tiedustelukirje on tietopyyntö, jonka kirjoittaja uskoo lukijan pystyvän antamaan. Aiheestaan riippumatta tavoitteena on saada lukija vastaamaan kyselyyn tyydyttävällä toiminnalla.
toteutetut toimet voivat hyödyttää joko kirjoittajaa tai lukijaa, ja joskus molempia. Näin ollen soveltamisalan on sisällettävä riittävästi tietoa, jotta lukija voi päättää, miten parhaiten vastata.

tunnista lukijasi

kyselykirje tulee osoittaa henkilölle, joka todennäköisimmin vastaa myönteisesti ja avuliaasti. Jos et ole varma, kuka se voisi olla, yritä soittaa muutama puhelu tunnistaa yhteyshenkilö. Kyseisen henkilön nimi tulee laittaa sisäsivulle ja tervehtimään tiedusteluasi. Se tulisi myös sisällyttää kirjekuoren yläriville.
muista, että ihmiset tekevät bisnestä ihmisten kanssa ensin, yritykset vasta sitten. Kun puhutat lukijaasi nimeltä, tunnistat heidän merkityksensä ja arvonsa yksittäisenä ihmisenä.

aseta tavoitteesi

tiedustelukirjeen tavoite on tehdä pyyntö. Se joko pyytää lukijaa tarjoamaan jotain hyödyllistä kirjailijalle tai hyödyntää jotain, mitä kirjailijalla on tarjottavana.
tiedustelunne tulee olla tarkka ja lyhyt. Jos kysyt enemmän kuin yhden kysymyksen, voit harkita korostamalla niitä bulleted luettelo.

Määritä Soveltamisalasi

tiedustelukirjeen soveltamisalan tulee antaa riittävästi tietoa, jotta lukija ymmärtää tavoitteesi, tekee tietoon perustuvan päätöksen ja vastaa ajoissa.
harkitse lukijaasi ja mene asiaan. Onko heillä, mitä haluat? Voivatko he tehdä mitä pyydät? Mieti, mitä lukijasi tarvitsee tietää ennen päätöksen tekemistä ja vastauksen lähettämistä.
Jos olet saamassa jotain etuutta, se voi auttaa selittämään, mihin tarkoitukseen etuutta käytetään. Jos lukija haluaa saada jotain hyötyä, se voi auttaa tarjoamaan kannustimen vastaamiseen.

Järjestä kirjeesi

järjestämällä kyselykirjeesi luodaan looginen järjestys, jossa voit esittää tietosi. Olette jo aloittaneet tämän tehtävän määrittelemällä tavoitteen ja määrittelemällä soveltamisalanne. Palaa niihin. Yhdessä ne sisältävät suuren osan sisällöstä, josta tulee kirjeesi runko.
yksinkertainen jäsennys saa sinut järjestykseen. Aloita luomalla luettelo olennaisista kohdista ja aseta ne järjestyksessä, joka parhaiten auttaa lukijaa. ymmärrä kysymyksesi. Näistä kohdista tulee luonnoksenne selkäranka; luonnoksestanne tulee tarkistuslista.

luonnostele kirjeesi

hahmotelmasta työskentely on yksinkertaisin tapa laatia tiedustelukirje. Olet jo järjestänyt itsesi luomalla listan. Palaa siihen ja käännä jokainen katkelma täydeksi ja täydelliseksi lauseeksi, joka ilmaisee yhden ajatuksen tai ajatuksen.
jotta ajatuksesi ja ideasi välittyisivät yhtenäisesti, kirjoita mahdollisimman luonnollisella kuulostavalla äänellä. Yritä kirjoittaa luonnos nopeasti ja lue se sitten ääneen. Keskity viestimään tavoitteestasi lukijalle. Varmista, että kirjeesi laajuus sisältää kaikki organisaatioluetteloosi sisältyvät olennaiset tiedot.
muista, että kirjoitat karkean luonnoksen. Tällä hetkellä voit sivuuttaa oikeinkirjoituksen, kielioppi, välimerkit, lause ja kappaleen rakenne. Nämä ovat teknisiä yksityiskohtia, joihin kiinnität huomiota viimeisessä vaiheessa, kun tarkastelet ja tarkistat työtäsi.

Sulje kirjeesi

tiedustelukirje pitäisi lopettaa ammattimaisesti. Kun viimeinen kappaleesi on kirjoitettu, allekirjoita kohteliaisuus, kuten ”vilpittömästi” tai ”Kiitos”, ja painetun nimesi välillä.
Jos kirjoitat virkatehtävän yhteydessä, laita tittelisi painetun nimen alle. Otsikkorivin alle olisi sijoitettava muita tietoja, kuten saneluhuomautuksia, ilmoituksia liitteistä, liitteitä ja muille henkilöille lähetettyjä jäljennöksiä.

Tarkista ja korjaa Kyselykirjeesi

kyselykirjeesi tarkistaminen ja tarkistaminen on kirjoitusprosessin viimeinen vaihe. Tarkistat luonnoksen tässä vaiheessa varmistaen, että tavoite on selkeä ja soveltamisala on tiivis. Asetu lukijan asemaan, kun tutkit karkeaa luonnosta. Kysy itseltäsi, vastaanottajana, pystytkö ymmärtämään pyynnön nopeasti ja jos tarpeeksi tietoa on sisällytetty, jotta oikea-aikainen vastaus.
etsi ensin ilmeiset virheet. Tarkista oikeinkirjoitus, lauserakenne ja kielioppi virheitä. Muista, että passiivinen ääni ei ole yhtä käskyttävä kuin aktiivinen. Haluat kyselysi olevan vahva, joten kirjoita aktiivisella äänellä.
tärkeää on pitää mielessä koko yksikön yleinen yhtenäisyys. Etsi tarkkuutta, selkeyttä ja täydellisyyden tunnetta. Kysy itseltäsi, toimivatko siirtymät kappaleiden välillä ja ovatko näkökulmasi, sävysi ja tyylisi yhteneväiset koko tekstissä.
tutki sanavalintasi huolellisesti. Moniselitteiset sanat johtavat sekaannukseen. Jargonia ja abstrakteja termejä ei välttämättä ymmärretä lainkaan, ja affektit, kliseet ja lattea kieli eivät palvele todellista tarkoitusta ja hämärtävät tavoitteesi. Haluat auttaa lukijaa ymmärtämään tarkalleen, mitä haluat, joten poista kaikki, mikä ei ole hyödyllistä.
ja lopuksi, jos et ole kirjoittanut avausta tai johtopäätöstä, nyt on sen aika. Johdannon on johdettava kirjeesi runkoon, jossa on vankka lausunto kysymyksesi aiheesta ja riittävästi tukitietoja lukijan pitämiseksi lukemassa. Loppupuheenvuorossanne on toistettava tavoitteenne kysymyksellä, joka vaatii toimia.