Petty cash, tunnetaan myös kuten ennakkorahaa, on rahasto perustettu tekemään pieniä maksuja, jotka ovat epäkäytännöllisiä maksaa shekillä. Esimerkkeinä voidaan mainita postimaksut, työntekijöille maksettavat korvaukset toimistotarvikkeiden pienistä hankinnoista ja lukuisat vastaavat tuotteet. Petty cash-järjestelmän perustaminen alkaa shekin tekemisestä käteiselle, sen lunastamisesta ja käteisen laittamisesta petty cash Boxiin:

petty cash custodian tulisi nimetä petty cash säilyttäjä turvaamaan ja suorittamaan maksuja tästä rahastosta. Rahaston perustamishetkellä tarvitaan seuraava päiväkirjamerkintä. Päiväkirjamerkintä jakaa käytettävissä olevien varojen vähäisen käteisosuuden erilliselle tilille.

Petty Cashista maksettavien asianmukaisten menojen osalta olisi vahvistettava menettelytavat. Kun rahastosta maksetaan, kuitti tulee laittaa näpistyslippuun. Kuitissa olisi mainittava menojen määrä ja luonne. Kuitit ovat niin sanottuja pikkurahakortteja. Kassatulojen ja jäljelle jäävän käteisen tulisi milloin tahansa olla yhtä suuret kuin käteisrahaston saldo (eli rahastoon alun perin sijoitettu rahamäärä).

täydennä Petty Cash

kulujen ilmetessä lippaassa oleva käteinen ehtyy. Lopulta rahasto vaatii täydennystä. Rahashekki laaditaan niin, että rahasto saadaan takaisin alkuperäiselle tasolle. Shekki lunastetaan ja tuotto laitetaan pikkurahalippaaseen. Samalla kuitit poistetaan näpistyslokerosta ja kirjataan muodollisesti kuluiksi.

tämän toimen päiväkirjamerkintä sisältää veloituksen asianmukaisille kulutileille kuittien esittämänä sekä hyvityksen käteiselle summalle. Huomaa, että Pikkurahatili ei vaikuta — se perustettiin alun perin perussummaksi, eikä sen saldoa ole muutettu tämän toiminnan vuoksi.

Cash Short and Over

satunnaiset virheet voivat aiheuttaa petty cash-rahaston epätasapainon. Käteisen ja kuitin summa poikkeaa oikeasta Näpistysrahasaldosta. Tämä voi johtua yksinkertaisista virheistä, kuten laskuvirheistä muutoksen tekemisessä, tai ehkä joku ei ole toimittanut kuittia sopivasta menosta. Oli syy mikä tahansa, käytettävissä oleva raha on saatava takaisin asianmukaiselle tasolle.

päiväkirjamerkintä täystäydennyksen kirjaamiseksi voi vaatia lisäveloitusta (vajaus) tai luottoa (ylitys) lunastamaan vajaus (yli). Seuraavassa kirjauksessa 635 dollaria laitetaan takaisin rahastoon, vaikka kuitit ovat vain 615 dollaria. Erotus veloitetaan Cash Short (Over):

Cash Short (Over) – tili on tuloslaskelmatyyppinen tili. Se koskee myös muita tilanteita kuin käteisvaroja. Kauppias vertaa esimerkiksi päivittäistä käteismyyntiä kassalaatikoista löytyvään todelliseen käteiseen. Jos havaitaan ylijäämä tai vaje, erotus kirjataan käteisvaroina (yli); velkasaldo osoittaa vajetta (kulu), kun taas luotto on ylijäämää (tulot).

Perusrahaston kasvattaminen

yrityksen kasvaessa se saattaa joutua kasvattamaan pikkurahastonsa peruskokoa. Kirjaus rahaston kasvattamiseksi olisi sama kuin ensimmäinen kuvitettu kirjaus; toisin sanoen rahaston perussummaan lisätty summa veloitettaisiin käteisvaroihin ja hyvitettäisiin käteisvaroihin. Muussa tapauksessa on otettava huomioon, että ainoa merkintä Näpistystilille tapahtui rahaston perustamisen yhteydessä.