebben besproken waarom deze e-mails belangrijk zijn en waarom u ze moet gebruiken, laten we bespreken wat u moet opnemen in uw professionele out-of-office e-mails.

8 voorbeelden van professionele Out-of-OFFICE e-mails

alle soorten e-mails die hieronder worden besproken, zijn geschikt voor gebruik in elke werkomgeving. Ze zijn zowel informatief als professioneel, omdat ze de essentiële informatie geven over uw afwezigheid en wanneer u weer aan het werk gaat. Deze informatie kan worden gedeeld met de e-mails Afzenders op een creatieve manier, terwijl nog steeds het bijhouden van de professionele normen.

Creatieve out-of-office e-mails worden ook gewaardeerd en welkom in bijna elke werkomgeving. Geef vrijheid aan uw verbeelding en creatief denken; Gebruik de gelegenheid om een gedenkwaardige e-mail te schrijven aan de persoon die met u communiceert.

laten we enkele voorbeelden bekijken van de e-mails die u zou moeten overwegen als automatisch antwoordende e-mails voordat u uw kantoor verlaat.

de eenvoudigste

de eerste en de kortste is een e-mail die alleen vitale informatie bevat. Wat moet de afzender weten? Het meest essentiële ding-voor hoe lang zal je niet beschikbaar zijn.

wanneer kunnen ze u eindelijk bereiken?

beste (afzender),

groeten en bedankt voor het e-mailen.
Momenteel ben ik niet op kantoor en kan ik uw e-mail niet persoonlijk beantwoorden.
I zal afwezig zijn van (de tijd dat uw afwezigheid begint) tot (de tijd dat uw afwezigheid eindigt).
Ik zal uw e-mail zeer binnenkort bij mijn aankomst beantwoorden.

oprecht,
XXX

Het kan duidelijk worden gezien dat de e-mail hierboven de belangrijkste details over uw afwezigheid geeft. Deze informatie moet genoeg zijn voor de meeste mensen die u een e-mail sturen terwijl u weg bent van het werk.

echter, sommige afzenders kunnen bereid zijn om met u enkele professionele zaken te bespreken met bepaalde deadlines.

wat gaat u doen in deze situatie?

laten we eens kijken naar het volgende voorbeeld.

een beetje gedetailleerder maar toch een eenvoudige

Als u zich zorgen maakt dat de informatie in het vorige voorbeeld niet genoeg is, kunt u ook een noodcontact toevoegen. Dit zal ervoor zorgen dat de persoon die contact met u in staat zijn om hun problemen, aanbiedingen, bestellingen, enz. te communiceren zal zijn. met wie je kan dekken terwijl je weg bent.

in dit geval moet u namen, telefoonnummers of e-mailadressen opgeven om de afzender te kunnen helpen. Wie weet wat voor noodgeval dit kan zijn?

laat ons het voorbeeld van zo ‘ n e-mail zien.

beste (afzender),

Hartelijk dank voor het e-mailen.
Momenteel ben ik niet op kantoor en kan ik uw e-mail niet persoonlijk beantwoorden. Als het dringend is, is hier een noodcontact waarmee u kunt communiceren: (contactgegevens van die persoon, zoals hun naam, e-mailadres, werktelefoon, enz.)
Ik zal afwezig zijn tot (de dag dat uw afwezigheid eindigt).ik neem contact op zodra ik weer aan het werk ben.Dank u voor uw begrip en geduld.

Hoogachtend,
XXX

Dit is het voorbeeld van de e-mail die u het meest ziet bij het ontvangen van automatische antwoord-e-mails en de meest beknopt geschreven out-of-office e-mail die alles biedt wat de ontvanger moet weten.

een e-mail die leidt tot een abonnement

naast het vertellen van de afzender de Algemene informatie over uw vertrek of onbeschikbaarheid, kunt u deze gelegenheid gebruiken om de afzender naar een plaats te leiden waar u wilt dat ze zijn.

het kan gaan om een abonnement op een nieuwsbrief, een link naar een video of een website, enz. Met andere woorden, u kunt op andere manieren profiteren van dit communicatiemoment – zoals het verkrijgen van een nieuwe klant of een nieuwe mailinglijst abonnee.

dus ga je gang, plaats een geldige link of een uitnodiging!

beste (afzender),

Dank u voor het e-mailen. Momenteel ben ik niet op kantoor en kan ik uw e-mail niet persoonlijk beantwoorden.
I zal afwezig zijn tot (de dag dat uw afwezigheid eindigt).zorg ervoor dat u uw dringende problemen met deze persoon communiceert: (contactgegevens van die persoon).
ondertussen moet je dit zeker eens checken (link, uitnodiging). Stuur me later je mening. ik neem binnenkort contact op. Bedankt voor uw begrip.

oprecht,
XXX

na het ontvangen van deze e-mail zal de afzender zeker geïnteresseerd zijn in de link en / of aanbieding die u verstrekt.

