sähköpostitekniikka sellaisena kuin me sen nykyään tunnemme on hyvin vanha ja on pysynyt lähes muuttumattomana vuosien varrella. Osa vielä nykyäänkin käytössä olevista sähköpostiin liittyvistä termeistä on lainattu niiltä ajoilta, jolloin viestittelyä tehtiin vielä paperilla. Olen varma, että olet huomannut CC: ja BCC: kentät kirjoittaessasi sähköpostia. Oletko koskaan miettinyt, mitä CC-ja BCC-kentät tarkoittavat?

mitä CC ja BCC tarkoittavat sähköpostissa?

sähköpostin CC-kenttä tarkoittaa Hiilikopiota, kun taas BCC-kenttä tarkoittaa Blindihiilikopiota. Jos näissä Ehdoissa ei ole mitään järkeä suhteessa sähköpostiin, älä huoli. Tässä artikkelissa, selitämme kontekstin, miksi tarvitset CC ja BCC sähköpostitse ja milloin käyttää näitä kenttiä.

katsokaas, ennen vanhaan, jolloin suurin osa viestinnästä tehtiin paperilla. Jos piti luoda kirjaimesta fyysinen kopio, kahden paperiarkin väliin piti laittaa jotain niin sanottua hiilipaperia. Tältä se näyttäisi.

tällä järjestelyllä kaikki, mitä kirjoitit tai kirjoitit päällimmäiselle paperille, painettaisiin hiilipaperin läpi nappipaperille. Tällöin paperin pohjalevyä kutsuttaisiin alkuperäisen ”Hiilikopioksi”.

kun viestintä vuosien varrella hiljalleen vaihtui paperisesta sähköpostiin, oli tarve lähettää jollekulle ”hiilikopio” sähköpostista. Niin syntyi CC-kenttä.

mitä CC tarkoittaa sähköpostissa?

käytännössä sähköpostin CC-kenttä antaa lähettäjälle mahdollisuuden lähettää viestin ”hiilikopion” jollekin muulle kuin vastaanottajalle sähköpostin To: – kentässä. Sähköpostin CC-kentän avulla voit pitää vastaanottajat ajan tasalla.

esimerkiksi sanotaan, että olet lähettämässä sähköpostia mahdolliselle asiakkaalle, jossa on projektin tarjous. Haluat lähettää kopion sähköpostistasi esimiehellesi, jotta hän pysyy ajan tasalla. Tässä tapauksessa syötät mahdollisen asiakkaan sähköpostiosoitteen To: – kenttään ja Managerisi sähköpostiosoitteen CC: – kenttään.

mitä BCC tarkoittaa?

BCC tulee sanoista Blind Carbon Copy. Aivan kuten miten CC toimii sähköpostissa, BCC: tä käytetään lähettämään sähköpostista hiilikopio jollekulle. Toisin kuin CC, BCC: n toimintatavassa on kuitenkin suuri ero.

kun CC lähettää sähköpostia jollekulle, sekä To-kentän että CC-kentän vastaanottajat näkevät toistensa sähköpostiosoitteet. Yllä olevassa esimerkissä mahdollinen asiakas voi nähdä, että manageri on CC ’ d sähköpostissa. Tämän välttämiseksi, ts. jos haluat pitää kopion vastaanottajat yksityisinä, sinun täytyy käyttää BCC-kenttää.

kaikki BCC-kentässä mainitut sähköpostiosoitteet pidetään piilossa, joten TO-ja CC-kentässä olevat vastaanottajat eivät näe niitä.

milloin CC: tä kannattaa käyttää sähköpostissa?

teknisestä näkökulmasta CC-kenttä toimii täsmälleen samalla tavalla kuin sähköpostissa oleva TO-kenttä. Toisin sanoen sillä ei ole merkitystä, sisällytätkö sähköpostiosoitteen TO — kenttään vai CC-kenttään-sähköposti toimitetaan vastaanottajille ja jokainen heistä voi tarkastella toisen sähköpostiosoitetta. Miksi tarvitset CC-kenttää?

