weinig taken creëren angst bij managers en werknemers, zoals de prestatiebeoordeling.

Managers worstelen om positieve feedback in evenwicht te brengen met de behoefte aan verbetering. Werknemers zijn niet zeker hoe de feedback te nemen en beginnen zich zorgen te maken over hun banen. Al deze stress en strijd is vermijdbaar als u, de manager, de taak op de juiste manier benadert.

maar wat is “de juiste weg”? De experts van Sling onthullen 15 tips voor het uitvoeren van een performance review (geschreven of face-to-face) en laten u vier voorbeelden zien van performance reviews die echt werken.

Wat Is een prestatiebeoordeling?

een prestatiebeoordeling is geen gelegenheid om een lange lijst van kritiek te ontladen. Integendeel, het is een eerlijke evaluatie van de prestaties van de werknemer, zowel goed als slecht. Zie de performance review als een manier om:

• vier de positieve punten
• schijn een licht op gebieden waar verbeteringen kunnen worden aangebracht

wanneer u uw prestatiebeoordeling rond deze statistieken bouwt, geeft het uw werknemers de informatie die ze nodig hebben om binnen hun positie te groeien en het bedrijf als geheel ten goede te komen.

Hoe moet een prestatiebeoordeling eruit zien?

De meeste prestatiebeoordelingen zullen gebaseerd zijn op zes fundamentele componenten:

• Communicatie
• Samenwerking en teamwork
• Probleem oplossen
• Kwaliteit en nauwkeurigheid van werken
• Aanwezigheid en betrouwbaarheid
• Vermogen om doelen te bereiken en binnen de deadlines

Hoe u ervoor kiezen om het formaat en de kwaliteit van deze onderdelen is het aan u en de behoeften van uw bedrijf. Sommige bedrijven gebruiken een A, B, C, D, F grading systeem. Sommigen gebruiken een score van 1 tot 5, of 1 tot 10. Sommigen gebruiken percentages.

ongeacht het systeem waarop u zich vestigt, zorg ervoor dat de prestatiebeoordeling gemakkelijk te lezen is (als u met een geschreven vorm gaat) en de informatie duidelijk en bondig communiceert.

15 Tips voor het uitvoeren van prestatiebeoordelingen

of u nu een schriftelijke prestatiebeoordeling opstelt, een face-to-face evaluatie uitvoert of beide doet, deze 15 tips helpen u het beste van uw medewerkers te inspireren.

1) Maak de omgeving zo comfortabel mogelijk

het zo comfortabel mogelijk maken van de omgeving waarin u uw prestatiebeoordeling houdt, is al een lange weg om uw werknemer op zijn gemak te stellen nog voordat de vergadering begint.

stel jezelf voor in de schoenen van uw werknemers. Je loopt een holle vergaderzaal binnen. De supervisor aan het einde van een lange tafel vertelt u om een stoel aan de andere kant. Als u zou worden geïntimideerd, is de kans groot dat uw werknemer zal ook worden geïntimideerd.

er is niets mis met het gebruik van een conferentieruimte voor een prestatiebeoordeling, maar ga naast de werknemer zitten in plaats van 6 meter verderop en doe wat je kunt om hem op zijn gemak te stellen.

2) afleidingen minimaliseren

uw prestatiebeoordelingen op een andere locatie dan uw kantoor houden is een ideale manier om afleidingen te minimaliseren. Zelfs eenvoudige onderbrekingen — telefoongesprekken, e-mails, uw mobiele telefoon piepen, iemand kloppen op uw deur-verminderen de effectiviteit en aangrijpendheid van wat je te zeggen hebt.

Als u besluit om een prestatiebeoordeling in uw kantoor te houden (wat een geweldige manier is om uw medewerkers comfortabel te maken), zet uw telefoons stil, zet uw e-mail uit en hang een “niet storen” – bord op uw deur voordat de vergadering begint.

