tapahtumaehdotus on ennen kaikkea asiakkaan peilikuva. Koska tapahtuman suunnittelu edellyttää kyseisen tapahtuman mukauttamista asiakkaan tarpeisiin ja budjettiin, ehdotuksesi tulisi heijastaa tapahtumaa, joka on henkilökohtainen ja ainutlaatuinen. Voit käyttää mallia yleisenä oppaana tapahtumaehdotuksen kirjoittamisessa, mutta räätälöidä sen sitten ja sisällyttää kullekin asiakkaalle tarjottavat yksilölliset palvelut.

lappu ennen kuin aloitat

ensimmäinen askel on tavata mahdollinen asiakas keskustelemaan siitä, mitä heillä on mielessä tätä tapahtumaa varten, mikä on tarkoitus, vieraiden määrä ja mitä he toivovat saavansa aikaan. Päivämäärän, ajan ja halutun sijainnin lisäksi, huomioi kaikki ajatukset teemasta, tarjoilusta, yleisestä estetiikasta, väreistä tai tunnelmasta, joista tässä kokouksessa keskusteltiin.

Tapahtumaehdotuksen aloittaminen

Jokainen ehdotus tulee kirjoittaa asiakasta ajatellen. Tapahtumasuunnittelu on palveluliiketoimintaa, ja tämä palvelu, henkilökohtainen kosketus ja luova lähestymistapa tekevät tapahtumasta onnistuneen ja ikimuistoisen, kaksi ominaisuutta, jotka menevät pitkälle uusien asiakkaiden tuottamisessa yrityksellesi. Ehdotusten on oltava hyvin kirjoitettuja ja perusteellisesti tutkittuja, ja niissä on esitettävä tarvittavat yksityiskohdat, jotta asiakas voi kuvitella, mitä sinulla on mielessäsi.

1. Esittele itsesi ja projekti. Aloita lyhyellä esittelyllä sinulle ja tapahtumasuunnittelun liiketoiminnallesi. Sisällytä yksityiskohtia, kuten kuinka kauan olet ollut liike-elämässä ja ammatillinen tausta. Jotkut suunnittelijat laittavat tämän osion loppuun, aivan kuten kirjankirjailijan elämäkerran pölytakkiin tai takakanteen.
2. Kirjoita houkutteleva tapahtumakuvaus. Tee yhteenveto varsinaisesta tapahtumasta, mukaan lukien kokouksissa käsitellyt yksityiskohdat, kuten tapahtuman tavoite, yleinen aikataulu, vieraiden määrä ja mahdolliset tapahtumapaikat. Jos et ole taitava kirjoittaja, Etsi tai palkkaa joku taitava sanoja antaa tämän osan niin paljon vetovoimaa kuin mahdollista.
3. listaa kaikki tarjotut palvelut. Tämä osio on erityisen tärkeä. Asiakkaan on tiedettävä tarkkaan, mitä palveluita tarjoat tätä tapahtumaa varten. Tarkistuslista, jossa on luotepisteitä, osoittaa selvästi eri palvelut, jotka ovat mukana. Tämä lähestymistapa toimii hyvin pienemmissä toiminnoissa, kuten morsiussuihkuissa tai juhlaillallisilla, ja asiakkaan on helppo nähdä, mitä teet ja mitä tahansa myyjiä käytät. Suuremmissa tapahtumissa, joissa on useita toimintoja, kuten cocktail-tunti tai lounas, haluat ehkä luoda osioita tapahtuman jokaiselle osa-alueelle ja sitten luetella kullekin tarjotut erityiset palvelut.
4. Näytä aikaisemmat työsi. Jos olet suunnitellut vastaavia tapahtumia aiemmin, liitä mukaan kuvia näistä tapahtumista esittelemään työtäsi. Visuaaliset esitykset voivat auttaa asiakasta näkemään, mitä voit tehdä, ja ovat suuri tae siitä, että tyylisi vastaa heidän visiotaan. Ottaa asioita verrata voi todella auttaa virtaviivaistaa tapahtuman, kun se tulee aika aloittaa.
5. Sisällytä rahatiedot kauttaaltaan. Vaikka asiakas voi lukea ehdotuksesi ja ottaa kaikki yksityiskohdat ja kuvat tapahtuman vision, tämä ajattelutapa yleensä vaihtaa vaihteita, kun se tulee osio, joka puhuu rahaa. Et halua, että prosessi pysähtyy äkillisesti, joten vältä äkillisiä muutoksia kielessä tai sävyssä kaikkeen liiketoimintaan ja tosiasioihin. Otsikko osa ”ehdotetut kustannukset” ja edelleen ohjata asiakasta läpi näkökohtia tämän tapahtuman huolellisesti jäsentää kustannukset, kun peppering hinnat koko ehdotuksen. Auta asiakastasi näkemään ehdotuksesi sarjana vaiheita, joista jokaisella on erilaiset palvelut ja niihin liittyvät kustannukset. Anna yksityiskohtainen yhteenveto, jossa luetellaan kunkin kohteen hinta ja sen tarkoitus, jotta asiakas voi kuvitella tapahtuman ja ymmärtää siihen liittyvät kustannukset.

viimeinen sana

ehdotuksesi viimeinen pala on kiitos heidän harkinnastaan. Anna yhteystiedot—mukaan lukien verkkosivustosi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi-jotta mahdolliset asiakkaat voivat ottaa sinuun yhteyttä kysymyksissä tai, mikä parasta, palkata sinut tehtävään.