kyse on oikeastaan vain sähköpostietiketistä. Sähköpostia kirjoitettaessa TO-kenttä on tarkoitettu niille vastaanottajille, joille sähköposti on suoraan tarkoitettu. Toisaalta, CC kenttä on niille vastaanottajille, jotka saavat sähköpostia kohteliaisuutena tai niin, että ne pidetään silmukka.

yleisesti ottaen, jos saat sähköpostin, jossa sinut mainitaan CC-kentässä, sinulta ei odoteta toimenpiteitä.

milloin BCC: tä kannattaa käyttää sähköpostissa?

BCC-kenttä on hyvin erilainen kuin CC-kenttä, ja siinä on oikeastaan joukko käyttötapauksia. Koska BCC-kentässä mainitut sähköpostiosoitteet pysyvät yksityisinä ja piilossa, tässä on muutamia esimerkkejä, joissa voit käyttää BCC: tä omaksi eduksesi.

• kun joutuu lähettämään sähköpostia suurelle joukolle vastaanottajia, jakamatta kaikkien sähköpostiosoitteita keskenään. Esimerkiksi koulun opettajan pitää lähettää kaikille luokkansa vanhemmille sähköpostia, mutta ei halua julkistaa kaikkia sähköpostiosoitteita. Tällöin hän voi laittaa oman sähköpostiosoitteensa TO-kenttään ja kaikki vanhempien sähköpostiosoitteet BCC-kenttään.
• kun haluaa pitää jonkun letkassa kertomatta alkuperäistä vastaanottajaa. Haluat esimerkiksi lähettää sähköpostia jollekin ensisijaiselta sähköpostitililtäsi ja haluat myös tallentaa kopion sähköpostista toissijaiselle sähköpostitilillesi jakamatta sitä alkuperäisen vastaanottajan kanssa.

mitä ongelmia CC: n käytössä sähköpostissa on?

CC-kentässä voit lähettää kopion sähköpostista kenelle tahansa haluamallesi vastaanottajalle. Useimmissa tapauksissa CC-kenttää käytetään pitämään joku silmukassa tai jakamaan sama Sähköposti heidän kanssaan. Valitettavasti tämä luo kirjaimellisen kopion samasta sähköpostista vastaanottajan postilaatikkoon. Kuvittele tila managerin postilaatikkoon, jos olisit CC häntä päälle jokaisen lähtevän sähköpostin, että lähetät. Tämä on nopea palo tapa sotkua postilaatikkosi.

sen lisäksi CC ’ d-sähköpostit vievät myös turhaa tallennustilaa sähköpostitililtä. Jos sähköpostissa on liitteitä, niistä luodaan ja toimitetaan kopiot jokaiselle TO-ja CC-kentissä mainitulle vastaanottajalle. Kuvitelkaa, kuinka paljon varastotilaa tuhlataan tällä tavalla.

lopuksi, jos käytät sähköpostipalvelua, joka veloittaa lähetettyä sähköpostia (kuten Amazonin SES), tuhlaat luottoa jokaisesta CC-kentässä mainitusta vastaanottajasta. Mitä vaihtoehtoja CC: lle on sähköpostissa?

mitkä ovat CC: n vaihtoehdot sähköpostissa?

hyvä tapa välttää sotkua, joka syntyy käyttämällä CC: tä tiimisi sisällä, on vaihtaa Spark for Teams. Spark on uskomaton sähköpostiohjelma, jonka avulla voit jakaa sähköpostin joukkuetovereidesi kanssa luomatta ylimääräistä kopiota. Voit sitten keskustella tämän sähköpostin kanssa yksityisiä kommentteja, joten näin vältetään ylimääräistä sotkua seuranta sähköposteja.

Lataa Spark ilmaiseksi ja vaihda parempi sähköpostikokemus sinulle ja tiimillesi.