3) Maak gebruik van de functieomschrijving

veel managers vragen zich af waar ze moeten beginnen als ze geconfronteerd worden met het samenstellen van een prestatiebeoordeling. Onze suggestie: bekijk de functieomschrijving. Of het nu voor een ober, een food runner, een customer service rep, of iets anders volledig, stel jezelf deze vragen als basis voor de rest van uw beoordeling:

• voldeed de werknemer aan alle verantwoordelijkheden en eisen vermeld in de functieomschrijving?
• ontbraken bepaalde aspecten?

terwijl u naar de taakomschrijving kijkt, zorg er dan voor dat deze up-to-date is. Is de positie veranderd vanaf het moment dat de beschrijving werd geschreven? Zijn er nieuwe taken ingevoerd sinds de werknemer werd aangenomen? Alleen wanneer de functieomschrijving up-to-date en accuraat is, kunt u een eerlijke prestatiebeoordeling geven.

4) Voer regelmatig beoordelingen uit

maak van uw prestatiebeoordeling geen jaarlijks evenement. Geef het hele jaar door feedback. Veel bedrijven houden prestatiebeoordelingen aan het einde van grote projecten. Sommigen stellen ze voor elke drie maanden.

Kies een frequentie die geschikt is voor uw bedrijf en uw medewerkers. En zorg ervoor dat de performance review geen verrassing is. Je werknemers moeten weten wanneer het komt.

5) Laat niet alleen recente prestaties uw evaluatie kleuren

laat de meest recente activiteit van uw medewerkers uw evaluatie niet Kleuren. Een prestatiebeoordeling moet gebaseerd zijn op alles wat zich heeft voorgedaan sinds de laatste beoordeling, niet alleen de afgelopen week of maand.

als je kijkt naar het grote plaatje — niet alleen de tijd vorige maand dat de werknemer een groot project redde of de tijd dat hij een kritieke deadline miste — kan het je helpen objectiever te zijn met je feedback.

6) baseer de evaluatie op belangrijke punten

een prestatiebeoordeling moet gebaseerd zijn op drie belangrijke punten:

• bedrijfsspecifieke kerncompetenties.
• functiespecifieke competenties.
• prestatie.

de eerste twee competenties kunnen vaardigheden omvatten zoals organisatie, bedrijf/productkennis, attitude en alles wat belangrijk is voor de baan. Als uw bedrijf deze competenties nog niet heeft gedefinieerd, is het nu een goed moment om dit te doen.

kijk voor inspiratie terug op de zes fundamentele vaardigheden in de Hoe moet een prestatiebeoordeling eruit zien? sectie hierboven.

7) wegen elk Aspect van de prestaties van de werknemer

elk van de bovengenoemde competenties en kernpunten verschilt in belang. Daarom is het essentieel om elk aspect van de prestaties van uw medewerkers af te wegen.

bijvoorbeeld, bedrijfsspecifieke competenties (zoals betrokkenheid bij de organisatie) moeten 20 procent waard zijn. Positie – specifieke competenties (zoals klantenservice oriëntatie) moet de moeite waard 30 procent. Prestatie (vermogen om doelen te bereiken en deadlines te halen) moet 50 procent waard zijn.

weet u niet hoe u al die getallen moet verwerken? Hier is een eenvoudige formule.

• het gewicht (bijv. 20%) x het cijfer (bijv. 80%)

dus als uw werknemer 80 procent scoort op bedrijfsspecifieke competenties, 90 procent op positiespecifieke competenties en 95 procent op prestatie, zou de uiteindelijke formule er als volgt uitzien:

• (20 x 0,80) + (30 x 0,90) + (50 x 0.95) = 16 + 27 + 47.5 = 90.5

met behulp van die berekening kunt u bepaalde delen van de prestatie meer of minder invloed hebben op de eindscore.

8) jaarlijks een Face-To-Face prestatiebeoordeling houden

een schriftelijke prestatiebeoordeling is nuttig voor frequentere evaluaties, maar het is nuttig om ten minste eenmaal per jaar een face-to-face beoordeling te houden. U kunt veel overbrengen met uw toon van stem en uitdrukkingen. Die dingen komen niet over in een brief, hoe goed geschreven ook.