Grijp de kans en profiteer er later van.

wie weet wat het klikken op deze link zal resulteren?

een e-mail die leidt naar sociale media

u heeft misschien geen hints, maar de persoon die u e-mails stuurt terwijl u weg bent van het werk kan een serieuze zakelijke kans voor u hebben.

in het geautomatiseerde out-of-office antwoord kunt u links toevoegen aan uw sociale media professionele pagina ‘ s of aan de webpagina van uw bedrijf.

Dit stukje informatie zal meer informatie geven aan uw afzender over u/uw bedrijf om hen geïnteresseerd te houden in het voortzetten van de zakelijke kwestie wanneer u weer aan het werk gaat.

als de zaak niet kan wachten tot uw terugkeer, kunnen ze u ook proberen te bereiken via de social media profielen die u controleert terwijl u weg bent.

beste (afzender),

Dank u voor het e-mailen. Momenteel ben ik niet op kantoor en zal ik afwezig zijn van/naar (de periode van uw afwezigheid).
Als u een dringende manier, aarzel dan niet om contact met mij op via deze Facebook-pagina (of andere social media pagina ‘ s waar u beschikbaar zal zijn). Daarnaast kunt u contact opnemen met het bedrijf via deze webpagina (link naar de website van het bedrijf)
Sorry voor het ongemak dat dit kan veroorzaken.ik neem binnenkort contact op. Bedankt voor uw begrip.

oprecht,
XXX

Dit type e-mail is geweldig voor verdere relatie opbouwen en toekomstige samenwerking tussen uw bedrijf en het bedrijf van de afzender of u en de afzender zelf.

Het zal nauwere en vriendelijkere betrekkingen tussen beide partijen tot stand brengen.

een informatie-e-mail

naast de soorten e-mails die leiden tot een abonnement en sociale media, laten we de laatste bespreken die een informatielink of/en een bijlage bevat.

Als u wacht tot iemand u een e-mail stuurt met de vraag om informatie (of als mensen u/uw werkpositie meestal e-mailen zodat u ze wat informatie kunt geven), dan kunt u deze informatie opnemen in uw e-mailbericht buiten kantoor, evenals links toevoegen naar nuttige bronnen over het onderwerp.

met andere woorden, dit type e-mail geeft een link naar materialen die gebruikt kunnen worden door de afzender van de e-mail.

op deze manier zult u zeker antwoorden geven op de vragen van de afzender zonder persoonlijk te antwoorden.

laten we het in het voorbeeld zien.

beste (afzender),

Dank u voor het e-mailen, maar accepteer mijn excuses voor het niet beschikbaar zijn. Ik zal buiten kantoor zijn voor (de periode).
Als mijn gok juist is, dan e-mail je me voor informatie over (het onderwerp). Bijgevoegd ik ben het delen van nuttige bestanden en hier zijn een aantal links die u zeker moet controleren.ik hoop dat ik kon helpen. Ik neem snel contact op bij mijn terugkeer.

Best,
XXX

op deze manier kunt u nog steeds nuttige materialen leveren aan degenen die uw hulp nodig hebben terwijl u cocktails drinkt op een strand.

een creatieve

u neemt binnenkort een pauze van het werk, dus u kunt deze gelegenheid ook gebruiken om een grappige of creatieve e-mail te schrijven. Een grap of een grappig verhaal zal zeker worden gewaardeerd.