De face-to-face performance review maakt het ook mogelijk om een discussie te hebben over het werk van uw werknemer, in plaats van alleen een eenzijdige monoloog.

9) Leiden met de positieve

ongeacht of uw beoordeling geschreven of in persoon is, altijd leiden met de positieve. Dit brengt de werknemer in een gunstige gemoedstoestand en maakt hen meer ontvankelijk voor de suggesties voor verbetering die later komen.

10) eindig met de positieve

zie uw prestatiebeoordeling als een sandwich: de positieven zijn het brood en de negatieven zijn het vlees, sla en specerijen.

zoals we al zeiden, is het een goed idee om met het positieve te leiden om de juiste stemming voor de prestatiebeoordeling in te stellen, maar het is ook slim om op een positieve noot te eindigen.

de kans is groot dat het laatste waar je over praat is wat de werknemer zich het meest herinnert. Als dat laatste negatief is, kan het invloed hebben op alles wat ze doen als ze weer aan het werk gaan. Eindig op een positieve noot-zelfs als de werknemer heeft veel dingen om aan te werken — zodat ze zich goed voelen over zichzelf en veilig in hun werk.

11) wees Open & eerlijk met werknemers

eerlijkheid is het beste beleid, dus wees niet bang om open te zijn met uw werknemers over hun prestaties. Maak je beoordeling niet mooier dan het is. Uw medewerkers zullen weten wanneer je bent overdreven vleiend, en het beoordelingsproces is al moeilijk genoeg zonder dat uw medewerkers te ontcijferen wat je probeert te zeggen.

12) inclusief feedback van collega ‘ s & zelfbeoordelingen

voordat u uw beoordeling aan een werknemer presenteert, verzamel feedback van haar collega ‘ s. Het kan ook informatief zijn voor uw analyse als u de werknemer zelf vraagt hoe ze denkt dat ze het doet. Peer feedback en self-taxaties kunnen een lange weg te gaan in de richting van het geven van u de meest complete beeld mogelijk van de prestaties van een werknemer.

13) Gebruik de juiste taal

De woorden die u gebruikt zijn net zo belangrijk als het bericht dat u probeert te communiceren. Daarom is het essentieel om de juiste taal te gebruiken tijdens de performance review. Wees zo duidelijk en specifiek mogelijk zonder afgezaagd en onoprecht te klinken.

vermijd algemene termen als “goed, “”geweldig,” en ” uitstekend.”Kies in plaats daarvan voor actiewoorden als:

• Uitblinkt
• Beslissende
• Responsieve
• Gewijd
• Deskundig
• Eerlijke
• Grondige

Deze soorten woorden zijn meer beschrijvend en daarom meer betekenis.

het is ook een goed idee om een lijst van kracht-en zwakheidszinnen te maken voor gemeenschappelijke delen van de prestatiebeoordeling, zoals:

• Attendance
• Attitude
• Customer Service
• Dependability
• Flexibility
• Interpersonal Skills
• Leadership
• Performance
• Teamwork
• Time Management

For example, a strength phrase for performance is:

Mal excels at developing strategies that deliver results.

een zwakke zin voor prestaties is:

neemt geen initiatief tenzij daarom wordt gevraagd.

een krachtzin voor houding is:

laat moeilijke omstandigheden haar niet naar beneden halen.

een zwakke zin voor houding is:

negatieve houding in sommige situaties heeft de neiging om problemen te veroorzaken.

met een lijst van kracht en zwakte zinnen zoals deze bij de hand wanneer u een beoordeling uitvoert — geschreven of face-to-face-kunt u zo beschrijvend mogelijk zijn. Zorg er wel voor om uit te werken op de zinnen die u kiest, zodat de werknemer heeft een duidelijk idee van wat je bedoelt.

14) doelen stellen

oude doelen herzien en nieuwe doelen stellen is een cruciaal onderdeel van elke succesvolle prestatiebeoordeling.

wanneer u doelen stelt voor uw medewerkers, geeft u ze iets om naar toe te werken. Je geeft ze een manier om hun prestaties te kwantificeren. Ze kunnen kijken naar wat ze doen en vragen: “brengt deze gewoonte me dichter bij het bereiken van mijn doelen? Wat kan ik doen dat het makkelijker maakt om die doelen te bereiken?”

15) geef informele Feedback voor en na de prestatiebeoordeling

vermijd het beperken van feedback tot formele, geplande gelegenheden een of twee keer per jaar. Bieden informele beoordelingen en suggesties het hele jaar door.

als er iets is waaraan een werknemer moet werken, zorg er dan voor dat u er een notitie van maakt in hun bestand, zodat u er naar kunt verwijzen wanneer het tijd is voor de jaarlijkse prestatiebeoordeling. Dit zal de werknemer helpen werken aan hun sterke en zwakke punten elke dag.

en vergeet niet ook feedback te geven aan de goed presterende werknemers. Laat ze weten dat ze het goed doen, zodat ze niet denken dat ze moeten veranderen. Zelfs een eenvoudige “good job” e-mail of notitie op hun bureau gaat een lange weg in de richting van hen te helpen voelen als een waardevol onderdeel van het team.

4 voorbeelden van prestatiebeoordelingen die werken

Hier zijn vier voorbeelden van prestatiebeoordelingen die echt werken. We hebben een goede, een bevredigende, een slechte en een combinatie beoordeling opgenomen.

goede beoordeling

Kalee overtreft alle verwachtingen in haar rol als server. Ze heeft altijd een positieve houding. Ze past zich gemakkelijk aan aan snelle veranderingen op de werkplek. Ze werkt goed onder druk door zichzelf en met andere teamleden. Ze is detailgericht en voert taken tijdig uit. Ze zoekt zelfs extra verantwoordelijkheden wanneer haar schema het toelaat.

bevredigend overzicht

Shep voldoet aan alle verwachtingen van het bedrijf in zijn rol als vertegenwoordiger van de klantenservice. Hij behoudt een gevoel voor detail en een positieve houding, zelfs onder druk. Deze vaardigheden gaan echter ten koste van time management. En hoewel Shep een talent heeft voor leiderschap, zoekt hij niet actief naar leiderschapstraining of kansen.

slechte beoordeling

soms kan Jane zeer effectief zijn in haar werk als ploegmanager wanneer ze bezig is met haar werk. Helaas is Jane vaak te laat, en dit heeft ernstige gevolgen voor de productieve uren van haar werkdag. Tijdens het volgende kwartaal, willen we dat Jane zich concentreert op aanwezigheid-wordt geklokt en klaar om te werken aan het begin van haar dienst.

Combination Review

River voldoet aan enkele verwachtingen van het bedrijf in haar rol als barista, maar schiet ver achter op andere. Ze is een actieve luisteraar, beheert haar tijd efficiënt, en is altijd gewetensvol over de kwaliteit van haar werk. River moet te allen tijde werken aan het aantonen van professionaliteit en, hoewel ze goed werkt op zichzelf, zou sterk profiteren van extra teambuilding vaardigheden.

gebruik de juiste Tools om uw werkdag gemakkelijker te maken

de 15 tips op deze lijst zullen uw werk zeker gemakkelijker maken wanneer de prestatie-review tijd rondrolt. Maar om uw verantwoordelijkheden elke dag te vereenvoudigen, hebt u een scheduling oplossing zoals Sling nodig. Sling jij de volledige controle van uw medewerkers uurrooster met krachtige features zoals:

• Verschuivingen
• Klok
• Berichten
• Newsfeed
• Taken

Elk van deze functies is ontworpen voor het stroomlijnen van de planning proces en houden alles en iedereen, georganiseerd en soepel. En als de tijd die u kunt besparen is niet genoeg, Sling bespaart u ook geld. Draagdoek is gratis te gebruiken en beschikbaar voor een onbeperkt aantal medewerkers.

bezoek GetSling.com vandaag om een account te openen en te zien waarom onze klanten geven ons een 5 uit 5 performance review elke keer.