Dit type out-of-office e-mail geeft u de kans om uw creativiteit ten volle te benutten en u zult uw afzender mooi verrassen wanneer ze een e-mail als deze ontvangen:

Hey there,

ik werd ontvoerd door aliens en dit is het enige bericht dat ik kon maken.ze zeiden dat ze me weer aan het werk zouden zetten op (de datum van je terugkeer).
in de tussentijd, als u wilt verbinden met iemand anders nog steeds op mijn kostbare werkplek, hier zijn enkele contacten (contactgegevens).

zie je binnenkort… hopelijk,
XXX

laat je fantasie de vrije loop en schrijf wat je wilt (nog steeds geschikt in professionele instellingen, natuurlijk).

u kunt referenties uit films, TV-programma ‘ s of boeken gebruiken, U kunt ook een grappig of interessant verhaal vertellen.

Ik ben er zeker van dat als je het probeert je zeker een out-of-office e-mail zal compileren creatiever dan de bovenstaande.

voeg leuke afbeeldingen toe aan uw mail

wie houdt er niet van schattige puppies? Naast de essentiële informatie kunt u een afbeelding toevoegen om te laten zien dat u om de afzender of de planeet geeft. Schattige puppies, kittens of andere kleine dieren die een glimlach zal geven aan iedereen kan worden toegevoegd aan uw out-of-office auto-Antwoord e-mail.

u kunt gewoon een gratis foto op het Internet vinden om te gebruiken voor dit soort e-mail, maar uw bedrijfscultuur bepaalt het juiste type foto dat u voor dit doel moet selecteren.

Hey there,

accepteer mijn excuses voor het niet onmiddellijk beantwoorden van uw e-mail. Ik heb een afbeelding van een schattige pup die ik vond op het Web bijgevoegd, zodat je niet boos op meJ.
Ik geef u ook de contacten van mijn partner die u kunt contacteren als u dringende kwesties te bespreken.ik kom snel terug.

Hoogachtend,
XXX

dit voorbeeld is echt schattig en schattig. Echter, niet iedereen zal bereid zijn om het te gebruiken in zijn of haar officiële communicatie. Sommigen vinden het zelfs onprofessioneel of ongepast om een dergelijke automatisch reagerende e-mail in te stellen, dus als u twijfelt, neem dan contact op met uw leidinggevende.

laat de dichter in je los

zoals we al hebben besproken out-of-office e-mail voorbeelden met grappige en schattige inhoud, is het nu de tijd om een voorbeeld met een gedicht te verkennen. Ja, je hebt het goed gelezen. een gedicht.

ook hier bent u vrij om uw creativiteit en schrijftalent te gebruiken.

Geachte afzender,

rozen zijn rood,
viooltjes zijn blauw,
Ik ben afwezig,

naar wie moet u schrijven?
hier zijn de contacten van mijn vertrouwde persona: (contactgegevens)

oprecht,
XXX

niet zo moeilijk, toch? In een zeer korte e-mail hier, je toonde je awesomeness en op hetzelfde moment, je gaf de benodigde informatie aan de afzender. Je moet streven naar kort en informatief hier. Hier geloof ik ook dat je een beter gedicht kunt schrijven dan ik, dus werk aan je schrijfmagie.

meng het allemaal

in dit artikel ben ik erin geslaagd om verschillende ideeën te bedenken over het schrijven van zowel creatieve als formele out-of-office auto-reply e – mails-je bent vrij om een van deze te gebruiken. Bovendien kunt u een mix van de bovenstaande e-mails gebruiken; maak gewoon een perfecte voor u.

u kunt de combinatie van een lead generator leuk vinden en er een grappig verhaal aan toevoegen. U kunt ook afbeeldingen van schattige puppies of kittens toe te voegen dan schrijf een gedicht en stel het als uw auto-reagerende e-mail.

afhankelijk van de richtlijnen voor uw bedrijfscorrespondentie kunt u uw verbeelding gebruiken en uw eigen persoonlijkheid uitdrukken in de e-mails die uw medewerkers automatisch beantwoorden terwijl u niet werkt. Iedereen heeft bepaalde unieke kenmerken en er is niet zoiets als ‘one-size-fits-all’ als het gaat om het schrijven van out-of-office auto-Antwoord e-mails.

conclusie

in de gedigitaliseerde wereld van ons kan zelfs één gemiste oproep of bericht drastische gevolgen hebben voor u, uw carrière en uw werkgever. Het communiceren van uw problemen, afwezigheden en andere belangrijke kwesties zijn van vitaal belang om u te positioneren voor succes op uw werkplek. Snelle responsiviteit is een kwaliteit die mensen werken met u zal altijd waarderen.